Quando falamos em gestão e auditoria dentro do ambiente fabril, estamos diante de um grande desafio e dificuldade para todos os gestores, contudo, a aplicação da ferramenta kamishibai pode ser uma saída. Contudo, você sabe o que é kamishibai?
Os japoneses são pioneiros em técnicas e metodologias de gestão, sendo que o mundo ocidental já incorporou várias de suas ideias, principalmente, no caso de ambientes de fábrica, no qual o Japão é quase imbatível.
A ferramenta kamishibai, foco do post de hoje, é uma dessas técnicas que visam melhorar ainda mais a produtividade do chão de fábrica e aumentar os resultados da empresa, por meio de uma auditoria frequente a mais abrangente dos processos. Continue conosco e entenda mais!
O que é a ferramenta kamishibai
Caso você já tenha assistido algum filme baseado no Japão e seus costumes, já deve ter notado que em épocas de festa, é muito comum a presença de teatros de papel, uma forma de encenação de histórias milenar no qual figuras de papel simples são utilizadas na narrativa.
O kamishibai, ferramenta de gestão, surgiu dentro da Toyota e tinha como principal objetivo incentivar os gestores da empresa a estarem presentes no chão de fábrica, junto aos demais colaboradores para verificar em primeira mão se tudo estava ocorrendo como deveria.
Na prática, sua relação com o teatro de papel é que ele torna a auditoria interna tão simples e intuitiva, que qualquer pessoa, instruído ou não nas práticas da empresa, seria capaz de analisar se tudo está correndo bem ou não.
Assim como no teatro de papel japonês, que tinha como objetivo instruir crianças e pessoas mais idosas sobre temas relevantes da cultura e política da região.
A ferramenta, apesar do nome complicado, é bem simples, e se trata apenas de um board visual, no qual é possível realizar um gerenciamento através de cartões de atividades de auditoria dentro da área fabril.
Qual a sua relação com a filosofia Lean
A filosofia Lean, outro ponto muito explorado no Japão, é a principal responsável pelo aumento de produtividade e eficiência no mundo em que vivemos, sendo que suas regras simples e concisas, voltadas a facilitar a produção.
A metodologia Lean, que também surgiu na Toyota, é focada em extinguir oito desperdícios comuns do chão de fábrica:
- excesso de produção;
- tempo de espera;
- excesso de processamento;
- transporte;
- inventário;
- movimento;
- defeitos.
- habilidades subutilizadas
Já a ferramenta kamishibai é uma forma de garantir que todos esses pontos estão funcionando como deveriam, garantindo assim a eficiência do uso de Lean dentro da fábrica.
Quais os benefícios da ferramenta kamishibai
São diversos os benefícios de se utilizar o kamishibai dentro de uma estrutura de lean manufactoring, sendo que alguns pontos que podemos destacar são:
Melhora a comunicação
Muitos gestores não gostam de deixar as suas salas para andar em meio ao chão de fábrica, ou muitas vezes são ocupados demais para isso. Dessa forma, acabam deixando de conversar diretamente com quem mais tem conhecimento acerca das forças e fraquezas dos processos, os colaboradores.
Ao utilizar o kamishibai, cada gestor terá um dia no qual deverá realizar uma visita rápida no ambiente de produção e realizar algumas perguntas simples aos funcionários, permitindo assim que ele veja com seus próprios olhos o que é preciso ser feito em cada setor.
Facilita a auditoria
O modelo ocidental comum de auditoria não é eficiente, sendo que na maioria das fábricas ele é composto de um checklist esquecido em algum canto numa prancheta.
O kamishibai visa simplificar e melhorar o processo de auditoria para que ele seja mais levado em consideração e realmente melhore os pontos necessários da produção.
Insere valores nos colaboradores
A troca de informações constante e a presença quase que diária de alguma das figuras da diretoria no chão de fábrica pode ajudar na troca de conhecimento e difusão dos valores da empresa entre os funcionários.
Eles deixam de ver os diretores da fábrica como estranhos e passam a tê-los como colegas que tem um objetivo em comum, melhorar os processos e técnicas de trabalho.
Como implementar a ferramenta kamishibai
Já dissemos acima que o kamishibai é uma ferramenta muito simples e isso é verdade. Sua composição pode ser feita de forma muito rápida, sendo que a aplicação em si e a adaptação de todos é onde persiste o maior desafio. Para implementar essa metodologia é preciso cinco passos.
1. Elaboração dos cartões
Os cartões do kamishibai são papéis simples, geralmente com frente e verso. Neles devem contar perguntas, poucas mais incisivas, para a verificação do processo que será auditado.
Um cartão pode ser confeccionado de diferentes materiais, sendo que o ideal é que cada um deles possua um tema e seja voltado a uma atividade específica.
2. Definição da equipe de auditoria
Dentro da ferramenta kamishibai, a figura do auditor não é fixa, ele muda todos os dias, sendo que a equipe deve ser composta por diretores e gerentes, que seguirão uma escala de visitas de forma rigorosa. Como são várias pessoas, a atividade extra não prejudica o trabalho de ninguém.
O ideal é que diversas pessoas de alto nível dentro da diretoria também participem desse processo de rodízio para que possam se aproximar o máximo possível do chão de fábrica e suas demandas cheguem no topo da organização.
3. Elaboração do quadro
O quadro utilizado para gerenciar as visitas do kamishibai deve ser exposto em uma área visível dentro da empresa, local no qual os participantes possam verificar toda a sua programação.
Nele, serão indicadas a seleção dos auditores do período, o cronograma das visitas, os temas e setores que serão avaliados e o período de avaliação até o rodízio dos participantes, que pode ser feito de tempos em tempos.
É interessante que nada no quadro seja fixo na estrutura, pois a qualquer momento pode-se querer mudar a forma de realização e deve-se conseguir fazê-lo sem dificuldades.
4 . Apresentar a ferramenta
Após acertar os primeiros detalhes, é preciso apresentar a nova ferramenta para todos os participantes, colaboradores do chão de fábrica e auditores, sendo que, como se trata de algo muito simples, não são necessárias horas de treinamento, basta uma explicação rápida e em poucos dias de utilização todos já dominarão o trabalho.
5 . Analisar resultados
Como toda ferramenta, a análise de resultados é fundamental para a aplicação do ciclo PDCA e garantir que correções e adaptações serão feitas para obter o máximo de retorno de sua utilização dentro da organização
Chegamos ao final de nosso post e esperamos que você não tenha apenas descoberto o que é kamishibai, mas também notado que essa ferramenta pode ser uma ótima forma de otimizar a auditoria de seus processos fabris.
A Escola EDTI possui uma grande gama de cursos de gestão voltados para Lean e pode ajudar você a se especializar no gerenciamento de sua empresa. Entre em contato conosco agora mesmo e entenda mais!