Você pode estar familiarizado com o termo ou até mesmo contribuir com algumas informações para uma proposta, mas você realmente sabe o que é RFP? A sigla é uma abreviação do termo “livre solicitação de propostas” (“request for proposal” em inglês).
O RFP é uma ferramenta essencial para a gestão de fornecedores. Ele estabelece o ambiente para uma concorrência, pois, como já mencionamos em artigos anteriores, depender apenas de um fornecedor é algo negativo para o seu negócio.
Por meio do RFP são definidos os alicerces para a negociação, como as condições e responsabilidades dos projetos. O processo de RFP pode ser tão simples ou complexo quanto necessário para garantir que fornecedores em potencial entendam exatamente o que você está procurando no mercado. Diante dessa importância, você aprenderá mais sobre o assunto neste artigo. Acompanhe!
Qual a importância do processo RFP?
O que essas empresas não percebem é que elas estão perdendo uma grande oportunidade de esclarecer melhor o que precisam de um fornecedor, que problemas esperam que o produto resolva, como ele combina com a tecnologia atual, a equipe e muito mais.
Encontrar o parceiro certo para colaborar em um projeto pode ser complicado. Há muitos fatores a serem considerados, como o alinhamento dos valores organizacionais, a descoberta de uma visão compartilhada e a capacidade organizacional.
Um RFP fornece uma excelente oportunidade para solicitar respostas que revelam tudo o que você precisa saber sobre um indivíduo ou organização para determinar se eles são adequados para o projeto.
As informações contidas em uma proposta RFP pode variar significativamente dependendo do estágio em que o projeto está e da função que ele está procurando cumprir. A maioria dos projetos tem que ser programados ao longo de meses, devido à disponibilidade da equipe e do fornecedor.
Durante esse tempo, é provável que os membros da equipe saiam e novos entrem. Uma RFP completa garante que os novos membros do projeto possam se atualizar o mais rápido possível, compreendendo os objetivos do projeto.
Além do mais, um processo de RFP organizado pode responder a quaisquer perguntas que possam surgir durante ou após a implementação. As razões pelas quais uma funcionalidade foi escolhida em detrimento de outra, por exemplo, podem economizar tempo valioso e manter o projeto sob controle.
No futuro, um RFP sólido pode servir como uma ferramenta valiosa quando você começa a procurar por novos fornecedores e soluções.
Quando utilizar o RFP?
A RFP é um documento formal e escrito muito utilizado quando se precisa pedir um orçamento para um projeto complexo, com diferentes cenários e para várias empresas. Uma organização pode se beneficiar de várias perspectivas ao buscar uma solução que implemente uma combinação de tecnologias, fornecedores e possíveis configurações.
Como um exercício interno, o RFP possibilita que você obtenha adesão de todas as partes interessadas do projeto (liderança e todos os seus subordinados), identificando os requisitos e as expectativas do produto em detalhes.
Além de ajudar a esclarecer as necessidades da sua empresa, o RFP serve como base para comparações detalhadas de fornecedores de funções, requisitos de investimento, implementação e muito mais. A chave aqui é poder comparar com precisão uma oferta para outra.
Uma empresa que deseja atualizar um sistema baseado em papel para um que funcione em um computador, por exemplo, pode solicitar propostas para diferentes fornecedores. Isso inclui a compra de todo o hardware, softwares e treinamento de usuários, para estabelecer e integrar o novo sistema na organização.
Por outro lado, um simples upgrade de um hardware envolve apenas a emissão de uma solicitação de cotação e para um único fornecedor. Ela resolve apenas uma parte restrita do seu problema e requer futuras cotações para cobrir o que falta.
A ferramenta RFP se assemelha ao conceito de “declaração de trabalho” do PMBOK, um documento em que se especifica o trabalho solicitado a um fornecedor. A diferença entre eles é de que a PMBOK é enviada com o intuito de iniciar um trabalho e a RFP é uma ferramenta usada para a cotação.
Dessa forma, a habilidade com a qual uma empresa cria uma RFP pode ditar a qualidade da resposta de um proponente e, portanto, o sucesso ou o fracasso da solução que deseja implementar. Se os requisitos especificados forem muito vagos, o fornecedor contratado não atenderá o que você precisa. No entanto, exigências excessivamente detalhadas e restritivas limitam a criatividade do licitante e não dão espaço para a inovação.
A ferramenta RFP pode ser usada de que forma?
De forma geral, o processo de RFP pode começar com o rascunho de uma proposta. A equipe da organização revisa o rascunho do documento e enviam sugestões de melhoria.
O fornecimento de informações detalhadas no documento de RFP não apenas solicitará respostas melhores e mais precisas dos proponentes, como também facilitará o processo para o administrador do projeto, pois, haverá menos confusão e menos perguntas não respondidas.
A organização que está emitindo uma RFP também pode convidar possíveis licitantes para uma conferência pré-licitação para que eles possam fazer perguntas sobre o documento de solicitação e saber mais sobre o projeto.
Uma vez que os requisitos estejam totalmente definidos, o documento RFP pode ser elaborado e os critérios de avaliação determinados. A proposta final, refletindo o feedback recebido durante o estágio de rascunho, é então emitida e os licitantes submetem propostas.
Os fornecedores que respondem a propostas RFPs sabem que estão competindo com outras empresas. Por isso, é provável que elas sejam diretas e específicas em suas respostas, dando a você suas melhores estimativas e descrevendo as maneiras pelas quais eles podem ofuscar a concorrência.
O processo de RFP pode parecer complicado e demorado, mas especificando suas necessidades para os fornecedores em uma proposta bem escrita, você pode encontrar o melhor fornecedor para um projeto.
Qual o passo a passo para fazer uma proposta RFP?
Quando você providencia uma proposta um RFP, é possível descrever o produto ou serviço específico que está buscando no mercado. Usando essa abordagem, você pode detalhar tudo, desde o tipo de serviços, a frequência, a alocação de recursos, a duração dos termos do contrato.
Isso permite que você renuncie ao processo de entrar em contato com diferentes provedores de serviços individualmente, descrevendo o que você precisa e solicitando cotações.
Geralmente, os momentos em que a ferramenta RPF é mais utilizada são os seguintes.
Escopo do projeto
Nesse momento, a RFP ajuda a determinar o que de fato será realizado no projeto, identificando o produto, serviço ou resultado que deseja ser alcançado. Também é o período para tirar dúvidas, elaborar soluções, definir cronograma, entre outras etapas envolvidas no planejamento de um projeto.
Premissas e restrições
As premissas são pressupostos para que o projeto aconteça, ou seja, hipóteses assumidas como verdadeiras, sem a necessidade de prova ou demonstração. Já as restrições são todos os fatores internos e externos que podem limitar o projeto, como, por exemplo, tempo, custo e qualidade. Ter essas informações mal definidas e incompletas são as principais causas de falhas em projetos.
Responsabilidades
É preciso elencar as responsabilidades de cada pessoa envolvida no projeto, bem como o modelo de gestão esperado. Essas atribuições devem ser documentadas com o intuito de evitar dúvidas ou conflitos entre membros da equipe. É fundamental avaliar a capacidade de mobilização da equipe antes de submeter a proposta.
Modelo de orçamento
Para evitar retrabalho, o modelo do orçamento deve compor exatamente as informações que se espera de um fornecedor, como os campos, totalizações, entre outros. É importante a definição do modelo de pagamento aos quais a equipe do projeto deve se ater, assim como termos e condições, quanto a confidencialidade e publicidade, por exemplo.
Análise da proposta
A análise e os questionamentos são fundamentais para evitar duplo sentido ou informações contraditórias, de forma que sejam abordados aspectos técnicos em detalhes, como parâmetros, medidas e tolerâncias.
Notificação dos proponentes
Uma vez que o proponente tenha sido selecionado, notifique os proponentes vencedores da licitação, assim como os perdedores. Se solicitado, você pode optar por realizar sessões individuais de briefing e feedback com aqueles que não conseguiram ganhar a licitação.
Assinatura do contrato
Se o proponente escolhido concordar, um contrato negociado e assinado é a melhor maneira de garantir a parceria de forma legal e segura. É importante consultar um advogado antes de assinar o contrato.
Os problemas podem começar em qualquer ponto do projeto e incluir qualquer aspecto, desde o cronograma até a entrega. Se um problema se tornar sério e começar a afetar o projeto em si, a documentação gerada provavelmente será usada para determinar como tudo se originou.
É crucial manter essa “trilha de auditoria” para insistir que todas as mudanças, por menores que sejam, sejam feitas por escrito e formalmente aceitas por ambas as partes. Essa documentação deve se tornar parte do contrato emendado e incluir quaisquer alterações no cronograma do projeto e em outros aspectos das entregas originais.
Dessa forma, um RFP é um exercício interno e de disciplina que permite que sua empresa identifique os requisitos para ter sucesso em seus projetos. Por isso, conhecer o que é o RFP ajudará você a tomar a decisão certa sobre o que é melhor para o seu negócio.
E você, já sabia o que é RFP? Ficou com alguma dúvida de como utilizar essa ferramenta? Entre em contato conosco e aprenda mais com a Escola EDTI!