Projetos estratégicos: tire aqui todas as suas dúvidas

O mercado vem ditando um ritmo alucinante de mudanças, imprimindo novas exigências e cedendo às aspirações do consumidor. E, para que uma empresa consiga atender às demandas que vêm de todos os lados, é preciso que ela invista em projetos estratégicos.

Isso porque o dia a dia consome gestores, colaboradores e todos os outros tipos de recursos disponíveis em um empreendimento, e é preciso dedicação total quando há necessidade de realinhar o negócio para que esteja de acordo com os interesses do público-alvo.

Assim, o cotidiano empresarial deve seguir normalmente, mas deverá haver um esforço empenhado em questões mais transformadoras, que trarão uma nova realidade para o negócio.

Esse tipo de objetivo pode ser alcançado com a implementação de projetos estratégicos, que hoje estão presentes em todas as organizações e demandam cada vez mais conhecimentos em governança, empreendedorismo e gerenciamento de projetos.

Profissionais que acumulam esse tipo de habilidade têm ganhado espaço no mercado e, por isso, as formações que focam em liderança, postura proativa e solução criativa de problemas estão no mesmo nível de importância de certificações e de treinamentos sobre metodologias ágeis de gestão de projetos.

Com equipes multidisciplinares com visão mais holística, as empresas têm visto os seus projetos deslanchar, as suas metas sendo alcançadas mais facilmente e as suas chances de consolidação e de expansão no mercado aumentarem.

Profissionais interessados em aperfeiçoar a sua atuação, adquirir novas competências e ser desejado pelas empresas que já reconhecem os projetos estratégicos como viabilizadores de metas corporativas encontrarão informações relevantes neste post. Boa leitura e bom aprimoramento profissional.

Saiba o que são projetos estratégicos

Toda organização possui objetivos eleitos como prioritários. Ali, são depositadas todas as esperanças:

• da consolidação do negócio;
• da fidelização dos mercados atuais;
• da ampliação para novos mercados;
• da conquista de novos clientes;
• do aumento dos níveis de rentabilidade;
• e do alcance da perenidade de forma próspera.

Essas metas compõem documentos formais, como os planejamentos estratégicos. Mas não param por aí: elas caminham por todos os níveis dentro da estrutura empresarial, perpassam todos os níveis hierárquicos e se materializam em projetos com ações práticas.

Esses projetos são chamados estratégicos porque guardam perfeita aderência com os interesses mais elevados do negócio.

Pelas suas características, projetos estratégicos podem ser classificados de acordo com a natureza da intervenção a que eles se propõem. Os tipos mais comuns são voltados para:

• gestão de produtos e serviços, com diversificação de portfólio;
• reestruturação organizacional;
• projetos voltados para inovação;
• transformação de modelos de negócio;
• excelência operacional e gestão de qualidade;
• racionalização de esteiras de processos;
• estratégias de relacionamento com o cliente;
• transição de lojas físicas para e-commerce;
• transferências de serviços físicos ou virtuais para ambientes mobile;
• satisfação do cliente;
• renovação da comunicação interna;
• eficiência operacional (fazer mais com menos);
• estratégias de vendas;
• diretrizes para retenção de clientes;
• criação de novos canais de atendimento;
• expansão do negócio em outras regiões geográficas.

É fácil diferenciá-los de projetos pontuais, de menor relevância, porque os estratégicos vão muito além do dia a dia da empresa e não se ocupam de solucionar pequenas questões.

Eles estão a serviço de interferências significativas nos modelos de gestão, na operacionalização dos fluxos, na forma de se relacionar com o cliente, na imagem que a empresa expõe no mercado.

Mas será que para cada intenção nobre da empresa deverá ser estruturado um projeto estratégico? Possivelmente sim. Mas aqui cabe uma ponderação: não é porque o negócio possui diversas metas que todas devem ser perseguidas ao mesmo tempo. Isso é improdutivo.

Por isso, é importante estabelecer critérios para priorizar projetos que trarão impactos mais expressivos para o negócio. Para auxiliar nesse processo decisório, algumas perguntas podem ser úteis, tais como:

• por que esse tema merece tratamento especial?
• que objetivo organizacional está em questão?
• como será possível alcançar o objetivo desejado?
• qual a forma que garantirá melhor impacto e menor custo em torno das iniciativas necessárias?
• quais passos serão necessários para atingir o alvo?
• qual o prazo limite para se alcançar o objetivo que justifica o projeto?
• quem serão os responsáveis pela gestão e condução do projeto?
• quais recursos deverão ser alocados para concretização das ações?
• que retorno é esperado sobre o investimento no projeto?
• qual o ganho qualitativo que esse projeto vai trazer?

Ao final dessa análise, todos os projetos poderão ser dispostos em uma matriz que considera pesos e critérios para distingui-los e ordená-los de forma a gerar um ranking que deve ser conduzido antes dos demais.

Caso os focos sejam diversos (por exemplo: um projeto contábil figura em 1ª posição; um tecnológico, em 2ª), não haverá problemas em um desenvolvimento simultâneo se houver recursos para tocar ambos.

Mas, se os recursos forem escassos e a expertise ainda não permitir passos mais largos, o ideal é manter o pé no chão e levar cada projeto de uma vez. Pode parecer que haverá perda de escala, mas certamente haverá ganhos em qualidade e no acúmulo de mais conhecimentos para quando chegar a vez do próximo projeto da fila.

Entenda a importância do planejamento estratégico

Projetos estratégicos precisam ser guiados por objetivos organizacionais. Daí a importância de se alinhar gestão de projetos a planejamento estratégico, já que este último materializa as metas corporativas e direciona os recursos da empresa para onde ela deseja estar.

Como método, o planejamento estratégico apresenta 3 grandes marcos, contemplando:

• visão estratégica e missão do negócio;
• objetivos de desempenho;
• e refinamento dos objetivos para que se transformem em resultados.

Esses parâmetros deverão conduzir o gerenciamento de projetos de forma que se tornem planos de ação completamente vinculados ao interesse maior do negócio.

Essa contribuição dos projetos à estratégia empresarial é vital, porque eles implementam soluções para os problemas enfrentados e ainda preparam o empreendimento para lidar com futuros desafios.

Para otimizar a execução de projetos estratégicos, é importante lançar mão de modelos e de frameworks já reconhecidos no mercado. As opções são muitas, e as mais conhecidas são o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), o Lean Six Sigma e outros métodos hoje denominados ágeis exatamente pela característica de reduzir as burocracias, eliminar os muros entre os departamentos e reduzir o tempo de entrega ao cliente.

Utilizando essas metodologias, é possível ter um olho no planejamento estratégico e outro na operacionalização das metas. E a melhor forma de materializar planos corporativos é priorizar os projetos que trarão maior retorno para o negócio, seja em termos de aumento de lucratividade, de manutenção de fatia de mercado, de redução de despesas ou de reposicionamento da marca no mercado.

Além disso, indicadores de mensuração da efetividade dos projetos podem ser transpostos para a medição da eficiência organizacional como um todo, já que essas iniciativas estratégicas são um espelho do que a empresa elegeu como o seu foco em um determinado período do seu ciclo de vida.

Nesse contexto, a tão usual expressão “planejamento estratégico integrado” faz todo sentido. Ela contempla todos os interesses do negócio em uma só política, que se desmembra em premissas e em diretrizes; depois, em objetivos; e, no campo mais tático, em projetos estratégicos e em planos de ação, dando vida aos planos.

Aprenda como fazer projetos estratégicos

É fácil se encantar com o discurso em torno de projetos estratégicos, especialmente quando se percebe que a consecução da missão do negócio depende deles. Mas, na prática, como isso funciona? Como é possível implementar projetos aderentes às melhores práticas e colher frutos positivos?

Para auxiliar no entendimento da dinâmica que rege uma boa governança de projetos, alguns passos podem ser seguidos para estruturar e conduzir projetos bem planejados e com grandes chances de alcançar o sucesso. Acompanhe:

Comece com métodos

Não há porque reinventar a roda se o mercado já testou e comprovou a eficiência de diversas metodologias de gestão e de condução de projetos. É importante olhar para dentro da organização, compreender os seus fluxos e a sua cultura para identificar o modelo mais adequado para que haja uma internalização sem choques.

Conheça-te a ti mesmo

Um negócio que não olha para si perde a oportunidade de entender todas as nuances que o mantêm. E, quando é momento de iniciar um novo ciclo, de adotar uma nova ferramenta de trabalho ou de renovar algo relevante na gestão, esse ponto é obrigatório.

Conhecer os fatores críticos de sucesso do empreendimento, os seus pontos fortes e as suas dificuldades, além dos gargalos e das oportunidades de melhoria, é fundamental para criar um terreno favorável aos projetos estratégicos.

Adapte processos

Ao se adotar uma prática de mercado, será comum encontrar processos não aderentes à necessidade do gerenciamento de projetos estratégicos. E não há problema nisso, desde que as lideranças encarem esse desafio e sejam flexíveis na customização do que for necessário para adequar o ambiente empresarial para receber o novo estilo de atuação.

Saiba como enfrentar a concorrência

Um estudo de mercado com olhar voltado para os concorrentes é enriquecedor, pois permite visualizar caminhos de sucesso ou de fracasso. Com isso, a gestão pode ser direcionada para seguir experiências positivas e pensar formas diferentes de alcançar o que se deseja sem cair nas armadilhas que outros já sucumbiram.

Declare lideranças

O PMBOK é enfático ao definir que todo projeto precisa ter um líder. Ele será responsável por articular os recursos que concretizarão as ações previstas. Além disso, caberá a ele acompanhar o andamento das atividades e intervir, sempre que necessário, a favor da continuidade das ações e do cumprimento dos prazos.

Elenque pontos de controle

A garantia de que tudo andará conforme o previsto depende de controle. Mas não basta saber que é preciso controlar sem saber ao certo o quê. Logo no início do projeto, ainda na fase de planejamento, é importante fixar quais serão os pontos que deverão ser checados e com qual periodicidade. Só assim riscos de impacto negativo no projeto poderão ser cercados.

Aparte recursos

Projetos não têm vida própria e não existem sem recursos materiais, humanos e financeiros. Ainda na fase de planejamento, é importante definir quais deverão ser alocados exclusivamente para as iniciativas previstas no escopo.

Essa questão é grave porque prejuízos podem ser altos se, em meados do cronograma, o projeto tiver de ser interrompido porque faltou infraestrutura de TI para suportá-lo ou investimentos para contratar uma consultoria ou pessoal especializado para completar uma das fases planejadas.

Estruture um plano de ação

Defina todas as ações necessárias para se chegar, aos poucos, ao objetivo desejado. Também é fundamental associar responsáveis, intervenientes, prazos e marcos de entregas. Esse tipo de planejamento tem um teor mais tático, mas é fundamental para garantir que o operacional caminhará na direção do estratégico, entregando real valor para a empresa.

Apegue-se ao calendário

Uma das principais características de um projeto é um ciclo de vida delimitado, com início e fim. Isso exige muita atenção ao encadeamento das ações e das entregas prometidas ao cliente. O líder de projeto e as equipes envolvidas deverão estar de olho no cronograma, ser intolerantes a atrasos e zelar pela realização das ações dentro do que foi tratado entre as partes.

Adote ferramentas

Juntar informações em planilhas estanques, guardar dados em bases que não se integram e produzir estatísticas com cálculos manuais é ineficiente e improdutivo. Existem diversas soluções para a gestão de projetos e é importante aderir a esse tipo de ferramental.

Mantenha transparência

Todas as ocorrências que impactam positiva ou negativamente o projeto estratégico deverão ser reportadas a todos os interessados. Nos métodos ágeis adotados mais recentemente, como Lean e Scrum, são previstas reuniões diárias para relatos sobre o andamento das tarefas. E, em um nível mais estratégico, são realizados encontros com níveis gerenciais periodicamente para apresentar os resultados que estão sendo alcançados.

Monitore sem descanso

Todas as ações previstas no projeto estratégico deverão ser acompanhadas para que desvios que afastam a empresa do seu objetivo sejam identificados. Para isso, métricas e indicadores precisam ser estabelecidos para mensuração dos resultados e da eficiência de todas as ações empreendidas.

Conte com apoio especializado

Buscar capacitar as equipes envolvidas em projetos é questão básica para o sucesso de empreitadas estratégicas. Outro ponto vital é contar com apoio de consultorias e de empresas que possam contribuir na estruturação de modelos, na condução de projetos, na implementação de ferramentas e na mensuração dos resultados.

Saiba como evitar fracassos em projetos estratégicos

Não é difícil encontrar projetos que não alcançam os seus objetivos. E as variáveis envolvidas podem ser diversas, originadas nos recursos humanos, na ausência de competências específicas, na falta de visão estratégica, na escassez de recursos financeiros e em uma lista infindável de situações enfrentadas no cotidiano empresarial.

É importante conhecer as principais fontes de risco de insucesso de projetos estratégicos. Então, prepare-se para não incorrer em erros tão comuns. Conheça alguns deles:

Excesso de otimismo

Alguns projetos estratégicos nascem sob a alcunha de “salvadores da pátria”. E isso não é bom. Esse tipo de visão é distorcida e sugere que o projeto, por si só, poderá resolver problemas graves na empresa.

Mas o fato é que projetos estratégicos precisam de patrocínio de gestores, de boas lideranças envolvidas, de alocação de equipes capacitadas e competentes e uma série de outros recursos.

Falta de visão estratégica

Algumas vezes, planos de ação não são encarados como estratégicos, e isso leva a desperdício de recursos, tempo e frustração de expectativas do demandante. O resultado é um gerenciamento inadequado, com destinação de poucos recursos e ausência de uma metodologia. Além disso, ainda há desvios na priorização de ações e falhas recorrentes no processo.

Para solucionar essa questão, um plano de ação precisa ser visto com o mesmo tom estratégico que assume um documento como o próprio planejamento estratégico. Aliás, o 1º é derivado do 2º.

Inexperiência da liderança

As empresas pecam quando elegem bons técnicos para se tornarem líderes. Não haveria problema nisso se houvesse uma fase de transição para capacitação dos que assumirão novos patamares na carreira. Mas, quando isso não acontece, as consequências são desastrosas, porque o preço da inexperiência, da falta de jogo de cintura e da incapacidade de resolver problemas é caro.

É fundamental ter uma política de sucessão na empresa, de forma que potenciais gestores sejam mapeados e submetidos a um período de adaptação a novos desafios e a uma visão mais estratégica para assumir novas oportunidades e se destacar como liderança positiva.

Equipes despreparadas

Se líderes inadequados atrapalham, uma equipe sem preparo também. Por isso, é importante investir em treinamento e atualização de conhecimentos constantes. Existe uma gama enorme de capacitações oferecidas no mercado e vale a pena investir na contratação de cursos, palestras, oficinas e especializações para as equipes de projetos.

O que parece custo, inicialmente, rapidamente se mostrará um grande investimento com retorno garantido.

Mensuração ineficaz

Alguns projetos apresentam como resultados relatórios simplórios, sem detalhes ou comparativos com situações anteriores. Não “vendem o peixe” do trabalho que está sendo realizado.

A solução está na adoção de ferramentas eficientes de análise de dados e de produção de informações gerenciais com estatísticas bem trabalhadas e que demonstram o real valor do projeto estratégico.

Na atualidade, o apelo visual tem sido grande, e por isso vale a pena investir em gráficos e painéis que demonstram, de forma intuitiva, os passos avançados e o quanto falta para se alcançar o alvo.

Intolerância ao erro

Todo projeto, ao ser concluído, produz um insumo riquíssimo para as próximas atuações: o relatório de lições aprendidas. O problema é que muitos gestores e funcionários têm uma postura derrotista e se apegam aos erros do passado para argumentar que não vale a pena investir em novos projetos.

Contrariamente a essa postura, essas lições precisam se transformar em aprendizado e impulsionar as equipes rumo à melhoria contínua, que garantirá melhores resultados a cada nova experiência.

Medo do novo

Algumas empresas têm dificuldade de se adaptar ao novo e se mostram inflexíveis diante de novidades e mudança de paradigmas. Essa é uma contribuição para o fracasso e precisa ser abandonada, independentemente se há algum projeto estratégico em andamento ou se o contexto é de condução natural dos processos do dia a dia.

Inovação é questão de sobrevivência na atualidade, e a abertura ao novo é prova de inteligência de negócios e não pode mais faltar nas práticas de gestão empresarial.

Desmotivação coletiva

Quando o clima organizacional não é favorável, implementar qualquer tipo de iniciativa estratégica se torna mais árduo. Times que não vestem a camisa do negócio dificilmente darão uma parcela efetiva de contribuição na construção de novos níveis de excelência empresarial.

Atuar na cultura organizacional é premissa para que colaboradores sejam receptivos e se mostrem dispostos a participar de um movimento coletivo em torno de melhorias e de realização de ações de interesse estratégico para a empresa.

Projetos estratégicos são agregadores de valor empresarial

Projetos estratégicos, além de dotar a empresa de soluções para questões essenciais à continuidade dos negócios, agregam outro valor às empresas: incorporam novas competências que trarão contribuições relevantes para a missão e para a visão do empreendimento. Com isso, as empresas aumentam a sua vantagem competitiva, criam valor para a marca, tornam-se mais flexíveis e adaptáveis a mudanças.

Para que os projetos estratégicos inaugurem ciclos positivos dentro das empresas, é fundamental que haja resiliência e aceitação a falhas, proatividade para identificar problemas e boa vontade para encontrar saídas alternativas para questões que surgem a todo momento.

Como se vê, nem só de metodologias e ferramentas vive esse tipo de projeto. O fator humano é crucial nesse contexto e, por isso, o lado comportamental dos envolvidos, além do perfil técnico, deve ser aprimorado para que seja possível lidar com os desafios que os projetos apresentarão.

E, embora as lições aprendidas em situações anteriores tenham um grande valor, cada projeto será um projeto e exigirá novas capacidades, mais experiências, outros conhecimentos e alta capacidade de lidar com o diferente, com o imprevisto e, às vezes, até com o indesejado.

Nesse sentido, empresas que querem potencializar as respostas de projetos estratégicos devem investir em cultura organizacional e transformar funcionários em times unidos em torno de objetivos maiores e dispostos a darem o seu melhor para fazer com que planos saiam do papel e transformem a realidade do negócio.

Você também acredita no potencial dos projetos estratégicos para a renovação empresarial e para o estabelecimento de negócios mais eficientes e rentáveis? Compartilhe a sua opinião no campo de comentários!