Você sabe o que é ECRS e como essa ferramenta pode ser aplicada?

A busca por mais produtividade é uma constante na trajetória humana. No contexto empresarial, ainda mais, visto que desperdícios e falhas podem comprometer resultados e gerar prejuízos. Por isso, perguntamos: você sabe o que é ECRS?

Essa ferramenta é uma grande aliada na otimização de processos. Ela carrega um forte potencial de proporcionar melhorias no dia a dia da empresa, assim como outras técnicas pertencentes à filosofia Lean. Para aprender o conceito e descobrir como aplicá-lo, continue a leitura!

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O que é ECRS?

ECRS são as iniciais das palavras-chave dessa técnica — Eliminar, Combinar, Reorganizar e Simplificar. Os quatro passos partem de uma análise cuidadosa de possíveis falhas produtivas, como custos elevados com mão de obra, números insatisfatórios nos resultados, desperdício de materiais, entre outras.

Após a identificação do problema, a ECRS leva ao questionamento sobre as causas básicas da situação. Então, são aplicadas as etapas a fim de promover melhorias contínuas. Mas atenção: elas não necessariamente precisam ser sequenciais. Aliás, pode ser preciso pular alguma delas — é o caso, comumente, da primeira, já que nem sempre eliminar algo é possível ou mesmo indicado.

Exemplo: em uma empresa, certo processo requer 15 colaboradores envolvidos, um em casa etapa de produção. Consequentemente, o custo com mão de obra é elevado. No entanto, eliminar parte da equipe, como 4 pessoas, fará com que os 11 restantes fiquem muito sobrecarregados e comecem a apresentar falhas em suas funções.

Nesse caso, é melhor buscar outra solução. A eliminação de parte dos colaboradores diminuiu os custos trabalhistas, mas causou mais gastos com correções e retrabalho, já que o número de erros aumentou. Então, o problema não foi resolvido de fato e acabou prejudicando ainda mais os resultados.

Qual é a contribuição dessa ferramenta?

A ECRS tem raízes no sistema Toyota de produção e serve de base para boa parte das técnicas Lean. Afinal, seus efeitos estão sempre atrelados à simplicidade e à alta eficiência de recursos. A busca por maior produtividade contribui com:

• a qualidade dos serviços ou produtos, já que há redução de falhas, menor número de defeitos e, portanto, mais confiabilidade;
• a melhora no atendimento, pois prazos podem ser otimizados e há mais regularidade e agilidade nas operações;
• a redução de custos desnecessários, o que ajuda a aumentar os lucros da empresa e a aumentar os investimentos em outros processos.

Pensando especificamente na ECRS, uma das mais importantes contribuições é a melhor gestão de tempo, já que muitas etapas são eliminadas, integradas a outras ou revisadas. Por exemplo, determinadas validações ou aprovações que passavam por vários profissionais podem se tornar mais rápidas se houver uma padronização detalhada de devolutivas.

Como aplicar ECRS?

Como dito, o primeiro passo é analisar um problema para identificar suas causas básicas. Em seguida, cada etapa precisa ser ponderada e simulada para que a escolha prática realmente seja benéfica. Veja como as quatro funcionam.

Eliminar

Algumas fases do trabalho podem ser eliminadas sem que haja prejuízo nos resultados. Do mesmo modo, eventualmente a redução de uma equipe é capaz de resultar em um maior direcionamento de ações e na consistência de informações.

Para optar pela eliminação de qualquer tipo de recurso — seja material, seja humano —, vale a pena fazer uma boa análise estatística e simular cenários. Isso porque essa ação é uma das mais críticas na ECRS, com possíveis dificuldades de reversão.

Combinar

Se alguma etapa não deve ser eliminada, a solução pode ser combiná-la a outra, de modo a aproveitar melhor o tempo e até mesmo as habilidades de um colaborador. A divisão de tarefas excessiva é capaz de se transformar em um verdadeiro problema.

Ao contrário do que o senso comum pode apontar, a especificidade exagerada leva a falhas de comunicação. Tarefas integradas tendem a ter mais constância, o que impacta fortemente a qualidade dos produtos ou serviços.

Sem contar que um mesmo processo pormenorizado em diversas pequenas atividades compromete a eficiência no uso de instrumentos e equipamentos. É melhor ligar a máquina de moldagem para duas ou três operações do que para uma só, por exemplo.

Reorganizar

Muitas vezes, o problema não está nem na quantidade de tarefas em um mesmo processo, mas sim na ordem delas. Não é difícil de observar: vamos imaginar uma linha de produção. Determinado item passa pelas etapas A e B antes de ir para a embalagem (C) e, depois, para a inspeção.

Em caso de defeitos, precisa voltar para correção. Consequentemente, o trabalho realizado na fase C precisará ser refeito, o que levará ao uso de mais material e à repetição da função dos colaboradores na embalagem. Observe que, somente por remanejar a etapa de inspeção (para logo após B), isso poderia ser evitado.

Simplificar

Por fim, a quarta etapa é a da simplificação. Essa é a que apresenta resultados mais sutis, porém, é a que exige menos mudanças nos procedimentos atuais. Por isso, às vezes é a melhor solução quando não é possível identificar com 100% de clareza os pontos de falha.

Vale a pena simplificar uma operação quando a investigação feita no início da ECRS não apontar que a melhor saída é eliminar, combinar ou reorganizar tarefas. Então, o mais indicado é partir para soluções básicas, como a troca de um equipamento por outro com design mais intuitivo, a rotatividade do colaborador responsável pela função etc.

Como otimizar ainda mais a aplicação da ECRS?

Para potencializar ainda mais os resultados da ECRS, é interessante combinar a sua aplicação com outras técnicas. Uma das mais indicadas é a do 5W2H, parte do Lean Seis Sigma, focado especialmente na redução de custos.

Enquanto a ECRS ajuda a identificar e corrigir falhas, o método 5W2H é extremamente eficaz no planejamento de atividades e no gerenciamento de projetos. Ele funciona como uma espécie de checklist baseado em sete perguntas:

• What: o que precisa ser feito?
• Why: por que esse objetivo é importante?
• Where: onde serão realizadas as melhorias?
• Who: quem ficará responsável?
• When: qual é a data inicial e o prazo final de realização?
• How: como serão as etapas e procedimentos?
• How much: quanto custarão essas tarefas?

Agora você já sabe o que é ECRS e como aplicar essa valiosa ferramenta no contexto profissional. Como você viu, essa técnica, assim como outros métodos da filosofia Lean, podem contribuir fortemente para o sucesso das operações e a rentabilidade da companhia.

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