A padronização diz respeito à uniformização de todas as atividades e ferramentas envolvidas em um processo de produção.
Ela indica as características físicas do produto e os fluxos de trabalho necessários, assim como as ferramentas de qualidade que devem ser empregadas em sua produção.
Sem um padrão meticulosamente planejado, seria impossível atingir a excelência na qualidade.
Um produto sem qualidade é um péssimo negócio para quem vende, porque, cedo ou tarde, os clientes vão perceber e vão deixar de comprar.
Para quem vende, pode até parecer atrativo, já que produtos de qualidade inferior têm sempre um custo de produção reduzido.
Porém, esse é o “barato que sai caro”, não apenas pelos impactos nas vendas, mas pelo abalo na imagem e reputação da marca.
As chances disso acontecer são menores quando se investe na padronização dos processos.
Esse é o tema deste artigo, no qual você vai mergulhar fundo nos principais métodos de padronização e saber o que as empresas fazem para defini-los.Continue lendo para saber como padronizar o trabalho e aumentar a produtividade na empresa.
O que é padronização?
Padronização é a organização sistemática de um processo, de modo que se possa antecipar tudo que acontece antes, durante e depois.
Esse é o caminho que as empresas bem sucedidas percorrem para alcançarem grandes mercados e se eternizarem nas mentes e corações de seus clientes.
Dentro de uma linha de produção, padronizar significa criar e aplicar modelos de trabalho a fim de garantir maiores níveis de produtividade.
Assim, a padronização engloba os aspectos técnicos da mercadoria – dimensões, cores e modelo – assim como também a descrição dos processos necessários para atingir esse resultado ideal.
O controle de qualidade também faz parte da padronização, servindo para especificar os parâmetros para desenvolver um certo produto.
Nesse contexto, é preciso pensar em tudo: desde a organização do local de trabalho até a qualificação das pessoas no chão de fábrica.
Por isso, ao estabelecer um padrão, é preciso considerar elementos e aspectos ambientais, mercadológicos e o bem-estar dos colaboradores da empresa.
Qual a importância da padronização na produção industrial?
Toda empresa deve, em algum momento, lidar com um certo nível de incerteza em seus negócios.
Como saber se um produto vai ser bem aceito?
De que forma lançá-lo no mercado?
Como garantir que ele venda continuamente?
Embora não existam respostas 100% exatas para essas questões, uma coisa é certa: sem um padrão de produção, as chances de os resultados serem negativos é muito mais alta.
Na produção industrial, a padronização é um caminho para melhorar a qualidade, como também uma forma de adequar processos aos parâmetros legais e normativos.
Uma fábrica de eletrodomésticos, por exemplo, precisa garantir que seus produtos apresentem uma certa eficiência energética, conforme os padrões da ANEEL.
O mesmo se aplica a veículos, que precisam apresentar um padrão no consumo de combustíveis estabelecido pelo INMETRO e outros órgãos de controle.
Os padrões servem também para atender às expectativas do consumidor, contribuindo para sua satisfação.
Ao comprar uma Coca-Cola, temos a certeza de que, ao abrir a garrafa, vamos encontrar uma bebida com certas características.
Ou, ao adquirir um iPhone, esperamos receber um produto único, diferente da maioria dos smartphones que se encontram no mercado.
Tudo isso tem a ver com a padronização, que começa já na aquisição dos insumos e matérias-primas indispensáveis para dar sequência em um processo produtivo na indústria.
Exemplos de padronização na indústria
Cada segmento industrial opera conforme seus próprios padrões de produção e de qualidade.
Afinal, um produto alimentício deve ser fabricado de acordo com padrões totalmente diferentes dos que se aplicam a um móvel ou um eletroeletrônico.
Vamos ver então alguns exemplos de como essa padronização acontece, destacando alguns processos industriais em segmentos distintos:
- Alimentício: a pasteurização é um tratamento empregado na indústria alimentar para eliminar germes e patógenos dos produtos
- Automotivo: as montadoras automatizam certas etapas da fabricação de carros, visando acelerar o processo, reduzir custos e evitar acidentes
- Construção civil: as empreiteiras e construtoras operam seguindo os limites normativos de segurança do trabalho determinados pela CIPA
- Petroquímico: as refinarias precisam se adequar às normas de segurança ambiental para evitar a contaminação ambiental por rejeitos industriais
- Comunicações: aparelhos celulares saem de fábrica com configurações específicas para seus sistemas operacionais e para que funcionem em uma determinada rede.
Onde há um processo industrial, é certo que haverá ali algum tipo de padronização, não só por questões de qualidade, mas para atender às exigências legais do setor.
Nesse aspecto, padronizar é uma forma de garantir que os produtos que chegam aos pontos de venda foram fabricados de acordo com as mais rigorosas normas de segurança.
Do contrário, o consumidor não poderia saber se um alimento é seguro ou se faz mal para pessoas que têm algum tipo de restrição alimentar.
Também é uma maneira de saber que uma indústria respeita o meio ambiente e a segurança de seus colaboradores, o que é sempre uma garantia para seus clientes.
Quais as vantagens da padronização?
Grandes empresas não investiriam em padronização se não tivessem resultados para lá de positivos.
Confira a seguir algumas das vantagens que elas agregam e os ganhos indiretos a partir da adoção de um padrão.
Identificação dos fluxos produtivos
A primeira vantagem de investir em padronização é que, durante o processo, será possível conhecer melhor os fluxos de trabalho da empresa, ajudando a identificar problemas.
A partir desse conhecimento, o gestor pode trabalhar para evitar as variações, desenvolvendo padrões para alcançar melhores resultados.
Como consequência, eleva-se o padrão de qualidade e os níveis de produtividade de ponta a ponta nos processos industriais.
Mais segurança
Como vimos, a padronização é, em certos casos, uma exigência e um requisito para operar legalmente.
A partir do atendimento às normas, os processos passam a ser mais seguros para os colaboradores, além de custar menos.
A propósito, segundo os dados mais recentes disponibilizados pela Escola Nacional de Administração Pública (ENAP), os acidentes de trabalho e doenças laborais geraram em 2019 um custo de R$ 19,1 bilhões.
Parte desses acidentes e afastamentos poderiam ter sido evitados se as empresas tivessem padrões mais rígidos de segurança e saúde no ambiente de trabalho.
Aumento da qualidade
Sem padronização, seria impossível desenvolver produtos com qualidade ou essa qualidade não estaria presente em todas as unidades produzidas.
Todo consumidor espera, ao encontrar seus produtos e marcas preferidas, um certo padrão e características distintivas.
Assim, ele pode calcular o custo-benefício de uma compra, o que é fundamental para que, com o tempo, ele possa ser fidelizado.
A qualidade cria uma “aura” em torno dos produtos, facilitando assim eventuais entradas em novos mercados.
Fidelização de clientes
Com a percepção de que a relação custo-benefício positiva é constante, surge a confiança e, com isso, o cliente tende a virar um defensor da marca.
Ele sabe que, ao encontrar o produto, pode comprar de olhos fechados, tendo a certeza de que vai levar para casa algo que corresponde exatamente àquilo que espera.
A padronização facilita também os esforços de inovação, reduzindo a insegurança que possíveis modificações possam causar.
Por associação, o cliente pode inferir que, se um produto que compra há muito tempo mudou, é porque foi para a melhor.
Embora isso nem sempre aconteça, quando se investe em padronização, o peso das mudanças tende a ser menor aos olhos do consumidor, que pode permanecer fiel mesmo com possíveis modificações.
Como realizar uma boa padronização de processos?
A padronização é um esforço contínuo e que requer, antes de mais nada, uma certa capacidade de planejamento.
Veja na sequência como dar os primeiros passos para sistematizar a padronização em seus processos chave.
Defina um objetivo
O primeiro passo para padronizar um processo é entender qual é seu objetivo.
Pode ser eliminar os erros, reduzir os custos ou minimizar o Lead Time, por exemplo.
A partir da definição de uma meta, será possível entender onde a empresa está falhando em atingi-la e o que ela já tem à mão que possa facilitar nesse sentido.
Essa é a base de uma abordagem estratégica, em que a padronização serve a um propósito maior, de modo que se possa monitorar e controlar o processo de implementação.
Mapeie o cenário
O próximo passo é entender como o cenário atual se apresenta e quais são suas fortalezas e fraquezas hoje.
Quanto maior for o número de pessoas envolvidas no processo, mais ampla será a visão dos desafios a serem superados.
É preciso analisar minuciosamente o cenário interno e externo, para o que a ferramenta mais indicada é a análise SWOT.
Registre e documente o processo
A implementação da padronização demanda por si só algum padrão.
Parte desse esforço se cumpre pelo registro das etapas que já foram concluídas, seguindo de acordo com o que foi definido no planejamento inicial.
Como parte do planejamento e para facilitar essa documentação, a meta principal pode ser dividida em metas menores, de modo a facilitar o controle.
O framework de trabalho Scrum pode ser útil, ao dividir o processo em sprints, como prevê a metodologia Lean Six Sigma.
No final, espera-se que a padronização abra caminhos também para a melhoria contínua.
Ferramentas de padronização
Não existe padronização sem ferramentas da qualidade.
É como tentar montar um motor sem chaves de fenda, parafusadeiras e outros apetrechos.
A padronização também pode ser estabelecida utilizando um “arsenal” vasto de soluções, como veremos a seguir.
5S
O 5S é uma ferramenta da qualidade que reúne em sua sigla as cinco etapas consecutivas para organização de equipes e ambientes de trabalho.
Desenvolvido por Sakichi Toyoda, esse foi um dos conceitos que inspirou o Toyotismo, metodologia que foca em reduzir os desperdícios e os tempos de espera.
Tendo em vista a organização dos ambientes de trabalho, o 5S equivale a:
- Seiri (senso de utilização e descarte)
- Seiton (senso de ordenação e organização)
- Seiso (senso de limpeza)
- Seiketsu (senso de normatização)
- Shitsuke (senso de autodisciplina).
PDCA
Desenvolvida pelo industrial Walter Shewhart, o método PDCA significa Plan, Do, Check e Act – planejar, fazer, checar e agir.
A ferramenta é utilizada por gestores para lidar com tarefas simples e complexas, já que propõe um ciclo que permite revisitar o problema quantas vezes for preciso até atingir o resultado ideal.
Assim, ela garante a qualidade das entregas enquanto promove uma melhoria contínua dos processos.
5W2H
Já a ferramenta 5W2H se refere às questões em inglês que devem ser feitas durante a implementação de um método ou quando se planeja fazer alguma mudança.
Cinco delas começam com a letra W (What, Who, When, Where e Why) e duas com a letra H (How e How much).
No fim, o gestor que aplica a metodologia tem um checklist completo: o que deve ser feito, qual a justificativa da tarefa, o local indicado para realização e o prazo de entrega, assim como o orçamento, o método e o nome do profissional responsável.
Playbook de Processos
O Playbook de Processos nada mais é do que um manual criado para guiar o andamento das atividades durante toda a linha de produção.
Desenvolvido internamente, esse documento tem a função essencial de descrever o fluxo do trabalho dentro da empresa, orientando ao longo de todo o processo.
Qual a relação entre padronização, controle de qualidade e melhoria contínua?
Se você chegou até aqui, percebeu que a padronização está muito relacionada com qualidade e melhoria contínua.
Nada mais adequado, já que, para haver qualidade, é preciso eliminar ou reduzir as incertezas e inconsistências nos processos de fabricação por meio da padronização.
Por outro lado, o conceito de qualidade é intercambiável, logo, o que é considerado de alta qualidade hoje pode não ser amanhã, até por causa das mudanças que vêm da concorrência.
Assim, a melhoria contínua é parte intrínseca da padronização, pois é a única maneira de uma empresa continuar em movimento e evitar a estagnação em seus processos produtivos.
Padronização na metodologia Lean Six Sigma
Um dos objetivos principais da metodologia Lean Six Sigma é a eliminação ou mitigação dos desperdícios, associada ao aumento da qualidade.
Nada disso seria possível sem um constante esforço e investimento na padronização que, como vimos, é um requisito básico para se alcançar a qualidade total.
Por isso, qualidade e Six Sigma têm tudo a ver, assim como a padronização tem uma relação umbilical com a qualidade e redução dos desperdícios na indústria.
Conclusão
A padronização de processos é o primeiro passo para quem quer otimizar seus fluxos de trabalho para garantir maior produtividade e qualidade nas entregas.
Ao estabelecer padrões, a empresa evita desperdícios e erros em razão da variação.
Com o uso das ferramentas de controle, a padronização também ajuda a manter um alto padrão de qualidade nas entregas.
Não surpreende que as empresas estejam sempre em busca de profissionais qualificados para estabelecer os mais altos padrões operacionais e estratégicos.
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