Quem já trabalha com gestão de risco há algum tempo sabe bem da importância do PMBOK para orientar seu trabalho no dia a dia.
Editado por uma das maiores organizações da área, o guia virou referência quando o assunto é gestão de risco e qualidade em projetos.
Continue lendo para aprender tudo sobre o PMBOK e os benefícios que ele pode trazer para seu trabalho.
O que é o Guia PMBOK?
Project Management Body of Knowledge é o nome oficial por trás do documento que ficou popularmente conhecido como Guia PMBOK.
Em suas páginas, ele descreve as boas práticas para fundamentar o gerenciamento de projetos de modo que não haja falhas na execução do trabalho.
O manual tem a intenção de padronizar as técnicas de gestão a partir daquilo que foi testado e previamente provado como eficiente por profissionais da área.
As recomendações do PMBOK são especialmente interessantes pois têm o potencial de universalizar em um só registro a experiência de gestão a partir de perspectivas de gerentes de projeto do mundo todo.
Onde surgiu o PMBOK?
O PMBOK é editado e publicado pelo Project Management Institute (PMI), organização sem fins lucrativos que se encarrega de fazer atualizações no texto sempre que necessário.
O material circula entre profissionais da gestão desde de 1996, mas sua história começa pelo menos dez anos antes disso.
Em 1983, a primeira tentativa do PMI de padronizar as práticas do setor resultou no artigo “Ethics, Standards, and Accreditation Committee Final Report”.
O Guia PMBOK surge, então, de uma necessidade verificada entre os profissionais da área que buscavam fórmulas para garantir a qualidade em seus resultados de maneira constante.
Benefícios do uso do PMBOK
Quem trabalha com o PMBOK sabe que ele traz diversos benefícios para a sua organização.
Isso porque apresenta técnicas que têm eficiência comprovada pela experiência de gestores do mundo todo.
Essa universalização das práticas pode parecer um exagero, mas, na prática, o guia propõe que seus modelos sejam adaptados de acordo com as necessidades de cada projeto.
Ao incluir ou omitir etapas do que foi proposto, o gestor cria uma personalização maior de acordo com suas demandas.
No fim, consegue construir fluxos de trabalho mais eficientes onde as informações circulam até as partes interessadas e a empresa alcança maior produtividade com menos custos e mais qualidade.
Então, além de melhorar a moral da equipe, a utilização do PMBOK ajuda a aumentar a satisfação do cliente.
Áreas de conhecimento
É importante lembrar que o guia não compõe um método, mas sim, um manual que indica as técnicas e conhecimentos que funcionaram em processos similares.
Segunda a última edição do PMBOK (2017), um bom gerenciamento de riscos precisa envolver ações de 10 áreas de conhecimento – são elas:
- Integração;
- Escopo;
- Cronograma;
- Custo;
- Qualidade;
- Recursos;
- Comunicações;
- Riscos;
- Aquisições;
- Partes interessadas.
Grupos de Processos
Todo processo de uma organização precisa se organizar em etapas, definidas pelo guia como grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.
O início se dá pela verificação das necessidades da organização.
Para isso, será preciso identificar as partes interessadas e observar os processos atuais com seus pontos fortes e fracos.
O planejamento é o momento onde todas as informações e documentos preparados na iniciação são estudados para elaboração de um plano de ação.
Nesse momento é importante identificar riscos, escolher os indicadores-chave, definir o orçamento e o escopo de trabalho.
Seguindo para a execução, você vai pôr em prática tudo o que foi planejado até aqui.
A condução desse momento exige atenção para mobilizar a equipe e distribuir as tarefas entre os responsáveis de maneira equilibrada.
Depois de iniciada a execução, é importante retomar os indicadores que foram escolhidos para monitorar os resultados e entender a eficácia do planejamento.
No encerramento, a finalização das atividades formais acontece com a elaboração de um relatório final sobre os resultados obtidos.
Ciclo de Vida e da Organização de um projeto
Quando precisamos dar conta de um projeto complicado ou demorado, é comum fazer a divisão das atividades em fases.
O ciclo de vida nada mais é do que a divisão proposta para organizar o trabalho e garantir a qualidade nos resultados.
As fases do projeto podem ser maiores ou menores, dependendo da complexidade de cada uma – pode ser ainda necessário criar subdivisões dentro de cada fase.
Onde aplicar o PMBOK?
Um dos grandes trunfos do PMBOK é que ele é construído de maneira extremamente versátil pois não dá um passo a passo, mas, indica técnicas que se provaram eficientes na prática de outros profissionais.
Assim, o guia pode ser adaptado para ter bons resultados em processos de diferentes nichos, orçamentos, prazos e graus de complexidade.
Conclusão
A gestão de risco em projetos tem no guia PMBOK um grande aliado para alinhar suas ações e obter os melhores resultados possíveis.
O material é uma verdadeira enciclopédia sobre o tema e segue sendo referência no mercado há 25 anos.
Para conhecer mais sobre esse e outros materiais úteis para a sua gestão de projetos, continue acompanhando nosso blog!