Lean Office e sua eficiência no ambiente corporativo

O Lean Office é uma técnica que está no meio dos negócios há muito tempo, dos microempreendedores até as multinacionais. Afinal, melhorar processos administrativos, e diminuir os custos de produção são metas extremamente necessárias para garantir o bom funcionamento de uma empresa.

Como já falamos algumas vezes em nosso blog, as ferramentas do Lean Manufacturing são usadas para combater os desperdícios em processos industriais.

E essa mesma metodologia pode ser usada para eliminar desperdícios em processos administrativos, é nesse contexto que surge o Lean Office.

Desde do seu surgimento, o principal foco do lean é melhorar os processos produtivos, principalmente dentro do ramo industrial. Porém, na atualidade, já ficou evidente que o poder dessa metodologia é tão grande que pode ser adaptado em diversos segmentos de trabalho.

Um exemplo disso são os escritórios, que muitas vezes são um dos setores que mais geram desperdício na companhia, seja por excesso de papel ou falta de reaproveitamento de materiais.

Sabendo disso, criamos aqui um artigo completo sobre o lean office e suas principais aplicações dentro do ambiente corporativo. Desse modo, será possível fazer uso dessa ferramenta em todos os locais da sua empresa, tornando-a mais enxuta e produtiva. Confira mais abaixo!

A história do Lean Office até os dias atuais

O Lean Office nasceu  no Japão, durante a segunda guerra mundial. Em meio a sérias restrições econômicas e materiais, as empresas automobilísticas japonesas começaram a procurar maneiras de manter a lucratividade, mesmo em um cenário de muita escassez e de falta de consumidores.

Sendo assim, essa metodologia que une redução de desperdícios à implementação de processos mais simples foi desenvolvida e aprimorada nesse país.

Ao longo da história, a Toyota foi a primeira fábrica a aplicar esse conceito com sucesso, tornando-o uma das mais famosas metodologias de trabalho ao redor do globo. A partir desse ponto, o Lean Office foi adotado em outras empresas, inclusive em organizações não industriais.

Nos dias atuais, a abrangência do conceito lean já deixou os setores da linha de produção e começou a trabalhar também com áreas que variam do estoque logístico até o comercial e recursos humanos. Para tanto, novas práticas foram desenvolvidas, as quais podem ser adaptadas para a realidade de cada corporação, tornando-as mais eficientes, produtivas e aumento o lucro.

Para saber mais sobre a origem do Lean acesse nosso artigo “Lean Manufacturing: entenda de uma vez como colocar em prática”

As vantagens de trazer o Lean Office para a prática

Com base na trajetória dessa metodologia ao redor do mundo, já ficou evidente o quanto ela pode ser útil dentro do ambiente corporativo. Afinal, o seu papel vai além de uma gestão da qualidade simples e eficiente. Quando aplicado com constância e da forma adequada, o lean passa a representar uma verdadeira transformação da missão social da companhia.

Porém, essas são apenas algumas das vantagens que trazer esse método para dentro da sua empresa pode proporcionar. Confira abaixo mais alguns dos benefícios de contar com o lean office dentro da sua corporação:

Redução do custo de produção

Quando falamos sobre desperdícios, estamos tratando diretamente da perda de capital de giro da companhia. Afinal, todo material que foi deixado de lado durante a produção, foi adquirido em algum momento pela empresa e teve custos.

Sendo assim, ao utilizarmos o lean office para a diminuição de desperdícios, estamos atuando diretamente da redução de matéria-prima para fabricação dos produtos e para a rotina de trabalho.

Nesse sentido, a empresa gasta menos, aumenta o seu capital de giro e ainda conta com uma reserva financeira para investir e aumentar o lucro.

Implementação de uma cultura de eficiência

A metodologia do lean office representa para a empresa uma cultura de eficiência em seus processos. Com a redução de desperdícios, diminui-se também os processos desnecessários, o qual é traduzido no famoso conceito de produção enxuta.

Com o passar do tempo, a ideia de desperdício deixa de existir, dando lugar a um conceito de trabalho simples, com etapas bem definidas e colaboradores especializados. Assim, a tendência é que a companhia melhore cada vez mais, dado ao fato de um dia a dia corporativo fluido e de um trabalho constante e com maior produtividade.

Outra vantagem que surge de uma cultura de eficiência, é o estímulo aos funcionários a buscarem soluções simples, efetivas e, claro, dentro do orçamento.

Motivação de um trabalho mais eficiente por parte dos colaboradores

Trabalhar em ambiente que não possui controle e acompanhamento ativo costuma ser sinônimo de pouco a pouco sofrer com a queda de produtividade. Os colaboradores, por perceberem a supervisão reduzida, passam a se preocupar menos com suas atividades, bem como com os desperdícios que elas podem trazer.

Dentro de uma empresa que trabalha com o lean office, esse cenário é raro, e, em alguns casos, inexistente. Pela implementação da cultura de excelência, os funcionários já tem em mente a ideia de que os erros e o baixo rendimento não serão tolerados. Portanto, trabalham de maneira motivada, constante, efetiva e sem quedas de produtividade ao longo do dia.

Melhora na visão da marca dentro do mercado

A construção de marca é um dos processos mais diretamente ligados ao recebimento de lucro dentro da corporação. É através dessa etapa que a empresa começa a agregar valor ao seu produto, oferecendo bem mais que um preço abaixo do mercado.

Como a metodologia lean já está há muito tempo consolidada no meio empresarial, trabalhar aliado a ela representa aderir a um método de excelência referenciada. Portanto, aumenta-se a credibilidade com os clientes e também com a concorrência, facilitando as vendas e adquirindo mais crédito no mundo corporativo.

Passo a passo para a implementação do Lean Office no ambiente corporativo

Que o lean office é uma metodologia que acarreta apenas benefícios para o dia a dia corporativo, você já pode perceber. Afinal, o método enxuto age na melhoria e otimização de diversos processos, desde a linha de produção até o administrativo, apresentando resultados efetivos na receita financeira e na confecção de novos itens.

No entanto, por se tratar de uma técnica antiga e com muitos anos de história, para a implementação desse projeto dentro da companhia é necessário seguir um passo a passo definido e pré-estabelecido. Caso contrário, a eficácia dos novos processos pode não atingir as expectativas, gerando retrabalho.

Portanto, confira abaixo algumas das etapas essenciais para a aplicação do lean office com qualidade dentro da sua companhia!

Estabeleça um grupo de trabalho

A implementação de metodologias implicam em alterações profundas na cultura da empresa. Por conta disso, quaisquer mudanças podem afetar a estabilidade do negócio.

Para evitar esse tipo de problema, logo no início deve ser estabelecido um grupo de trabalho para definir quais processos serão modificados, através de uma ordem de prioridade e necessidade.

Essa equipe também será a responsável por todas as demais etapas da implementação, desde a comunicação com os demais colaboradores até a análise de resultados.

Portanto, a melhor alternativa é buscar por funcionários que já façam parte do grupo de gestão e possuam as skills necessárias para supervisionar esse projeto.

Além disso, fornecer treinamentos relacionados a área do lean é essencial para garantir que todos tenham o conhecimento necessário para agir corretamente dentro da nova cultura da companhia.

Desta forma, a equipe será capaz tanto de implementar mudanças efetivas, quanto de demonstrar para seus colegas que as alterações trarão ganhos reais para todos ao tornar o trabalho mais ágil e eficiente.

Promova mudanças integradas

Entre os impactos gerados pelo Lean Manufacturing estão as linhas de montagem mais rápidas, menos matéria-prima desperdiçada e o tempo de trabalho aproveitado ao máximo.

Com o Lean Office aplicado nos ambiente administrativos essas mudanças deixam de ser tão evidentes quanto nos ambientes industriais, mas ainda apresentam resultados igualmente satisfatórios.

O principal indicativo de sucesso nessa etapa é ter ciência da complexidade da organização e entender que mudanças meramente pontuais podem não ser efetivas.

É essencial, portanto, garantir a integração de setores que necessitam constantemente um do outro, de modo a garantir que as mudanças sejam globais e apresentem resultados mensuráveis para cada equipe.

Um exemplo prático dessa integração é a área comercial e a de estoque. Caso as mudanças sejam realizadas nos dois locais ao mesmo tempo, a eficiência do projeto será maior, já que ambos os setores possuem relação direta na distribuição e entrega de produtos.

Com essa análise e aplicabilidade, será mais fácil que todas as áreas da companhia possam andar de mãos dadas, produzindo resultados eficientes em todos os aspectos.

Tome cuidado com os excessos

A essa altura, já está mais que claro que o foco do Lean Office é o combate sistemático e duradouro a desperdícios, certo? Nesse cenário, reduzir é uma regra clara e específica, mas que deve ser realizada com moderação.

Porém, muitos gestores interpretam esse objetivo como um convite para a realização de cortes indiscriminados. Consequentemente, processos importantes, mas ainda que lentos e custosos, podem ser eliminados.

Nesse cenário, o resultado é justamente o oposto do que o esperado: menos agilidade, maiores riscos e, principalmente, queda de qualidade.

Por essas e outras, o enxugamento de custos e as mudanças de processos só devem ser realmente implementados depois de uma pesquisa séria sobre a atual situação da empresa.

É primordial diagnosticar de forma precisa o que realmente pode ser eliminado e como a retirada de determinados processos deve ser contornada para manter a empresa funcionando de maneira fluida.

Estabeleça métricas para controle

A implementação do Lean Office também exige o uso de métodos controláveis. É o caso do famoso 5S, que define que as mudanças devem passar pelo filtro de 5 sensos: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina.

Outra opção é o Kaizen, filosofia que busca a diminuição de custos de maneira contínua. Essa manutenção perene do Lean Office é, inclusive, um ponto-chave para seu sucesso.

No entanto, as ferramentas de controle e acompanhamento são muitas, podendo ser utilizada aquela que mais se encaixa com as prioridades da companhia. A regra principal é, acima de qualquer outra, não abandonar o projeto e deixar que os processos se tornem novamente desorganizados.

Faça do Lean Office um objetivo contínuo

Nesse âmbito, um erro muito cometido é não pensar no Lean Office como uma metodologia focada em uma mudança profunda e duradoura da cultura organizacional.

Em geral, o escritório enxuto é erroneamente encarado como uma maneira de promover um choque de gestão e tentar diminuir custos de maneira emergencial.

Esse tipo de postura causa mais danos do que gera vantagens. Cortes bruscos e inadequadamente justificados só desestimulam as equipes, além de não conseguirem atingir todos os objetivos propostos, apresentando uma enorme tendência de fazer com que a jornada de adaptação falhe.

Sendo assim, é muito importante que essa adaptação seja feita de maneira controlada, em etapas bem definidas, com a empresa estimulando a análise e o combate de desperdícios de maneira perene.

Assim, as possíveis melhorias pontuais e passageiras cedem lugar a uma revolução completa da cultura empresarial, transformando as empresas em verdadeiras fontes de descobertas de novos processos e práticas mais rápidas e eficientes.

Aplicar o lean office é um processo que só tende a trazer benefícios para as companhias que o adaptam. Da redução de papel ao aumento da capacidade produtiva, as vantagens são colhidas a curto e longo prazo dentro do ambiente corporativo.

Se você deseja saber mais sobre essa e outras metodologias de trabalho, continue acompanhando o nosso blog! Aqui, postamos os melhores conteúdos gratuitos para você se manter antenado no mercado e construir uma gestão de referência dentro da sua companhia!