No Brasil, o SUS — Sistema Único de Saúde — procura oferecer para a população cuidados de saúde de maneira gratuita e com qualidade. Considerando que, até 2050, essa população deve atingir impressionantes 250 milhões, a gestão da saúde no país se torna cada vez mais um desafio para o Estado.
Hoje, com pouco mais de 200 milhões de habitantes, o Brasil conta com uma estimativa de cerca de 145 milhões de pessoas dependentes do SUS de maneira exclusiva. Levando em consideração o aumento da expectativa de vida do brasileiro, que deve alcançar os 81 anos de idade, além dessa grande dependência do SUS, a tendência é que o aumento da eficácia na gestão dos processos seja atual e urgente.
Nesse cenário, os conceitos do Lean Healthcare são essenciais para ajudar na melhora contínua dos processos de gestão de saúde e se tornam, cada vez mais, o melhor caminho a ser seguido. Quer saber mais sobre o que é Lean Healthcare? Então continue no artigo e descubra!
1. Afinal, o que é Lean Healthcare?
Lean é um conceito proveniente da indústria de automóveis do Japão, mais especificamente surgido da gigante Toyota. Após passar por um período de fortes gastos nos anos 1950, as fábricas do setor se deram conta de que era preciso encontrar uma forma de reduzir despesas, principalmente considerando-se os altos custos provenientes da Segunda Guerra.
Buscando equiparar-se com as indústrias dos Estados Unidos, os japoneses optaram por investir nos seus processos de produção, com o objetivo de alcançar a excelência. Então, após muita pesquisa, foi criado na Toyota o que se denominou de filosofia Lean, que pode ser explicada como um sistema de gestão que elimina desperdícios em busca do aumento da produtividade sustentável.
Basicamente, essa filosofia Lean pode ser subsidiada por alguns importantes princípios:
- O conceito de valor é definido a partir da ótica do cliente. No sistema de saúde, isso é observado no contato direto com o paciente, como no atendimento e em consultas e exames;
- Fluxo de valor para cada processo, eliminando os desperdícios. Nesse caso, os desperdícios são definidos como tudo aquilo que não agrega valor, como atrasos, filas de espera, liberação de exames, entre outros;
- Fluxo contínuo. Em um cenário ideal, os pacientes só devem parar sua movimentação dentro do sistema para atividades que agreguem valor, diretamente relacionadas ao seu atendimento;
- Melhoria contínua. O gerenciamento do sistema deve ter sempre como objetivo final a busca por aperfeiçoamento.
Ao adotar essa filosofia, as organizações japonesas se tornaram líderes nos seus setores de atuação, estando passos à frente da concorrência na maximização da produtividade. Com seu sucesso, a cultura Lean foi introduzida em uma série de empresas de diversas áreas, inclusive na área de saúde.
Dessa forma, no início dos anos 2000, mais precisamente em 2002, surgiu o Lean Healthcare. Essa adaptação da filosofia Lean tem como meta a aplicação das ferramentas e conceitos em setores de saúde, como hospitais, clínicas e centros cirúrgicos — inclusive nas áreas de burocracia e administração. Além dos departamentos diretamente ligados ao atendimento de saúde, o Lean Healthcare também é aplicável a terceiros, como estoque, laboratórios e a rotina dos próprios funcionários desses estabelecimentos.
A aplicação da cultura Lean Healthcare nas organizações de saúde leva como principal conceito o entendimento dos serviços de saúde como um produto, assim como é possível observar em outras indústrias e organizações. Dessa forma, é mais fácil entender o processo da oferta dos serviços de saúde pela ótica de um fluxo produtivo, objetivando a redução dos desperdícios e dos custos de operação.
Uma forma de enxergar esse fluxo de maneira mais clara é pensar em uma organização de saúde de maneira análoga a uma fábrica de peças automotivas. Assim como cada uma das peças, os pacientes passam por uma série de etapas, que podem ser a entrada dos planos de saúde, a triagem, a consulta com o médico, a internação e tratamento e, por fim, a alta.
Analisando essas etapas, é possível elencar uma série de desperdícios, assim como ocorre em qualquer indústria. Problemas de logística, processamento de peças defeituosas, atrasos na entrega, todos esses são problemas relativos a indústrias automobilísticas, por exemplo. Já em um hospital, esses problemas podem se manifestar de maneira análoga, levando em consideração algumas especificidades:
- Superprodução: monitoramento de pacientes categorizados com pouca urgência ou erros de catalogação de medicamentos;
- Estoque: excesso nos estoques de medicamentos com risco de vencimento e alocação de equipes sem necessidade de demanda;
- Defeitos: erros em exames ou aplicação de medicamentos ou falhas no encaminhamento de pacientes;
- Processamento inapropriado: exames desnecessários, testes falhos ou erros no processamento de doses de medicamentos;
- Transporte e movimentação excessivos: erros no planejamento da estrutura do hospital, resultando em um grande percurso pelos pacientes e funcionários entre os departamentos;
- Esperas: demora no atendimento, filas nos consultórios e atrasos em entregas de exames e resultados.
A partir da aplicação dos conceitos Lean na área de saúde, o Lean Healthcare busca a otimização do atendimento a pacientes, identificando e eliminando os desperdícios e aumentando a produtividade de cada setor.
2. Como aplicar o Lean Healthcare?
A aplicação dos conceitos de Lean Healthcare na área de saúde deve sempre ter como meta a redução de desperdícios. Como explicitado no item anterior, esses desperdícios estão intimamente ligados a problemas de estrutura, planejamento, execução e burocracia dos diversos setores dos hospitais e outras instituições de saúde.
Dessa forma, a aplicação do Lean Healthcare deve seguir uma série de preceitos, como:
Definição de metas
Definir metas é uma necessidade crucial para qualquer empresa ou organização. Essa definição é feita a partir da análise do ambiente de trabalho e seus processos. Agilizar o atendimento em uma clínica, por exemplo, é uma melhoria que precisa ser medida e comparada com certos objetivos. Assim, se faz necessária a determinação de objetivos de curto, médio e longo prazo, para que seja possível comparar e calcular a evolução.
Implantação de sistemas de automação
Eliminar desperdícios significa também eliminar perdas desnecessárias de tempo dos funcionários e gestores. Nesse sentido, os sistemas de automação de tarefas vêm ganhando cada vez mais espaço em instituições de saúde como hospitais e laboratórios. Seu uso libera muitos profissionais, que podem então dedicar-se a atividades de maior necessidade.
Esses sistemas podem alcançar uma série de atividades, como prontuário eletrônico, armazenamento de exames de imagem em serviços de nuvem, monitoramento de pacientes em sistemas digitais, entre outros.
Controle de processos e fluxos
Assim como em qualquer organização, o controle dos processos é um ponto crucial na eliminação de desperdícios e aumento da produtividade. Para os estabelecimentos de saúde, a utilização de sistemas de informação integrada garante que tanto médicos quanto outros membros da equipe realizem seu trabalho de maneira fluida e contínua.
Controlar e ter ciência do andamento de cada paciente dentro do sistema ajuda a reduzir erros e a diminuir o tempo de atendimento, exames e alta. Ao conhecer o fluxo do paciente dentro da instituição, é possível identificar com maior facilidade as áreas de gargalo que precisam de correção.
Notificação de erros
As instituições de saúde tradicionais têm um hábito muito ruim de não notificar internamente com frequência os eventos negativos, como erros médicos, de identificação, de diagnóstico, entre outros. Em estabelecimentos que tratam esse tipo de equívoco com uma cultura punitiva, isso é ainda pior, pois intimida os colaboradores a comunicarem esse tipo de erro.
Para evitar isso, o gestor deve procurar estabelecer entre os funcionários uma cultura de colaboração, na qual não se sintam intimidados e possam, então, notificar quaisquer eventos adversos que porventura venham a ocorrer.
Dessa maneira, com a correta notificação dos erros, é possível identificar com maior facilidade as áreas que precisam de maior atenção, além de possibilitar a correção e reparo das adversidades de maneira imediata. Isso sem contar que, em uma equipe segura, que possa notificar adversidades, há um ambiente propício para o crescimento e aprendizagem profissional para todas as partes.
Ferramentas Lean
Algumas ferramentas muito utilizadas nas indústrias que originalmente introduziram a cultura Lean no mercado servem muito bem para instituições de saúde, tais como:
Kaizen
Traduzido do japonês, Kaizen significa nada mais nada menos do que melhoria contínua. Por isso, essa ferramenta está voltada exclusivamente para a realização de melhorias pontuais, visando a redução dos desperdícios em longo prazo.
Com isso em mente, o Kaizen traz para a prática o “Evento Kaizen”, que costuma durar cerca de 5 dias e reúne um grupo de colaboradores para que possam identificar desperdícios e implementar melhorias em um processo específico.
5S
O 5S é uma sigla usada para categorizar 5 termos japoneses que significam boas práticas necessárias para a manutenção de um bom ambiente de trabalho. Ajudam muito a visualizar a gestão dos processos Lean.
- Seiri (utilização): descarte daquilo que é desnecessário;
- Seiton (organização): organizar materiais e sobras;
- Seiso (limpeza): manutenção de um ambiente limpo e organizado;
- Seiketsu (padronização): resultado da correta aplicação dos 3 “S” iniciais;
- Shitsuke (autodisciplina): ter a disciplina necessária para continuar aplicando os conceitos anteriores.
Dessa forma, ao visualizar e aplicar os preceitos 5S, é possível organizar o ambiente de trabalho, buscando sempre a eliminação de desperdícios. No ambiente hospitalar, é possível identificar uma série de aplicações para cada um dos pontos explicitados, como a demora para localizar medicamentos (organização).
Kanban
O Kanban é uma técnica já muito utilizada em diversos setores produtivos. Kanban significa “cartão” e é uma ótima maneira de visualizar e organizar tarefas e atividades de grupos de funcionários.
Exemplificando: em um hospital, é possível utilizar um cartão para cada tarefa, que visa liberar um determinado processo, movimentação de medicação ou mesmo categorização e quantidade de estoque. Por isso, em hospitais, o Kanban é muito usado para organizar estoques e farmácias internas. Dessa forma, ao utilizar cartões Kanban para organizar pedidos de medicamentos, por exemplo, ajuda a reduzir desperdícios relativos a produtos vencidos e sem utilização.
Organizados em um quadro, os cartões Kanban podem facilitar e muito a visualização do andamento de cada tarefa. Podem, então, ser distribuídos em colunas como “a fazer”, “em andamento” e “concluídas”, o que, inclusive, dá uma visão geral da produtividade de cada setor.
A ideia da organização de tarefas em quadros Kanban é justamente orientar a equipe a equilibrar a execução, sem sobrecarregar membros com atividades em excesso. Ou seja, uma nova tarefa só é liberada para a segunda coluna quando uma última já foi concluída.
Dentro das colunas, ainda é possível aumentar o nível de detalhe, organizando os cartões a partir de prioridades de execução, podendo variar cores, tamanho e posição na fila de tarefas. Por ser um sistema relativamente simples de fluxo de atividades, o Kanban está aberto a grandes personalizações, se adequando à realidade de cada instituição e facilitando a sua visualização.
3. Como medir o resultado do Lean Healthcare?
Assim como em qualquer setor produtivo, uma das principais etapas de gestão é o acompanhamento e mensuração dos resultados atingidos e das metas estabelecidas. Só a partir dessa ação é possível ter real noção do atual nível de produtividade alcançado.
Dessa forma, introduzir um sistema de acompanhamento de resultados e avaliação de metas na gestão hospitalar é essencial, podendo lançar mão de diversos indicadores, como:
Indicadores operacionais
- Tempo médio de permanência de pacientes na instituição;
- Taxa de ocupação hospitalar: com ela, é possível medir o trânsito de pacientes na instituição durante um certo período de tempo;
- Nível de satisfação dos pacientes: ter uma referência externa é uma ótima maneira de manter o controle da qualidade dos serviços prestados. Ofereça caixas de sugestões e incentive os pacientes a avaliar o atendimento recebido;
- Eficiência administrativa: análise dos custos da burocracia administrativa e do valor agregado à instituição por cada processo.
Indicadores clínicos
Os indicadores clínicos são mais conhecidos das instituições e gestores hospitalares, mas de forma alguma devem ser deixados de lado. São eles:
- Índice de infecção hospitalar: é a razão entre os casos de infecção hospitalar e o número de pacientes em alta em uma janela de tempo;
- Taxa de mortalidade: quantos pacientes faleceram em um determinado período de tempo;
- Taxa de readmissão por insuficiência cardíaca: quantidade de pacientes que necessitaram de uma segunda admissão por problemas de insuficiência cardíaca.
Indicadores financeiros
Essenciais para a análise de qualquer instituição que visa o lucro, não é diferente para as organizações de saúde, principalmente as de cunho privado. Por isso, acompanhar os indicadores financeiros é uma ótima maneira de verificar se os processos estão provendo o devido lucro.
- ROI (Retorno sobre Investimento): índice mais importante da avaliação financeira, o ROI nada mais é do que a análise do lucro gerado em razão do investimento feito. Ou seja: quanto de lucro uma aparelhagem gerou em comparação ao seu custo, por exemplo;
- Margem Operacional: a rentabilidade da organização hospitalar é verificada por meio da razão entre o lucro gerado e a receita líquida do hospital.
4. O que podemos aprender com Lean Healthcare?
Alterar os processos produtivos e de atendimento dentro de uma instituição de saúde traz uma série de benefícios, tanto para os pacientes quanto para a própria organização. Assim como foi explicitado ao longo do texto, é possível perceber que a eliminação de desperdícios é benéfica para ambas as partes, uma vez que garante melhor qualidade e experiência ao paciente, com menos períodos de espera e melhor atendimento. Além disso, a instituição aumenta consideravelmente sua geração de lucros, por ter menores custos e maior produtividade.
O Lean Healthcare surgiu como uma importante ferramenta de gestão para instituições de saúde. Mesmo sendo proveniente de uma área produtiva nada parecida com sua realidade, a comparação com os processos produtivos da indústria automobilística é incrivelmente semelhante. Por isso, a primeira lição de aplicação da filosofia Lean em instituições de saúde é de que é, sim, possível enxergar seus processos de maneira objetiva, categorizando-os em um fluxo produtivo no qual o resultado é a alta hospitalar do paciente.
Dessa forma, o gerenciamento a partir dos preceitos Lean tem como foco o desenvolvimento das habilidades de cada integrante da equipe de trabalho, o que permite uma maior conscientização da necessidade de melhoria contínua dos processos. Assim, uma outra lição que pode ser aprendida é que, para se alcançar o sucesso de produtividade em uma instituição hospitalar, é essencial envolver, capacitar e conscientizar todos os profissionais envolvidos, para que consigam ter um ambiente estável e baseado na melhoria contínua.
Não é coincidência afirmar que a aplicação de todos os conceitos apresentados aqui é baseada na repetição entre as etapas de planejamento, execução e análise, buscando sempre a melhoria. Portanto, é fato que o crescimento profissional individual depende do crescimento em equipe e vice-versa, o que só é alcançado pela construção de um ambiente de trabalho em que todos contribuem para a eliminação de desperdícios.
Assim, tendo em consideração a meta geral de melhorar a experiência dos pacientes por meio do crescimento do desempenho das frentes de trabalho no hospital, é preciso andar em conjunto ao longo do fluxo percorrido em todas as áreas e departamentos da instituição.
Ou seja, à medida que se mapeia o fluxo dos pacientes dentro de um hospital, é possível verificar onde ocorrem os gargalos e maiores índices de erro, o que facilita a correção e eliminação de equívocos e desperdícios. E isso só é alcançado com muito trabalho e dedicação conjunta de todas as frentes e equipes.
5. Como posso aumentar minha produtividade com o Lean Healthcare?
Como dito durante todo o artigo, a própria aplicação da filosofia Lean Healthcare é baseada na eliminação de desperdícios em função do aumento da produtividade. Assim como a aplicação nas diversas áreas produtivas, a cultura Lean voltada para instituições de saúde tem como principal objetivo justamente essa eliminação de desperdícios voltada para o aumento da produtividade e dos lucros.
Partindo desse pressuposto, é possível aumentar a produtividade individual de cada profissional, levando-se em consideração a aplicação das práticas e conceitos inerentes à filosofia do Lean Healthcare, que traz uma série de ferramentas para esse objetivo.
A utilização de um quadro Kanban na sua organização pessoal, por exemplo, é uma ótima maneira de otimizar o seu tempo e ordenar por ordem de prioridade e importância as suas tarefas. Independentemente da sua área de atuação ou mesmo da utilização da metodologia para a organização pessoal das tarefas de casa, é possível aumentar exponencialmente a produtividade com o uso de um quadro Kanban.
Inclusive, existem diversos aplicativos, como Trello e MeisterTask, que auxiliam na criação e organização das tarefas em diferentes quadros. Assim, se você preferir não lançar mão de uma visualização física em um quadro branco, por exemplo, é possível ter todas as benesses do Kanban no próprio celular.
Mais importante do que utilizar as ferramentas oferecidas pela filosofia Lean, se faz essencial entender como ela funciona e quais os seus objetivos a curto, médio e longo prazo. Alterar uma filosofia de trabalho requer tempo e muita força de vontade. É uma mudança estrutural que dificilmente ocorrerá da noite para o dia, seja no âmbito individual, seja no ambiente de trabalho de uma empresa.
Dessa maneira, é primordial estar disposto a realizar uma mudança interna, na qual todos os envolvidos devem estar cientes e capacitados a aplicar os preceitos e ferramentas propostos pela filosofia Lean Healthcare. Para que se atinja sucesso nessa empreitada, é realmente necessário se preparar e treinar seus colaboradores com as ideias gerais da filosofia. Somente assim as novas estratégias surtirão efeito.
Lembre-se: o aumento da produtividade e a redução dos desperdícios vêm com muito trabalho, dedicação e atenção nas etapas de planejamento, execução e análise dos resultados.
A gestão de processos e fluxos de produtos é uma atividade que pode ser aplicada em qualquer área de produção, principalmente nas instituições de saúde. Esse é, aliás, um grande tabu. É preciso entender que é possível utilizar bem os recursos da instituição, buscando produtividade e redução de desperdícios, e, ainda assim, oferecer para os pacientes uma boa experiência de atendimento e tratamento.
As organizações tendem a ver a melhoria na experiência dos pacientes como um acréscimo nos custos, o que não necessariamente ocorrerá, principalmente se forem adotados os preceitos do Lean Healthcare. Isso implica no enxágue da máquina, em processos desnecessários e que tomam tempo da equipe e fundos do hospital. E esse é o sonho de qualquer organização: aumentar a produtividade reduzindo custos.
Conhece alguma instituição de saúde que aplica os conceitos do Lean Healthcare? Você usa alguma ferramenta apresentada aqui na sua vida profissional? Deixe seu comentário abaixo e compartilhe sua opinião com a gente!