Existem várias ferramentas úteis para fazer a gestão da qualidade e o relatório de não conformidade está entre as mais importantes.
Qualidade em produtos e serviços implica manter certos padrões e trabalhar sempre para melhorá-los.
Partindo dessa premissa, não se pode admitir desvios nos processos produtivos, por mínimos que sejam.
Não estar em conformidade é, por isso, uma forma de se afastar do padrão de qualidade determinado.
Entenda o que isso significa e de que forma o relatório de não conformidade mantém e ajuda a melhorar a qualidade em todos os sentidos.
O que é relatório de não conformidade?
Relatório de não conformidade (RNC) é uma lista de checagem com a qual se pode elencar e conferir eventuais desvios em processos que possam contribuir negativamente para a qualidade.
Trata-se de uma das muitas soluções que podem ser aplicadas para encontrar a causa raiz de um problema em todas as etapas da produção.
Na indústria, essa é uma ferramenta imprescindível para detectar possíveis discrepâncias nas operações nas diversas fases que compõem um processo produtivo.
Para que serve o relatório de não conformidade?
O RNC serve como instrumento de manutenção e melhoria de qualidade, mas essa é a sua finalidade indireta.
Na verdade, sua função principal é detectar desvios e problemas em processos para que possam ser analisados e discutidos.
Assim, torna-se possível trabalhar em um plano de ação para que se possa sanar uma eventual inconformidade.
Vale destacar que não conformidade não quer dizer que haja um defeito ou falha crítica.
O termo serve mais para designar inconsistências ou desvios que, se não comprometem o produto ou serviço, contribuem para reduzir sua qualidade final.
Quem deve fazer o relatório de não conformidade?
Qualidade não se improvisa.
Por isso, é necessário que haja sempre um responsável pela área de gestão da qualidade na empresa para tratar dos assuntos relativos a esse quesito.
Esse é o profissional que cuida da elaboração do RNC, bem como da delegação de tarefas que venham a surgir em função desse documento.
Quais os benefícios do relatório de não conformidade?
Desenvolver produtos consome tempo e recursos.
Não dá para ficar “batendo cabeça” atrás de soluções quando aparece algum contratempo.
O RNC evita isso, consistindo em uma ferramenta vantajosa para os líderes e gestores por proporcionar:
- Melhoria contínua dos processos
- Redução de retrabalho e desperdícios
- Aumento da qualidade dos produtos ou serviços
- Maior conformidade com normas e regulamentos
- Identificação e mitigação de riscos
- Melhoria na comunicação interna
- Fortalecimento da cultura de qualidade na empresa
- Aumento da satisfação do cliente
- Maior transparência na gestão de problemas
- Facilitação da auditoria e certificações.
Como fazer um relatório de não conformidade?
O RNC é como um “log”, ou seja, um registro que põe em ordem lógica as ações a serem feitas para encontrar e analisar desvios em processos.
Naturalmente, sua elaboração obedece a um esquema de etapas, embora elas possam ser modificadas em algumas situações.
Contudo, na maioria das vezes, a sequência é a mesma, com um ou outro acréscimo, dependendo da complexidade do desvio a ser tratado.
Veja então como fazer um relatório completo em sete etapas fundamentais para manter e melhorar a qualidade.
Definir o problema
A medida inicial é descrever claramente a não conformidade identificada, incluindo detalhes como data, local e setor envolvido.
Quanto mais informações, melhor.
Se o desvio detectado for em uma máquina ou equipamento, pode ser necessário incluir mais dados sobre o seu setup, ou seja, sua configuração usual.
O Overall Effectiveness Equipment (OEE) pode ser particularmente útil quanto a esse aspecto.
Ou, se o desvio está na operação, vale recorrer aos protocolos operacionais, como os de segurança e higiene para ter uma ideia inicial dos fatores humanos envolvidos no desvio.
Coletar evidências
Uma não conformidade não é uma abstração, logo, é preciso reunir provas e evidências de que ela realmente aconteceu e, se possível, como aconteceu.
Quaisquer documentos, fotos, depoimentos ou provas que ajudem a demonstrar o problema são úteis para as futuras análises.
As evidências servem, ainda, como possíveis provas no sentido de apurar responsabilidades.
Embora um desvio não seja uma falha em si, se não corrigido ele pode se tornar uma “bola de neve”.
Por isso, em certos casos é necessário apurar responsáveis para que se possa detectar algum tipo de negligência.
Analisar a causa
Ao chegar na terceira fase da elaboração do RNC, já será possível delimitar as causas que levaram à perda da qualidade e as razões que levaram à não conformidade.
Aqui, entram ferramentas como 5 Porquês ou Diagrama de Ishikawa para identificar discrepâncias e aprofundar análises.
Veja abaixo um exemplo:
Não conformidade: pedido entregue com atraso.
- Por que o pedido atrasou?
Porque não foi enviado na data planejada.
- Por que não foi enviado na data planejada?
Porque a produção terminou depois do prazo.
- Por que a produção terminou depois do prazo?
Porque houve falta de matéria-prima.
- Por que houve falta de matéria-prima?
Porque o pedido ao fornecedor foi feito tarde.
- Por que o pedido foi feito tarde?
Porque não há um controle eficiente de estoque.
Registrar no formulário adequado
A partir do que vimos, o RNC é também um documento.
Ele não deixa de ser um relatório que, como tal, deve seguir o modelo da empresa, incluindo todas as informações coletadas.
Lembre-se que estamos tratando de qualidade, por isso, todas as ações corretivas devem também seguir um padrão.
Propor ações corretivas
Voltando ao caso dos pedidos entregues com atraso, poderíamos definir uma série de medidas corretivas.
Uma delas poderia ser a implementação de um sistema de gestão de estoque para evitar atrasos.
Ou quem sabe fazer alterações de ordem logística, como melhorar a gestão de frotas ou mudar o ERP de gestão de estoque para agilizar o picking e o packing.
Acompanhar a implementação
Sejam quais forem as medidas corretivas, deverá haver um profissional responsável por implementá-las.
Esse especialista é quem deve verificar se as ações propostas foram aplicadas corretamente e se trouxeram os resultados esperados.
Finalizar e arquivar
Após a conclusão do RNC, será gerada uma documentação, que servirá futuramente como base para solucionar não conformidades do mesmo tipo.
Nela serão registradas as lições aprendidas e arquivadas para referência futura em projetos ou nas operações do dia a dia.
Os arquivos gerados podem, ainda, servir como um importante repositório de dados para apoiar a gestão do conhecimento na empresa.
Como analisar um relatório de não conformidade?
O checklist que acabamos de detalhar não é por acaso.
Ele serve como um referencial para que a gestão saiba o que deve ser feito depois que o RNC é concluído.
Não pode haver qualquer tipo de dúvida depois que a não conformidade for identificada, analisada e tratada.
Se houver, a revisão da cada uma das etapas de sua elaboração deverá ser feita para que se saiba como agir, caso o desvio não tenha sido completamente mitigado.
Novamente, cabe destacar que, para resultados melhores, é sempre indicado contar com profissionais de gestão de qualidade.
Conclusão
Um relatório de não conformidade é muito mais que um guia, sendo um valioso ponto de apoio para a melhoria contínua.
Empresa que usa essa ferramenta sinaliza para o mercado e seus stakeholders que a qualidade é prioridade em tudo que faz.
Seja também um profissional de qualidade, capacitando-se nos cursos EAD da EDTI e presenciais Black Belt e Green Belt.