Você já usa algum modelo de POP, o Procedimento Operacional Padrão?
Não é de hoje que a implementação desse documento ajuda empresas de diversos segmentos como solução para orientar processos.
Do segmento industrial ao de TI, até a área médica, não há empresa que não seja beneficiada com essa medida de controle.
Aliás, como ressalta este estudo realizado em uma empresa da área da saúde, o POP é em geral bem aceito pelos colaboradores, que o consideram um importante facilitador.
Por isso, profissionais que sabem como implementá-lo ficam em vantagem, já que a gama de aplicações é bastante variada.
Avance na leitura e descubra como fazer.
Modelo de POP: o que é e para que serve?
Quem já viajou de avião sabe que, antes do voo, é de praxe a tripulação mostrar para todos os passageiros o que fazer em caso de queda.
Esse é um bom exemplo de Procedimento Operacional Padrão, ainda que bastante simplificado.
Na indústria, ele é usado como uma espécie de regra geral, tanto que também é conhecido como Norma Operacional Padrão.
O mesmo acontece em outras áreas, nas quais processos das mais variados matizes são definidos a partir de um POP.
Ter um modelo de POP, então, é contar com um documento básico e genérico, a partir do qual você pode preencher com informações específicas do seu projeto.
Mas as vantagens vão além, como veremos em seguida.
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Vantagens do Procedimento Operacional Padrão (POP)
Como indica uma pesquisa do Ponemon Institute com a IBM, a falta de gestão sobre processos aumenta e muito as chances de falhas de segurança.
No estudo, 54% das empresas revelaram ter tido problemas justamente por não contar com procedimentos bem estruturados de proteção de dados.
Considerando o percentual bastante elevado, parece não restar dúvidas de que a falta de procedimentos claros para controle é um fator de risco para qualquer negócio.
Em contrapartida, as empresas que adotam um POP consistente percebem benefícios e vantagens que refletem em ganhos estratégicos.
Veja na sequência quais são os principais.
Aprimorar a qualidade
Qualidade é um atributo que depende de gestão.
Nesse aspecto, o POP é uma das principais ferramentas para se chegar à qualidade total, já que, com ele, se conhecem os processos indispensáveis a serem seguidos em uma tarefa.
Digamos, por exemplo, que uma indústria de calçados quer aumentar a durabilidade dos seus produtos mudando uma certa matéria-prima.
Para isso, ela precisará adotar processos para que essa mudança não gere reflexos em toda a cadeia produtiva.
Nesse caso, o POP pode ser um instrumento de controle, antecipando o que deve ser feito quando um processo ou uma de suas etapas precise ser alterado sem prejuízo na qualidade.
Aumento da produtividade
O POP é como se fosse um mapa.
Quando uma rotina passa a ser orientada, ela tende a gerar resultados constantes, já que cada um dos colaboradores envolvidos sabe o que fazer e o que não fazer.
Quando se trabalha a partir de procedimentos claramente definidos, as pessoas se sentem mais seguras e, com isso, elas tendem a produzir mais e melhor.
Redução de falhas
Uma das vantagens mais perceptíveis ao adotar um POP é a redução na frequência das falhas.
Note que isso se aplica a toda e qualquer atividade, seja na indústria, no comércio ou na prestação de serviços.
Um exemplo que ilustra essa versatilidade é a aplicação do POP nos Serviços de Atendimento ao Consumidor (SAC) ao orientar os profissionais de atendimento.
Em processos industriais, ele é fundamental para evitar erros decorrentes da negligência ou imperícia, facilitando inclusive a apuração de responsabilidades.
Mais segurança
Imagine um canteiro de obras com dezenas de operários circulando com materiais pesados, máquinas, equipamentos e veículos.
Sem normas de circulação e de controle de segurança, eles estariam muito mais expostos ao risco de acidentes.
Isso também ajuda a definir medidas de controle em situações emergenciais ou em caso de acidentes, incêndios e outros eventos de risco à segurança.
Em segmentos como o de TI, um POP pode ser usado como diretriz para evitar o vazamento de dados, mantendo a integridade de sistemas e data centers.
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Agiliza processos de onboarding
Toda empresa busca atrair novos talentos.
Mas, por melhor que seja o profissional, adaptar-se às rotinas e cultura da empresa leva um tempo.
Um POP ajuda nesse aspecto, facilitando a inserção de novos membros e podendo até dispensar todo um período de treinamento.
Para isso, a empresa só precisa ter uma norma padrão, repassando-a para todo colaborador que vier a ser contratado.
Claro que isso não significa que não vai haver dúvidas, mas poupa boa parte do tempo e recursos que seriam consumidos em um processo de adaptação.
Ajuste às normas
Sendo a maioria das empresas sujeitas a normas e fiscalizadas em suas atividades por órgãos de controle, é preciso contar com mecanismos que as enquadrem nas leis.
Naquelas em que haja a obrigatoriedade de instituir uma Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), por exemplo, o POP é indispensável.
Isso sem falar nas empresas cujas atividades são alvo de controle constante por parte do INMETRO e dos organismos de proteção ambiental, como o IBAMA.
Onde usar um modelo de POP
Outra vantagem de contar com um modelo de POP, como vimos, é a sua grande versatilidade.
Ele pode ser moldado a qualquer tipo de atividade produtiva, gerando benefícios diretos e indiretos.
Embora seja na indústria que ele se aplique de forma mais sistematizada, não há nada que impeça de ser implementado em uma startup ou fintech, por exemplo.
Tudo vai depender da maior ou menor necessidade por controle em uma certa rotina, assim como do grau de exigência imposto por certos órgãos de fiscalização.
E como é customizável, um modelo de POP se aplica a qualquer tipo de projeto.
Exemplo de modelo de POP
Nada melhor do que um exemplo para ajudar a entender como aplicar uma teoria na prática.
Então, vamos imaginar que estamos implementando um POP dentro de um estoque para controle do recebimento de produtos.
Para isso, partimos dos dados que temos disponíveis, como:
- Tarefa: receber produtos
- Local: estoque
- Responsável: diretor de compras
- Data
- Revisões
- Materiais e equipamentos utilizados
- Procedimento: recepção do veículo da transportadora na doca, retirada dos produtos com identificação via RFID, inclusão em inventário e posterior acomodação nas respectivas prateleiras.
- Ações corretivas aplicáveis em caso de erros e falhas (por exemplo, o que fazer se um inventário estiver incorreto)
- Assinatura do responsável pelo procedimento.
Essas são as informações básicas que um modelo de POP precisa ter.
Como sugestão, utilize a tabela abaixo para personalizar seu Procedimento Operacional Padrão.
Como fazer Procedimento Operacional Padrão na empresa
Todo procedimento padrão é, na verdade, um documento.
Sendo assim, ele precisa seguir um protocolo para que seja cumprido.
É necessário observar certos passos comuns a todas as empresas na hora de definir um POP.
Confira a seguir como fazer isso.
1. Selecione o processo
Para empresas do ramo industrial, o que não faltam são processos que podem ser regidos e controlados por um POP.
Também no comércio, são inúmeras as atividades que podem ser coordenadas a partir de um procedimento padrão, como a própria gestão do estoque.
Portanto, o primeiro passo a ser dado para implementar um POP é definir qual atividade será documentada.
2. Monte uma estrutura
Embora não precise ser um documento complexo, em certos casos, é preciso entrar em outro nível de detalhamento ao elaborar um POP.
Alguns dos elementos que podem compor sua estrutura são:
- Tarefa/Objetivo
- Local
- Escopo (define a aplicabilidade e o uso do POP)
- Responsáveis
- Materiais
- Documentação de referência: normas, leis e estatutos, etc.
- Procedimento
- Gráficos e fluxogramas: indicados para atividades mais complexas
- Perspectiva de revisão.
3. Redija o documento
Uma vez definida a estrutura do POP, é hora de redigir o documento, que pode ser inclusive em formato digital.
Essa é uma maneira mais indicada, por exemplo, para empresas com muitas filiais, nas quais a distribuição de documentos físicos demanda sempre um esforço logístico maior.
Ajuda, ainda, na hora de fazer eventuais correções e ajustes via editores baseados na nuvem e compartilhados instantaneamente.
4. Faça a revisão
Um POP não é um registro estático.
Ele pode e deve ser submetido a constantes revisões, até porque processos estão sempre sujeitos aos avanços da tecnologia.
Aliás, cada procedimento que ele documenta tem um campo dedicado só para informar quantas revisões foram feitas.
5. Publique
Depois da elaboração do documento, é preciso publicá-lo, de forma que ele chegue às mãos das partes interessadas.
No caso do estoque, uma dessas partes pode ser o setor de compras da empresa, por exemplo.
Siga aprendendo sobre qualidade e produtividade
O controle de processos pelo POP, como vimos, tem relação direta com a qualidade, que por sua vez, depende do comprometimento da empresa com a melhoria contínua.
É por essa razão que profissionais capacitados na metodologia Lean chegam mais longe, já que são mais qualificados para implementar e gerir procedimentos padrão.
Você pode ser um deles, fazendo os cursos em Lean Six Sigma da Escola EDTI.
Somos especialistas em produção enxuta, com mais de 10 anos de atuação qualificando profissionais dos mais variados escalões.
Conclusão
Empresas que contam um modelo de POP estão menos vulneráveis, já que conseguem manter um registro de seus processos.
Você pode ter mais esse diferencial em seu currículo, habilitando-se nos cursos green belt e black belt da EDTI.