Desde que existe indústria, lá está o inventário de estoque como instrumento de controle e apoio às operações.
Essa é a maneira que a gestão tem de se manter atualizada em relação aos produtos que tem disponíveis e para orientar-se com relação à demanda.
A ideia é muito simples: quanto maior for a procura, maior será a necessidade de manter os inventários atualizados para evitar a ruptura, ou seja, a falta de produtos.
Do contrário, uma demanda baixa faz com que os estoques sejam pouco movimentados, tendo como possível consequência o encalhe.
Por isso, a gestão deve buscar o equilíbrio, a fim de manter o estoque em níveis seguros e o consumidor sempre satisfeito.
Veja como começar a fazer isso lendo este artigo atentamente até o final.
O que é inventário de estoque?
Inventário de estoque é o procedimento pelo qual a gestão de uma empresa se mantém a par dos produtos, insumos e materiais que têm disponíveis em seus armazéns.
Para isso, pode-se partir de dois princípios.
Um, de que há uma demanda X a ser satisfeita por um certo volume de produtos que, depois de serem fabricados, precisarão ser estocados de alguma forma.
Outro, de que a demanda pode oscilar, servindo o estoque como uma garantia de que sempre haverá produtos para serem distribuídos, não importam as circunstâncias.
Para que serve o inventário de estoque?
Ao olhar para a sua despensa, é bem provável que você saiba quando precisará ir ao supermercado fazer compras.
Esse fundamento da economia doméstica serve para ilustrar uma das muitas utilidades do inventário de estoque.
Ele serve para que a gestão saiba quantos produtos tem prontos para distribuir, quantos materiais tem para consumir ou quantas matérias-primas estão disponíveis, entre outras funções.
Qual a importância do inventário de estoque?
Na indústria, inventariar um estoque é questão de sobrevivência, considerando que as linhas de produção demandam um fluxo de materiais constante.
O comércio também precisa manter seus estoques sempre atualizados, para garantir que os pontos de venda terão sempre produtos prontos para a venda.
Até no setor de serviços esse é um instrumento essencial, tendo em conta a necessidade de contar com certos materiais e insumos para a prestação de uma atividade.
Como funciona um inventário de estoque?
Na prática, o inventário de estoque é como uma lista, na qual a gestão de uma empresa encontra os itens que tem armazenados.
Como toda lista, ela pode ser organizada de diferentes maneiras, dependendo do propósito da empresa ou de demandas pontuais.
O inventário pode, por exemplo, ser feito em períodos preestabelecidos para formação de um estoque de segurança.
Ou pode, como veremos a seguir, ser feito para fins de comprovação fiscal e tributária.
Tipos de inventário de estoque
Podemos organizar um armário classificando as roupas por cor, se esse for um critério muito importante de escolha para nós.
Se o estilo é o mais importante, então esse armário pode ser organizado em categorias como casual, formal, praia ou trabalho.
O inventário de estoque segue em sua formação uma lógica parecida.
Veja na sequência alguns dos critérios que podem ser aplicados e como cada um deles pode dar origem a um tipo de inventário.
Geral
No inventário geral, o estoque é mapeado de ponta a ponta.
Trata-se de uma lista abrangente, não discriminando os tipos de itens que estejam estocados.
Portanto, tudo que estiver no estoque deve ser listado de alguma forma, mesmo itens que não sejam do interesse da gestão.
O inventário geral é também uma espécie de base, a partir da qual outros tipos de inventário podem ser feitos.
Periódico
A prática de inventariar serve ainda para a criação de um controle para acompanhar a evolução do estoque ao longo do tempo.
Com isso, a gestão passa a ter uma ideia clara sobre os níveis do estoque a partir da época em que se encontra.
Digamos, nesse caso, que a empresa precisa de um estoque de no mínimo 1 mil peças de um produto para dar conta da demanda no fim do ano.
Ao fazer o inventário periódico, ela poderá saber com antecedência se terá um volume de itens dentro de uma margem segura para atender a essa demanda.
Rotativo
Já o inventário rotativo é mais específico, embora seja também periódico.
Nele, o objetivo é inventariar um certo tipo de produto, a fim de saber se os níveis para determinados itens estão dentro do previsto ou desejado.
Existe uma espécie de subdivisão desse tipo de inventário, chamado de cíclico, em que a gestão faz o inventário periódico não por produtos, mas por grupos, que podem ser classes de produtos ou outro critério de agregação.
Estoque anual
As empresas de médio e grande porte são, na maioria das vezes, obrigadas por lei a prestar contas ao fisco sobre os seus patrimônios, por meio de balanços contábeis.
Para atender a essa exigência, elas fazem inventários anuais de estoque, nos quais eles são incluídos como parte do seu ativo circulante.
De qualquer forma, essa é também uma maneira de conhecer a evolução patrimonial da empresa, de modo que se possa saber em que condições ela está e para onde pode ir.
Dinâmico ou parcial
Certos tipos de produtos demandam um esforço maior de atualização na sua contagem dentro de um estoque.
Tudo depende da rotatividade, valor agregado ou perecibilidade, para ficar só nos fatores mais relevantes.
São casos em que a gestão pode fazer uso de inventários dinâmicos ou parciais, partindo do pressuposto de que os estoques estão sempre em movimento.
Outra função é assegurar que os produtos estocados não sejam perdidos ou extraviados por perda de validade ou más condições de armazenamento.
Transferência
Haverá casos em que uma empresa pode ter que mudar de instalações ou, por algum motivo, precisar movimentar parte ou a totalidade de seus estoques para outro local.
A fim de garantir que, ao fazer essa transferência, nenhum item será perdido, ela pode recorrer a um inventário de transferência.
Poderíamos estender a lista de tipos de estoque indefinidamente, já que a quantidade de critérios é incomensurável.
Por isso, tão importante quanto definir o tipo de estoque é ter um método que permita organizá-lo a partir do inventário.
É o que você vai saber como fazer a seguir.
Como fazer inventário de estoque: passo a passo
Os tipos de estoque que você acabou de ver são sugestões a partir das quais você pode começar a organizá-lo.
Entenda a partir de agora como fazer isso, em um passo a passo com 10 etapas para que o seu inventário seja um instrumento completo de controle e avaliação de resultados.
1. Organize o espaço
O inventário não é apenas uma lista.
Seu objetivo é garantir que produtos reais sejam corretamente armazenados, servindo como apoio para a tomada de decisões, algumas estratégicas.
Por isso, antes de inventariar, procure conhecer o espaço onde os itens serão organizados, o que pode ser feito pelo cálculo do espaço que cada um deles ocupa e a área do estoque.
2. Escolha o tipo de inventário
Dependendo de quanto espaço esteja disponível e do tipo de produto a ser armazenado, você poderá definir o tipo de inventário que mais se ajusta aos seus interesses.
É possível utilizar mais de um tipo, considerando eventuais sazonalidades e o quanto a empresa esteja aberta à inovação e à exploração de novos mercados.
3. Defina uma data ou período
A prática do inventário abre caminhos para inserir a empresa na era dos dados.
Com o tempo, os sucessivos inventários vão formar um quadro evolutivo, podendo revelar padrões de comportamento.
Para isso, é fundamental realizar inventários periodicamente, a fim de comparar os níveis de estoque em períodos do ano ou entre períodos diferentes.
4. Selecione e prepare as pessoas
Para fazer um inventário como um verdadeiro profissional, a gestão vai precisar de pessoas qualificadas.
Se não houver entre os colaboradores pessoas preparadas, será necessário investir ou na sua capacitação ou na contratação de mão de obra nova.
5. Tenha os materiais necessários
A organização de um estoque é um esforço muito grande e que requer certos tipos de ferramentas, equipamentos e materiais.
Quanto mais automatizados forem os processos, mais preciso será o inventário e menos sujeito a erros e discrepâncias.
Vale contar com sistemas ERP equipados com controle de estoque e integração entre os setores de vendas e compras.
6. Crie categorias
Pode ser que o estoque a ser inventariado tenha mais de um tipo de produto ou categoria de produtos armazenados.
Considere, por exemplo, uma rede varejista que trabalha com gêneros alimentícios, vestuário e eletrônicos.
Ou uma indústria que fabrica veículos de diferentes modelos, cada qual com um conjunto de peças e componentes único.
7. Considere o método de gestão
O estoque será gerido pelo método First In, First Out (FIFO) ou Last In, First Out (LIFO)?
Ao fazer o inventário, procure considerar também a maneira como o fluxo de produtos deverá ser feito, até para facilitar a listagem de itens.
Na verdade, o método de gestão pode até ser um critério na hora de fazer o inventário, facilitando ainda mais a sua atualização e controle.
8. Automatize processos
Na escala industrial, trabalha-se com grandes volumes e os números costumam ser muito altos, na casa dos milhares e até milhões.
A mão humana não daria conta de tamanho desafio, por isso, a solução mais indicada é investir em automação via ERPs e MRPs.
9. Faça a contagem e segregação
Definidos os critérios e seguidas as etapas de preparação que você acompanhou até aqui, é hora de botar a mão na massa e fazer a contagem, que poderá ser acompanhada de algum tipo de segregação.
O fundamental aqui é garantir que a gestão conte com as ferramentas adequadas para isso e que o inventário possa ser continuamente atualizado.
10. Siga aperfeiçoando
Todo inventário de estoque está sujeito a modificações.
Cedo ou tarde, produtos vão sair ou entrar, exigindo assim um investimento contínuo em mão de obra e ferramentas de controle.
Outro investimento a ser feito é na melhoria contínua, como preconizam os princípios Kaizen de gestão.
Quem faz o inventário de estoque?
Embora não haja um especialista em inventário de estoque, toda empresa pode treinar pessoas para trabalhar exclusivamente nessa área.
Se for essa a opção, ela pode recorrer a treinamentos in company, qualificando seus colaboradores em metodologias como Lean Manufacturing ou Lean Six Sigma.
Em quaisquer desses casos, conte sempre com a EDTI e nossos cursos de formação ou nosso programa EDTI Pass para levar a melhor formação aos seus funcionários.
Quando fazer inventário de estoque?
Como vimos, a periodização correta é um dos pontos chave para que o inventário seja um instrumento que traduza com exatidão o status de um estoque.
A definição da periodicidade vai depender de alguns fatores críticos, com destaque para:
- Rotatividade: quanto mais alto o giro de produtos, mais frequente o inventário
- Risco de extravio/perdas: a periodicidade é maior para produtos perecíveis ou que precisem de condições especiais de armazenamento
- Demanda: vale ainda manter o controle sobre as oscilações na demanda, que sempre influenciam de alguma forma a gestão do estoque.
Inventário de estoque no Lean Six Sigma
A metodologia Lean Six Sigma tem dois objetivos principais: o combate ao desperdício e o controle da qualidade.
O controle de estoque é parte fundamental nesse processo e deve ser acompanhado de perto.
Por isso, boa parte dos profissionais que trabalham na cadeia de suprimentos e que lidam com estoques tem algum tipo de formação nessa área.
A EDTI capacita você para ser um especialista Lean, em cursos EAD que vão levar você adiante na sua carreira.
Conclusão
O inventário de estoque é parte indispensável das rotinas de gestão quando se produz orientado pela demanda, conforme os princípios do Just-in-Time.
Seja um profissional de sucesso na área, formando-se como líder Green Belt e Black Belt nos cursos presenciais da Escola EDTI.
Dê os primeiros passos para conhecer o Just-in-Time a fundo, lendo também este material para baixar gratuitamente em nosso site!