Criar uma solução nova é uma missão árdua, mas com a técnica conhecida como backlog do produto, o caminho pode ser percorrido com menos riscos.
Imagine que você tem uma empresa e identificou a necessidade de contar com um software de gestão exclusivo, já que as soluções do mercado não lhe atendem.
Nesse caso, será necessário decidir junto à desenvolvedora do software que tipos de requisitos essa solução deverá atender, quais as suas finalidades, entre outros pontos.
Essa também é uma solução para quem está planejando desenvolver não só infoprodutos como itens físicos.
Com o backlog, você terá uma visão ampla da solução que pretende levar ao mercado, antecipando problemas que não poderão acontecer quando o produto estiver à venda.
O que é backlog do produto?
Backlog do produto é uma lista detalhada, contendo todas as etapas necessárias para o desenvolvimento de uma solução.
Em geral, é uma ferramenta utilizada por equipes de programação organizadas segundo o modelo Scrum, no entanto, ela pode ser implementada nos mais variados projetos.
Quando se trata de desenvolver um software, é preciso muita coordenação entre as equipes de programadores e o cliente.
Isso porque, quando contrata uma empresa para desenvolver um produto que será colocado à venda ou uma solução para uso interno, o cliente sempre chega com alguma expectativa.
Alinhar essas expectativas ao que o time de desenvolvedores (devs) pode fazer, à realidade do mercado e considerando os recursos disponíveis, é um desafio.
Em um time Scrum, o principal responsável por esse alinhamento é o Product Owner (PO), cuja função é basicamente fazer a ponte entre o cliente e o time Scrum.
Qual a função do backlog do produto na metodologia ágil?
Metodologia Ágil é a filosofia e conceito de trabalho no segmento de TI que nasceu com o Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software, em 2001.
O movimento, assinado por 17 nomes influentes da indústria de software, define 12 princípios para orientar os profissionais de TI, os quais se baseiam em quatro valores:
- Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
- Software em funcionamento mais que documentação abrangente
- Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
- Responder a mudanças mais que seguir um plano.
A partir de então, uma série de novas técnicas e ferramentas foram sendo incorporadas ao segmento de tecnologia em resposta às novas diretrizes, entre as quais está o framework Scrum.
O backlog do produto, portanto, cumpre uma função importante, servindo como um método balizador de decisões e para orientar a comunicação entre profissionais e clientes.
Tudo que o produto/software precisará ter deve estar previsto nesta espécie de checklist dinâmico, definido a quatro mãos entre cliente e PO.
Quais as características do backlog do produto?
Enquanto artefato de um time Scrum, o backlog do produto também precisa reunir um conjunto de elementos indispensáveis para que possa cumprir com a sua função, que é tornar o fluxo de trabalho mais ágil e organizado.
Nesse sentido, ele precisa apresentar certas características sintetizadas em duas siglas: DEEP e FDP.
A primeira sinaliza para a necessidade de contar com um backlog que seja o mais aprofundado possível (Deep = Profundo).
Já a segunda característica tem a ver com as ações esperadas de um PO ao longo de um projeto Scrum.
Vamos conhecer melhor ambas a seguir.
DEEP
Todo backlog é estruturado em itens, que nada mais são do que as etapas de um projeto a serem cumpridas pelo time Scrum.
Eles são dispostos em formato de torre, onde, no topo, estão os itens que já têm seus requisitos detalhados, podendo assim ser trabalhados primeiro nos Sprints.
A propósito, Sprint em um time Scrum nada mais é do que o período de tempo que uma equipe tem para desenvolver uma pequena parte do projeto.
Já os itens que ainda precisam ser aprofundados vão para a base da torre para serem trabalhados posteriormente.
Enquanto isso, o PO, junto ao cliente, aplica o conceito DEEP:
- Detalhado: o item deve ser detalhado o bastante para entrar no cronograma de Sprints, de preferência exposto em um quadro Scrum
- Estimado: cada item deve contar com uma estimativa de prazos e requisitos, por meio dos story points, definidos entre PO e cliente
- Emergente: significa que os itens sem detalhamento vão emergindo enquanto o produto estiver sendo desenvolvido.
- Priorizado: os itens prioritários são sempre os do topo, já que contam com mais detalhes e estimativas.
FDP
Costuma-se dizer no meio dos profissionais de TI, em tom de brincadeira, que o Product Owner deve ser um bom FDP.
Quando se trata de backlog de produto, essa sigla significa que ele precisa:
- Fatiar: é tarefa do PO desmembrar o backlog em itens que possam ser desenvolvidos de forma autônoma, ou seja, sem depender da finalização de outros Sprints
- Descartar: itens que não agregam valor devem ser eliminados
- Priorizar: a matriz DEEP também serve ao PO para priorizar os itens de um backlog.
Principais itens do backlog do produto
O backlog do produto é formado por itens que, como vimos, devem ser dispostos por prioridade, a qual é definida pelo detalhamento de cada um deles.
Lembrando novamente que a soma dos diversos itens compõe um backlog de produto completo.
Enquanto o projeto estiver em andamento, recomenda-se que um backlog tenha, no máximo, dois itens em prioridade para as próximas sprints, para não consumir tempo demais detalhando todo o produto.
A definição dos itens prioritários é uma tarefa que cabe ao Product Owner, embora em certos casos ele possa delegá-la para um membro do time Scrum.
Por isso, quanto mais em sintonia ele estiver com o cliente, a equipe e o Scrum Master, mais rápidos tendem a ser os sprints e maior o valor agregado ao produto final.
Exemplo de backlog do produto
Veja abaixo um exemplo de um backlog de produto partindo de três perguntas básicas sobre seus requisitos e características:
| Para quem? | Precisa do quê? | Por que precisa? |
| Cliente | Comprar produtos online | Para poder retirá-lo na loja |
| Atendimento | Registro atualizado sobre o produto em estoque | Para poder dizer a um cliente se está ou não disponível |
| Gestor | Consultar o histórico de cada cliente | Para poder criar novas ofertas de acordo com cada perfil |
Se fosse apresentado em itens dispostos em uma torre, cada “andar” ficaria assim:
| Comprar produtos online (para retirada na loja) |
| Consulta sobre o status de um produto (com atendimento online ou presencial) |
| Consulta sobre o histórico do cliente (para oferecer promoções) |
Como fazer o backlog do produto?
Todo backlog parte da chamada user story que, segundo Mike Cohn, um dos criadores do Scrum, nada mais é do que uma descrição simples de uma funcionalidade desejada por parte do cliente.
Cabe ao PO “traduzir” o user story para a linguagem usada pela equipe Scrum, de modo que a teoria possa ser transposta para a prática.
Sendo assim, a construção de um backlog poderá seguir um roteiro (que pode ser mudado) a fim de identificar os itens prioritários.
Veja a seguir.
Identifique os requisitos
Como vimos, a identificação dos requisitos é fundamental para que os itens de um backlog sejam dispostos em uma ordem que agilize os fluxos de trabalho.
A técnica de lead jornalístico, ou seja, de perguntar “como?”, “quem?” e “por quê?” é uma alternativa segura, porque não deixa nada importante de fora.
No entanto, como todo método baseado na filosofia Ágil, o backlog está sempre sujeito a modificações em sua estrutura.
Cabe ao PO definir o que funciona melhor para o cliente, para ele mesmo e, claro, para a equipe Scrum.
Determine as prioridades
É fundamental definir os itens prioritários, de maneira que cada etapa seguinte possa ser desenvolvida da forma mais autônoma possível.
O checklist abaixo ajuda nessa tarefa:
- O cliente sempre tem a palavra final e é quem vai dizer o que é bom ou não. Ele é quem determina o que deve ser priorizado, junto com o PO
- Funcionalidades só devem ser adicionadas quando agregarem valor
- Mensurar o impacto de cada item ao backlog, identificando o valor de cada um
- Avaliar quais desses itens são mais fáceis de concluir
- Calcular quais dos itens podem gerar retorno mais imediatamente.
Nomeie e descreva cada item
O exemplo de backlog que mostramos já dá indicações que podem servir como referência para nomear cada item em um projeto.
O importante é que cada nome seja claro, curto e conciso, mas não a ponto de deixar faltar informações essenciais sobre o item em questão.
Para que não haja dúvidas em relação ao que deve ser feito use sempre verbos de ação para criar nomes e descrições objetivas e diretas.
Exemplo: “Implementar a função de consulta (online ou por atendimento telefônico)”.
Trabalhe com prazos
Sabendo exatamente o que precisa ser feito, é hora de dar início aos Sprints, nos quais cada item do backlog deverá ser tratado.
Para isso, estipule a quantidade de horas necessárias para cada um deles, com datas para início e término das etapas.
O que é refinamento do backlog do produto?
Nas reuniões com o cliente e em cada daily scrum, PO e equipe deverão chegar a um consenso sobre o que o produto deve oferecer, o que deve ficar de fora e o que vão precisar para desenvolvê-lo.
É nisso que consiste o refinamento do backlog do produto, uma tarefa contínua de aperfeiçoamento, na qual os itens podem ser modificados conforme a necessidade.
Ela vai dar origem aos itens detalhados no topo da torre de prioridades, que pode ter suas camadas reordenadas a todo momento.
Conclusão
Sem um bom backlog do produto, uma empresa se arrisca a entregar uma solução que não atende às necessidades do cliente.
Para não cometer esse erro, você precisa não só conhecer o framework Scrum, mas também metodologias que ajudem a aumentar a eficiência e a otimizar o uso dos recursos.
Essa é a finalidade do Lean Six Sigma, método usado por grandes empresas como GE e Motorola para alavancar seus resultados.
Você aprende tudo sobre essa metodologia nos cursos Green Belt e Black Belt da Escola EDTI.