Grandes empresas conseguiram sair da crise ou melhorar a qualidade de seus produtos começando com um projeto Lean.
Esse é um dos motivos que fazem com que o mercado esteja cada vez mais à procura de profissionais formados nessa filosofia e metodologia de trabalho.
Gestores Lean não fazem milagre, mas conseguem resultados tão bons que, em alguns casos, é até difícil de acreditar.
O que eles e suas equipes fazem é aplicar técnicas, ferramentas e, claro, muito conhecimento sobre gestão para fazer acontecer.
Avance na leitura e veja como você pode se tornar um especialista em projetos de melhoria!
O que é um projeto Lean?
Um projeto Lean consiste na implementação de um programa com início, meio e fim, baseado na metodologia Lean Manufacturing ou Lean Six Sigma.
É o caso, por exemplo, de uma indústria que tenha o objetivo de reduzir o desperdício de insumos em suas linhas de montagem.
Se o projeto for orientado pela metodologia Lean Six Sigma, além do controle de perdas, a empresa pode também aumentar a qualidade do que produz e de todos os seus processos.
Foi o que fez a Motorola na década de 1980, quando seus líderes criaram o método Six Sigma para melhorar processos e reduzir a incidência de defeitos.
Características da gestão Lean de projetos
Já a metodologia Lean é toda focada no combate às perdas.
Ela nasce no caótico período pós-Segunda Guerra, mais precisamente no Japão, um dos países mais arrasados pelo conflito.
Naqueles tempos, a indústria japonesa precisava se reerguer e, para isso, não podia se dar ao luxo de desperdiçar nada.
Foi então que grandes nomes da indústria nipônica, como Taiichi Ohno e Kaoru Ishikawa, entre outros, uniram forças para criar um método que otimizasse o uso dos recursos.
Portanto, a metodologia Lean surgiu em razão da necessidade de poupar sem causar perda da qualidade.
Nesse sentido, projetos Lean se caracterizam por:
- Busca incessante da eliminação de todas as fontes de desperdício
- Melhora da qualidade por meio da eficiência produtiva
- Produção sob demanda, pelo conceito just-in-time (JIT)
- Aplicação da melhoria contínua nos processos (Kaizen).
Onde aplicar a gestão de projetos Lean?
Como vimos, a metodologia Lean nasce em resposta aos desafios da indústria.
Apesar disso, não tardou para que ela fosse replicada com sucesso em empresas de outros segmentos, inclusive no setor de serviços.
Ela vem sendo igualmente aplicada em empresas da área da saúde com resultados excepcionais, da mesma forma que nas de construção civil.
Logo, a gestão de projetos pela ótica Lean pode ser realizada em todo tipo de negócio que deseje melhorar seus processos e reduzir o desperdício.
Como fazer o gerenciamento de projetos Lean
Outra característica Lean é ser um método essencialmente analítico.
Há uma série de etapas a serem observadas para a sua aplicação em projetos.
Os resultados “milagrosos” proporcionados pela aplicação da metodologia Lean são obtidos com a aplicação sistemática de técnicas que obedecem a uma sequência lógica.
É claro que não se trata de um método rígido, já que ele pode ser adaptado a diferentes contextos.
No entanto, em geral a gestão de projetos Lean funciona melhor quando aplicada conforme os passos descritos a seguir.
Sugerimos que leia atentamente.
Esteja a par das ferramentas Lean
Um mecânico não pode consertar um veículo sem antes saber de que ferramentas dispõe e para que cada uma delas serve.
Logo, o primeiro passo antes de implementar Lean em seus projetos é conhecer as principais ferramentas e instrumentos de controle dessa metodologia.
Para isso, você vai precisar antes aprender sobre gestão de projetos Lean, como veremos mais à frente.
Confira algumas das ferramentas que você provavelmente terá que utilizar:
Mapeie os processos
Toda ação de melhoria toma como ponto de partida a identificação do que agrega valor em produtos e serviços.
Isso pode ser feito com o Mapa de Fluxo de Valor, um instrumento usado para reconhecer e organizar visualmente as fases indispensáveis dos processos produtivos.
Ele se estrutura de duas formas:
- Mapa de Fluxo de Valor de estado atual: dá um panorama sobre um processo no momento
- Mapa de Fluxo de Valor de estado futuro: projeção usada para otimizar as etapas e reduzir as perdas detectadas em um processo atual.
Colete dados
Dados são a base de todo projeto de melhoria ou de redução de perdas.
Nesta etapa, o gestor se dedica a coletar os dados que vão servir como material de trabalho, a fim de apontar onde estão as falhas a serem corrigidas.
Gere Insights
De posse dos dados, é hora então de submetê-los a tratamento, por meio de softwares estatísticos e de Business Intelligence (BI).
A partir disso, poderão ser extraídos insights, ou seja, ideias sobre o que fazer, tomando como referência as predições realizadas pelos sistemas de BI.
Envolva as pessoas
Na metodologia Lean Six Sigma, os projetos são conduzidos por pessoas que se organizam em equipes conforme suas respectivas graduações.
No caso, o líder máximo é o Master Black Belt, seguido pelo Black Belt e os gestores Green Belt, que lideram equipes enxutas de até 4 membros, que podem ser Yellow Belt e/ou White Belt.
Liste recursos e defina métricas
Conforme a natureza das falhas detectadas, o projeto de melhoria vai demandar certos tipos de recursos.
Essa é a etapa em que o gestor vai listar os insumos de que precisa, bem como a mão de obra necessária e os recursos tecnológicos a serem implementados.
Também é o momento em que ele define as métricas com as quais poderá medir o sucesso da empreitada, podendo assim corrigir eventuais desvios.
Em Lean, algumas das principais métricas são:
- Índice de atrasos do fornecedor
- Índice de entrega ao cliente
- TEEP
- OEE
- Giro de estoque
- Lead time de fabricação
- Contagem de horas extras.
Monitore o andamento dos trabalhos
Finalmente, por meio de relatórios periódicos, o gestor Lean poderá cumprir as exigências determinadas no início, podendo assim saber em que foi bem sucedido e o que deve modificar.
Essa é, inclusive, a base da melhoria contínua, na qual o fim de um projeto representa o começo de um outro, e assim sucessivamente.
Exemplos de projetos Lean Six Sigma
A partir do que vimos, a metodologia Lean Six Sigma se destaca pela sua versatilidade.
Ela pode ser aplicada em projetos com os mais variados objetivos, em áreas totalmente distintas.
Confira abaixo alguns exemplos.
Projeto Lean nas Emergências
Por meio da metodologia Lean Healthcare, hospitais e unidades de saúde com atendimento emergencial estão conseguindo reduzir o tempo de atendimento, desobstruindo esse setor crítico.
Entre as ferramentas Lean usadas, destaca-se a matriz 5S de organização do ambiente de trabalho, na qual as letras representam:
- Seiri (Utilização)
- Seiton (Organização)
- Seiso (Limpeza)
- Shitsuke (Saúde)
- Seiketsu (Autodisciplina).
Otimização de tempo no ciclo produtivo
Na indústria, os conceitos e técnicas Lean são utilizados para diminuição do tempo necessário para dar conta dos seus diversos ciclos produtivos.
Isso sem deixar de levar em conta a necessária eficiência, eliminação dos desperdícios e aumento da qualidade.
Aliás, o uso do tempo é um elemento central na filosofia Lean de combate ao desperdício, considerando que esse é o único ativo que, depois de perdido, não pode ser recuperado, mas apenas compensado.
Mitigação de impacto ambiental
Outro bom exemplo de aplicação de Lean Six Sigma em projetos está nas empresas que lançam programas de redução da pegada de carbono.
Assim, elas ganham eficiência em seus processos, enquanto colaboram de forma significativa para diminuir o impacto ambiental de suas atividades.
Redução de inadimplência
Há também os projetos Lean usados para melhorar e aumentar a capacidade de atendimento, especialmente nas empresas que precisam realizar cobranças.
A partir da eliminação dos focos de ineficiência nos serviços, elas conseguem reduzir a inadimplência e aumentar suas receitas recorrentes.
Onde aprender mais sobre Lean e gerenciamento de projetos?
Lembra que, lá atrás, falamos sobre a necessidade de se capacitar para atuar como um gestor ou gestora Lean?
Essa formação você conquista em um dos cursos da EDTI, nas modalidades presencial ou EaD.
Há mais de dez anos, nossa equipe de professores credenciados vem formando verdadeiros líderes nas graduações Black Belt e Green Belt.
Seja o próximo e veja a diferença que ser portador dessa certificação faz para a sua carreira.
Conclusão
Um projeto Lean de sucesso está ao alcance de qualquer empresa, desde que haja organização para isso.
É nesse ponto que entram os profissionais graduados em Lean Six Sigma, já que são os que lideram os projetos de melhoria.
Conte com a EDTI para ser um deles, em nossos cursos com certificado reconhecido pela The Council for Six Sigma Certification (CSSC).