Na gestão de projetos, o Work Breakdown Structure (WBS) é a ferramenta ideal para dividir atividades enormes em frações menores, facilitando sua administração.
Altamente visual, ajuda a gestão a enxergar processos e projetos complexos em partes menores.
Sabemos que usar as ferramentas corretas pode fazer toda a diferença, principalmente em projetos muito grandes.
Neste texto, vamos ver como utilizar essa ferramenta para melhorar os resultados na sua gestão de projetos.
O que é WBS (Estrutura Analítica de Projeto)?
A Estrutura Analítica de Projeto, também conhecida como EAP ou WBS (da sigla em inglês), é uma ferramenta que tem por objetivo decompor o trabalho de um empreendimento em partes gerenciáveis.
Ela é desenvolvida e estruturada em uma árvore exaustiva, hierarquizada de modo que os processos se organizem dos mais gerais aos mais específicos.
O WBS pode ser orientado pelas entregas, contemplando fases de ciclo de vida ou ainda a partir de subprojetos.
Seu principal objetivo é identificar os elementos finais do processo produtivo, tais como produtos, serviços e demais resultados que devem ser alcançados.
Por isso, serve como base do planejamento dos projetos, auxiliando na identificação e descrição do escopo.
É uma ferramenta muito comum, principalmente nas estruturas de projetos dos órgãos governamentais estadunidenses, em que é requisito básico de várias resoluções.
Vale ressaltar que, apesar de fazer parte da construção do planejamento estratégico de um projeto, o WBS não é voltado apenas para o seu gestor ou gerente, mas para toda a equipe responsável pela execução e demais stakeholders.
Parecido com um organograma empresarial, o WBS é geralmente elaborado após a abertura do projeto, nas fases iniciais de planejamento.
Como tem um caráter bastante descritivo, pode também ser incluído na declaração de seu escopo.
Para que serve a Estrutura Analítica de Projeto dentro de uma empresa?
A fase de planejamento é decisiva para o futuro dos projetos.
E o WBS talvez seja o documento mais importante nessa etapa, pois serve para delimitar todo o escopo, facilitando a comunicação e o acompanhamento de seu progresso.
Por isso, é essencial que o WBS seja o mais completo, organizado e enxuto possível, de modo a facilitar seu acompanhamento.
Ao mesmo tempo, essa ferramenta não deve ser detalhada demais para não se tornar um impedimento para a realização do projeto.
Entre as maiores utilidades do WBS, podemos listar:
- Delimita e esclarece o escopo do projeto
- Facilita a identificação das fases do projeto e dos responsáveis por cada uma delas
- Facilita a comunicação entre o gestor responsável e todas as partes interessadas
- Orienta a identificação e o detalhamento das entregas do projeto
- Identifica todas as atividades envolvidas no projeto
- Permite o cálculo facilitado das estimativas de esforço, custo e duração
- Facilita a identificação de riscos.
Por organizar todo o fluxo de trabalho de um projeto, o WBS facilita a visualização das etapas, sua organização e as responsabilidades de cada membro e equipe envolvida.
Em uma empresa, ter esse nível de detalhamento é fundamental para que os objetivos possam ser alcançados com sucesso.
Originalmente desenvolvido para o gerenciamento do escopo do projeto, na fase de planejamento, o WBS também pode e deve ser aplicado em vários outros processos e atividades.
Na gestão de tempo ou de riscos, por exemplo, essa ferramenta pode fornecer uma visualização mais clara e precisa das etapas, facilitando a demonstração do andamento dos projetos e das respectivas entregas.
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Criar um WBS para as atividades de uma empresa é um esforço conjunto, que deve ser feito por toda e para toda a equipe.
Ao decompor as entregas do projeto, organizando o trabalho necessário para realizá-las, em tarefas menores conhecidas como pacotes de trabalho, o WBS permite o planejamento e execução das etapas com grande agilidade.
Princípios para a construção do WBS
Como vimos, a elaboração da Estrutura Analítica de Projeto depende das nuances de cada situação.
Entretanto, é fundamental se balizar por alguns princípios para que a ferramenta seja realmente funcional.
A Regra dos 100%
Talvez o princípio mais importante para a elaboração de um WBS seja a regra dos 100%.
Ela estabelece que a Estrutura Analítica de Projeto deve incluir 100% do trabalho que tenha sido definido pelo escopo do projeto.
Dessa forma, o trabalho estará completo, já incluindo a sua etapa de gerenciamento.
Essa regra vale para todos os níveis da hierarquia do WBS.
Assim, a soma dos trabalhos dos níveis “filhos” deve sempre resultar em 100% do trabalho do nível “pai”.
Em contrapartida, o WBS não deve incluir de maneira alguma qualquer tipo de trabalho que saia do escopo já desenvolvido do projeto.
Ou seja, a somatória dos pacotes de trabalho não deve nunca estar acima ou abaixo dos 100% representados pelos níveis superiores.
Nível de detalhamento e elaboração progressiva
Uma questão comumente levantada no desenvolvimento de um WBS é quando parar de decompor as atividades em elementos menores e mais detalhados.
Caso cada um dos elementos finais seja definido de maneira muito abrangente e ampla, corre-se o risco de não se conseguir monitorar o desempenho do projeto.
Por outro lado, se esses elementos são exauridos em seu máximo nível de detalhamento, será impossível manter o controle efetivo do projeto, em razão do excesso de atividades, principalmente em projetos de longo prazo.
Portanto, é essencial encontrar o equilíbrio entre esses dois extremos.
Isso pode ser alcançado pelo conceito de elaboração progressiva, que permite que a definição dos detalhes do WBS seja feita antes mesmo do trabalho ser iniciado.
Em grandes projetos, a elaboração progressiva usa uma ferramenta conhecida como planejamento de ondas sucessivas.
Esse método estabelece um planejamento que leva em consideração um período de tempo regular.
Assim, o nível ideal de detalhamento é alcançado quando não é mais possível gerar saídas planejáveis de problemas, restando apenas as ações.
Elemento terminal
Outro princípio fundamental para a boa elaboração de uma Estrutura Analítica de Projeto é o conceito de elemento terminal.
Consiste na fração do projeto que não pode mais ser decomposta, caracterizando-se assim como um pacote de trabalho.
Sua definição parte do pressuposto que diz que os maiores níveis de detalhamento devem parar nos pacotes de trabalho, como atividades e entregas.
O elemento terminal é o item que pode ser estimado em termos da necessidade da utilização de recursos, orçamento disponível e duração de execução.
Um elemento terminal tem sua realização e execução planejada, é passível de medição, controle e registro.
Normalmente, o nível de detalhamento até o elemento terminal é atingido em cerca de três níveis, o que não impede um maior aprofundamento.
É preciso levar em consideração que, quanto maior a minúcia na definição dos elementos terminais, maior o risco de tornar o WBS inviável em termos de acompanhamento.
Quais as vantagens do WBS na gestão de projetos?
A gestão de projetos em empresas pode apresentar problemas de execução se não for bem coordenada.
Lançar mão de ferramentas como a Estrutura Analítica de Projeto pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso dos empreendimentos porque facilita essa gestão.
Para isso, a utilização de uma ferramenta como o WBS traz muitos benefícios.
O primeiro deles é dar ao gerente responsável pelas atividades uma visão ampla e integrada de todo o escopo de tudo aquilo que for relativo ao projeto, estabelecendo responsáveis para as diversas equipes e grupos de trabalho.
Além disso, o WBS favorece a identificação e a avaliação dos riscos inerentes ao projeto e suas atividades a partir da disposição de cada uma em pacotes.
Esse desenho permite aos responsáveis analisar, de maneira minuciosa, como cada um dos pacotes de trabalho influenciam o resultado final.
Além disso, permite verificar os riscos e impactos de possíveis problemas no alcance das entregas.
Não apenas o gerente responsável se beneficia da aplicação e utilização da Estrutura Analítica de Projeto, mas toda a equipe.
Ao utilizá-lo, é possível melhorar o entendimento das equipes acerca da organização das etapas e do fluxo de trabalho do projeto, representados em seu escopo.
Que outras vantagens o WBS traz?
Ao organizar projetos em pacotes de trabalho, o WBS facilita a identificação, criando estruturas segmentadas de tarefas.
A estrutura do WBS é representada de maneira gráfica e visual, priorizando a definição dos pacotes de trabalho.
Dessa forma, tanto o gestor de projetos quanto a equipe envolvida são capazes de identificar, ao longo da execução, possíveis gargalos ou um eventual desempenho abaixo do esperado.
Isso pode acontecer por uma série de fatores, seja de comunicação ou execução entre os envolvidos.
O fato é que, com o WBS desenvolvido durante a fase de planejamento do projeto, fica muito mais fácil prever os riscos e organizar ações para solucionar eventuais problemas.
Ao criar o mapeamento das fases do projeto, o acompanhamento do desempenho das atividades passa a ser mais eficiente, garantindo assim o cumprimento dos prazos estabelecidos.
Esse cumprimento dos prazos, aliás, é outro fator que é impactado positivamente pela utilização de uma ferramenta como a Estrutura Analítica de Projeto.
Isso traz para o gestor de projetos a segurança necessária para efetuar as devidas correções que estão diante de cada equipe de trabalho.
Com isso, o planejamento é seguido à risca, de modo que os prazos sejam cumpridos rigorosamente.
Quais são os tipos de WBS?
O WBS pode ser aplicado de diferentes formas.
Pode seguir uma numeração indentada, facilitando a disposição dos pacotes de trabalho, identificados na fase seguinte.
Geralmente o WBS é organizado por diferentes níveis, descrevendo projeto, fases, equipes, entregas e outras atividades.
No tipo de numeração proposta, o nome do projeto se encontra no primeiro nível (0.0), enquanto as demais fases seguem a itemização 1.0, 1.1, 1.1.1 e assim por diante.
Dependendo do propósito, é possível organizar o WBS de diferentes maneiras, sendo as mais utilizadas a organização por fases, por entregas e por equipes.
Vamos ver na sequência como cada uma se organiza.
WBS por Fases
O WBS por Fases é construído de modo que, abaixo do nível 0 (Nome do Projeto) estão organizadas todas as suas fases.
Em um exemplo simples, é possível organizar algo como a reforma de uma casa em uma estrutura dessa maneira.
Assim, as fases do projeto de reforma podem ser organizadas cronologicamente, como no exemplo abaixo:
- Elaboração do projeto de reforma
- Contratação dos serviços
- Reforma interna
- Reforma externa.
Esse tipo de organização permite ainda a inclusão de subfases em cada um dos diferentes níveis.
Ou seja, dentro da fase 3 do exemplo acima, é possível incluir etapas diversas, como “fase elétrica”, “fase hidráulica”, “acabamentos” e assim por diante.
A principal vantagem desse tipo de organização do WBS é a visualização do projeto por uma perspectiva cronológica, facilitando o gerenciamento de cada uma das atividades.
Por ser a organização mais simplificada do projeto, ainda permite um melhor entendimento de pessoas leigas no assunto.
Como desvantagens desse tipo de aplicação do WBS, podemos destacar principalmente a ocultação de partes necessárias para uma entrega em específico.
Ou seja, a finalização de algo como o acabamento do piso no exemplo da reforma da casa acaba não incluindo detalhes muitas vezes necessários para sua execução.
WBS por Entregas
Nesse tipo de desenho do WBS, organiza-se o projeto a partir das entregas realizadas e seu design favorece a visualização das ações necessárias para a conclusão de cada atividade.
Ainda utilizando o exemplo da reforma da casa, o WBS poderia ser organizado como:
- Reforma Interna
- Reforma Externa.
Dentro de cada uma dessas entregas, é possível incluir então itens como:
- Remoção do piso
- Reboco das paredes
- Pintura do teto
- Instalação do piso novo.
Dessa maneira, para a conclusão da entrega “Reforma Interna”, é preciso cumprir cada uma das metas estabelecidas no nível inferior.
Ou seja, para que a reforma seja completa, será preciso finalizar todas as etapas incluídas no planejamento.
Esse tipo de organização do WBS dá uma visualização clara e efetiva das partes que compõem o projeto.
Além disso, permite que se discutam soluções técnicas e o encontro de alternativas para o cumprimento das etapas, contribuindo ainda para a identificação de possíveis riscos.
Por outro lado, esse tipo de desenho da Estrutura Analítica do Projeto exclui a visualização cronológica das fases, uma vez que é impossível dizer o que deve ser feito primeiro.
WBS por Equipes
O WBS que organiza as atividades por equipes é ideal para projetos que incluem equipes distintas, com funções e objetivos diversos.
Esse tipo de desenho inclui no primeiro nível a definição das equipes, que podem ser:
- Equipe de engenharia
- Equipe operacional
- Equipe de logística.
Assim, em cada um dos itens de equipe ficam organizadas as funções e responsabilidades, o que faz do WBS por Equipes perfeito para aqueles projetos que contam com diferentes times.
Porém, da mesma forma que no WBS por Entregas, ele não permite a visualização cronológica das fases de trabalho.
Também não permite a organização das partes de cada entrega, o que sugere sua aplicação em conjunto com outros formatos de WBS.
Independentemente da escolha do modelo de WBS para o planejamento do projeto, é importante entender que a decomposição de seus níveis deve ser o suficiente para chegar até os pacotes de trabalho.
Como aplicar o WBS no dia a dia de sua empresa?
A aplicação do WBS em uma empresa como ferramenta de planejamento depende muito dos objetivos em questão.
A partir do que vimos, é essencial que ele seja construído durante as etapas de planejamento, de modo que seja possível guiar toda a execução do projeto.
Ao criar um WBS, é fundamental seguir algumas dicas:
1. Decomposição
Nunca utilize verbos ao decompor as atividades e níveis do projeto.
Ao detalhar o WBS ao nível de execução das atividades, você tornará a ferramenta em algo complexo, que poderá impedir o bom andamento dos trabalhos.
Dessa maneira, a melhor maneira de decompor as entregas é chegar até o nível dos pacotes de trabalho, que permitem um maior controle das atividades necessárias para a conclusão dessas entregas.
Lembre-se também que o WBS deve conter 100% do trabalho definido anteriormente pelo escopo do projeto.
2. Entregas x Ações
A decomposição dos níveis do WBS deve chegar sempre até o pacote de trabalho, nunca nas ações necessárias para atingir as entregas.
Essas, por sua vez, devem estar representadas de forma clara para todos os envolvidos no projeto.
Ao verificar a elaboração do WBS, certifique-se de que cada pacote de trabalho representa uma entrega tangível, como relatórios, produtos e reuniões, entre outros.
3. Visualização
A representação visual dos níveis de projeto deve seguir uma ordem de fácil visualização, mas você pode e deve customizá-la de acordo com as suas necessidades.
A principal característica do WBS é a capacidade de hierarquização por níveis, o que faz necessário que essa hierarquia seja bem representada.
Assim, a melhor forma de atingir esse objetivo é incluir toda a equipe responsável na montagem, criando um WBS de fácil entendimento para todos.
Passo a passo para criar um WBS (Estrutura Analítica de Projeto)
A criação de um WBS pode ser bastante intuitiva, a partir do momento que se entende os tipos de organização e o seu objetivo.
Veja como fazer passo a passo:
- No primeiro nível do WBS, inclui-se o nome do projeto na parte superior do organograma
- No segundo nível, também chamado de primeiro nível de decomposição, estão as fases que compõem o que se chama de ciclo de vida do projeto
- Defina exatamente quais são as suas fases
- Repita o processo até que todo o projeto seja exposto, o que pode levar a vários níveis de decomposição.
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Conclusão
A aplicação de ferramentas de auxílio à gestão de projetos é fundamental para as empresas que pretendem exercer um acompanhamento rigoroso do desempenho de suas atividades.
Por isso, entender seu funcionamento e seus benefícios é fundamental para que algo como a Estrutura Analítica de Projeto seja aplicada com sucesso.
Mais do que uma simples ferramenta, o WBS deve fazer parte das hard skills dos melhores gestores de projeto no mercado.
O planejamento é a etapa onde todo esse conhecimento deve ser colocado em prática.
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