Para que serve um fluxograma: 6 usos em empresas

Se você não sabe para que serve um fluxograma, está perdendo uma ferramenta valiosa para controlar suas atividades e o fluxo de seus processos.

Não por acaso, das empresas mais conservadoras às mais disruptivas, esse é um mecanismo muito utilizado para gerir tarefas e registrar ideias, entre outros usos.

Empresas que não contam com fluxogramas bem definidos perdem a visão sobre suas próprias rotinas e, assim, se arriscam ao descontrole.

Um fluxograma pode também ser bastante útil no nível pessoal, seja ampliando a visão sobre o seu próprio dia a dia, quanto sobre sua carreira e decisões.

Avance na leitura e descubra como aplicar mais esse recurso em suas atividades.

O que é e para que serve um fluxograma?

Imagine que você está à frente de uma linha de produção de uma grande indústria de alimentos.

Agora, pense na quantidade de processos e etapas que levam as matérias-primas e ingredientes utilizados a se transformarem em produtos prontos para o consumo.

Entre uma ponta e outra desse conjunto de atividades, existe um fluxo complexo que precisa ser mapeado, certo?

Pois é nesse momento que o fluxograma representa uma solução para que uma sequência de atividades interligadas possa ser corretamente desenhada.

De cara, isso já traz um ganho considerável, que é a própria visão sobre o processo documentada.

Assim, gestores e líderes tornam-se capazes de decidir o que fazer caso alguma falha ou atraso venham a retardar a produção.

Porém, o fluxograma se aplica a muitas outras áreas, como veremos ainda neste artigo.

?Ebook – Just In Time! Quais são as vantagens e desvantagens?

6 usos do fluxograma dentro de uma empresa

Toda atividade produtiva, seja na indústria, comércio ou prestação de serviços, está sujeita a mecanismos de controle de qualidade.

Pois é justamente para isso que um fluxograma serve no contexto empresarial.

Independentemente do ramo, essa é uma das muitas formas de manter um negócio nos trilhos.

Vale sempre lembrar o que disse o mestre William E. Deming: “Não se gerencia o que não se mede”.

Nesse sentido, o fluxograma é uma ótima ferramenta de controle porque permite medir a eficácia de um processo, começando pelo seu mapeamento.

Além disso, essa é uma solução versátil, que pode ser replicada em diferentes nichos de negócios.

Veja a partir de agora seis situações em que ela pode ser implementada:

1. Tomada de decisão

Como vimos, o fluxograma é uma ferramenta que serve para orientar líderes em suas decisões.

A propósito, a falta de um fluxo bem definido de etapas até que se tome uma decisão é um problema para empresas sem mecanismos de controle.

Quando isso acontece, é comum que seus gestores decidam com base apenas em seu “feeling” ou conforme as circunstâncias.

O que provavelmente esses gestores não sabem é que, com um simples fluxograma, suas decisões poderiam ser tomadas com mais rapidez e com base em critérios mais sólidos.

Seria o caso, por exemplo, de um Conselho de Administração, que depois de uma assembleia, precisasse decidir com base no que foi discutido.

A partir de um fluxograma, os seus participantes podem saber quem tem que apreciar os resultados das deliberações para que, a partir disso, seja então decidido o que fazer.

2. Compras

Setores de compras trabalham sempre pautados nas demandas geradas pelos de estoque e de vendas.

Por isso, um fluxograma auxilia seus responsáveis a identificar a origem dos pedidos, o tipo de tratamento que cada um deve receber e para quem devem ser encaminhados.

Imagine, por exemplo, que uma grande rede varejista precisa lidar diariamente com centenas de pedidos vindo de diferentes estoques e pontos de venda.

Nesse caso, como garantir que cada loja seja atendida pelo fornecedor ideal?

Como saber se um eventual pedido não está deixando de passar pelo crivo da contabilidade?

Para responder a questionamentos como esses, o fluxograma é a melhor forma de garantir que todas as etapas das solicitações serão submetidas à avaliação dos profissionais competentes.

3. Montagem de site

Dependendo do modelo de negócio e da quantidade de produtos e serviços oferecidos, a montagem de um site pode se tornar um verdadeiro quebra-cabeças.

Mapear os diferentes fluxos de navegação, portanto, é uma forma de otimizar as funções de uma página, garantindo que ela gere os resultados esperados.

Sem um fluxograma, seria muito fácil se perder ou simplesmente não saber quais páginas precisam ser construídas e qual o objetivo de cada uma.

4. Vendas

Não é só no momento de decidir que os gestores das empresas cometem enganos, deixando de se pautar em dados e em processos confiáveis.

Esse é um erro igualmente comum em processos de vendas, muitas vezes confundidos com a simples prospecção de clientes.

O fluxograma aplicado a vendas ajuda a identificar os canais de vendas prioritários, onde a empresa começará a prospecção e de que forma esses leads serão nutridos até se tornarem clientes.

5. Linha de produção

É na linha de produção que o fluxograma pode ser aplicado com todo o seu potencial.

Afinal, é lá que os processos são mais claramente identificáveis e o sucesso das atividades depende do correto sequenciamento de cada etapa.

Fonte da imagem: https://www.citisystems.com.br/wp-content/uploads/2012/11/tipos_fluxogramas.jpg

Na imagem acima, vemos um exemplo de um fluxograma aplicado a uma linha de montagem industrial.

Observe como cada etapa é seguida de outra e que, em algumas delas, o processo pode ser interrompido.

Agora, imagine gerir tudo isso sem o apoio de uma ferramenta gráfica de controle?

6. Atendimento

O mesmo fluxo de produção pode ser adaptado ao atendimento, no qual o fluxograma identifica quem recebe um pedido ou contato até a solução final.

Aqui, vale também considerar possíveis desdobramentos do atendimento, principalmente via URA, em que uma chamada pode ser reencaminhada diversas vezes.

Conclusão

Ficou claro para que serve um fluxograma e as diferentes possibilidades de aplicação desse instrumento?

É tudo muito interessante, mas as ferramentas de controle não terão utilidade se não houver uma formação sólida que permita aplicá-las no dia a dia.

Para isso, a EDTI oferece cursos baseados na metodologia Lean, ideais para quem quer ser um profissional especialista em eficiência de processos, com formação black belt e green belt.

Isso sem contar o vasto conteúdo gratuito para você se aprofundar em temas como o deste artigo.

Vá em frente e faça agora mesmo o download gratuito do nosso dossiê completo sobre fluxograma!