Mapa de Fluxo de Valor: Conheça essa importante ferramenta!

A otimização dos processos empresariais é fundamental para o sucesso de qualquer empresa — só assim é possível atender os clientes que estão cada vez mais exigentes e se diferenciar da concorrência. Não por acaso, existem diversos métodos e estudos para melhorar as atividades desenvolvidas no ambiente corporativo. Neste conteúdo, vamos falar sobre uma dessas ferramentas: o Mapa de Fluxo de Valor.

O mapeamento das atividades desenvolvidas pela empresa ajuda a ter uma melhor visão dos processos, expõe erros e desperdícios, além de possibilitar que as ações sejam repensadas e organizadas de forma mais inteligente.

Continue a leitura para compreender esse conceito, para que ele serve, as suas vantagens e desvantagens, além de como aplicá-lo no seu negócio.

O que é um Fluxo de Valor?

O Fluxo de Valor é uma sequência de atividades desenvolvida com o objetivo de entregar um produto ou serviço. Esse conjunto de ações podem ser observados em vários momentos e níveis dentro do ambiente empresarial.

Veja alguns exemplos:

• da ideia ao lançamento de um produto;
• do orçamento até a execução de um serviço;
• da compra da matéria-prima a entrega ao consumidor.

Cada um desses fluxos englobam vários passos (que podem ou não agregar valor ao cliente final) para que o objetivo final seja concluído. Para garantir a eficácia da análise da ferramenta, todas as atividades que envolvem o fluxo (mesmo as que não agregam valor a entrega final) precisam ser registradas.

O que é e onde surgiu o conceito do Mapa de Fluxo de Valor?

O Mapa de Fluxo de Valor, ou o Value Stream Mapping (VSM), é uma ferramenta que categoriza as atividades da empresa e identifica as etapas que agregam e não agregam valor ao produto ou serviço desenvolvido — aproveitando o ponto de vista do cliente.

Por meio de um fluxograma as ações de um processo empresarial são organizados e detalhados de forma sequencial e estratégica. O mapeamento do fluxo é alinhado à cultura lean e engloba um importante número de informações, incluindo os materiais, profissionais e prazos envolvidos em cada atividade.

Existem dois tipos de mapeamento:

• Mapa de Fluxo de Valor de estado atual — que mostra como o processo funciona no momento;
• Mapa de Fluxo de Valor de estado futuro — que é usado para otimizar as etapas e reduzir os desperdícios observados no estado atual.

Lean Manufacturing e o surgimento do VSM

O conceito de Mapa de Fluxo de Valor se originou da filosofia Lean Manufacturing (Manufatura Enxuta), que é um dos pilares da produção da Toyota e foi criado por dois colaboradores da organização na época: Taiichi Ohno e Eiji Toyoda.

As práticas Lean foram fundamentais para que a Toyota conseguisse ter sucesso no Japão pós Segunda Guerra Mundial, momento em que o país estava com  recursos escassos e lutava para recuperar o seu parque industrial.

Com ajuda dessa estratégia, a empresa conseguiu eliminar custos desnecessários, melhorar a flexibilidade e qualidade dos processos — melhorias que contribuíram para que a marca fosse reconhecida mundialmente.

Para que serve o Mapeamento do Fluxo de Valor e onde utilizar?

Como já sabemos, realizar o Mapeamento do Fluxo de Valor pode ajudar os negócios a melhorar diversos aspectos. O mapa do fluxo de valor pode servir para várias funcionalidades, entre elas:

• identificar e manter o valor agregado das atividades;
• satisfazer as exigências e necessidades dos clientes;
• adaptar as ações aos objetivos empresariais.

Em qualquer empresa existem fluxos de valor e, portanto, eles podem ser organizados graficamente para trazer as melhorias que mencionamos. Veja, a seguir, alguns exemplos de como a ferramenta pode ser aproveitada em diversas áreas.

Saúde

O Mapeamento do Fluxo de Valor tem um papel importante na saúde — uma área complexa, com diversos fluxos de ações e com uma necessidade de eficiência extremamente alta.

Um bom exemplo disso é o Projeto Lean nas Emergências, que engloba o mapeamento de fluxos, e reduziu de forma significativa a espera nas unidades de saúde em que foi implementado.

Comércio

A gestão de comércios, tanto varejistas quanto atacadistas, precisa ser estratégica para garantir a fidelização dos clientes e a imagem da empresa no mercado.

A organização do estoque é uma das áreas fundamentais para que isso aconteça, mas também é um dos setores onde mais acontecem desperdícios. Um VSM bem elabora favorece a redução desses erros, gera economia e possibilita que a empresa invista em outras áreas para o seu desenvolvimento.

Indústria

Para produzir o seu produto final, uma indústria precisa realizar vários processos internos — que envolvem fornecedores, matéria-prima, maquinários, transporte.

Para garantir a qualidade e eficiência de cada etapa, é importante ter uma visão macro de todo o fluxo de valor e ela pode ser conquistada por meio do mapeamento. Dessa forma, é viável diagnosticar erros, reduzir desperdícios, alterar rotar e atividades, ou seja, tornar tudo mais produtivo e organizado.

Resumindo:

Em todo ambiente em existe Fluxo de Valor, essa ferramenta é bem-vinda. Sendo assim, também é possível e indicado aproveitar o Mapeamento do Fluxo de Valor na Construção Civil, em processos administrativos, escolas.

Quais os símbolos do VSM?

Como você sabe, o Mapa de Fluxo de Valor é uma representação gráfica — que usa símbolos para poder representar as ações desenvolvidas nos processos.

Existe um grupo de símbolos padronizados para facilitar a interpretação dessas ferramentas. As representações foram apresentadas na apostila “Learning to See”, que em tradução livre significa Aprendendo a ver, publicada em 2009, pelo Lean Enterprise Institute.

Apesar disso, nada impede que a empresa realize modificações ou implementações para adaptar os símbolos às necessidades do negócio. O mais importante é que todos os colaboradores envolvidos na melhoria da produção compreendam o que está sendo representado em cada mapa para evitar problemas no entendimento ou execução das ações.

A seguir, veja alguns dos principais símbolos que podem ser usados na criação de um VSM.

Símbolos de processos

Cliente / Fornecedor — O símbolo é sempre colocado na parte superior do mapa e é um ponto de partida comum para representações de fluxo de material. Se estiver do lado direito, representa o cliente e se for inserido no lado esquerdo, trata-se do fornecedor.

Processo compartilhado — Este símbolo significa que existem outros Fluxos de Valor sendo realizados no mesmo processo, área de trabalho ou operação.

Célula de trabalho — É usado para representar que vários processos estão integrados a uma determinada célula de trabalho.

Símbolos de materiais

Remoção de Material — O símbolo de recuo em seta representa a remoção física de inventário armazenado.

Remessa externa — A representação do caminhão indica envios externos aos clientes ou fornecedores.

Seta empurrar — Representa que o material está andando pelo fluxo, indo de um processo para o outro.

Símbolos de informação

Informação Verbal — Indica que o fluxo de informação é feito verbalmente.

Informação eletrônica — Representa que o fluxo de informação é realizado de forma digital, seja pela internet ou intranet.

Informação manual — O símbolo indica que o fluxo de informação é realizado por meio de relatórios, memorandos, entre outras ferramentas manuais.

Símbolos gerais

Depósito — Indica a presença de um depósito interno ou externo a empresa.

Acelerado — Representa entrega de produtos, serviços ou informações de forma acelerada.

Pedidos — Símbolo usado para indicar as vendas ou pedidos de compra da organização.

Conheça 3 programas que fazem o VSM online

Agora que já sabe o que é e para que serve o VSM, é natural que se pergunte como fazer o Mapeamento de Fluxo de Valor.

Felizmente, existem programas que podem ser aproveitados para a criação do Mapa de Fluxo de Valor online. Outra boa notícia é que a maioria deles possui planos iniciais gratuitos, que podem ser úteis para que você entenda se o sistema vai conseguir atender todas as suas necessidades.

A seguir, confira a lista com os principais softwares e suas funcionalidades.

1. Lucidchart

O Lucidchart é um sistema bastante completo, que disponibiliza diversos símbolos, templates prontos de Mapa de Fluxo de Valor. Os usuários podem construir o fluxograma de modo bastante intuitivo, basta arrastar e soltar os elementos na área de trabalho.

2. VP Online

Também é possível criar um Mapa de Fluxo do Valor por meio do VP Online. O sistema também permite a criação gráfica por meio da funcionalidade “arrasta e solta”, além de salvar os projetos na nuvem.

3. Draw.io
   

O Draw.io é uma ferramenta online e gratuita que auxilia o desenvolvimento do Mapa de Fluxo de Valor. O sistema é fácil de usar e não exige a criação de uma conta específica, basta acessar o site com os dados do Gmail, OneDrive ou Dropbox.

Como realizar um mapa de fluxo de valor no seu negócio?

Para conseguir aproveitar todos os benefícios dessa ferramenta, é essencial que o mapa se desenvolvido e aplicado adequadamente. Como acontece em qualquer processo de melhoria empresarial, é preciso agir de forma estratégica para alcançar os resultados.

Conheça alguns passos fundamentais para a criação de um Mapa de Fluxo de Valor eficiente:

• identificação do que será mapeado;
• desenvolvimento do Mapa de Fluxo de Valor de estado atual;
• análise do fluxo do atual;
• desenvolvimento do Mapa de Fluxo de Valor de estado futuro;
• criação do planejamento de implementação das melhorias.

Uma excelente forma de garantir o conhecimento necessário para liderar a aplicação do VSM é realizando um bom curso na área, como o Curso Lean Six-Sigma Green Belt. Com ele, é possível compreender diversos conceitos e estratégias para a melhoria de processos de forma presencial ou online.

Como saber quando utilizar o VSM?

Se você ainda está em dúvida em que situações ou etapas da produção o mapeamento do fluxo pode ser útil, não se preocupe. Vamos mostrar alguns exemplos de como é possível identificar a necessidade de utilizar o VSM na prática.

Excesso de produção

Produzir mais produtos do que consegue armazenar (ou apenas produzir mais sem necessidade) é um erro que pode ser provocar um grande prejuízo e precisa ser corrigido rapidamente. Sendo assim, ter uma visão de todas as etapas de produção facilita a identificação desses excessos e evita que eles aconteçam.

Problemas no estoque

Um estoque organizado evita problemas no abastecimento de mercadorias, que podem prejudicar as vendas, a produtividade dos funcionários ou o funcionamento da empresa, entre outros problemas. Erros de compra, no inventário, bagunça na documentação, podem ser resolvidos com a ajuda de um mapeamento adequado.

Atividades desnecessárias

Burocracia em excesso é algo que desmotiva os funcionários, gera gastos desnecessários e pode prejudicar a entrega do serviço ou produto ao cliente. Ter um controle de todos os fluxos de atividades e implementar estratégias para evitar processos desnecessários e retrabalhos, contribui para a melhora na eficiência do processo.

Tempo de espera alto

A demora no atendimento ao cliente, bem como a entrega do produto ou serviço, podem ter origem em processos internos da empresa. Mapear essas atividades e pensar formas estratégicas de reduzir o tempo de espera para liberação de maquinários e autorizações de ações, por exemplo, ajuda a resolver essa questão.

Defeitos

Um alto índice de defeitos na entrega final do trabalho pode indicar a necessidade de Mapeamento de um Fluxo de Valor. Após a identificação, a solução apontada pode ser a necessidade de realizar um treinamento com os colaboradores, trocar de fornecedores, repensar a padronização do trabalho, entre outras medidas.

Aumento de gastos

A análise financeira da empresa também pode apontar a necessidade de realizar um Mapa de Fluxo de Valor com urgência em algum processo do negócio. Se os gastos com material de limpeza triplicaram em 4 meses, é importante visualizar o que está acontecendo e como é possível resolver a fonte do problema.

Vantagens

Ao longo do texto, já falamos sobre muitos benefícios de aplicar o VSM dentro das empresas, mas é sempre interessante destacá-los. Por isso, confira quais são as principais vantagens do Mapa de Fluxo de Valor Lean:

• favorece a tomada de decisões;
• reduz no tempo de produção e desperdício de materiais;
• melhora a qualidade da produção e atendimento ao cliente;
• proporciona um diferencial competitivo;
• diminui o estoque e os custos relacionados;
• melhora a padronização de processos;
• reduz a complexidade desnecessária de atividades;
• ajuda a divisão correta de espaço de trabalho e das tarefas entre os colaboradores;
• possibilita a implantação de outras estratégias de melhoria de processos.

Desvantagens

O Mapa de Fluxo de Valor pode trazer desvantagens para empresa se não for feito e aplicado corretamente — seguindo os passos que já citamos anteriormente para que a ferramenta seja eficiente.

Se isso acontecer, o mapeamento vai ser inadequado, trará pouco ou nenhum resultado, pode confundir os colaboradores, bem como ser um desperdício de tempo e dinheiro da empresa. Afinal, estamos falando de um recurso que exige dedicação para ser desenhado, analisado e implementado dentro da empresa.

Conclusão

Como vimos, o Mapa de Fluxo de Valor é uma ferramenta extremamente útil para evitar falhas em projetos, melhorar a eficiência na produção e, consequentemente, na entrega de produtos ou serviços. Em um mercado cada vez mais competitivo e exigente, é fundamental evitar os erros e dedicar esforços para otimizar todas as etapas do processo.

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a compreender a relevância que o Mapeamento do Fluxo de Valor pode ter para negócios de todos os tamanhos e segmentos.

Caso queira se aprofundar ainda mais na ferramenta e entender o passo a passo de como executá-la, faça o Curso Lean Six-Sigma Green Belt, oferecido pela Escola EDTI.

Até a próxima!