Ciclo PDCA: o que é, como usar, etapas e exemplos práticos

Você sabia que o ciclo PDCA pode fazer grande diferença na hora de encarar a desafiadora tarefa de gerenciar os processos na sua empresa?

Com ele, a gestão pode planejar, executar, verificar e corrigir todo tipo de ação ou estratégia de negócios.

O ciclo PDCA é também um ótimo ponto de partida para começar uma nova etapa no planejamento em empresas ainda sem uma cultura voltada para objetivos.

Parece interessante? Então, avance na leitura e descubra como colocar em prática.

O que é PDCA?

O PDCA é uma ferramenta de gestão, usada para definir os aspectos básicos de um plano de ação empresarial.

Ela é também conhecida como Ciclo PDCA porque segue um processo cíclico de melhoria contínua em quatro etapas que se repetem para aprimorar processos e resolver problemas.

Cada etapa conta com um conjunto de procedimentos diferentes, mas todos têm o objetivo principal de promover ganhos de ponta a ponta.

O ciclo PDCA é iterativo, ou seja, se repete várias vezes, sempre aprimorando os resultados obtidos anteriormente. 

Logo, é um meio de se colocar em prática o conceito Kaizen de melhoria contínua.

Para empresas sem uma cultura de gestão orientada para resultados, essa é uma ferramenta indicada para dar os primeiros passos.

Tanto é que os gestores adeptos à metodologia Seis Sigma usam a ferramenta para criar um roteiro alternativo ao DMAIC em seus projetos.

Para que serve o ciclo PDCA?

Seu negócio opera a partir de metas? Se ainda não, o PDCA é um ótimo instrumento de controle para dar início a essa abordagem.

Como veremos mais à frente, cada uma de suas etapas abrange tudo que uma empresa precisa para implementar um plano de ação a partir do zero.

No setor industrial, por exemplo, o ciclo PDCA é amplamente utilizado para dar conta das múltiplas fases que compõem um processo de fabricação.

Também vem a calhar nas empresas prestadoras de serviços, servindo como uma espécie de roteiro para orientar o atendimento e a atividade em si.

O PDCA é ainda uma ferramenta muito útil em empresas que precisam mapear, identificar e aprimorar seus processos.

A seguir, entenda como ela funciona em suas quatro etapas e veja como pode ser aplicada. 

Quais as etapas do ciclo PDCA?

Agora chegou a hora de entender cada conceito que divide esse instrumento em quatro fases e como colocar em prática. 

Acompanhe.

Planejar (Plan)

A primeira etapa é a de planejamento, a base do gerenciamento necessário para melhorar os resultados em um negócio.

É preciso definir com precisão o problema a ser “atacado”, para que, ao chegar na próxima etapa, as soluções produzam os efeitos esperados.

Portanto, o “P” de planejamento trata do plano de ação que será detalhado após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do problema.

Fazer (Do)

Nesta fase, é colocado em prática tudo que foi acordado no plano de ação. 

Vale destacar que a etapa do planejamento pode ser uma das mais extensas, a fim de antecipar todas as medidas a serem tomadas nesta fase. 

Tudo vai depender do tamanho do desafio e da complexidade da estratégia.

É aqui que se verifica também se o que foi planejado é exequível, confirmando ou não a viabilidade das ações propostas.

Verificar (Check)

A terceira etapa é uma oportunidade de refletir sobre os resultados obtidos e o comprometimento dos envolvidos na implementação das ações definidas.

Você poderá identificar a diferença entre o que foi realizado e o que foi planejado no seu plano de ação, verificando se o que foi cumprido atende aos padrões da qualidade pré-definidos no planejamento.

Agir (Act)

O último estágio é dedicado a realizar ações corretivas nas diferenças encontradas na fase anterior. 

Eventualmente, ocorrerá a padronização e conclusão do ciclo de melhoria.

No caso de sucesso, essa é a etapa que integra dois importantes ciclos de gerenciamento — melhoria e manutenção dos resultados.

Quem criou o PDCA?

Na verdade, o ciclo PDCA é uma adaptação do ciclo de Deming, também chamado de Ciclo de Shewhart, criado por Walter A. Shewhart e Willian E. Deming na década de 1920.

Como vimos, essa é uma ferramenta de gestão baseada em quatro passos básicos: Plan (Planejar); Do (Fazer); Check (Verificar); Act (Agir).

No começo, tratava-se de um ciclo somente com as etapas de especificação, produção e inspeção.

A partir dos anos de 1950, William E. Deming fez modificações, e a ferramenta passou a ter como etapas a Especificação, Produção, Colocação no mercado e Reprojeção.

Com o passar dos anos, o ciclo PDCA foi sendo modificado, de modo que pudesse atender não apenas às necessidades da indústria, como de empresas de outros segmentos, chegando ao modelo utilizado hoje.

PDCA e PDSA: qual a diferença?

Muitas pessoas acreditam que PDCA e PDSA têm o mesmo significado, mas são metodologias diferentes.

As diferenças estão justamente nas etapas de cada ferramenta. 

Enquanto no PDCA você tem Plan-Do-Check-Act, o PDSA usa a lógica Plan-Do-Study-Act (em português, planejar-fazer-estudar-agir).

O PDCA surgiu primeiro e sua aplicabilidade é vasta, principalmente quando trata-se da gestão e resolução de projetos diversos.

O PDSA, por sua vez, foi pensado para ter como foco os eixos do aprendizado e da melhoria de um produto ou processo existente no seu negócio.

Inicialmente, o propósito de sua criação era torná-lo um complemento ao PDCA, justamente devido à sua utilidade na elaboração de um novo conhecimento.

Esse método também foi estruturado pelo estatístico Deming e é tido como uma espécie de evolução natural do Ciclo PDCA.

No meio de tantas diferenças entre ambas as metodologias, a principal mudança, portanto, é a troca de duas etapas: saída da fase check (verificar) e a entrada da fase study (estudar).

Pode parecer pouca coisa, mas essa simples alteração traz à tona um comportamento enfático em que se parte do princípio de que é preciso mais do que apenas averiguar a qualidade dos processos.

Existe ainda a ferramenta SDCA, que significa Standard, Do, Check and Act. Em português: padronizar, executar, verificar e agir. 

Conheça o SDCA neste artigo!

Benefícios do PDCA

O PDCA é uma ferramenta estratégica que permite sistematizar os processos de um negócio com mais precisão.

A gestão ganha a capacidade de se organizar produtivamente nas suas atividades, já que cada fase do ciclo tem finalidades específicas.

Ele otimiza o trabalho e contribui no aperfeiçoamento do desempenho das tarefas em equipe, ampliando a visão sobre os processos, orientando a tomada de decisão e aumentando a objetividade ao tratar de projetos.

Cada etapa indica os pontos positivos e negativos, trazendo consigo a aplicação de medidas corretivas e preventivas, gerando um conhecimento aprofundado das demandas.

Além de facilitar na realização de escolhas, essa é uma ferramenta de gestão que favorece o alcance de metas.

Por definir o trabalho de forma segmentada e detalhada, permite às lideranças e a cada colaborador coordenar as ações para conseguir cumprir com os seus objetivos.

O PDCA tem outra característica que o torna vantajoso: ele permite uma melhor identificação e correção de lacunas, reduzindo o gap ao enfrentar eventuais obstáculos.

Vamos ver então os benefícios que a utilização dessa poderosa ferramenta proporciona e de que maneira ela pode impactar um negócio positivamente.

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Auxílio na tomada de decisões

O ciclo PDCA é como um guia, orientando a gestão quanto ao que fazer para alcançar seus objetivos.

O processo decisório ganha em qualificação, principalmente se, junto com o PDCA, a gestão utilizar uma outra ferramenta, a análise SWOT.

A partir do autoconhecimento dos pontos fortes e do que precisa melhorar, é possível definir metas a partir do princípio SMART.

As decisões da empresa deixam de ser “pessoais”, passando a ser orientadas por processos.

Os resultados tendem a melhorar porque, com planejamento, a gestão passa a saber em que “terreno” está pisando e para onde o negócio está seguindo.

Reduz custos

O uso do ciclo PDCA permite testar uma mudança de processos em pequena escala. 

Ele serve como um piloto, a ser implementado antes de efetivar um novo método ou processo sobre o qual não se tenha certeza sobre os resultados.

O negócio pode funcionar normalmente enquanto a gestão analisa o efeito de uma mudança, avaliando seus riscos. 

Isso evita que esses riscos se concretizem, aumentando a margem de sucesso e reduzindo os custos associados, principalmente nos esforços de inovação.

Menos riscos, menos erros e, em consequência, os custos em geral diminuem. 

Sendo assim, o PDCA é uma ferramenta indicada para quem precisa cortar gastos mas não sabe bem por onde começar.

Ampliável

Ao verificar e analisar uma nova técnica, método ou processo pelo ciclo PDCA, a empresa pode expandir o processo para todos os seus setores, inclusive os de back office, aumentando a garantia sobre os resultados esperados.

Como vimos, o PDCA é uma ferramenta que, com os anos, foi sendo adaptada para servir a empresas de todos os segmentos, fazendo dessa uma solução bastante flexível e escalável.

Como utilizar o ciclo PDCA na sua empresa?

Toda empresa deseja crescer, prosperar e receber um feedback positivo daqueles que consomem seus produtos e serviços.

Nas que não contam com processos bem definidos ou o clima organizacional precisa melhorar, o PDCA pode ser um bom ponto de partida.

Ele pode ser aplicado em diversos contextos, ajudando a identificar gargalos e pontos de melhoria em todos os aspectos gerenciais. 

Confira na sequência.

Liderança

Um profissional alcança o nível de liderança quando ele desenvolve soft skills e técnicas próprias dessa posição.

Entre as atribuições que um líder precisa dominar estão a capacidade de lidar com diferentes tipos de pessoas, ter boa comunicação, se expressar com clareza e pensar estrategicamente.

Além disso, deve ter agilidade em solucionar problemas, ponto em que o PDCA serve muito bem, ao orientar quanto ao que fazer desde a fase do planejamento.

Qualificação técnica

Sendo também uma ferramenta de qualidade, o profissional qualificado para aplicar o ciclo PDCA desenvolve aspectos que até então não havia percebido.

O PDCA pode, em certos casos, representar uma mudança total de mindset, servindo como um guia para deixar claro às equipes em que elas precisam melhorar e o que fazer para isso.

Sua abordagem pragmática é focada naquilo que tem que ser feito, conforme os recursos disponíveis e o nível de conhecimento médio.

Aplicação do conhecimento

O PDCA permite que gestores e colaboradores sejam capazes de promover também a gestão do conhecimento.

Não se trata de saber mais ou ter uma experiência comercial maior que os outros, mas conhecer processos para estruturá-los.

Como consequência disso, todos passam a entender e executar suas atividades conforme sua própria competência.

A gestão do conhecimento é um braço da liderança empresarial dedicado a aprimorar e organizar as experiências adquiridas. 

O PDCA, nesse caso, serve como um instrumento de avaliação constante para saber se a empresa domina as competências fundamentais para superar seus desafios diários.

Ao aplicar o ciclo para a avaliação, o PDCA ajuda a entender se a empresa vem ganhando know how e massa crítica para dar conta das suas atividades.

Exemplo de aplicação do ciclo PDCA

O PDCA soa muito bem na teoria. E na prática, como veremos abaixo, ele funciona melhor ainda.

Vamos considerar, para efeitos ilustrativos, uma empresa fictícia chamada “DataBest” que desenvolve e vende software para pequenas e médias empresas. 

A DataBest tem como meta melhorar a satisfação do cliente, que recentemente caiu devido a problemas no suporte técnico. 

Para isso, seus gestores decidem usar o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) para abordar a questão. 

Confira como cada etapa pode se desenrolar.

Plan (Planejar)

Objetivo: melhorar a satisfação do cliente em relação ao suporte técnico.

Análise da situação:

1. Recolher feedbacks dos clientes por meio de pesquisas e caixas de reclamações
2. Identificar as principais áreas de insatisfação (tempo de resposta, eficácia das soluções, etc.).

Plano de Ação:

1. Treinamento da equipe: implementar um programa de treinamento intensivo para os agentes de suporte
2. Sistema de tickets: introduzir um novo sistema de tickets para melhor gerenciamento e priorização das solicitações
3. Base de conhecimento: criar uma base de conhecimento online onde os clientes possam encontrar soluções para problemas comuns.

Do (Fazer)

Implementação:

1. Realizar sessões de treinamento para a equipe de suporte
2. Configurar e lançar o novo sistema de tickets
3. Desenvolver e publicar a base de conhecimento no site da empresa.

Check (Verificar)

Monitoramento e avaliação:

1. Feedback do cliente: coletar feedback dos clientes após a implementação das mudanças
2. Métricas de desempenho: analisar métricas como tempo médio de resposta, taxa de resolução no primeiro contato e índices de satisfação do cliente.

Análise dos resultados:

1. Comparar os dados de satisfação do cliente antes e depois das mudanças
2. Identificar se houve uma melhora nas áreas que antes eram problemáticas.

Act (Agir)

Ajustes e melhoria contínua:

1. Ajustar o treinamento: com base no feedback, ajustar os programas de treinamento para solucionar eventuais lacunas
2. Otimizar o sistema de tickets: melhorar o sistema de tickets com base nas sugestões dos agentes e clientes
3. Atualizar a base de conhecimento: adicionar novas soluções e informações conforme novos problemas forem identificados.

Padronização:

1. Documentar os processos que foram bem-sucedidos e padronizá-los como práticas recomendadas
2. Estabelecer um ciclo contínuo de feedback e melhoria, garantindo que a satisfação do cliente continue a ser monitorada e aprimorada.

Como saber mais sobre o PDCA?

Embora seja uma ferramenta simples na sua essência, o ciclo PDCA, em geral, costuma se desdobrar em várias etapas, conforme o tipo de objetivo que se pretende atingir.

O ideal, nesse caso, é que o gestor responsável pela sua aplicação tenha o domínio de outras ferramentas de controle e gestão.

O programa EDTI Go Black conta com uma extensa programação de cursos, nos quais você aprende a aplicar não só o PDCA, como muitas outras ferramentas na prática.

Também aprende como implementar o ciclo PDSA, considerado a evolução do PDCA, nos nossos cursos EAD de formação de líderes Green Belt e Black Belt.

Conclusão

Poderíamos desenvolver vários conteúdos só sobre as vantagens que o ciclo PDCA traz para um negócio.

Ainda assim, o PDCA não é a única ferramenta a ser aplicada, tendo em conta que ela depende de outras para potencializar os resultados.

Por isso, aí vai uma dica: conheça os principais métodos, técnicas e instrumentos usados para gerir empresas lendo os artigos do blog da EDTI.

Uma boa leitura para complementar o texto que você acabou de ler é o guia para execução e prática da ferramenta 5W2H. O download é grátis!