O que é um mapa de processos e como ele pode ser aliado na gestão?

A padronização dos processos tornou-se um instrumento importante para quem quer efetuar uma gestão estratégica competente.

A partir disso, a empresa visa ganhos de competitividade e melhoria no desempenho, mas essa tarefa não é fácil. Todos os dias, uma série de processos é executada.

Algumas vezes, erros e falhas acontecem, muito por conta do desconhecimento dos gestores dos detalhes subsequentes das tarefas, ou até mesmo pela falta de capacidade de identificar os recursos necessários para a execução.

Para isso, ter um mapa de processos bem produzido e executado é fundamental para que os bons resultados apareçam.

Para auxiliar na organização da sua empresa, vamos ajudar você a entender o que é um mapa de processos e como ele pode ser um grande aliado no crescimento da gestão dos negócios.

Continue a leitura deste post e saiba mais sobre essa importante técnica!

O que é mapeamento de processos?

No campo empresarial, quanto mais clara estiver a operação de uma unidade de negócio, melhor.

É nesse ponto que entra o mapeamento de processos. Essa ferramenta gerencial de comunicação visa apresentar de forma clara e simples cada passo da operação de determinada unidade — desde entradas, saídas e ações.

Ao definir o estado atual de um processo em uma empresa, é possível entender se o funcionamento está de acordo com os objetivos iniciais do negócio ou do plano estratégico dos gestores.

O grande objetivo do mapeamento de processos é poder traçar um caminho em que entradas bem planejadas transformam-se em saídas.

Com o mapa, uma sequência de atividades fica mais clara, como identificar as pessoas envolvidas, o fluxo de documentos e as interações com os processos de suporte.

Assim, é possível ter uma visão mais objetiva sobre o que está acontecendo dentro de uma organização.

Graças a isso, fica mais simples não apenas a identificação de onde serão coletados os dados a alimentar os indicadores, como também a escolha de qual indicador será usado.

Um mapeamento bem executado permite saber quem são os membros atuantes no processo e todas as regras a serem seguidas. Ele permite detalhar de forma precisa o processo e seu fluxo, discriminando eventos que possam ocorrer.

É preciso ter ciência dos resultados que estão sendo obtidos. Mesmo dando certo, vale sempre buscar melhorias. Para isso, o gestor deve estar atento às mudanças no mercado de gestão.

Por que fazer um mapeamento?

Um mapeamento de processos benfeito gera muitas vantagens para a empresa. Conheça algumas:

• conhecimento amplo de toda a cadeia do processo;
• percepções corretas dos recursos tecnológicos e pessoais do processo mapeado;
• entendimento do negócio de forma ampla e abrangente;
• criação de um documento de fácil entendimento do processo mapeado;
• preservação do conhecimento adquirido ao desenvolver o processo;
• percepção de eventuais falhas no processo.

Como estruturar um mapa de processos?

Para executar um mapeamento de processos é necessário seguir 4 etapas fundamentais:

1. Determinar quem estará envolvido no processo

O primeiro passo é saber quem participará dele. A ideia é envolver todos que trabalharão na execução, como colaboradores, fornecedores, clientes, supervisores e demais funções.

Profissionais operacionais também são essenciais para o desenvolvimento de um mapeamento qualificado.

As pessoas que trabalham na organização servirão de elo para encontrar todas as informações necessárias sobre o que será desenvolvido dentro da organização.

2. Determinar o procedimento e a ferramenta utilizada

Nessa fase, o mais importante é saber o que será mapeado e o porquê disso. Muitas empresas têm dificuldade em determinar os limites de um processo.

Saber onde começa e onde termina — os chamados limites ou fronteiras do processo —, assim como quais serão os insumos e os resultados buscados, são determinantes para uma execução certeira do mapeamento.

Após determinar o processo, há a escolha da ferramenta de mapeamento já estruturada e espalhada no mercado, como SIPOC, VSM, BPI e fluxogramas.

Algumas técnicas podem contribuir para uma análise mais qualificada dos processos:

• entrevistas, questionários e reuniões;
• observações de campo;
• coleta de evidências;
• análise de documentos e relatórios existentes.

Independentemente de qual método seja escolhido, é importante atentar-se a alguns pontos:

• as etapas que serão executadas;
• a justificativa para aquele processo;
• onde o processo vai ocorrer;
• quanto tempo será usado;
• quais serão as responsabilidades de cada membro;
• quais métodos serão usados.

3. Determinar o nível de informações necessárias para a construção do mapa

Depois de entender os limites do processo, assim como o objetivo dele, o passo seguinte é determinar o nível de detalhe do mapa de processos.

Fazer um mapeamento excessivo pode prejudicar o entendimento do processo.

O gestor deve sempre filtrar as variações para que problemas e dúvidas possam ser solucionados.

As informações levantadas devem tentar priorizar as respostas dos motivos do mapeamento.

4. Verificar e validar o mapa de processo

Nessa última etapa, é hora de observar o mapa e verificar se há eventuais erros que possam interferir na comunicação.

É importante que essa etapa seja executada algumas vezes para que nenhum problema passe batido.

Em relação à validação, ela é feita para garantir que o mapa represente a realidade do sistema estudado. Essa é a parte mais difícil do mapeamento, pois existe um foco maior no processo.

Nesse momento é preciso imaginar o que vai acontecer, o que realmente acontece e o que deveria acontecer.

Quem constrói o processo deve focar no ponto em que, de fato, vai acontecer na realização do processo — é nessa parte que as melhorias vão surgir.

Contudo, para que isso seja feito, é necessário o acompanhamento de todo o fluxo constantemente.

Quais são as dicas mais importantes para não errar no mapa de processos?

O gestor deve estar sempre atento aos métodos adotados no mapeamento de processos, pois uma metodologia errada pode prejudicar o andamento da análise.

Da mesma forma, é importante não desconsiderar nenhuma área do processo.

A análise preliminar pode apontar problemas em determinados setores, mas as causas desses fatores podem residir fora desse processo.

Criar mapas perfeitos não é a solução dos problemas. O gestor precisa lembrar que o objetivo da ferramenta é a melhora das etapas dos processos produtivos.

O principal ponto é sempre melhorar o negócio, pois somente quando esses dois fatores estão trabalhando em conjunto o processo pode dar certo.

Com um mapa de processos claro e atualizado, o gestor e a empresa terão uma noção mais ampla do funcionamento do sistema que será estudado e como sugerir mudanças para aumentar o desempenho do negócio.

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