Melhoria contínua: o que é, objetivos, ferramentas e exemplos práticos

Já faz algum tempo que a ideia de investir em uma cultura de melhoria contínua desponta entre as principais estratégias para o crescimento de empresas.

Não basta criar um plano de negócios para alcançar bons resultados no longo prazo.

Tão importante quanto isso é estar sempre em movimento.

É preciso se preparar para as mudanças – que fatalmente virão, muito em razão do acelerado avanço tecnológico em meio ao Big Data, IoT e a própria Transformação Digital.

Se não por demandas internas, mas por pressão do mercado (o que inclui clientes e concorrentes), o certo é que as empresas devem investir em novos processos para qualificar suas ações e os resultados que delas surgem.

Assim deve ser porque as exigências se modificaram, tanto no que diz respeito à qualidade de produtos e serviços quanto na forma como são oferecidos ao público.

Na Era da Informação, se o consumidor não recebe uma solução eficaz, ele rapidamente acessa outras e vai em busca de empresas que entreguem o que espera.

Esse é o comportamento de compra do cliente omnichannel.

Por isso, o assunto que tratamos neste artigo é uma filosofia que agrega valor à organização e aos seus processos.

Continue lendo para saber mais sobre a melhoria contínua e entender como ela pode ajudar a sua empresa a qualificar os resultados e se destacar no mercado.

O que é melhoria contínua?

Muito mais do que uma técnica ou ferramenta, a melhoria contínua é uma filosofia que tem permeado a gestão de empresas de diversos segmentos nas últimas décadas.

O termo ganhou maior força a partir dos anos 1980, mas sua origem remonta há pelo menos quatro décadas.

Esse é um conceito que nasceu dentro dos esforços para melhorar a qualidade dentro das indústrias, tendo se iniciado no contexto do Japão pós-Segunda Guerra Mundial.

Na época, destroçado em razão do conflito, o país asiático precisava de uma abordagem para o trabalho capaz de acelerar seu desenvolvimento e aumentar significativamente a produtividade, sem precisar de grandes investimentos.

Com a melhoria contínua, as empresas passaram a buscar métodos para atingir resultados cada vez mais expressivos, usando a experiência de lotes passados como aprendizado para produzir mais e melhor no futuro.

O processo está relacionado à adoção de ferramentas e técnicas que podem fazer a diferença em pequenas atividades, sempre monitorando os resultados para entender se a estratégia adotada gera os efeitos esperados.

Assim, entendemos que a melhoria contínua é uma mentalidade que deve guiar os profissionais e o processo produtivo como um todo.

Benefícios da melhoria contínua

O principal benefício em aplicar a melhoria contínua na produção é o ganho de produtividade.

Esse é, afinal de contas, um conceito que foi desenvolvido com o objetivo de garantir resultados progressivamente melhores nas entregas ao cliente.

A adoção de uma cultura com foco em acompanhar a evolução dos resultados traz como consequência uma produção mais rápida e eficiente.

Também leva a uma redução de erros e de custos na produção, já que os processos estão sob permanente análise e o nível de exigência é elevado.

Toda essa mudança deve começar pela simplificação dos processos e fluxos de trabalho.

Para garantir que a melhoria contínua seja adotada com sucesso, é preciso antes se certificar de que, dentro da organização e do organograma da empresa, não existam processos inócuos, repetidos ou redundantes.

A partir do momento que essa cultura é adotada, a empresa se torna mais flexível e capaz de se adaptar mais facilmente a novas demandas legais, fiscais ou mercadológicas.

Essa flexibilidade se traduz, no fim das contas, em uma maior competitividade frente a outras marcas que não se preocupam em melhorar continuamente.

Por fim, uma empresa que incorpora a melhoria contínua em seu ethos habilita-se a ter ganhos intangíveis, como o aumento da motivação e do engajamento.

Isso porque a melhoria contínua parte da ideia de que a responsabilidade pela produtividade é da empresa, e não do funcionário.

Assim, a intenção é proporcionar um ambiente de trabalho organizado, eficiente e acolhedor, para que os colaboradores possam desempenhar as suas funções da melhor maneira possível.

Qual é o principal objetivo da melhoria contínua?

O principal objetivo da melhoria contínua é promover o aperfeiçoamento constante dos processos, produtos e serviços de uma organização, visando alcançar níveis cada vez mais altos de eficiência e qualidade. 

Essa abordagem tem como propósito fundamental impulsionar a competitividade e o sucesso no longo prazo.

Autores renomados, como William E. Deming, defendem a importância da melhoria contínua na gestão da qualidade, destacando que a busca pela excelência é um processo contínuo e imprescindível para a sobrevivência das organizações.

James P. Womack e Daniel T. Jones reforçam as teorias de Deming, destacando os benefícios da melhoria contínua na redução de desperdícios e na maximização do valor para o cliente.

Quais os princípios da melhoria contínua?

Os princípios da melhoria contínua enfatizam:

• Busca pela excelência
• Foco no cliente
• Trabalho em equipe
• Utilização de dados para embasar decisões
• Identificação e eliminação de desperdícios
• Adoção de abordagens sistemáticas
• Promoção de uma cultura de aprendizado e inovação. 

Além disso, a melhoria contínua promove uma cultura de aprendizado e inovação, incentivando a experimentação e o desenvolvimento de soluções criativas.

Esses princípios são fundamentais para impulsionar a eficiência, a qualidade e o sucesso.

Ferramentas da melhoria contínua

Basicamente, as ferramentas de melhoria contínua são organizadas em duas categorias: de ação preventiva e de ação corretiva.

O primeiro grupo diz respeito às ferramentas que atuam antes da ocorrência do erro ou evento desviado do padrão de qualidade comum para a empresa.

Ações preventivas, portanto, não trabalham com erros consolidados, mas identificam indícios que apontam para potenciais desvios em médio e longo prazo.

Aqui, entram ferramentas da qualidade, como fluxogramas, histogramas, cartas de controle e outros instrumentos com foco no planejamento e no desenvolvimento de um mapa do trabalho para orientar a execução.

Do outro lado, o grupo da ação corretiva trabalha com o erro consolidado e busca – como o próprio nome indica – corrigir os desvios de padrão verificados.

Por desígnio, essas ferramentas e técnicas são mais comumente aplicadas durante a fase de produção em si, momento em que os fluxogramas e planejamentos serão postos à prova.

Dentro da categoria, podemos encontrar ferramentas que lidam com o erro e buscam identificar suas causas, como é o caso do Fishbone ou do Diagrama de Dispersão.

O que é Kaizen na melhoria contínua?

Exportada do Japão para todo o mundo, a melhoria contínua é também conhecida pelo seu termo japonês correspondente, Kaizen.

Ele descreve uma abordagem sistemática e incremental para aperfeiçoar os processos e promover mudanças positivas nas organizações.

O Kaizen envolve a participação de todos os níveis hierárquicos, estimulando a apresentação de ideias e o envolvimento ativo dos colaboradores.

É uma filosofia que busca aprimorar constantemente a eficiência, qualidade e produtividade, reduzindo desperdícios e maximizando o valor para o cliente.

Também visa incentivar a implementação de pequenas melhorias diárias, o aprendizado contínuo e a criação de um ambiente de trabalho colaborativo.

O que é PDCA de melhoria contínua?

Não se pode melhorar continuamente sem usar as ferramentas adequadas.

Uma delas é o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), em que cada letra corresponde às seguintes etapas:

• Plan: são definidos objetivos e planos de ação
• Do: as ações são implementadas sempre observando o planejamento
• Check: os resultados são monitorados e comparados com as metas estabelecidas
• Act: são tomadas ações corretivas e ajustes para melhorar o desempenho.

O PDCA é igualmente útil para promover a aprendizagem organizacional, permitindo a identificação de falhas e a busca por soluções.

É uma abordagem flexível e iterativa, que leva ao aprimoramento contínuo e a otimização dos processos, produtos e serviços.

Quer saber ainda mais sobre o ciclo PDCA? Então não perca este material gratuito, desenvolvido pelos especialistas da EDTI!

Como aplicar a melhoria contínua?

Até agora, falamos bastante sobre a parte conceitual da melhoria contínua, seus benefícios e as ferramentas que podem ser aplicadas no desenvolvimento.

Mas afinal de contas, por onde começar as mudanças que vão trazer essa mentalidade para o trabalho da equipe?

Na hora de aplicar a melhoria contínua em seus processos e no cotidiano da empresa, existem alguns princípios básicos que devem ser observados.

São elementos que indicam o caminho e a postura necessária para lidar com as situações comuns no dia a dia, de modo a alcançar uma qualidade progressivamente maior.

Continue lendo para conhecer os quatro princípios que vão ajudar a aplicar a melhoria contínua em seu negócio.

Conhecimento técnico

Uma das partes mais importante da melhoria contínua é o conhecimento técnico, o alicerce para suportar todas as decisões a partir de uma base teórica e prática.

Aqui, entram as ferramentas e técnicas que foram desenvolvidas e testadas por estudiosos e profissionais durante décadas de aplicação do Kaizen na produção industrial.

Metodologias como o Lean Manufacturing e o Controle Estatístico de Processos são algumas que trazem conhecimento e contribuem para criação de uma cultura voltada para a melhoria contínua.

As ferramentas da qualidade, de modo geral, ajudam o gestor a identificar junto ao seu time quais são os pontos que precisam ser melhorados, medir a eficiência antes e depois da mudança e qual mudança precisa ser priorizada na ordem do dia.

Foco nos pontos de melhoria

A melhoria contínua é uma abordagem que, como vimos, aponta para a necessidade de manter aberto um processo que leva a uma qualidade de entrega progressivamente maior.

Porém, a escolha dessa filosofia como parte da cultura organizacional não pode ser feita a custo da sobrecarga da equipe.

Na hora de organizar os processos de melhoria, é preciso, portanto, ter foco nas atividades que vão promover impacto positivo na produção.

Aqui, é importante lembrar-se da Lei de Pareto: segundo esse princípio, 80% dos problemas são ocasionados por apenas 20% das causas – e elas é que devem ser o foco da melhoria.

Mensure corretamente e precisamente os resultados

Pouco ou nada adianta criar planos para implementar mudanças na produção sem antes estabelecer quais serão os mecanismos para medir a efetividade do que foi alterado.

Primeiro, é preciso se certificar de ter bem definidos quais serão os seus indicadores-chave de performance (KPIs) antes mesmo de iniciar o seu processo.

A base teórica pode ajudar a entender o que precisa ser monitorado para medir a efetividade das ações e também como fazer.

De modo geral, você deve se perguntar “qual o motivo da mudança?” – e isso já aponta para qual métrica se encaixa melhor nas suas necessidades.

Padronize os processos

Além de garantir uma melhoria contínua por meio da otimização dos processos e mensuração de resultados, é importante criar padrões na sua produção como parte da melhoria contínua.

É essa padronização dos processos que vai garantir que o problema verificado e corrigido não voltará a se repetir no futuro.

O caminho da produção e o detalhamento das especificações de qualidade precisam ser registrados para que não haja dúvidas.

Você pode usar um fluxograma nesse momento, de modo a mapear a produção.

É preciso se certificar de que o documento será distribuído entre os funcionários, permanecendo acessível para novos profissionais que venham a se juntar à equipe.

Qualidade total e a melhoria contínua

O conceito de melhoria contínua está ligado ao de Gestão da Qualidade Total – GQT.

A GQT é uma estratégia de negócios que, assim como a melhoria contínua, busca levar a consciência da qualidade para todos os níveis da cadeia produtiva, do atendimento à entrega.

Com origem no fordismo americano e no toyotismo japonês, essa é uma abordagem que sugere a adoção de dados quantitativos e qualitativos na tomada de decisão.

Por extensão, o GQT garante assertividade nas ações, deixando de lado as decisões baseadas em subjetividades e enviesadas.

A estratégia está mais ligada aos aspectos da produção estritamente práticos.

Ela tem mais a ver com processos e com o uso de dados para avaliar a experiência do cliente.

A propósito, a melhoria contínua é um dos princípios que guiam a Gestão da Qualidade Total.

É consenso entre os autores que a GQT só estará completa se houver a intenção de manter aberto o processo de mudanças, garantindo maior qualidade em longo prazo.

Adotando ferramentas preventivas, como o Diagrama de Dispersão, é possível monitorar os problemas e direcionar os esforços para solucioná-los.

Melhoria contínua e o Sistema Toyota de Produção

O Sistema Toyota de Produção (TPS, na sigla em inglês, ou simplesmente Toyotismo) é mais uma estratégia de negócios entrelaçada ao conceito da melhoria contínua.

Criado pelos industriais japoneses e gurus da qualidade Eiji Toyoda e Taiichi Ohno, no fim da década de 1950, o sistema tem por objetivo aumentar a eficiência e a eficácia da produção, evitando desperdícios para alcançar maior produtividade.

O Toyotismo foi bastante influenciado pelo método criado dentro das fábricas da Ford, após uma visita técnica de Toyoda e Ohno aos Estados Unidos.

A grande diferença que os especialistas da Toyota buscavam remediar com o seu método era a incidência de desperdícios.

Para os japoneses, o método fordista acabava perdendo muito da sua produção por conta da falta de consciência de qualidade durante a produção, gerando assim uma série de desperdícios de material e tempo.

A melhoria contínua surge então como um dos pilares do Toyotismo.

Para garantir a continuidade das mudanças e para que o processo fosse autogerenciável, os criadores do Toyotismo perceberam que era necessário incutir a cultura da qualidade em todas as etapas do processo.

A intenção era – e ainda é – garantir que as transformações tragam efeitos em longo prazo.

Para isso, é preciso estar preparado para enfrentar novos desafios que surgem pelo caminho.

Assim, ferramentas e métodos como o Genchi Genbutsu e o Kaizen são evocados para que a inovação seja contínua, enquanto cuidam de investigar as causas dos problemas.

Melhoria contínua e Lean Six Sigma

O Lean Six Sigma foi proposto na década de 1980 por Bill Smith, então engenheiro da Motorola.

A metodologia junta o melhor da filosofia Lean e do método Six Sigma para garantir mais eficiência na produção e uma melhora geral nos resultados.

O principal objetivo dessa abordagem é identificar e eliminar desvios que causem desperdícios, atrasos ou gargalos na cadeia produtiva, além de aumentar a produtividade e a margem de lucro.

Ao unir as duas abordagens em uma só metodologia, temos o melhor dos dois mundos: o primeiro combate a incidência de erros e desvios de padrão, enquanto o segundo se certifica de eliminar os desperdícios que vêm desses erros e drenam os lucros.

O que as abordagens têm em comum – e que acaba sendo o elo entre as duas filosofias – é a preocupação com a melhoria contínua.

Isso porque os processos para garantir uma produção enxuta (Lean) e diminuir a incidência de falhas (Six Sigma) só terão resultado se forem pensados em longo prazo, estabelecendo uma cultura organizacional, de maneira que os profissionais saibam agir em confluência com os princípios da qualidade.

Exemplos reais de melhoria contínua

Não são poucos os exemplos factuais de como a melhoria contínua ajuda a melhorar os resultados quando começa a fazer parte da cultura organizacional.

O nosso primeiro exemplo vem da CADAM, empresa que opera uma mina de caulim, uma usina de beneficiamento e um porto privado no estado do Amapá.

O crescimento rápido fez com que o sistema utilizado para gestão estivesse defasado, incapaz de registrar diversas das novas atividades desenvolvidas pela empresa.

Dentro dos esforços de melhoria contínua, o departamento de Tecnologia da Informação da empresa verificou que, mesmo que já existisse um software em utilização, era preciso buscar uma ferramenta mais completa.

Outro caso de destaque é o da Log-In, que vinha enfrentando sérios problemas com o desperdício.

Ao analisar os processos a fundo, a empresa de logística observou que esse era o maior empecilho para a sua produtividade.

Assim, um esforço de otimização dos processos foi ordenado e, em um ano, a Log-In recuperou o equivalente a R$ 18 milhões de receitas apenas com o corte de tarefas duplicadas ou desnecessárias.

Como aprender mais sobre melhoria contínua?

Melhorar continuamente implica estar sempre aprendendo e aplicando o que se aprende na prática.

Para isso, é fundamental ter o apoio de instituições de ensino com bagagem e experiência nesse tipo de formação.

É aqui que entra a Escola EDTI, pioneira no ensino de Lean Six Sigma no Brasil, com mais de uma década de atuação.

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Seja um deles e leve a melhoria contínua para as empresas onde trabalhar ou para empreender no seu próprio negócio!

Conclusão

Não é de hoje que a melhoria contínua desperta a atenção de gestores e profissionais que buscam uma estratégia para manter suas empresas competitivas no mercado.

Criar um planejamento antes de começar a executar o projeto segue tendo sua importância, é claro.

Porém, já não adianta mais dar esse passo e seguir um plano engessado e que permanece sem mudanças mesmo em diferentes cenários.

As marcas que querem se destacar e conquistar o público devem ser flexíveis.

Também devem ser capazes de se adaptar às demandas e necessidades dos clientes da era omnichannel.

É nesse contexto que a melhoria contínua tem ganhado cada vez mais espaço.

Longe de ser apenas uma ferramenta ou método, o conceito descreve uma filosofia que busca estabelecer uma consciência da qualidade em todos os profissionais e etapas, do atendimento à entrega.

Ao estabelecer uma cultura de melhoria contínua entre os membros da sua equipe, o gestor contribui para que a empresa não fique parada no tempo.

Assim, a estratégia repercute na satisfação do cliente ao mesmo tempo que impulsiona a qualidade produtiva da empresa.

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