Guia 5S da qualidade — Descubra o que é, para que serve e como implementar na sua empresa

A metodologia 5s é perfeita para quem busca um sistema para organizar espaços, a fim de que o trabalho possa ser realizado de forma eficiente, eficaz e segura.

O 5S foi desenvolvido para definir regras internas cujo os objetivos são eliminar desperdícios, potencializar a produtividade e promover a melhoria na sua empresa.

Surgido no Japão, após a 2ª Guerra Mundial, em um cenário de controle da qualidade total, exercendo um papel fundamental para o país asiático se recuperar desse conflito.

Mesmo após tantos anos da sua criação, o 5S continua sendo umas das principais ferramentas de gestão da qualidade. E você conferir mais dela nos nossos cursos de Green Belt e Black Belt.

Por se tratar de uma metodologia com tanto potencial, temos certeza que ela não pode ficar de lado no seu planejamento. Então, continue lendo este post e confira o que separamos de melhor para o seu negócio!

O que é 5S?

São várias as terminologias destinadas ao 5S: técnica, metodologia, método ou programa de qualidade. Não importa a escolhida, todas levam a um mesmo objetivo.

O 5S é implantado com o propósito de promover a eficiência e a eficácia dos seus processos produtivos, além de proporcionar qualidade de vida e segurança ao empreendimento.

O sistema trabalha de modo a colocar cada coisa em seu devido lugar e manter o local de trabalho limpo, facilitando a realização das tarefas diárias para seus colaboradores.

Consequentemente, a sua equipe não lidará mais com perda de tempo ou com riscos de lesões. E a probabilidade de que a produção ocorra como deve é maior.

Em suma, você e sua equipe não estarão mais sujeitos a questões que possam interromper as operações e afetar negativamente a sua empresa.

O método 5S foi desenvolvido por Sakichi Toyoda, fundador da multinacional Toyota, como um esforço em reduzir os desperdícios de uma organização em tempos de escassez.

O 5S é um dos conceitos que deu origem ao “Just in Time”, prática também advinda da Toyota e que ganhou o mundo dos negócios.

É muito importante saber que se a sua empresa que está iniciando agora as práticas de melhoria contínua e redução de desperdícios, o 5S é uma das primeiras técnicas que podem ser aplicadas na organização.

A sua implementação ajuda na definição de normas internas para eliminar esses desperdícios, mantendo o seu ambiente de trabalho seguro, eficiente e produtivo.

Apesar do seu conceito soar de forma abstrata, o 5S é uma ferramenta muito prática e que pode, ou melhor, deve envolver todo os envolvidos com o seu empreendimento.

A metodologia envolve a avaliação de tudo que está presente em um espaço, removendo o que é desnecessário, organizando tudo de maneira lógica, executando tarefas e mantendo o ciclo em andamento.

De fácil assimilação, o 5S não requer nenhuma análise técnica aprofundada, podendo ser aplicado em empresas de diferentes segmentos e tamanhos, do setor público ou privado.

Assim como a sua simplicidade e natureza visual permitem que a metodologia seja facilmente entendida por profissionais de todos os níveis hierárquicos.

A denominação 5S faz referência a cinco palavras japonesas, cada uma delas diz respeito a um importante passo para alcançar o objetivo de se criar um ambiente de trabalho enxuto e sem desperdícios.

Elas podem ser traduzidas como “sensos” que devem ser aprendidos por todos os colaboradores envolvidos.

A tradução de cada termo pode trazer um significado ligeiramente alterado. Porém, o que realmente importa é o sentido literal de cada expressão e a ideia que elas buscam transmitir.

Ao compreender o que a metodologia 5S propõe realizar dentro da organização, fica mais fácil entender os seus princípios e como moldá-los de acordo com o seu negócio.

Habilidades do 5S

O 5S pode ser considerado um método enxuto para a otimização do espaço de trabalho.

Ele consiste em 5 etapas consecutivas que possibilitam qualquer equipe organizar o seu local de trabalho para a máxima eficiência do processo. A seguir, separamos cada uma dessas habilidades.

Seiri — Senso de utilização e de descarte

O primeiro S fala sobre a desordem de itens presentes dentro da área de trabalho.

Basicamente trata-se de um processo de análise do que pode ser aproveitado e do que deve ser descartado. Assim como toda metodologia que envolve mudança, analisar o cenário atual é a primeira etapa.

Feito o levantamento de materiais, equipamentos e processos existentes na sua empresa, é hora de identificar o que não é usado com tanta frequência e que está ocupando espaço desnecessariamente.

Seiton — Senso de ordenação e organização

Com a análise inicial feita, vamos agora organizar a sua empresa.

O passo seguinte do 5S consiste organizar todos os itens restantes que são necessários ao seu negócio, mas de maneira eficiente através de princípios ergonômicos.

E sempre se assegurando que cada item tenha um devido lugar e que tudo sempre possa ser encontrado no seu local de destino.

O S da vez afeta tanto os espaços físicos quanto aspectos como a documentação da sua empresa. De mesas e salas caóticas ao arquivo morto de documentos antigos, tudo deve ser arrumado corretamente.

E, como você já realizou a etapa da análise do que serve ou não para sua empresa, fica muito mais fácil saber exatamente o que pode ser descartado durante esse processo de organização.

Uma ideia de grande ajuda é classificar os objetos a serem reorganizados, facilitando o acesso àqueles que são utilizados diariamente em vez daqueles que são usados uma vez ou outra.

Seiso — Senso de limpeza

O seu ambiente de trabalho não é verdadeiramente organizado se não estiver limpo e assim for mantido.

A intenção desta habilidade do 5S é a limpeza completa da área, ferramentas, máquinas e outros equipamentos a fim de garantir que tudo seja devolvido a um status “quase novo”.

A limpeza proporciona um local de trabalho seguro e minimiza possíveis problemas em potencial, por exemplo, vazamentos de equipamentos, peças soltas, documentos soltos ou materiais.

Por isso, o senso de limpeza demanda que cada colaborador da sua empresa seja responsável pela manutenção da organização desse espaço. Tudo isso garante que uma não conformidade se sobressaia.

Assim, cada um dos envolvidos no negócio tem a obrigação de manter seu próprio espaço e objetos de trabalho sempre limpos e organizados.

Além disso, esse S também diz respeito à apresentação pessoal, de modo que os colaboradores devem estar sempre apropriadamente apresentáveis, de acordo com as normas definidas.

Seiketsu — Senso de normatização

Após os três primeiros S da metodologia terem sido realizados, é evidente que eles correspondem a uma verdadeira faxina, com o intuito de organizar a sua empresa da melhor forma possível.

E para manter tudo em ordem, você deve garantir que exista uma força de trabalho para executar sistematicamente as primeiras etapas diariamente.

Só assim será possível manter o local de trabalho em perfeitas condições como um processo padrão.

Esta quarta etapa, portanto, corresponde ao processo de tornar normal e cotidiano todos os valores propostos nos passos anteriores.

É o momento de transformar tudo em rotina, estabelecendo novas normas sempre que se mostrar necessário.

Shitsuke — Senso de autodisciplina

O último princípio da metodologia 5S tem um significado ainda mais profundo, já que se refere ao nível de comprometimento de cada um dos colaboradores envolvidos.

A concepção do senso de autodisciplina é fazer com que todos os seus funcionários tornem as práticas aprendidas em um hábito.

Só assim se torna possível assegurar que a sua empresa melhore continuamente utilizando todos os estágios do 5S, mantendo em dia o serviço de limpeza e as auditorias.

Por causa disso, é vital ao seu negócio investir na capacitação contínua de seus colaboradores, de modo que essa nova cultura empresarial crie raízes no cotidiano de cada um.

Isto é, o 5S deve se tornar parte da sua cultura organizacional e da responsabilidade de todos no ambiente de trabalho.

Qual é o papel do 5S?

O 5S atua principalmente no aperfeiçoamento da qualidade, apesar de trazer reflexos positivos para outras áreas, como produtividade e clima organizacional.

O Seiri permite que as pessoas e as empresas determinem o que é útil e o que não é para o dia a dia do trabalho.

Ele permite que a sua empresa faça uma seleção de tudo o que possui a fim de manter somente o que é de fato usado.

Por sua vez, o Seiton proporciona um senso de organização nas empresas, que é muito benéfico para a produtividade e a segurança.

Ele indica a necessidade de identificar e classificar todos os materiais usados nos departamentos. Além de propor a correta sinalização do ambiente de trabalho.

Já Seiso está diretamente ligado às atividades de limpeza como um todo, das estações de trabalho ao pátio do empreendimento.

A análise da “causa raiz“ pode ser utilizada para auxiliar nas melhorias dentro do ambiente da sua organização, ao buscar os motivos pelos quais determinadas “sujeiras” existem.

Vale ressaltar que, nessa etapa do 5S, a limpeza é tida como responsabilidade de cada funcionário da empresa.

O Seiketsu está relacionado à saúde e ao bem-estar de todos os seus colaboradores. Para que essa etapa dê resultado, todas as fontes de doenças devem ser identificadas e combatidas na sua empresa.

Equipamentos de proteção individual e coletiva, ginástica laboral e alimentação podem com toda certeza fazer parte das suas estratégias.

E, por fim, o Shitsuke que é, talvez, uma das etapas mais complicadas do 5S. Ele se refere à permanência das melhorias realizadas na empresa.

Pois, não basta apenas fazer eventos esporádicos para aperfeiçoar a qualidade se ela não é mantida como uma política da sua organização.

Para atingir o êxito, é fundamental existir a autodisciplina de cada colaborador na manutenção de um ambiente produtivo, seguro e agradável.

Como funciona o 5S?

A metodologia 5S fala por si só como ela funciona, ainda mais quando apresentada de forma sistemática como fizemos.

Contudo, para que todos os seus princípios sejam realmente absorvidos e colocados em prática no cotidiano de todos da empresa, é preciso haver uma liderança.

Além do próprio líder ser responsável por exercer tais preceitos, ele deve motivar sua equipe, mostrando claramente quais são os ganhos do 5S e como essa metodologia pode melhorar o ambiente de trabalho.

Sabendo disso, fica muito mais fácil constatar que a adoção de uma metodologia do tipo 5S ocasiona numa mudança de comportamento e cultura da sua própria empresa.

Aplicado corretamente, o 5S consegue prover melhorias no aproveitamento profissional de todos os seus colaboradores, que aproveitam um ambiente organizado, limpo e propício para o desenvolvimento produtivo.

Mas é possível perceber que cada uma das habilidades do 5S traz uma complexidade maior à sua aplicação, demandando uma ação cada vez mais interna.

E somente ao atingir o último nível S (Shitsuke — senso de autodisciplina) que pode-se ter certeza de que tudo foi implementado com êxito.

A manutenção das práticas do sistema 5S é tão importante quanto a implantação da metodologia.

Tornar seus preceitos em algo natural e rotineiro para todos os seus colaboradores é vital para que seus efeitos ocorram corretamente a longo prazo.

É notável como a adoção dos sensos do 5S pode trazer uma maior produtividade para o seu negócio.

Um ambiente limpo e organizado pode fazer com que a sua produção ocorra de maneira fluída, diminuindo a ocorrência de erros e o desperdício de matéria-prima e mão de obra.

Além disso, um ambiente que estima pela organização traz para os colaboradores envolvidos um aumento de moral, tornando o trabalho realizado por eles em uma atividade mais agradável e ordenada.

E isso gera níveis de produtividade pessoal que só tendem a aumentar, trazendo ainda mais benefícios para a sua empresa.

Não importa em qual setor você está atuando com seu negócio, o método 5S pode trazer diversos avanços para a sua organização e equipe.

Não é à toa que, apesar do seu tempo de existência, o 5S ainda se mostra extremamente atual, sendo utilizado em vários empreendimentos, de pequenas empresas a multinacionais.

Essa ferramente pode aumentar potencialmente a eficiência operacional do seu negócio. Afinal de contas, a metodologia fornece uma base sólida sobre a qual melhorias futuras podem ser construídas.

Além disso, o 5S é um investimento muito barato, não representando uma ameaça para o seu orçamento. E para quem busca melhorar a eficiência de trabalho, deve considerar os benefícios desse sistema.

Como implementar a metodologia 5S da qualidade?

O 5S tem como uma das suas maiores vantagens a de identificar com facilidade os problemas existentes nos seus processos.

Com a sua implementação, é possível identificar rapidamente qual é a origem de qualquer adversidade. Portanto, o desafio é fazer algo sobre isso.

Preparativos iniciais: Estruturação

O primeiro passo é estruturar o seu negócio para que ele esteja pronto a receber o sistema 5S.

Você pode começar através de um treinamento para sua equipe entender o sistema. O importante é garantir que todos estejam cientes da implementação do 5S.

Trabalhe sempre em conjunto com a sua equipe para definir maneiras de padronizar as melhorias ao longo do tempo.

Implantação do sistema 5S

Organize cronogramas de limpeza, defina funções e responsabilidades, além de preparar procedimentos ou diagramas escritos para ajudar todos a lembrar o que precisa ser feito.

Aproveite para estabelecer auditorias internas a fim de verificar como os princípios do 5S estão sendo cumpridos e para garantir que o plano esteja avançando.

Manutenção e consolidação do processo

Após dias, semanas ou meses depois do início da implementação, confira como está o local de trabalho e programe reuniões e sessões de feedback com todos os colaboradores.

Fazendo isso, você pode garantir que o 5S seja mantido e consolidado, que os objetivos definidos sejam atendidos e que todos sigam os procedimentos.

Benefícios do 5S nas empresas

A implementação do 5s é um investimento valioso para a sua empresa. Porém, o esforço dedicado para esse sistema deve ser contínuo e incentivado a todos os envolvidos do seu negócio.

Somente assim muitos benefícios podem ser obtidos com a metodologia 5S. Confira a seguir os principais.

Melhoria na utilização dos recursos

A organização adequada do local de trabalho e a rotulagem padrão dos produtos ajudam a reduzir quaisquer desperdícios, pois será conhecimento de todos o local para obter ou recolocar cada item.

Com isso, a sua empresa promove uma constante e crescente melhoria aos recursos disponíveis, evitando perdas e prejuízos.

Aumenta a moral da equipe

Todo funcionário deseja que seu local de trabalho seja cada dia melhor e, principalmente, organizado.

E quanto mais limpo e confortável for o local de trabalho, mais prazeroso será o trabalho realizado pela sua equipe, aumentando assim seu comprometimento com o processo.

Esse compromisso aumenta a longo prazo a sustentabilidade da metodologia 5S.

Segurança no ambiente de trabalho

Um ambiente de trabalho limpo e organizados reduz as chances de uma contaminação ou de acidentes que possam vir a surgir na sua empresa.

Com a ordem presente no seu negócio, tudo fica mais acessível e, logo, as atividades realizadas se tornam mais seguras.

Aumento da produtividade

A adoção da metodologia 5S adeque a utilização do espaço de trabalho da sua empresa. E, consequentemente, alcança-se uma melhor eficiência e produtividade do trabalho.

Melhor utilização do espaço físico

A implementação do 5S permite que você possa reaproveitar melhor o espaço físico que está à disposição da sua equipe. Ele permite que espaços sejam liberados e utilizados com muito mais eficiência.

Melhora na retenção dos clientes

Os clientes são os mais propensos a se sentirem atraídos por estações de trabalho limpas e organizadas.

E o sistema 5S vai justamente lidar com recursos não padronizados e mesas de atendimento desordenadas que podem espantar seus consumidores para a concorrência.

Conclusão

Como você pôde perceber, saber o que é o 5S e entender como a sua aplicação pode ser um grande fator para complementar as ações dos projetos de melhoria da sua empresa.

E tão importante quanto entender sobre essa metodologia é conscientizar as equipes sobre a necessidade de aperfeiçoamento constante da qualidade, além da criação de uma cultura organizacional eficiente e eficaz.

Agora você conhece a metodologia 5S e sabe como trazê-la ao seu negócio. Então, aproveite para ler o nosso artigo “Por que ser Black Belt?” e conhecer mais sobre os nossos cursos.