O quadro Kanban é uma das muitas contribuições para a indústria de software que nasceram a partir do Manifesto Ágil de 2001.
A princípio, era para ser apenas uma ferramenta visual de controle de processos em empresas de tecnologia, mas não tardou para que ele se mostrasse útil para outras questões.
Como revela Max Rehkopf, em um artigo para a Atlassian, em certas empresas ele não só ajuda a organizar os fluxos de trabalho como também serve como um verdadeiro raio-X sobre os processos.
Como resultado disso, as equipes passam a questionar sobre a eficiência de seus métodos, impulsionando-as em direção à melhoria.
O melhor disso tudo é que o Kanban é muito simples de usar, ainda que, com o tempo, possa se tornar mais complexo.
Para saber como, é só continuar lendo este texto até o fim.
O que é quadro Kanban?
Desenvolvido por David J. Anderson em 2010, o Kanban é o resultado de uma adaptação, na qual se combinam a Teoria das Restrições e o mindset Lean.
Ele é livremente inspirado na metodologia Ágil de desenvolvimento de programas e pode ser considerado tanto um método como uma ferramenta (o quadro).
Ou seja, como ferramenta, o quadro Kanban pode ser construído a partir da implementação do método homônimo.
A propósito, vale destacar seus quatro pilares:
- Parta sempre do que a empresa faz hoje, afinal, o Kanban é um método evolutivo
- Tenha como objetivos mudanças incrementais, pois a melhoria contínua está na essência do Kanban, que permite a sua implementação
- Nunca perca de vista as responsabilidades de cada um. Não é desejável fazer mudanças bruscas na estrutura de trabalho, e o Kanban é para melhorar, não destruir
- Estimule o líder que cada um tem em si: com o tempo, o Kanban pode fazer aflorar o instinto de liderança nas pessoas, que deve ser encorajado.
Para que serve o quadro Kanban?
O termo kanban vem do japonês e seu significado é “sinalização visual”.
Assim, a finalidade do quadro Kanban é tornar visíveis os fluxos de trabalho em equipe, organizando as tarefas por colunas.
Ele pode ser estruturado de diferentes formas, mas na sua versão básica, conta com apenas quatro:
- Stories: primeira coluna à esquerda, na qual são inseridos painéis (como post-its) que dão um briefing sobre a tarefa e o cliente
- To do (a fazer): à direita, na segunda coluna, são inseridas as tarefas já aprovadas, mas ainda pendentes
- Doing (em andamento): na coluna central, as tarefas que estão sendo realizadas
- Done (feito): finalmente, na quarta e última coluna devem entrar as tarefas concluídas.
Essa estrutura faz com que cada story se mova progressivamente, até chegar à última coluna.
Para cada um deles, a equipe pode trabalhar com cartões coloridos, sinalizando para o grau de urgência que cada tarefa exige.
Outro elemento do quadro Kanban é o chamado Limites de Trabalho em Andamento (WIP), que sinaliza para o máximo de tarefas que a equipe pode trabalhar ao mesmo tempo.
Como montar um quadro Kanban?
Embora muito simples na sua estrutura original, o Kanban pode ser adaptado conforme cada fluxo de trabalho.
Há empresas que o modificam inteiramente, enquanto algumas fazem alterações pontuais, inserindo, por exemplo, uma coluna “em aprovação”, antes de “feito”, por exemplo.
Dessa forma, melhor do que apenas seguir a estrutura original sugerida é entender os conceitos que estão por trás do Kanban.
A partir disso, você poderá criar quadros ainda mais personalizados e que atendam às reais necessidades da empresa ou equipe.
Veja a seguir como fazer isso.
Identifique a sua cadeia de valor
Em certas empresas, o Kanban segue o fluxo conforme os setores envolvidos na produção de um bem ou serviço.
Por exemplo: em uma agência de marketing, esse fluxo poderia começar no “Atendimento”, passando pela “Estratégia”, “Programação”, “Design” e “Conteúdo”.
Essa seria a cadeia de valor, ou seja, a soma de atividades com as quais a empresa gera valor para os seus clientes.
Identificá-la, portanto, é o primeiro passo para montar um quadro Kanban sob medida.
É também uma forma de mapear os processos, o que, como vimos, pode levar as pessoas envolvidas a ter insights sobre pontos que podem melhorar.
Defina entradas e saídas
Sabendo como a empresa gera valor e o fluxo que ela precisa seguir para fazer isso acontecer, é hora de fazer o mapeamento dos processos que compõem o Kanban.
É aqui que você vai listar que tipo de colunas serão usadas como referência para movimentar cada projeto que sua empresa abraçar.
Não se preocupe em identificar cada etapa com precisão.
Lembre-se que a ideia do Kanban é servir também como instrumento de aperfeiçoamento, então, comece trabalhando com aquilo que você já tem.
O mais importante aqui é identificar as entradas e saídas dos processos que estejam sujeitos ao controle — depois você verá como esse controle, por si só, vai desmascarando os pontos obscuros.
Estabeleça prioridades
O quadro Kanban é uma ferramenta para auxiliar na organização dos fluxos de trabalho em equipes que abraçam múltiplos projetos.
Como vimos, os cartões com cada tarefa seguem um padrão de cores, cada uma sinalizando para um grau de prioridade.
Por padrão, verde significa “dentro do prazo”, amarelo é “atenção” e vermelho, “prazo expirado”.
No entanto, você pode determinar o padrão que achar melhor, mudando não só as cores como os próprios termos usados para definir o que for mais ou menos urgente.
Organize o quadro
Os três passos que você acabou de conhecer servem para orientar em relação ao método Kanban.
Uma vez conhecido, é hora de partir para a montagem do quadro propriamente dita, organizando cada tarefa na sua respectiva posição.
Como veremos mais à frente, você pode trabalhar com quadros físicos, podendo ser o tradicional quadro negro ou branco, ou quadros virtuais, fornecidos como SaaS.
Exemplo de quadro Kanban
A partir do que vimos, o quadro Kanban pode ser estruturado de incontáveis maneiras, dependendo do segmento e empresa onde for utilizado.
Em cada uma delas, as colunas poderão ser nomeadas e dispostas conforme o fluxo de atividades em questão.
Para que fique mais claro, veja abaixo alguns exemplos de quadro Kanban em diferentes setores.
Quadro Kanban simples
Um quadro Kanban simples é aquele que segue a estrutura de colunas que mostramos no início deste artigo.
Como se trata de uma ferramenta visual, nada mais adequado do que mostrar como fica o seu aspecto depois de pronta, certo?
Confira:
Quadro Kanban de produção
Veja abaixo como ficaria um quadro de produção para um determinado tipo de componente em uma indústria:
Quadro Kanban de estoque
No quadro Kanban para estoque, cada cor sinaliza para os riscos para o abastecimento, como você pode ver no quadro abaixo.
Cada um dos campos representa uma parte do estoque, cuja organização naturalmente varia de uma empresa para outra.
Quadro Kanban de manutenção
Já o quadro para manutenção pode ser organizado de maneira ligeiramente diferente, orientando as equipes em relação às rotinas programadas a cada dia da semana.
Quadro Kanban eletrônico ou quadro Kanban físico?
Como destacamos, há versões do quadro Kanban físicas e eletrônicas, na forma de softwares de gestão de trabalho em equipe.
Eles podem atender muito bem as necessidades de empresas prestadoras de serviços, como agências de marketing e de publicidade, além das desenvolvedoras de softwares.
Já para o segmento industrial, o mais indicado é o quadro físico, em razão de suas atividades serem presenciais.
Conclusão
Para muitas empresas, o quadro Kanban é tão importante que se torna mais um integrante da equipe, tamanha a familiaridade de todos com ele no dia a dia.
Essa ferramenta vem ajudando gestores e equipes a controlarem seus processos, o que por sua vez leva ao aumento da eficiência geral.
Está ao seu alcance ser um desses gestores eficientes, ajudando empresas a terem resultados acima da média com o Kanban e outras ferramentas.
Uma delas é a metodologia Lean Six Sigma, usada por empresas como GE e Motorola para melhorar seus resultados.
Você aprende tudo sobre esse método no curso Green Belt da Escola EDTI, sua melhor opção para ter um certificado reconhecido pelas principais empresas do mercado.