Lead time para melhores resultados!

Relacionado às áreas de produção e logística, o conceito de Lead Time é bastante importante para potencializar os resultados da gestão do seu negócio.

Com ele, você pode entender melhor sobre o ritmo da sua produção e identificar possíveis falhas e gargalos que estão atrasando as entregas e prejudicando o seu desempenho com a clientela.

Além de oferecer maior precisão para os processos e atividades da cadeia produtiva, o conceito garante um maior domínio sobre todas as etapas inclusas em seu serviço, desde a encomenda do cliente até o momento da entrega.

Isso porque, por mais que se planeje e desenhe o fluxo de produção nos mínimos detalhes, na hora de executar podem surgir fatores surpresas, capazes de influenciar o desempenho de maneira inesperada.

Mas, usando o Lead Time, o gestor consegue monitorar o tempo que um pedido leva para ser finalizado, avaliando assim se o resultado está além ou aquém do esperado ou se está de acordo com as expectativas.

Aqui, a máxima de que o tempo é dinheiro se prova verdade.

Ao monitorar o tempo gasto pela empresa para entregar valor ao seu cliente, é possível avaliar os resultados, verificando oportunidades para reduzir desperdícios de tempo e material que eventualmente podem promover uma redução de custos.

Continue lendo para saber mais sobre o conceito de Lead Time e entender como ele pode potencializar o seu negócio.

O que é o Lead Time?

Chamamos de Lead Time – ou “tempo de aprovisionamento” na tradução brasileira – o período de tempo que se passa entre o início da atividade, produtiva ou não, até o momento de seu término.

O termo em inglês pode ser desmembrado e traduzido livremente como Lead, que significa “conduzir”, e Time, que é o tempo do processo.

Com isso, podemos entender Lead Time como o período utilizado para conduzir um fluxo produtivo até sua conclusão.

O conceito vem da engenharia da produção, que o define como o tempo que leva entre o cliente fazer um pedido e o momento da entrega.

Apesar de útil em diversos contextos, essa definição é deficiente, pois não transmite exatamente o que Lead Time significa.

Vamos supor que a sua empresa decidiu contratar um novo gerente de produção para organizar a casa e garantir um tempo de aprovisionamento mais curto.

Para cumprir com sua meta, o profissional acredita que o caminho é aumentar os estoques para que o cliente não tenha que esperar tanto.

Ainda que aparente efetividade, essa estratégia tão somente diminui a percepção do cliente sobre o Lead Time.

No fim das contas, com estoques cheios, acaba demorando muito mais para que um produto atravesse todas as fases da operação e seja escoado do estoque – e o tempo que ele passa dentro da empresa antes de ser vendido é muito maior.

Como se calcula lead time?

Como dissemos, o Lead Time não pode ser calculado somente com base na percepção do cliente sobre o tempo que demora entre o seu pedido e o momento da entrega.

De fato, é preciso analisar todo o tempo que o produto passa dentro da fábrica para entender qual, de fato, é a extensão desse período.

Até porque, é sempre bom lembrar que existe um custo para manter grandes estoques e esse custo pode ser significativamente reduzido se a empresa achar meios de acelerar sua produção com o corte de desperdícios.

O primeiro passo para calcular o Lead Time da sua empresa é criar uma lista com todos os insumos necessários para entregar aquele trabalho específico.

Aqui entram todas as matérias-primas, produtos de consumo interno, maquinário, manutenção e recursos humanos.

Em seguida, o tempo de aquisição precisa ser investigado.

Essa medida diz respeito ao tempo gasto para adquirir cada um os itens da lista e/ou o tempo de deslocamento até que eles cheguem até a produção.

Agora, você está pronto para fazer uma primeira seleção dessa lista, separando e priorizando aqueles itens que tem um tempo de aquisição maior.

A partir dos dados levantados até aqui, já é possível começar a definir prazos de entrega de cada etapa e também um prazo para o produto final.

Nesse momento, não se esqueça de contabilizar também as pausas para finais de semana, feriados, manutenções e imprevistos que podem surgir pelo caminho.

Por último, você precisará considerar os tempos de espera envolvidos em sua produção.

Aqui, podemos incluir o tempo de deslocamento dos insumos até a empresa, as pausas para ajustes entre atividades e eventuais gargalos da produção.

Com todos esses dados levantados e com a produção bem estruturada você pode finalmente calcular com precisão qual será o seu Lead Time.

Exemplos de Cálculo de Lead Time

Em alguns segmentos, como o setor automotivo, o cálculo do Lead Time se faz de maneira bastante simples e automática.

Isso porque essa é uma área já familiarizada há muitas décadas com o pensamento analítico em sua produção.

Também, quando falamos da produção de automóveis, estamos falando de produtos altamente padronizados para se adaptarem a uma produção automatizada em todas as etapas.

O cenário muda um pouco de forma quando tentamos aplicar a lógica do Lead Time em áreas onde o processo produtivo ainda é mais artesanal, como na confeitaria, por exemplo.

No segmento, trabalha-se com uma diversidade quase infinita de produtos, com diversas possibilidades de personalização da mercadoria entregue.

O tempo de aprovisionamento de uma leva de brigadeiros, por exemplo, nunca será o mesmo que o de um bolo de casamento com três andares.

Também, é impossível criar grandes estoques da mercadoria, pois são produtos altamente perecíveis.

Pode ser que o cliente peça um bolo de baunilha, mas a fava esteja em falta nas lojas da região, o que acrescentaria ao Lead Time o prazo de entrega desse produto.

Ou ainda, a falha em algum equipamento durante o processo pode acabar atrasando ou pausando a produção por um período indefinido.

Todas essas são questões que devem ser levadas em consideração na hora de fazer o cálculo de um Lead Time na sua produção.

Lead Time e JIT

O sistema Just in Time, também conhecido pela sigla JIT, foi criado pela japonesa Toyota em meados de década de 1970.

O termo, que em tradução livre significa “na hora certa”, define uma estratégia de produção que utiliza a demanda como parâmetro principal.

Isso significa que, no JIT, se produz a partir dos pedidos sem criar e manter insumos e mercadorias estocados para a venda.

Na prática, as fábricas que trabalham com o sistema mantêm estoques que permitem uma produção autônoma de apenas algumas horas, contando com a entrega “na hora certa” para garantir a continuidade da produção.

Dentro desse balé milimetricamente coreografado que é o Just in Time, um novo processo só se inicia quando é “autorizado” por um gatilho anterior – que pode ser a conclusão da tarefa anterior ou a própria encomenda.

Isso fez com que, no Ocidente, o conceito ficasse conhecido como Kanban, que é o nome dos cartões utilizados para autorizar a movimentação dos itens no processo produtivo.

Ao fim, o JIT tem por objetivo uma produção mais enxuta, capaz de eliminar os desperdícios ao mesmo tempo em que reduz o Lead Time de modo geral.

Qual a diferença entre lead time e tempo de processo?

A essa altura você já entende que o Lead Time corresponde a todo o período de tempo entre o momento em que a demanda foi registrada pela primeira vez e a entrega do pedido nas mãos do cliente.

Nesse período estão inclusos todos os processos que fazem parte da cadeia produtiva, mas não só eles.

Dentro do tempo de aprovisionamento constam também as pausas, os atrasos, os imprevistos, o tempo da logística e os períodos de descanso que influenciam no prazo final da entrega.

Para o cálculo do Lead Time, não importa muito se o tempo gasto pela empresa é efetivamente aproveitado com atividades que vão gerar valor ao cliente ou se ele é desperdiçado com grandes pausas entre uma atividade e outra.

Já quando falamos do tempo de processo, nos referimos especificamente ao tempo dedicado à produção em si.

Aqui, entram somente os minutos, dias ou meses dedicados a atividades produtivas que estão relacionadas com o processo.

A organização é bastante importante nesse momento para se certificar de que cada setor e cada profissional estarão sincronizados, prontos para receber a demanda assim que autorizado pelo setor anterior.

Principais termos para se compreender o Lead Time

Quando falamos de Lead Time, existem alguns termos que fazem parte da rotina da empresa que pretende planejar e controlar o tempo de suas entregas.

O conceito, que define o tempo que a produção leva para transitar um produto desde o momento em que a demanda chega até a entrega, tem dentro de sua aplicação algumas outras ferramentas.

O entendimento do que é o tempo de ciclo ou de agregação de valor, por exemplo, ajuda o gestor a analisar os resultados apresentados e propor melhorias no processo produtivo.

Pensando nisso, separamos abaixo os principais termos que você precisa conhecer para compreender o Lead Time.

Tempo de Ciclo

Chamamos de Tempo de Ciclo (T/C) o período máximo permitido para a conclusão de uma atividade ou operação dentro cadeia produtiva.

Para fins práticos, esse tempo é calculado contando desde o momento em que uma tarefa é finalizada até o momento que a próxima termina.

Em outras palavras, o T/C expressa o tempo máximo que uma equipe, profissional ou estação de trabalho tem para concluir sua tarefa e passar para a próxima etapa sem atrasar o cronograma geral de entrega.

Além da média de duração das operações verificada empiricamente, o Tempo de Ciclo inclui o tempo de preparo, carregamento e descarregamento de insumos, as esperas, entre outras atividades que façam parte do cotidiano daquela atividade.

Tempo de Agregação de Valor

Dentro do Tempo de Ciclo, existe ainda uma subdivisão chamada de Tempo de Agregação de Valor (VA).

O que vai diferenciar o tempo gasto no ciclo de maneira geral daquele que está classificado dentro do VA é o caráter das atividades (ou esperas) que estão ali inclusas.

Quando falamos em “agregação de valor”, estamos nos referindo àquelas tarefas da cadeia produtiva que, de fato, vão gerar valor agregado ao produto.

Ainda que muito importante para o cotidiano da produção, as manutenções, por exemplo, não trazem valor imediato para o cliente.

Da mesma forma que gargalos na produção que produzem grandes períodos de espera entre um ciclo e outro acabam por influenciar no T/C, mas não estão inclusos no VA.

Tempo de Não Agregação de Valor

Do outro lado, temos o Tempo de Não Agregação de Valor.

Como você já deve estar desconfiando, estamos falando aqui do polo oposto ao que foi descrito no trecho acima.

Voltando ao exemplo da confeitaria, existem esperas que vão agregar valor ao produto – como uma massa que precisa descansar antes de ser manipulada –, e outras que representam um gargalo na produção – uma massa de bolo pronta que não pode ser assada porque o forno já está ocupado.

Com isso, conseguimos entender que o Tempo de Não Agregação de Valor é a diferença que fica quando subtraímos o VA do T/C.

Taxa de Saída

Se bem utilizada, a Taxa de Saída pode ser uma ótima métrica para uma análise sintética dos dados que você coletou até aqui.

Chamada em inglês de “throughput” – algo como “taxa de transferência”, se traduzirmos ao pé da letra –, ela indica a velocidade com a qual uma empresa consegue fazer suas entregas.

O valor é expresso sempre levando em consideração o número de produtos que saem da produção e uma unidade de tempo de referência – 100 brigadeiros/hora, por exemplo.

É importante dizer que essa não é uma taxa capaz de descrever a meta de produção que a empresa deve manter para atender sua demanda.

Pelo contrário, a Taxa de Saída analisa o seu cenário atual e dimensiona qual é a capacidade produtiva da companhia dentro das condições atuais.

Trabalho em Processo

O Trabalho em Progresso (WIP) é um conceito que existe em qualquer cadeia produtiva que se divide em etapas de maneira a criar funções segmentadas.

A sigla, que vem do inglês Work in Progress, define todo aquele trabalho que já foi iniciado, mas, que por um motivo ou outro, ainda encontra-se dentro do fluxo de produção.

Na prática, estamos falando aqui de todo o trabalho que está sendo realizado, revisado ou consertado dentro da produção.

É importante ficar atento à quantidade de itens que constam na lista de WIP para não acabar se perdendo das demandas e prioridades.

Tempo de Setup ou Tempo de Troca

É bastante comum que dentro da cadeia produtivo uma mesma equipe seja responsável pela produção de mercadorias com características distintas entre si.

Esse tipo de configuração do trabalho é bastante comum, pois a demanda nem sempre é suficiente para criar equipes segmentadas por produto – e em alguns casos, isso pode ser até contraprodutivo.

Chamamos então de Tempo de Setup (ou Tempo de Troca) aquele período gasto para configurar as condições necessárias para criar produtos distintos.

Esse é o tempo em que a produção é momentaneamente interrompida para que o maquinário possa ser ajustado e os insumos preparados para o próximo item da fila.

Quais os benefícios de usar o Lead Time na sua empresa?

Dentre os benefícios observados por quem aplica o Lead Time para controlar sua produção, talvez o mais óbvio seja a melhoria na gestão de forma geral.

Quem monitora o tempo de aprovisionamento, consequentemente está a par de outros indicadores de saída, de agregação de valor e muito mais.

Olhando de perto a duração de cada tarefa, o gestor tem um material mais preciso para sua tomada de decisão e automaticamente diminuem as chances de ele cometer um erro por falta de embasamento.

Com todo esse controle, é natural que uma redução de custos seja observada já que a empresa consegue identificar quais são os gargalos e desperdícios que têm drenado seus recursos.

A partir de uma organização mais enxuta e eficiente, fica também mais fácil escalonar a produção para expandir os negócios de maneira segura e eficaz.

Por fim, mas definitivamente não menos importante, o grande benefício de aplicar o Lead Time na produção é o ganho imensurável junto a sua clientela.

Uma empresa que mantém um alto padrão de qualidade e rapidez em suas entregas assegura sua vantagem competitiva e sai na frente na disputa pela preferência do consumidor.

Conclusão

O conceito de Lead Time nasceu dentro da engenharia da produção e vem ganhando adeptos nos mais diversos setores desde sua criação.

Ao entender qual é o tempo de aprovisionamento de sua empresa, o gestor pode identificar com maior facilidade possíveis falhas, atrasos ou gargalos que comprometem a entrega ao cliente.

E falando em cliente, é importante lembrar que nem sempre o prazo por ele percebido corresponde ao tempo real da produção.

No caso de empresas que mantém grandes estoques, por exemplo, o consumidor pode até receber o produto rapidamente, mas o Lead Time total acaba maior porque a mercadoria fica estocada na empresa – o que tem um custo extra.

O cálculo do tempo de aprovisionamento não é nenhum bicho de sete cabeças, e quem investe em sua aplicação tem uma produção muito mais organizada e capaz de melhorar os resultados significativamente.

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