Todo negócio bem sucedido investe na otimização de processos.
Desde a comunicação até as mais simples atividades de back office ou de chão de fábrica, é preciso coordenar muito bem os processos para que os resultados saiam como o esperado.
Processos caóticos ou desconhecidos são um convite para o prejuízo e para a insatisfação geral, a começar pelos próprios colaboradores.
Não é de se admirar, portanto, que as empresas mais bem conceituadas e tidas como boas marcas empregadoras tenham processos muito bem elaborados.
Entenda como funciona a otimização dos processos e saiba o que isso pode fazer para alavancar os resultados.
O que é otimização de processos?
Otimização de processos é o somatório de medidas que visam identificar, mapear e qualificar um ou mais procedimentos em uma atividade produtiva.
No segmento de serviços, por exemplo, o bom atendimento deve ser pautado em certos processos para que deixe o cliente seguro a respeito do que está contratando.
Já na indústria, a otimização de processos é o caminho para ganhar mais eficiência e segurança no ambiente de trabalho.
O que é otimização de processos industrial?
O contexto industrial apresenta nuances únicas, que demandam um tratamento direcionado para os seus processos.
Só na indústria se lida com as operações de chão de fábrica, que dependem do bom andamento das linhas de montagem ou de produção para serem realizadas.
A otimização de processos industrial age, portanto, no sentido de antecipar falhas, prever demandas e agilizar as rotinas para minimizar ou eliminar desperdícios.
Benefícios da otimização de processos
Como mostra um estudo de caso realizado pela UFRJ, a otimização de processos gera retorno financeiro direto, como exemplificado na página 166.
Por mais simples que seja a operação, sempre há espaço para melhorar alguma parte dos seus processos, tanto nas entradas quanto nas saídas.
Não surpreende que as empresas que levam adiante o esforço de otimização tenham resultados como os que essa pesquisa revela.
Confira na sequência outros benefícios que uma empresa pode perceber ao investir na otimização de seus processos de ponta a ponta.
Facilita a tomada de decisão
Um processo consiste em uma entrada e uma saída, bem como os eventos que acontecem entre um e outro.
Seria o caso de uma linha de produção, na qual uma das possíveis entradas é a inserção de um material em uma máquina para processamento e sua saída na forma de uma peça.
Digamos que o equipamento que dá conta desse processo pare por algum motivo.
Sem conhecer os processos envolvidos, a resolução do problema seria impossível, já que as causas não poderiam ser detectadas.
Logo, o conhecimento sobre os processos é fundamental para o processo decisório e para que a gestão possa saber quais medidas tomar de acordo com cada caso.
Aumenta a adaptabilidade
Um processo mapeado permite que um negócio adapte suas operações às circunstâncias que venham a se apresentar.
Voltando ao exemplo da linha de montagem, é a partir dos processos que os líderes no chão de fábrica podem saber onde agir para aumentar o ritmo, se assim for necessário.
Ou, em contextos de demanda mais baixa, a otimização de processos é fundamental para reduzir as perdas em uma eventual diminuição da capacidade produtiva.
Diminuição do lead time
Lead time é o tempo que uma empresa leva para receber um pedido ou uma ordem e a sua entrega.
Ele pode ser medido em quase toda etapa produtiva.
Pode ser o lead time de um produto industrializado, de um item que sai de um estoque até a compra ou da prestação de um serviço.
Quanto menor esse tempo, mais produtiva a atividade será, aumentando sua capacidade de gerar lucros.
Para isso, é necessário que se conheçam os processos, de modo que eles possam ser realizados em menos tempo e com menos custos.
Agilidade para identificar erros
“Onde foi que eu errei?” é a pergunta que sempre nos fazemos quando cometemos um engano com consequências indesejáveis ou inesperadas.
A otimização de processos tem como um de seus benefícios agilizar a busca de respostas para possíveis problemas nas atividades produtivas.
Nas vendas, por exemplo, a falta de um script pode levar a erros de abordagem que fazem com que potenciais clientes se percam.
Esse é um processo que, quando conhecido a fundo, ajuda as equipes de vendas a saber onde estão falhando e fazer as correções necessárias na abordagem.
Agilização do atendimento
A propósito, um processo bem definido nas vendas é meio caminho andado para prestar um bom atendimento.
Os profissionais passam a receber do marketing leads mais qualificados para fechar negócio, entre outras vantagens.
O cliente também sai ganhando, já que uma equipe de vendas que conhece bem os processos comerciais é muito mais capaz de reduzir objeções e tirar dúvidas.
Corte de custos exato
Você pode ler na internet alguns materiais que abordam a redução de custos como uma das vantagens da otimização de processos.
Dizer isso é “chover no molhado”, já que todo processo otimizado é, por si só, uma maneira de cortar gastos.
A questão mais importante é: será que a empresa está cortando os custos certos?
Afinal, um corte mal feito em uma etapa crítica pode surtir efeito contrário, gerando outros custos ainda maiores.
Por isso, mais importante que cortar é cortar no lugar certo, na hora certa e na etapa exata de um processo.
Exemplos de otimização de processos
Não existe processo que não possa ser otimizado.
Desde a atividade principal até as de retaguarda, qualquer empresa pode tirar vantagem quando investe em processos otimizados.
A gestão de documentos é um exemplo disso, como fazem as empresas que digitalizam seus acervos e automatizam os processos de entrada de dados.
Outro exemplo de otimização de processos é o de geração de relatórios, que demandam todo um esforço de pesquisa, coleta e armazenamento de dados.
Isso para não falar dos processos de comunicação, que podem ser otimizados investindo em canais digitais ou na criação de plataformas dedicadas à troca de mensagens.
Como otimizar processos industriais?
Os processos industriais são um “caso à parte” já que, como vimos, a indústria opera em condições únicas.
Para esse setor, a automação é obrigatória para agilizar as rotinas na produção em série, monitorar a produção e ajudar as lideranças a definir ações de melhoria.
Boa parte das empresas do segmento industrial e fabril ainda utilizam sistemas do tipo Material Resource Planning (MRP) para ajudar a otimizar seus processos.
Da mesma forma, elas se valem de Enterprise Resource Planning (ERP) e Overall Equipment Effectiveness (OEE) para controlar a produção e analisar a capacidade produtiva de seus maquinários.
Ferramentas de otimização de processos
Processos demandam a aplicação de métodos e o uso de ferramentas desenvolvidas com essa finalidade.
Algumas das mais conhecidas e aplicadas pelos especialistas são:
- Matriz SIPOC (Supplier Input Process Output Customer)
- Matriz GUT
- Ciclo PDCA
- EPM (Enterprise Process Model)
- Notação BPMN.
Conclusão
Uma empresa até consegue se manter sem investir na otimização de processos, mas cedo ou tarde, a falta de visão nessa parte do negócio cobra o seu preço.
Perda de receitas, falta de competitividade e estagnação são alguns dos problemas que podem surgir em razão de processos não otimizados.
Os líderes Green Belt e Black Belt estão entre os mais requisitados pelas empresas de ponta para mapear e otimizar seus processos.
Você pode ser um deles, qualificando-se com a EDTI.