Premissa é tudo aquilo que se refere ao conteúdo, algo que precisa ser mantido para que um raciocínio seja consumado. São informações essenciais que servem de base para a construção de algo ou para um estudo que levará a uma conclusão. Mas, o que falar sobre a premissas de projetos? Esse é um item que sempre estará presente desde o termo de abertura de um projeto. No entanto, como determiná-las e qual sua importância?
Elas ajudam a colocar limites, assim como o item “restrições”, para que eles possam ser cumpridos e atingir o sucesso de um projeto. No entanto, muitos têm dúvidas sobre o que colocar no preenchimento desse campo. A dificuldade é maior para aqueles profissionais que não têm tanta experiência na área de projetos.
Se você tem dúvidas ou que ser saber mais sobre o que são premissas de projetos, continue acompanhando nosso artigo de hoje. Veja cinco dicas que ajudam na sua elaboração. Boa leitura!
A importância das premissas de projetos
Tanto premissas, quanto restrições, são limitações ao planejamento do gerente, ou seja, são fatores que devem ser considerados na hora de elaborar os planos de gerenciamento de projeto. Segundo a sexta edição lançada do PMBOK, premissas são “fatores que devem estar implementados ou estar em evidência”. Ou seja, são sentenças podem ser consideradas por verdades que não podemos comprovar, pois, dependem de fatores externos.
As premissas de projetos são fatores associados ao escopo, os quais são assumidos como verdadeiros, reais ou certos, sem a necessidade de prova ou demonstração. Isso é determinado desta forma para o andamento do projeto. Entretanto, ao determinar as premissas como imprecisas, o projeto pode ser colocado em risco, esse é mais um fator que simboliza a importância delas em um projeto.
No entanto, não tem como falar de premissas sem mencionar as restrições. Elas são determinadas em seguida e são mais fáceis de ser identificadas. Uma vez que sabemos que é muito mais simples lembrar tudo aquilo que devemos evitar. Para saber mais sobre elas, confira o tópico abaixo.
As restrições de um projeto
Restrições podem ser definidas como limitações internas ou externas ao projeto. Isso é definido por meio de experiências adquiridas na execução de outros projetos. Também é marcado por fatores que poderão dificultar no sucesso daquele projeto. Em suma, é algo que pode causar retrabalho ou levar o projeto ao cancelamento por um stakeholder.
As principais restrições podem fazer referir-se a obrigatoriedade de realizar uma tarefa específica ou a maneira como um trabalho deve ser realizado por uma equipe. O estado e a qualidade de um determinado serviço é uma das restrições mais acompanhadas na gestão de projetos. Essas são importantes, pois afetam diretamente a viabilidade e desempenho do produto final.
A presença dessas duas etapas
Como já foi mencionado, as premissas de projetos são fundamentais para dar uma base sólida para o gerente responsável. Essas premissas são possibilidades de escolha comumente utilizadas na etapa de planejamento.
Após realizar um levantamento das premissas de projetos, o segundo passo é efetuar um acompanhamento rigoroso. Verificando se as informações especificadas se tornarão de fato realidade. Fazendo isso, o gerente saberá exatamente o que deve ser feito para prover o devido aproveitamento das oportunidades e a mitigação das ameaças.
As restrições, por sua vez, são utilizadas para garantir que um projeto seja executado de acordo com os limites estabelecidos. É importante lembrar que um projeto pode ser executado de inúmeras maneiras. O registro de processos de escolha e os motivos que levaram o gerente de projetos a tomar um determinado caminho não é nada fácil.
Por isso, é preciso definir qual o caminho específico deve ser seguido, descrevendo algumas situações que possam esclarecer o que deve ser realizado. Além disso, as restrições também são utilizadas para garantir que os documentos do plano do projeto sejam cumpridos, como cronograma, plano de custos, entre outros.
A elaboração das premissas de projetos
Existem aqueles que têm uma dificuldade em determinar o que levará uma base sólida para o projeto. Certos gerentes de projetos encaram projetos de diferentes segmentos, justamente para validar sua capacidade de gestão. Para definir aspectos que podem ser considerados verdade e que levarão a um olhar racional para sua execução, veja abaixo cinco dicas que ajudam na elaboração das premissas de projetos.
Saiba lidar com o tempo
Como bem sabemos, o tempo é um importante fator e, em certos projetos, existe a pressão de entregar um resultado único em um curto período. Isso se dá pelo imediatismo do mercado e pelo fato de que é preciso que um projeto acabe para que outro seja começado naquele mesmo local, como, por exemplo, um projeto da construção de uma filial.
Sabendo disso, trabalhe a favor de valorizar o tempo. Isso tanto pode ser um valor positivo que você vai ofertar para o cliente, quanto pode ser um fator que colabora na produtividade da sua equipe. Porém, analise bem antes de passar qualquer prazo, procure sempre incluir o tempo para alguns contratempos que não são da sua natureza controlar.
Tenha consciência dos custos e gastos
Orçamento é sempre um fator muito sério, principalmente na hora de demonstrar a forma que você lida com ele nas premissas de projetos. É interessante conscientizar sua equipe, e a si mesmo, do valor de cada material e que ele não pode ser desperdiçado caso sua atividade seja exercida com negligência. Lidere sua equipe a trabalhar sempre ofertando o melhor de cada um.
É normal que aconteça alguma mudança da parte do cliente em relação a alguma peça ou algum serviço que precise ser alterado. No entanto, é sempre interessante que o gestor sempre estude técnicas e fique por dentro de novidades a respeito de como ele pode definir e alterar o orçamento de algum projeto.
Monitore todos os processos
Uma das características de um gestor de projetos é o domínio que ele tem sob todos os processos do gerenciamento. Desde a criação da EAP até o encerramento do projeto, tudo precisa de um monitoramento a fim de que todas as atividades estejam em um seguro controle. Esse é um fator que pode ser apresentado nas suas premissas de projetos.
Alguns gerentes usam aplicativos e programas, como Trello e outras ferramentas de organização de tarefas, para uma melhor moderação. É importante mapear todos os locais, para que os setores tenham um layout e cada item ou local seja especificado em um mapa de fácil acesso e compreensão.
Certifique da sua responsabilidade
Em geral, todo gestor de projetos deve passar confiança para os stakeholders e sua equipe. Se isso não ocorrer, o projeto acaba não tendo a seriedade que precisa e a credibilidade da sua liderança é diminuída. Você não quer passar por uma situação dessa natureza, não é mesmo?
Então, ao fazer as premissas de projetos, procure certificar que você é um gestor capaz de solucionar qualquer contrariedade ou atraso que pode ocorrer nas etapas e principalmente na integração. É preciso passar confiança tanto pelo profissional que você é, quanto na maximização do engajamento da sua empresa.
Trabalhe com a inovação
O trabalho com recursos modernos, que são considerados tendências no mercado, atrai o cliente e facilita o trabalho realizado por você e pela sua equipe. Por isso, informe nas premissas de projetos que sua empresa disponibiliza de softwares atualizados e, se for o caso, relate se você trabalha com métodos ágeis, como o Scrum ou Kanban. É importante que saibam o quão eficaz são essas metodologias.
Independentemente da quantidade de premissas de projetos que você colocar, um risco pode surgir naquilo que você considera como verdade. Por mais seguro que você esteja sobre algo, há sempre um agravante que prova que você pode estar enganado. Apesar da sensação de estarmos certos e seguros das nossas escolhas, fatores externos podem acontecer e isso pode conduzir a uma falha no seu projeto.
Como você viu ao longo deste texto, para dar segurança as premissas de projetos, temos as restrições. É por isso que uma está sempre atrelada a outra. Não dá para estudar sobre o que são premissas de projetos sem antes saber o que são as restrições. Uma vez que você tem discernimento do que aquilo significa e sabe do peso que elas têm para seus projetos, a clareza e racionalidade vão falar mais alto na hora de você exercer sua gestão.
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