Quem trabalha com o Kanban ou outra ferramenta de gestão da qualidade sabe bem da importância de gerenciar a quantidade de Work in Progress.
O termo, que ganhou diversas traduções por aqui, descreve a categoria de tarefas em andamento.
Para saber mais sobre o Work in Progress e entender seus usos mais comuns dentro das metodologias ágeis, continue lendo a seguir.
O que significa Work in Progress?
Work in Progress é um termo em inglês utilizado para definir a situação de produtos semiacabados ou processos que ainda estão em andamento.
Em português, a expressão é comumente traduzida para “trabalho em andamento” ou “trabalho em processo”.
Para quem aplica o Kanban na gestão de sua produção, as tarefas de WIP correspondem à segunda coluna, que classifica as atividades do estágio “doing”.
A verdade é que Work in Progress acontece em qualquer contexto de trabalho onde a entrega é segmentada por etapas e o trabalho é especializado.
Por isso, podemos encontrar correspondências para WIP em agências de marketing, em hospitais, na indústria automotiva, entre outras indústrias.
Work in Progress e seus usos mais comuns
Como dissemos, o conceito de Work in Progress é utilizado em diferentes segmentos de mercado como forma de gerenciar a produção de maneira eficiente.
O primeiro uso que podemos destacar é na gestão cotidiana da produção.
Com a ajuda do Kanban, é possível verificar a quantidade de entregas diárias, semanais ou mensais que a empresa tem feito.
Ainda, você consegue entender se produtos têm passado tempo demais na coluna de “doing” – o que pode ser um sinal de falta de eficiência.
A compreensão do WIP permite também que os stakeholders consigam identificar quanto do trabalho que é iniciado é finalizado e entregue.
Esse acompanhamento ajuda a descobrir se existe algum desperdício na forma como o fluxo de trabalho está organizado.
Afinal de contas, produtos inacabados não podem ser vendidos e existe um custo para manter essas mercadorias “paradas” dentro da empresa.
O que é o Work in Progress nas metodologias ágeis?
O conceito de Work in Progress pode ser bastante útil para quem já usa metodologias ágeis para ganhar eficiência em sua produção.
Uma dica que sempre dou nesse sentido é controlar a quantidade máxima de tarefas posicionadas nessa segunda coluna do Kanban.
Existe um limite humano para a quantidade de atividades que pode ser realizada ao mesmo tempo – por isso, não adianta acumular WIP para além desse limite.
Manter um número excessivo de produtos na categoria “fazendo” quase sempre é prejudicial para a agilidade do seu projeto.
Na ansiedade de trabalhar em tudo ao mesmo tempo, o profissional acaba sem conseguir finalizar nada.
Limite de WIP
Em nome da eficiência, uma gestão de WIP eficiente deve estar muito bem fundamentada quanto à importância de limitar o número de atividade nessa categoria.
Quem não determina um limite máximo de Work in Progress inevitavelmente acaba com uma quantidade excessiva de processos inacabados.
Isso significa que as entregas passam a demorar muito mais, já que os produtos ficam parados por mais tempo.
No final, essa má gestão acaba desvirtuando totalmente a função do Kanban, que é trazer mais eficiência e organização para sua produção.
Para evitar esse cenário, é importante então limitar o número de atividades no estágio WIP.
Além de garantir mais agilidade nas entregas, empresas que fazem isso ganham em motivação da equipe que não precisa se desdobrar em multitarefas.
Como administrar melhor a quantidade de Work in Progress
São vários os caminhos que um gestor pode tomar para melhor administrar a quantidade de Work in Progress dentro de sua empresa.
Uma boa forma de começar é conversando com a equipe para entender quais são as dificuldades e limitações atuais do trabalho.
A partir disso, atribua metas praticáveis e quantias máximas de tarefas por pessoa ou função.
Esse tipo de divisão funciona bem mesmo que o seu time trabalhe sempre em duplas ou grupos.
No dia a dia, a gestão ganha agilidade também com o uso de ferramentas de gestão de projetos, capazes de trazer assertividade e agilidade para sua tomada de decisão.
Desenvolva um time de Scrum apto
De nada adianta o gestor construir planos ambiciosos para melhorar a produtividade com metodologias ágeis se a equipe não estiver preparada para executar esse planejamento.
Por isso, é preciso desenvolver um time de Scrum apto para encarar o desafio.
Esse é um modelo de gerenciamento bastante utilizado por empresas que desejam promover mudanças em sua produção de maneira rápida e eficiente.
Um time adequado deve contar com um Scrum master (gestor), um Product Owner (cliente ou profissional da empresa) e o restante do time de desenvolvimento.
Conclusão
Viu como o Work in Progress é um conceito importante para uma produção eficiente?
Com ele, você consegue identificar desperdícios e promover mudanças com foco em ter mais assertividade e eficiência nas entregas.
Para conhecer mais sobre esse e outros conceitos e metodologias ágeis, matricule-se já em um de nossos cursos e continue acompanhando o blog.
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