Project charter, em inglês, ou Termo de Abertura de Projeto (TAP), em português, é o documento que efetiva a execução de um projeto, definido antes mesmo do planejamento.
Em outras palavras, é o pontapé inicial de qualquer novo projeto ou empreitada.
A principal função dele é formalizar as informações preliminares de uma determinada ação ou projeto dentro de uma organização, bem como a previsão de recursos a serem investidos nela.
É a partir do Project Charter que as partes interessadas no desenvolvimento de um determinado produto ou serviço são informadas e começam a elaborar as suas atividades.
Pode-se dizer que o Project Charter, ou TAP, é uma espécie de “certidão de nascimento” de um projeto mais amplo.
O documento representa o elo inicial que liga a equipe responsável pela execução aos gestores da empresa.
Essa condição ajuda a esclarecer o quão importante o instrumento é.
Mas há muito mais a saber a respeito.
Usando as ferramentas do Termo de Abertura do Projeto, as possibilidades de se construir um escopo de alto nível se ampliam.
Além disso, prestando atenção a todas as etapas de um Project Charter, você pode estabelecer métricas mais precisas combinando essa ferramenta com a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
Para conhecer mais sobre Project Charter, siga a leitura.
O que é o Termo de Abertura de Projeto (Project Charter)?
O Project Charter ou Termo de Abertura de Projeto é um documento que apresenta como o projeto está alinhado à estratégia organizacional da empresa.
Ele funciona como uma espécie de cartão de visitas para mostrar seu projeto a patrocinadores, por exemplo.
Sob responsabilidade do gerente de projetos, o Project Charter pode também ser realizado por outros colaboradores, mas sob a batuta da pessoa responsável por gerenciá-lo.
O gerente deve estar atento e dominar todos os encaminhamentos postos no Termo de Abertura de Projetos (TAP).
Alguns pontos são indispensáveis ao Project Charter, a exemplo de:
Requisitos do projeto
Necessidades de negócio
Cronograma de marcos
Premissas
Restrições
Plano de negócio com Retorno do Investimento (ROI).
Lembre-se de que o TAP não é propriamente um planejamento de execução, mas sim o primeiro documento para dar partida em uma nova ação.
Por isso, ele deve ser sucinto e contar com os fundamentos-chave.
O termo Project Charter ganhou visibilidade quando foi incorporado pelo Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um conhecido guia para o gerenciamento de ações estratégicas nas corporações.
Visto por muitos como uma “revolução” no campo da gestão de projetos, o documento é produzido pelo Project Management Institute (PMI).
Com mais de 50 anos de história, essa organização reúne mais de três milhões de pessoas em projetos de economia.
O guia busca padronizar o gerenciamento de projetos e processos de trabalho, caracterizando procedimentos, técnicas e ferramentas de gestão em perspectiva com as áreas de atuação da empresa.
Exemplos Práticos de Project Charter
Uma das principais vantagens desse tipo de ferramenta é sua flexibilidade, de tal modo que o Project Charter pode ser usado nos mais variados segmentos e projetos.
Vejamos, a seguir, alguns exemplos de possíveis aplicações.
Projeto de melhoria de processos
Digamos que uma determinada linha de produção tenha registrado queda na produtividade a partir de um levantamento simples, apenas comparando o volume produzido nos últimos seis meses em relação ao semestre anterior.
Após implementar ações contingenciais para manter o nível anterior de produção e, assim, atender as demandas de mercado, deve-se, juntamente com a área de qualidade, mapear precisamente o problema.
Com o Project Charter, você tem subsídios mais sofisticados para elaborar um escopo de alto nível, isto é, um perfil detalhado do problema.
Além disso, se qualifica para analisar a queda na produção, a fim de estabelecer uma nova Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
Projeto de software
Vamos supor que uma empresa tenha construído um software customizado para atender seu controle de estoque e produção, mas que, com o passar do tempo, a complexidade dos seus processos tornou o programa obsoleto.
Se no mercado há poucas opções de softwares compatíveis, uma boa alternativa é construir um Termo de Abertura de Projeto (TAP) para moldar um novo programa, integrando as informações do software atual e atualizando-o.
Um Project Charter adequado considerará a possibilidade de ajustes futuros e a implementação de mais recursos ao software em questão.
As novas aplicações, no entanto, dependerão de projetos e planejamentos específicos para cada uma delas.
Construção de um prédio
As aplicações do Project Charter para a construção são, além de múltiplas, muito eficazes para estimar uma série de dados.
Entre eles, custos, tempo e impacto ambiental, etc.
Todos são importantes de ter claros antes de partir para o planejamento efetivo.
Imaginemos que uma determinada construtora pretende fazer um investimento em uma região próxima ao centro da cidade.
Essa empresa já tem os recursos financeiros, mas ainda não decidiu se optará por um prédio comercial ou residencial.
Antes de executar o planejamento da construção, o Project Charter ajudará a conhecer mais detalhes, como perfil do terreno (qual tamanho?), do solo (quanto peso é capaz de suportar) e da localização (há trânsitos de pessoas ou é mais tranquilo?).
Com essas respostas à mão, se deve, então, construir um Project Charter que leve em conta, entre outros aspectos, os requisitos do projeto, seu cronograma e qual será o plano de retorno de investimento.
Com todas essas informações bem mapeadas e apresentadas às pessoas interessadas no projeto (gestores e executores), pode-se, então, passar para a etapa seguinte, que compreende o planejamento de execução.
Melhoria de processo hospitalar
Os processos hospitalares de gestão, de execução das atividades médicas e de atendimento aos pacientes são pontos sensíveis para administradores e usuários do sistema de saúde.
Aliar rigor metodológico e aprimoramento das práticas por meio de ferramentas de gestão pode resultar em uma aplicabilidade mais robusta e eficiente.
O Project Charter tem muito a oferecer nesse sentido, inclusive como ferramenta de implementação da metodologia Six Sigma.
Voltada para a eliminação de defeitos nos mais variados processos, a Six Sigma possui potencial especialmente aplicável no campo hospitalar.
Dado que o Project Charter é mais simples que um planejamento, se ele for construído visualmente, seus impactos podem ser imediatos.
Mesmo as pessoas indiretamente envolvidas no projeto podem ter uma visão ampla do que se trata e contribuir para o aperfeiçoamento de um planejamento mais elaborado.
Qual o Objetivo do Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter?
O objetivo do Termo de Abertura do Projeto é reunir informações preliminares de um determinado projeto.
Lembre-se de que, no início, nem sempre todas informações estão disponíveis.
Não há uma regra determinante que defina de forma conclusiva se haverá muitas ou poucas informações no começo de um projeto.
Em certos casos, o volume de informações pode ser mais extenso. Em outros, mais restrito.
Tudo depende dos trabalhos realizados previamente ao Project Charter.
Em linhas gerais, pode-se dizer que o Termo de Abertura do Projeto é composto por descrições do que existe no plano da realidade e de projeções (planos) do que virá posteriormente.
Do ponto de vista da execução, o documento (seja ele impresso ou eletrônico) do Project Charter deve ser emitido por alguém que tenha autonomia gerencial e de orçamento dentro de uma organização.
Essa pessoa nem sempre será o gerente de projetos.
Isso porque a efetividade e eficiência de um Project Charter dependerá, necessariamente, da alocação de recursos financeiros e de pessoal (de equipe humana para trabalhar no projeto).
Garantir essa autonomia é importante ao longo de todo o processo.
Quais são os Pontos Fundamentais que um termo de abertura de projeto Aborda?
Os pontos que integram um Project Charter podem variar, possuindo mais ou menos especificidades.
A seguir, apresentamos alguns dos possíveis tópicos.
Requisitos do Projeto
Nesta etapa, deve-se apresentar quais são os requisitos do projeto, isto é, quais serão as características do produto a ser entregue.
Dá-se o nome de “produto” a essa entrega.
Mas atenção: esse “produto” não está restrito a algo material, pois pode ser também um serviço ou melhoria no processo.
Dentro desse escopo, define-se quais serão os outputs ao final de todo o projeto.
No caso de um software, são suas funcionalidades.
No caso da construção civil, uma edificação, seja um prédio comercial ou residencial.
Já no caso hospitalar, a melhoria de um determinado protocolo.
O produto do Termo de Abertura do Projeto é onde se pretende chegar.
Resumindo, trata-se das necessidades e das expectativas.
Evidentemente, isso tudo está ligado aos requisitos que são as características que um determinado produto deve ter.
Afinal, este produto estará intimamente relacionado às necessidades dos clientes, conforme as suas especificidades.
Vamos retomar os exemplos para melhor compreensão.
No caso de um software, o requisito pode ser adequar-se a novas necessidades de uma determinada empresa, serviço ou cliente.
Na construção civil, a destinação da edificação (se comercial ou residencial), por exemplo.
No caso hospitalar, relaciona-se à melhoria de um processo de gestão ou, até mesmo, maior eficiência nos procedimentos com pacientes, minimizando a exposição das pessoas aos inúmeros riscos que o ambiente hospitalar produz.
Em suma, os requisitos dizem respeito às características dos produtos que serão entregues ao final do projeto.
Necessidades de Negócio
As necessidades de negócio estão diretamente relacionadas aos requisitos do projeto.
Nesta etapa, é importante descrever as características dos produtos.
Quanto mais detalhadas forem as descrições, melhor se poderá projetar a solução a ser entregue.
Neste momento do projeto, deve-se cruzar informações relacionadas à dimensão da realidade dada (as necessidades do negócio) com as dimensões projetuais (as características do que será construído).
Detalhar, no Project Charter, da forma mais descritiva possível as características dos produtos que serão produzidos garante uma entrega mais precisa ao final de um projeto, reduzindo custos e o tempo de execução.
É claro que um Termo de Abertura do Projeto possui certas limitações de planejamento, como explicamos anteriormente.
Mas, na medida do possível, é necessário ter um pensamento o mais projetual possível, mesmo se tratando de uma etapa preliminar.
Cronograma de Marcos
Nada melhor para medir o andamento de um projeto do que o estabelecimento de marcos – ou milestones, na expressão em inglês.
Eles servem como demarcadores de pontos significativos de andamento do projeto.
Além disso, são marcadores importantes para manter as pessoas interessadas (gestores e executores, basicamente) atentas ao andamento do projeto.
Isso tudo permite uma maior visibilidade das etapas do processo, aliando transparência e eficiência.
Em linha gerais, pode-se dizer que o cronograma de marcos se organiza a partir de três tendências: marcos executivos, marcos financeiros e marcos-chave.
O primeiro diz respeito ao status da execução de um determinado projeto.
O segundo, o financeiro, traz à tona a dimensão econômica e estabelece os momentos de aportes de recursos.
O terceiro deles é o mais projetual, onde se pode perceber marcas importantes do projeto em sentido mais amplo, tais como “Fim do Planejamento”, “Disponibilização de Recursos”, “Conclusão do Design”, etc.
Premissas
Dado que o Project Charter é a primeira etapa do processo de projeto futuro, que ainda precisará ser planejado de forma mais consistente, as premissas são necessárias como hipóteses para iniciar o trabalho.
Elas têm a ver com o levantamento de hipóteses para orientar a direção de um determinado trabalho e dela tirar conclusões prévias.
Por exemplo, no caso de um Project Charter de uma edificação, pode-se projetar um prazo geral de execução da obra de 12 meses, considerando que a temporada de chuvas será de oito semanas.
Entretanto, se há a projeção de um evento climático extemporâneo, como a previsão de aumento das chuvas naquele ano para 12 semanas, a premissa do prazo da obra deverá ser de 13 meses.
Levar em conta as premissas é fundamental nesta etapa de qualquer projeto, porque o Termo de Abertura do Projeto ainda é uma fase muito preliminar, quando não se tem acesso a todas as informações.
Restrições
Lembre-se de que pensar um projeto não significa a possibilidade de atuação total e livre de proibições.
É a isso que damos o nome de restrições, ou seja, as limitações de execução de um determinado projeto.
As restrições podem ser internas ou externas, o que significa que, muitas vezes, há imposições para além da possibilidade de gerenciamento dos líderes do projeto, os gestores e os executores.
Descrever essas restrições é uma etapa fundamental de qualquer Project Charter e elas devem aparecer de forma obrigatória no documento.
Business Case, ou Plano de Negócio, com Retorno do Investimento (ROI)
Criar um Business Case ou Plano de Negócios também é um processo fundamental para a efetividade do Project Charter.
Ele serve para descrever a relação entre o projeto e seus objetivos estratégicos.
Esse Business Case será tanto melhor quanto mais alinhado aos valores de uma determinada organização.
Mais do que isso, é seu alinhamento ao posicionamento de mercado e estratégia comercial de uma empresa que definirá se a ação será executada ou não.
Some-se a essa ferramenta o método de análise do Retorno sobre o Investimento (ROI ou Return over Investiment, em inglês).
Por meio desse indicador, pode-se avaliar com mais precisão se os recursos que serão aplicados em um projeto terão retorno financeiro.
Levar em conta a análise de ROI como um ponto fundamental do Project Charter pode garantir maior eficiência e mais informações para, futuramente, construir o planejamento mais detalhado.
Como Criar o Termo de Abertura de Projeto Six Sigma
O Termo de Abertura de Projeto Six Sigma é a combinação de duas ferramentas de gestão: Project Charter e sistema Six Sigma.
Isso permite uma performance de alto nível no uso de ambas ferramentas.
Enquanto o Six Sigma funciona como um sistema de definição de metas e aplicação de projetos específicos para alcançá-las, o Project Charter auxilia na primeira etapa deste processo, na definição da estratégia DMAIC.
Cabe destacar que a estratégia DMAIC, utilizada pelo sistema Six Sigma, se refere a:
Definir
Mensurar
Analisar
Incrementar
Controlar.
Agora, leve em consideração os pontos fundamentais do Termo de Abertura de Projeto (TAP), que são:
Requisitos do projeto
Necessidades de negócio
Cronograma de marcos
Premissas
Restrições
Business Case, ou Plano de Negócio, com Retorno do Investimento (ROI).
Junte as duas frentes e chegue a uma conclusão óbvia: trabalhar a ferramenta Six Sigma em paralelo com o Project Charter aumenta a eficiência e a consistência da análise inicial.
Isso tudo garante processos gerenciais de alta performance, permitindo um gerenciamento inicial mais completo e trazendo maior clareza aos processos que serão desenvolvidos.
Conclusão
Como podemos perceber ao longo de todo o artigo, o Project Charter, ou Termo de Abertura de Projeto, é uma etapa essencial para a fase inicial de qualquer projeto.
De um lado, ele formaliza o início de uma ação, de outro traz subsídios para melhor caracterizar o que será realizado.
Sua plasticidade, isto é, a possibilidade de ser combinado com outras ferramentas, é uma de suas características mais importantes, porque aumenta o grau de eficácia de vários sistemas de gestão.
É o caso, por exemplo, do uso do TAP para o desenvolvimento de um escopo de alto nível, assim como junto a ferramentas como a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
Ou mesmo na aplicação com o sistema Six Sigma.
Estar atento aos detalhes de um projeto desde seu início mais precoce pode garantir uma série de vantagens para seu projeto, e é justamente isso que o Project Charter faz.
Ficou com alguma dúvida sobre o Termo de Abertura de Projeto? Deixe um comentário abaixo.
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