O que é Brainstorming na Qualidade e Como Fazer

Brainstorming é um termo relativamente popular, traduzido como tempestade de ideias e sendo empregado em cenários diversos, em especial nas empresas.

Mas saber o que é brainstorming (ou brainstorm, como alguns preferem) vai muito além do que o senso comum entende sobre o tema.

Você consegue responder, por exemplo, como essa tempestade de ideias acontece? Há regras ou a liberdade coletiva predomina?

Se tem dúvidas a respeito, não se preocupe. Este artigo se destina justamente a esclarecer tudo sobre brainstorming e seu apoio à gestão da qualidade.

Ainda que exista há algumas décadas, a técnica permanece bastante efetiva como forma de otimizar os recursos e avaliar uma situação-problema a partir de diversas perspectivas.

Com o brainstorming, é possível aproveitar toda a criatividade e inteligência de colaboradores das mais diferentes áreas para construir um plano de ação amplo e assertivo.

Assim, a empresa consegue garantir um planejamento que contempla todos os departamentos envolvidos e, por isso, já nasce otimizado para maximizar as chances de sucesso com o público.

As vantagens da sua utilização são muitas, desde uma valorização dos funcionários até a maior qualidade nas entregas para o público final.

Continue lendo para saber todas as técnicas envolvidas no método e aprender, com um passo a passo, como realizar um brainstorming de sucesso.

O que é Brainstorming? Significado

Nascido no contexto do marketing, o conceito de brainstorming ganhou espaço e, hoje, é aplicado com facilidade nos mais variados segmentos, incluindo administração, indústria, tecnologia, gestão da qualidade, entre outros.

O termo vem da língua inglesa, como muitos outros desse universo, e significa ao pé da letra algo como “tempestade de ideias”.

E é justamente essa a proposta do brainstorming.

A intenção é proporcionar um ambiente confortável para que os participantes se sintam livres para dar ideias, sejam elas incrivelmente geniais, incomuns ou mesmo banais.

O processo de criação é coletivo e, nele, a ideia de uma pessoa pode contribuir e inspirar outras para que o time vá evoluindo, até chegar a um consenso sobre o plano de ação que deve ser seguido.

Proposto pelo publicitário nova-iorquino Alex Osborn, em 1948, o método de brainstorming, desde o início, partiu do pressuposto de que duas cabeças pensam melhor do que uma.

Assim, ele propõe uma “tempestade de ideias” para ter, ao final, o panorama mais completo possível sobre a situação-problema, e entender como melhor abordá-la para que todos saiam ganhando.

Polivalente, o método pode ser aplicado para solucionar uma série de situações diferentes.

Desde o desenvolvimento de novos produtos, passando pela otimização dos processos até a realização de projetos de curto e médio prazo: todas as etapas podem se beneficiar de um brainstorming bem feito.

E para que ele funcione como o esperado, é essencial contar com um quórum diversificado, com diversos departamentos da empresa representados na reunião.

Quem conta com múltiplas visões e abordagens para uma mesma situação, garante que a ideia resultante do processo será colocada, de fato, à prova de falhas.

É claro que alcançar a perfeição é uma utopia, mas, ao passar a ideia pelo crivo de vários profissionais e suas visões diferentes, o gestor se assegura sobre a qualidade daquilo que foi decidido.

Afinal de contas, se duas cabeças pensam melhor do que uma, imagine só o poder que a união de várias delas pode ter.

Vantagens do Brainstorming na Qualidade

O primeiro – e talvez mais óbvio – benefício de aplicar processos de brainstorming na área da qualidade é estimular o trabalho em equipe.

Todo o processo criativo que leva até o consenso em torno de uma ideia só acontece por meio da integração de profissionais que, em condições normais, talvez nunca tivessem a chance de interagir e de trabalharem juntos.

Isso só ressalta o fato de que um bom brainstorming vai muito além de juntar pessoas em uma sala de reuniões, mas, de fato, reúne os indivíduos em torno de um objetivo comum.

Essa integração garante uma maior fluidez nos processos, pois, a partir dela, o time desenvolve uma visão mais ampla sobre desafios e perspectivas das outras áreas contempladas pela empresa.

Da mesma forma que absorve conhecimento, quem participa da reunião tem também oportunidade de expor seu ponto de vista, com espaço aberto para se manifestar, dar ideias e opinar sobre as demais.

Ao ser envolvido diretamente no processo criativo e chamado para avaliar o futuro dos negócios, o colaborador se sente mais valorizado.

A confiança depositada sobre cada um funciona também como um estímulo ao trabalhador, que passa a se ver como parte integrante da organização, e não apenas como mais uma peça substituível.

O envolvimento com a concepção de um produto, solução de um problema ou otimização de processos gera profissionais mais aplicados no dia a dia da produção, dispostos a trabalhar com empenho, pois entendem exatamente qual expectativa existe sobre a parte que lhes cabe.

Por fim, todo esse estímulo a uma produção mais integrada e coesa se traduz em entregas de maior qualidade para o cliente final.

Isso porque as etapas da produção foram pensadas coletivamente, antecipando desafios que poderiam ser percebidos tardiamente, comprometendo o valor final.

Assim, quem aplica brainstorming como ferramenta de gestão e controle da qualidade observa vantagens dentro da empresa e também em seu relacionamento com o mercado.

Principais Etapas do Brainstorming

O modelo clássico de brainstorming compreende as seguintes etapas:

• Orientação
• Preparação
• Análise
• Ideação
• Incubação
• Síntese
• Avaliação.

Contudo, ele não é um modelo engessado. Na prática, funciona muito melhor se você captar a essência de cada etapa e estruturar o processo em conformidade com a realidade da sua empresa e do problema a ser enfrentado.

Para isso, apresentamos a seguinte sugestão de divisão para um brainstorming:

Preparação

A primeira etapa de um brainstorming deve ser delimitar quem vai participar, já que o tamanho da equipe e o perfil dos participantes influenciam diretamente sobre o resultado da prática.

Fique atento para não acabar superlotando sua sala de reunião na ânsia de trazer uma abundância de ideias.

É importante, sim, contar com uma diversidade de pontos de vista, mas a escolha dos participantes vai depender, em primeiro lugar, do tema que será abordado.

Por exemplo, se você for discutir o design de um produto, por exemplo, talvez não seja o caso de chamar um representante do departamento de recursos humanos.

Pesquisa

A próxima etapa diz respeito à pesquisa.

Antes de começar o brainstorming, é importante que todos os envolvidos sejam informados sobre o tema que será discutido.

Esse aviso precisa vir com certa antecedência para que todos tenham tempo para se familiar com o assunto, colhendo informações e anotando possíveis dúvidas que possam surgir.

Em outras palavras, a ideia é dar espaço para que os envolvidos possam realizar uma pesquisa prévia antes do dia da reunião.

Porém, para que a etapa de pesquisa seja efetiva, é essencial engajar todos os que estarão envolvidos no brainstorming de fato.

De nada adianta o gestor se responsabilizar em trazer todas as informações preliminares, se é justamente a autonomia de cada colaborador na construção do conhecimento que é o grande trunfo do método.

Assim, garante-se uma multiplicidade de olhares, o que, por sua vez, permite ao grupo abordar um mesmo tema de diversos ângulos, criando a possibilidade de um entendimento amplo e capaz de construir soluções criativas e inovadoras.

Para que todas essas perspectivas e visões sejam bem aproveitadas, é preciso que elas sejam compartilhadas com o grupo.

Tempestade de ideias

A próxima etapa se inicia no momento da reunião.

Ela exige que os envolvidos compartilhem o que descobriram em suas pesquisas, o que já sabiam antes sobre o assunto e, ainda, possíveis dúvidas que surgiram entre o momento em que foram informados sobre o tema da reunião e o dia do brainstorming.

Agora, é importante que o mediador da reunião mantenha um ambiente seguro, onde todos se sintam confortáveis para verbalizar suas opiniões de maneira clara e sem censura.

O gestor tem o papel essencial de garantir uma ordem para que todos possam participar na mesma medida e certificando-se de que ninguém seja coibido.

Isso porque esse é o momento da “tempestade de ideias” em si e, por isso, é importante que elas surjam de maneira abundante e indiscriminada, assim como as gotas de uma chuva torrencial.

A ideia é evoluir coletivamente, com uma ideia servindo trampolim para outra e assim por diante.

Análise e seleção

Enfim, a última etapa se destina a avaliar as ideias e selecionar a melhor (ou as melhores).

É importante documentar tudo que foi dito antes que o grupo comece a dispersar, passando essas ideias por um crivo crítico para tirar dali os encaminhamentos.

O brainstorming precisa apresentar uma evolução, construindo um plano de ação com os próximos passos e também estabelecer os responsáveis por colocar em prática a solução encontrada.

Por isso, pode ser empregado em conjunto com outras ferramentas de gestão, a exemplo de Ciclo PDCA, Análise SWOT e Diagrama de Venn.

Quais Técnicas são aplicadas para um Bom Brainstorming

Como já destacado, uma das principais técnicas para garantir um bom brainstorming é a pesquisa prévia sobre o tema.

O argumento é sustentado pelo professor Ralph Keeney, da Duke University, em seu artigo publicado na revista Decision Analysis.

Segundo o autor, o brainstorming pode ser uma ferramenta bastante útil para tomar decisões complexas desde que os participantes possam se preparar e trazer algum conhecimento para a reunião.

Outra ferramenta bastante útil durante o processo é a já citada Análise SWOT.

O nome vem da sigla em inglês e corresponde às quatro categorias presentes no diagrama: fortalezas, fraquezas, oportunidades e ameaças.

A ferramenta possibilita uma análise preliminar da situação-problema, dividindo as características em quatro quadrantes de acordo com a categorização.

Lembre que a construção do brainstorming deve ser coletiva, com as ideias servindo de ponto de partida umas para as outras.

A essa técnica, é dado o nome de método do gatilho.

A ideia aqui é, justamente, estar aberto para que as opiniões dos outros possam ser gatilho para as suas, evitando descartar prematuramente algum conceito antes que ele possa ser aprimorado.

Um bom jeito de registrar as ideias de maneira rápida e dinâmica é com a utilização de post-its, já que eles podem ser visualizados com facilidade e permitem a manipulação das tarefas e informações conforme necessário.

Avançando um pouco mais, algumas pessoas preferem utilizar do mind mapping, também chamado de mapa mental ou mapa de raciocínio.

A técnica permite desenvolver o pensamento por meio de um diagrama que parte da ideia principal para “mapear” os aspectos que envolvem a solução da situação-problema.

De maneira mais subjetiva, temos a técnica do teleporte, que propõe que os participantes façam o exercício de se imaginarem enfrentando o mesmo problema, mas em uma situação diferente da sua.

A intenção é pensar em possíveis soluções que só possam existir dentro de outros contextos – quem sabe não é o caso de mudar o ambiente para encontrar a solução?

Parecida com o teleporte, a técnica da mudança de atributo também propõe um exercício de imaginação baseado no “e se”.

Mas, dessa vez, a variável deve ser o próprio indivíduo, e não o ambiente que o cerca.

Assim, a ideia é tentar pensar no problema sob a perspectiva de pessoas diferentes de você em classe social, gênero, cor da pele, tipo físico, etc.

Outra técnica bastante interessante é o brainstorming tangível, que traz para o centro da discussão objetos e itens que remetam ao problema que precisa ser resolvido.

Se o desafio está em uma embalagem defeituosa, por exemplo, é importante ter um exemplar em mãos para entender qual a natureza dos problemas enfrentados pelo cliente durante o consumo.

Ou, se a intenção for desenvolver um novo produto, é útil contar com similares da concorrência tanto para criar uma ambientação quanto para compreender como o público-alvo é atendido hoje pelo mercado.

Por último, mas não menos importante, o brainstorming oposto é uma técnica que pode parecer contraproducente, à primeira vista, mas que se prova bastante eficaz.

Nela, a intenção não é pensar em soluções, mas em comportamentos ou ações que possam exacerbar o problema atual.

Durante o processo, são detectados erros que possam estar sendo cometidos atualmente e que atrapalham o andamento das atividades.

Como Fazer um Brainstorming, Passo a Passo

Depois de selecionar os participantes e informar o tema que será abordado com antecedência para que todos tenham tempo de pesquisar, é chegada a hora de, finalmente, fazer o brainstorming.

Para facilitar a aplicação do brainstorming na sua realidade, propomos um processo com os seguintes passos:

1. Apresentação do tema e dos participantes

No momento da reunião, é função do gestor ou mediador do encontro expor novamente o problema, dessa vez de maneira formal, apresentando todos os presentes e justificando a escolha de cada um.

Esse primeiro passo serve para garantir que todos estejam na mesma página a respeito do que é esperado dentro do processo.

2. Tempo para contribuições

Em seguida, eles devem ser convidados a contribuir com ideias para solucionar a situação-problema, de acordo com a técnica escolhida.

Em um primeiro momento, as ideias podem ser ditas em voz alta e registradas de maneira coletiva ou, se o grupo for muito grande, anotadas individualmente para que sejam apresentadas em seguida.

3. Debate e triagem das ideias

O terceiro passo contempla a apresentação do resultado da “tempestade de ideias” para o grupo.

É nesse momento que o debate acontece e os primeiros cortes podem ser feitos, eliminando opções que de cara pareçam inviáveis e/ou ineficazes.

4. Análise das melhores propostas

O próximo passo é fazer a análise, propriamente dita, do que foi sugerido.

Nesse momento, além de cortar alternativas que não parecem boas, agrupam-se também as ideias que são similares ou que se complementam.

5. Plano de ação

O último passo, do encerramento, é comumente negligenciado pelas pessoas ainda que seja essencial para o sucesso do brainstorming.

Afinal de contas, de nada adianta levantar diversas ideias se elas não forem implementadas para solucionar o problema enfrentado.

O mediador da reunião precisa categorizar tudo que foi sugerido e, a partir disso, criar com o grupo um plano de ação para avaliar as melhores opções, indicando qual será o próximo encontro – se houver – e o que é responsabilidade de cada parte envolvida dali em diante.

Exemplos de Brainstorming na Qualidade e em Projetos Lean

Como você já deve ter percebido, o brainstorming é uma ferramenta extremamente útil para fazer a gestão e garantir o controle da qualidade dentro da produção.

Até agora, porém, falamos de como aplicar a técnica na resolução de um problema de forma geral.

Ainda que de maneira indireta, essas aplicações já apontam para a necessidade de melhorar a qualidade do valor entregue ao consumidor, já que a intenção é pensar nas soluções mais eficazes, levando em conta as diversas perspectivas.

Todo esse movimento vai ao encontro do Pensamento Lean (Lean Thinking), provando que o brainstorming é uma ferramenta valiosa para a gestão da qualidade.

Segundo a metodologia, todas as atividades do fluxo de produção que não geram valor devem ser consideradas como erros e, portanto, precisam ser eliminadas para garantir a qualidade da entrega.

Então, como o brainstorming poderia atuar quando esse objetivo não é alcançado?

Podemos propor exemplos nesse sentido.

Pense em uma empresa que não consegue dar conta de atender a todos os contatos do público e, por isso, perde oportunidades de venda.

Com o brainstorming, é possível pensar em alternativas para aliviar o trabalho da área de atendimento – seja contratando mais profissionais, investindo na tecnologia ou contando com a ajuda do pessoal do marketing para filtrar melhor os leads.

Em outro exemplo, considere que o excesso de atividades desnecessárias durante a produção seja o desencadeador de atrasos na entrega.

Ou, ainda, se o produto constantemente perde para a concorrência ou apresenta os mesmos erros com frequência.

Nos dois cenários, é possível promover uma “tempestade de ideias” para identificar o que pode ser feito para mudar esse cenário.

A verdade é que razões para fazer um brainstorming na qualidade não faltam.

E o que resta agora é começar.

Conclusão

Existente desde a década de 1940, o brainstorming extrapolou sua origem no mercado publicitário, sendo hoje empregado em diversos segmentos, o que inclui a gestão da qualidade.

O seu sucesso se deve muito ao fato de que é uma ferramenta que possibilita otimizar o uso dos recursos dentro de uma empresa, permitindo que um mesmo problema seja abordado por diversas perspectivas.

Quem garante um brainstorming bem feito colhe benefícios diretos na maior aceitação e eficácia de seu planejamento, já que ali estarão contidas ideias que foram sugeridas e apreciadas por um time inteiro.

Isso sem falar nos ganhos em relacionamento com os colaboradores que, sentindo-se valorizados, passam a se aplicar mais em suas tarefas, aumentando a produtividade e garantindo a qualidade nas entregas.

Agora que você já está por dentro do que é e como funciona um brainstorming, pode convocar seu time para começar a “chover” ideias agora mesmo.

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