A estrutura do modelo de melhoria consiste de duas partes de igual importância. A primeira delas diz respeito a um momento de reflexão. Neste momento são respondidas três questões fundamentais, que serão essenciais para guiar os esforços de melhoria.
A segunda parte se refere a momentos de aprendizado e ações. Para isso, é usado o ciclo de aprendizado desenvolvido por Deming e Shewhart, o ciclo PDSA (Plan, Do, Study e Act).
A respeito da primeira parte você pode acessar esse conteúdo clicando aqui.
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Entrevistamos três alunos que dividiram sua trajetória ao longo desse processo, desde a decisão de se tornar um Green Belt, até a experiência ao longo das aulas. Escolher uma instituição de ensino adequada é primordial para uma experiência completa de aprendizado, não basta tomar a decisão de realizar cursos para se destacar se isso não gerar, de fato, conhecimento ao aluno.
PDSA: O Ciclo de Aprendizado e Melhoria
Boas mudanças resultam da aplicação de conhecimento sobre o processo. Conhecimento é fruto de aprendizado. O aprendizado das pessoas sobre os processos é realizado de forma mais eficiente e eficaz pelo uso do Método Científico.
Pessoas em organizações necessitam ter em mãos uma forma de aplicar o Método Científico em suas atividades, para aprender de uma forma mais efetiva.
Walter Shewhart e W. Edwards Deming desenvolveram um processo para aplicar o
Método Científico em atividades realizadas nas organizações.
Esse processo é conhecido como Ciclo de Aprendizado ou Ciclo PDSA (Plan, Do, Study, Act).
O Ciclo PDSA é o componente do Modelo que guia o aprendizado.
Usando o ciclo PDSA
O ciclo PDSA pode ser usado de duas maneiras:
1- De forma isolada;
2- Sequências de ciclos.
Uso de forma isolada
O PDSA é útil para aprender sobre algum aspecto do processo ou de uma atividade de rotina – por exemplo, uma coleta de dados de um processo, um teste de uma mudança, uma pesquisa com clientes etc.
Uso em sequência
Em uma iniciativa de melhoria, ciclos PDSA são utilizados para entender a situação atual de um processo, e para desenvolver, testar e implementar mudanças – e um ciclo “puxa” o outro.
Fases do PDSA
As quatro fases do ciclo PDSA são descritas a seguir.
Plan (Planejar)
No Plan descrevemos os objetivos específicos do ciclo em questão e um plano para realizá-los. Os elementos básicos desta fase são:
- Objetivo: o conhecimento que se deseja obter.
- Questões: aqui transformamos o conhecimento desejado em algumas questões.
- Predições: que respostas temos para essas questões, com base no conhecimento atual (antes de rodar o ciclo).
- Plano de coleta e análise de dados para responder as perguntas: planeje a coleta de dados (o quê, por quê, quem, quando, quanto, como e onde) e a forma como os dados serão analisados (estatísticas, gráficos, tabelas, modelos, etc.).
Do (Fazer)
Nessa fase, os dados são coletados e eventos não previstos que possam afetar a interpretação dos dados devem ser observados e registrados.
A análise dos dados tem início para responder às perguntas formuladas no Plan.
A fase DO é um momento de muito aprendizado, que não pode deixar de ser documentado.
Study (Estudar)
A terceira fase exige que seja dedicado um tempo para a análise dos dados.
Técnicas de análise de dados e de processos podem ajudá-lo nessa etapa.
Concluída a análise dos dados, é possível comparar os resultados obtidos com as predições, e temos duas situações:
-Se não há contradição entre o predito e o observado, reforçam-se as teorias atuais.
-Diferenças entre os resultados obtidos e as predições resultam em novo conhecimento adquirido.
Act (Agir)
Nessa fase, você decide o que fazer a seguir, com base nos aprendizados obtidos.
Quais novas dúvidas foram levantadas? Qual será o objetivo de seu próximo ciclo de PDSA? Quais são os próximos passos? Como reconhecer que um ciclo PDSA foi realizado.
Para ser considerado um ciclo PDSA, os seguintes aspectos da atividade deveriam ser facilmente identificados:
- A atividade foi planejada incluindo um plano para coleta de dados.
- O plano foi realizado.
- Foi alocado tempo para analisar os dados.
- Ações realizadas ou propostas foram racionalmente baseadas no que foi aprendido.
Exemplos
A seguir você poderá conferir dois exemplos práticos da aplicação do PDSA.
PDSA 1
PDSA 2
Retomando conceitos do modelo para melhoria
- O Modelo foi projetado para colocar estrutura, estratégia, aprendizado e ações em qualquer iniciativa de melhoria.
- O Modelo para Melhoria é composto das Três Questões fundamentais para melhoria e do Ciclo de Aprendizado.
- O Modelo é útil em todas as abordagens para a realização de melhorias, incluindo iniciativas simples, assim como em esforços formais e com maior complexidade.
- As Três Questões do Modelo podem ser usadas para o trabalho do dia a dia como método comum de comunicação.
- O Ciclo para Aprendizado e Melhoria é o “motor” do Modelo. O ciclo de melhoria é usado para aumentar o conhecimento da equipe e fornecer um meio sistemático para desenvolver, testar e implementar mudanças.
As etapas no ciclo de melhoria são Plan (planejar), Do (fazer), Study (estudar) e Act (agir).
Muito obrigado por ter nos acompanhado até aqui nestes posts a respeito do modelo de melhoria. Gostaria de continuar aprendendo?
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