Sete Passos para Melhoria

Os passos da melhoria sob a ótica da criatividade

Criatividade é uma técnica para gerar mudanças que resultam em melhoria que vemos no curso de Black Belt. No artigo de hoje vamos falar sobre como aplicar a criatividade em projetos de melhoria. Para isto, vamos utilizar um roteiro de 7 passos proposto por Bob King em seu livro Criatividade: uma vantagem competitiva.

Uma das frases inspiradoras que estão no livro é “Embora qualquer pessoa em qualquer lugar tenha a capacidade de ser criativa, este dom poderá ser fortalecido se ela estiver consciente de quão criativa será, ao trabalhar num ambiente que nutre a criatividade.” (Bob King e Helmut Schlicksupp).

Os passos para melhoria

Passo 1: selecionar o problema ou processo que será abordado primeiro (ou em seguida) e descrever a oportunidade de melhoria

Para isto, há algumas novidades que devem ser desempenhadas pela equipe neste passo. São elas:

• Perguntar “O que está errado?” e “O que não está funcionando?”
• Definir o problema ou oportunidade do cliente.
• Procurar alterações em indicadores importantes de negócios.
• Reunir e apoiar a equipe certa.
• Coletar e verificar os dados do cliente.
• Restringir o foco do processo.
• Desenvolver um enunciado de propósito de projeto.
• Identificar os clientes.

Algumas vezes, durante o processo de verificação dos dados e desenvolvimento de um enunciado de propósito de projeto, a equipe descobre uma solução óbvia e irresistível. Se isto ocorrer e a equipe tiver certeza de que a solução atende às necessidades do cliente, a equipe pode ir direto ao Passo 4, passando por cima dos dois próximos passos no processo de solução de problemas.

Passo 2: descrever o processo atual que envolve a oportunidade de melhoria.

Neste passo, desempenham-se as seguintes tarefas:

• Mapear e descrever o processo atual.
• Validar o mapa junto aos usuários do processo.
• Coletar dados sobre o desempenho do processo.
• Selecionar o processo problema ou os segmentos do processo que devem ser melhorados.

Passo 3: descrever todas as causas possíveis do problema e obter um acordo quanto à(s) causa(s)-raiz.

Neste passo, os membros da equipe devem:

• Perguntar “Por quê?” cinco vezes.
• Identificar a(s) causa(s) do problema.
• Sempre que possível, verificar a(s) causa(s)-raiz com os dados.
• Coletar mais dados, se necessário.

Passo 4: desenvolver uma solução e um plano de ação eficazes e praticáveis, incluindo alvos para melhorias.

É nesse momento em que você usará as técnicas de criatividade aprendidas para gerar as soluções. Neste passo a equipe irá:

• Gerar soluções potenciais.
• Analisar as soluções.
• Definir e escalonar as soluções.
• Selecionar a solução que melhor atenda às necessidades do cliente.
• Planejar o processo de mudança: O quê? Quem? Quando?
• Fazer um planejamento de contingência, ao lidar com planos arriscados.
• Definir resistências e objeções possíveis.
• Determinar que recursos são necessários para lidar com a mudança.
• Estabelecer alvos para melhoria e métodos de monitoração.

Passo 5: implantar a solução ou mudança de processo.

Este passo inclui:

• Implantar.
• Coletar mais dados para avaliação subsequente.
• Seguir o plano e monitorar os marcos e medidas.

Passo 6: verificar e avaliar os resultados da mudança.

• Verificar os resultados da mudança. A solução está obtendo o efeito pretendido? Há quaisquer consequências inesperadas?
• Revisar o processo, se necessário.
• Padronizar a melhoria para manter o ganho.
• Estabelecer medida de monitoração do processo para observar alterações.

Passo 7: refletir e agir com o aprendido.

É a hora de reservar um tempo para pensar e aprender com a experiência.

• Avalia os resultados do processo de solução de problemas, avalia o processo e recomenda mudanças.
• Continua o processo de melhoria onde for necessário; padroniza-o; quando possível.
• Procura outras oportunidades de melhorias.
• Avalia as lições aprendidas da experiência: o que pode ser melhorado?
• Celebra o sucesso.

Para você que quer se tornar um expert em melhorias uma ótima opção é realizar o curso Green Belt, que mostra o passo a passo de como gerar mudanças que resultam em melhoria. Essa certificação faz parte de um método para melhoria conhecido como Six Sigma, uma metodologia que ajudou muitas empresas ao redor do mundo a reduzirem custos e aumentarem sua competitividade.