Já que errar é humano, as lições aprendidas em projetos servem como uma valiosa experiência de crescimento.
Elas também servem para que um erro não se repita e que as pessoas, ao conduzirem projetos no futuro, tenham uma referência para começar.
A verdade é que não existe processo perfeito.
As mais ousadas descobertas científicas foram obtidas às custas de muitas falhas e tentativas frustradas.
Em projetos, os erros cometidos podem se tornar a base firme na qual profissionais e equipes poderão gerar os melhores resultados.
Para que isso seja possível, é necessário desenvolver um método que garanta que essas falhas sejam devidamente registradas, como veremos ao longo deste artigo.
O que são lições aprendidas em projetos?
Quem nunca se meteu em um projeto mal-sucedido que atire a primeira pedra.
Na verdade, o erro por si só não é um problema.
Quando estamos dispostos a acertar, eles acabam nos aproximando do êxito de forma inevitável.
É como disse o escritor Samuel Beckett: “Tente de novo. Erre de novo. Erre melhor”.
Ou seja, a falha é parte do processo de crescimento, seja na vida ou nos negócios.
Nos projetos, elas podem servir como referência quanto ao que não fazer, o que de certa forma já é um aprendizado e um avanço.
Importância das lições aprendidas na gestão de projetos
Errar por si só não leva a lugar algum se não houver um método para registrar as falhas, usando-as para balizar futuras decisões.
Por isso, é preciso desenvolver a gestão das lições aprendidas, o que consiste basicamente em formar um repositório de dados sobre os erros cometidos em projetos.
Isso sem contar a tendência humana em confiar demais na memória, que pode nos trair.
Manter um registro sempre atualizado dos erros em projetos serve como uma garantia para que eles não se repitam e para saber o que fazer em uma nova oportunidade.
👉Conheça também o método FMEA de análise de falhas neste material da EDTI!
Como tirar lições aprendidas em projetos
O erro em projetos é, inclusive, parte do processo de crescimento previsto no consagrado Guia PMBOK.
Na “Bíblia” dos projetos, enfatiza-se a necessidade de aprender lições a partir dos erros como forma de otimizar projetos de diferentes matizes.
Para tirar essas lições, é preciso seguir um método que garanta o registro das informações.
Afinal, sem dados, não há como tirar conclusões a respeito de nada, muito menos lições dos erros cometidos.
Confira na sequência como isso pode ser feito.
Identificar
Depois da conclusão de um projeto, espera-se que haja um registro minucioso de suas etapas, a fim de identificar possíveis falhas individuais ou coletivas.
Essa fase do processo de aprendizagem pode ser dividida em duas partes: uma, em que se faz o levantamento dos erros cometidos e lições aprendidas, e outra, em que essas lições são efetivamente transformadas em conhecimento.
Nessa segunda fase, pode ser feita também uma reunião do tipo brainstorming, de modo que as pessoas não só aprendam com os erros como reflitam sobre eles.
Documentar
Todo esse processo de identificação e aprendizagem com base nos erros deve ser documentado, servindo como base para futuras ações educativas.
Para isso, vale elaborar um relatório, contendo os seguintes tópicos:
- Sumário executivo
- índice resumido das conclusões
- Descrição detalhada das lições aprendidas
- Outras recomendações com base no que foi abordado.
Quanto mais aprofundado for este documento, mais subsídios as futuras equipes terão para trabalhar nos projetos.
Portanto, toda atenção aos detalhes, para que nada escape!
Analisar
A partir dos registros e das lições aprendidas, as futuras equipes terão um material que poderão analisar, podendo assim evitar erros já cometidos.
Isso porque um erro pode facilmente cair no esquecimento quando deixa de ser registrado e, mais ainda, se as pessoas não se dedicam a entender porque ele aconteceu.
Não basta apenas anotar um erro e pular para o próximo.
É preciso que cada falha seja objeto de reflexão para que as lições necessárias sejam extraídas delas.
Parece preciosismo, mas se considerarmos que a maioria dos problemas nas empresas são causados pelos mesmos erros, essa é uma forma de minimizar riscos.
Registrar
A falha nasce da ignorância, e o único antídoto contra esse mal é a informação.
Assim, os dados precisam ser registrados e armazenados de modo que estejam disponíveis para consulta sempre que necessário.
Digamos, por exemplo, que você esteja envolvido em um projeto para desenvolver um novo produto e gostaria de saber se a empresa já fez algo parecido.
Se houver um registro confiável, esse tipo de informação poderá ser levantada nos arquivos da organização, junto com os projetos concebidos e os erros eventualmente cometidos.
A vantagem é que a digitalização tornou possível armazenar grandes volumes de dados sem a necessidade de intermináveis fichas dispostas em gavetas empoeiradas.
Revisar
A propósito, a digitalização permite que todo tipo de informação seja recuperada ao alcance de um clique.
Esse é o objetivo do registro de dados sobre projetos: servir como uma fonte de consulta permanente sobre o que os levou a serem bem-sucedidos ou não.
Dessa forma, é possível evitar as mesmas falhas cometidas em projetos anteriores e também, a partir delas, formar novas bases de conhecimento.
Resumidamente, as cinco etapas que abordamos podem ser descritas assim:
- Identificar falhas e gargalos que geraram impactos em projetos
- Documentar as lições aprendidas em um formulário padrão
- Analisar os impactos causados e soluções para o problema
- Registrar tudo que foi feito
- Revisar o que está documentado antes de começar um novo projeto.
Conclusão
As lições aprendidas em projetos são valiosas porque o erro é muitas vezes inevitável – o que não pode é correr o risco de repetir a mesma falha.
Você pode ser um profissional de excelência e errar menos.
Um caminho para isso é fazer o curso green belt da Escola EDTI.