Reunião com pessoas excessivamente participativas
Às vezes, em nossos grupos de trabalho nos deparamos com pessoas que querem participar de tudo. Elas podem ter ou não um bom domínio sobre o tema que o grupo está abordando, mas sempre querem mostrar sua opinião e muitas vezes ainda querem que o grupo aceite tal opinião como a definitiva. Com isso eles acabam consumindo muito tempo do grupo com discussões infindáveis, pontos de pouca relevância e assuntos paralelos. Isso faz com que alguns membros do time tenham o sentimento de que o trabalho que está sendo realizado é ineficaz e improdutivo e comecem a buscar desculpas para faltar em reuniões. Eis aqui algumas dicas para lidar com esse perfil de pessoa.
Crie maneiras de incentivar uma participação homogênea do grupo.
Uma boa forma de fazer isso é utilizar um brainstorming com post-its. Peça que cada um escreva em um post-it sua opinião a respeito do assunto a ser discutido e depois coloque-os em uma parede, para que todos vejam. Isso faz com que todas as contribuições sejam equalitárias e identifica pontos em comum de todos os participantes. Além de inibir a ação excessiva da pessoa em questão.
Monitore a participação de todos do grupo.
Saiba quem contribuiu pouco e quem contribuiu muito. Isso resolve o problema dos diferentes níveis de participação. Quando perceber que alguém está falando mais do que outros, está na hora de uma reversão. Pode-se dizer, educadamente: “Já entendemos seu ponto sobre isso José, agora queremos saber o que o Paulo tem a dizer sobre isso”. Essa técnica também é bastante benéfica, pois o grupo vai ter um sentimento de que todos estão sendo igualmente ouvidos e respeitados, não apenas aqueles que se impõe, mas até mesmo aqueles mais tímidos. Geralmente, melhores resultados vêm de um melhor debate de opiniões.
Use cronômetros para medir o tempo de contribuição de cada participante.
Está é a estratégia preferida dos mediadores de debates. Usar um cronômetro para controlar que todos falem o mesmo tempo é muito interessante. Desta maneira, é o relógio que reprime o participante, e não o mediador da reunião. Isso faz com que a relação seja mais impessoal. Embora esta técnica seja muito boa, pode, ainda assim, haver pessoas que usem mais do que o tempo determinado, como acontece nos debates políticos. Nestes casos, o mediador não deve se deter ao pedir para que o membro finalize a sua argumentação.
Utilizando estas técnicas é sempre possível tirar o maior proveito das suas reuniões e de sua equipe. Desta maneira, todos no grupo estarão satisfeitos e ninguém passará por situações constrangedoras.