Há boas razões para usar a Matriz de Eisenhower no trabalho.
Quer ver só?
Pense na sua rotina e na estratégia que utiliza para priorizar tarefas.
Estar ocupado demais pode até passar a ideia de produtividade, mas nem sempre muito trabalho significa eficiência.
Não é porque você consegue resolver todas as obrigações do dia que está progredindo em relação às suas metas.
Aí entra a importância de entender a diferença entre o que é urgente do que é importante e, principalmente, reconhecer o que é uma tarefa urgente e importante ao mesmo tempo.
E é justamente para isso que serve a ferramenta Matriz de Eisenhower.
Quer aprender como quebrar um ciclo que tanto rouba seu tempo quanto freia você de chegar a seus objetivos?
Aprenda mais neste artigo e veja como melhorar seu gerenciamento de tarefas
O que é Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de tomada de decisão que ajuda a fazer a distinção entre tarefas que são importantes, não importantes, urgentes e não urgentes.
Ela divide as atividades a realizar em quatro quadros, permitindo a você reconhecer quais deve executar primeiro e quais deve agendar, delegar ou excluir da lista.
- Tarefas urgentes e importantes (executar): exigem atenção e devem ser feitas imediatamente
- Tarefas não urgentes, mas importantes (agendar): ajudam a atingir um objetivo, mas não possuem necessidade de curto prazo
- Tarefas urgentes e não importantes (delegar): talvez não tenham a ver com seu objetivo final, mas são essenciais no momento
- Tarefas não urgentes e não importantes (excluir): não ajudam a atingir um objetivo em curto ou longo prazo. São apenas distrações do que é importante.
O princípio básico por trás da Matriz de Eisenhower é a distinção entre tarefas importantes e urgentes.
Então, vamos entender melhor como essa classificação acontece:
- Tarefas urgentes: devem ser executadas imediatamente. Muitas vezes, são obrigações ou situações de emergência.
- Tarefas importantes: contribuem para suas metas, valores e objetivos de longo prazo. Por não produzirem resultados imediatos, acabam por vezes negligenciadas.
Sim, há tarefas importantes que também são urgentes, mas isso não é uma regra.
Para evitar hábitos ruins, como a procrastinação, é preciso estar alerta principalmente ao que não é nem urgente, nem importante.
Quem criou a Matriz de Eisenhower?
Essa matriz foi nomeada em homenagem a Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos (de 1953 a 1961), conhecido por sua alta produtividade e organização.
Durante a Segunda Guerra Mundial, Eisenhower foi um general cinco estrelas no exército norte-americano.
A Matriz de Eisenhower ou Princípio da Decisão de Eisenhower se tornou popular pelo consultor Stephen Covey em seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.
Convoy afirma na obra que o presidente Eisenhower organizou suas obrigações de modo que apenas os assuntos importantes e urgentes passassem por sua mesa.
Para que serve a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower pode ser usada tanto no contexto corporativo, quanto para assuntos pessoais.
Ela serve para planejar, delegar, priorizar e agendar tarefas diárias ou semanais.
Pode ser aplicada desde a criação ou ajuste de um processo até no planejamento e execução de projetos.
Vantagens da matriz de priorização de Eisenhower
Utilizar a Matriz de Eisenhower traz melhorias na gestão de tempo de pessoas que têm o hábito de passar por situações como:
- Resolver pequenos problemas em vez de se concentrar no objetivo principal
- Estarem ocupadas, mas sentem que seu trabalho tem pouco impacto
- Não progredirem nas metas de longo prazo
- Sofrerem de procrastinação
- Terem dificuldade em dizer “não”
- Terem dificuldade em delegar tarefas.
Além disso, essa matriz de priorização tem diversos benefícios para o dia a dia em relação à forma de aproveitamento do tempo – conheça alguns deles a seguir:
É simples de entender
Ao contrário de outras das ferramentas de produtividade, o gerenciamento de tempo usando a Matriz de Eisenhower não requer aplicativos ou softwares.
Você só precisa de uma caneta, papel e uma lista de todas as tarefas que deseja realizar.
É fácil de implementar
A força da Matriz de Eisenhower está em sua simplicidade.
Você não depende de conhecimento específico para colocá-la em prática, desde que saiba classificar e priorizar suas responsabilidades.
O planejamento usando a Matriz de Eisenhower é feito para ser fácil de entender e de aplicar.
Mudanças e revisões podem ser feitas rapidamente
Se aconteceu algum evento diferente, basta fazer alterações em sua matriz.
Leva apenas poucos minutos e é muito fácil de organizar.
Não há necessidade de gastar horas tentando descobrir quais tarefas precisam ir para o topo da lista de prioridades
Visão geral das tarefas
Assim como acontece com outros tipos de planejamento, a clareza é a chave para seu funcionamento.
Felizmente, a Matriz de Eisenhower oferece uma visão panorâmica de suas tarefas.
Como é uma ferramenta simples, nada escapa do seu radar.
? Conheça também a Matriz GUT de priorização de tarefas.
Como fazer a Matriz de Eisenhower
Planejar e criar estratégias usando a Matriz de Eisenhower é simples.
A verdade é que um papel e uma caneta já bastam, mas não há porque não fazer isso em um documento eletrônico no computador.
Para começar, elabore uma lista com todas as tarefas que você precisa realizar no dia, semana ou mês.
Em seguida, desenhe quatro quadros, como estes:
Então, nomeie cada um:
| Importante e urgente | Importante e não-urgente |
| Não-importante e urgente | Não-importante e não-urgente |
Nesta matriz, cada quadro permite agrupar tarefas que podem ser classificadas de acordo com sua prioridade.
Se uma tarefa precisa ser executada rapidamente, você deve colocá-la no quadro urgente, na primeira coluna e na primeira (importante) ou na segunda linha (não-importante).
Viu como é simples?
Basta atribuir cada tarefa de sua lista em um seu respectivo quadro da matriz.
Como usar a Matriz de Eisenhower para priorizar tarefas
Para acertar na distribuição de suas tarefas na Matriz de Eisenhower, você deve ter certeza do que é realmente urgente ou importante.
Tente o seguinte:
- Fazer listas de tarefas
- Definir um limite de tarefas que você pode incluir em um quadro
- Sempre se questionar quanto ao que vale a pena fazer primeiro
- Planejar na noite anterior e analisar no início da manhã para, em seguida, trabalhar em suas tarefas
- Eliminar distrações
- Usar ferramentas e técnicas para ajudar a evitar maus hábitos, como evitar redes sociais
- Acompanhar as tarefas que você delega a outras pessoas.
Na sequência, vamos trazer exemplos de uso da Matriz de Eisenhower para você ter uma ideia melhor sobre como ela funciona na prática.
Quando uma tarefa é urgente e importante
Faça imediatamente:
- Finalizar o projeto de um cliente
- Enviar um trabalho pronto
- Buscar seu filho doente na escola
- Consertar um vazamento de água.
Quando uma tarefa é urgente, mas não importante
Tarefas que você talvez possa delegar:
- Fazer uma ligação
- Agendar uma reunião
- Postar notícia no site da empresa
- Limpar a casa.
Quando uma tarefa não é urgente, mas é importante
Agende este tipo de tarefas:
- Elaborar o orçamento do próximo ano
- Ler sobre novas tecnologias para seu negócio
- Fazer exercícios
- Passar tempo com a família.
Quando uma tarefa não é urgente, nem importante
Elimine da sua lista (exceto nos momentos reservados ao lazer):
- Passar tempo nas redes sociais
- Assistir TV
- Jogar videogame
- Bater papo com colegas de trabalho.
Por fim, a matriz de Eisenhower com nossos exemplos ficaria assim:
| Importante e urgente (executar) Finalizar o projeto de um clienteEnviar um trabalho Buscar seu filho doente na escolaConsertar um vazamento de água. | Importante e não-urgente (agendar) Elaborar o orçamento do próximo anoLer sobre novas tecnologias Fazer exercíciosPassar tempo com a família. |
| Não-importante e urgente (delegar) Fazer uma ligaçãoAgendar uma reuniãoPostar notícia no site da empresaLimpar a casa. | Não-importante e não-urgente (eliminar) Passar tempo nas redes sociaisAssistir TVJogar videogameBater papo com colegas de trabalho. |
Conclusão
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta muito útil para a tomada de decisões para aumentar a produtividade.
Além disso, ela ajuda a reduzir comportamentos que consomem energia, desperdiçam tempo e raramente lhe ajudam a ir em direção a seus objetivos.
Se você tem interesse em melhorar sua gestão de tempo, preparamos um e-book especial com dicas infalíveis para sua rotina de estudo: baixe agora!