Guia para preparar uma reunião de passagem de plantão

1. Introdução

A passagem de plantão é um importante mecanismo utilizado pelos profissionais de enfermagem em hospitais. Ela garante a continuidade da assistência prestada aos pacientes de maneira segura e organizada.

Para que seja possível realizar a passagem de plantão sem grandes problemas, é necessário executá-la em uma reunião efetiva para que os profissionais que estão chegando se mantenham a par de todos os casos.

A fim de que essa tarefa possa transcorrer de maneira satisfatória, alguns pontos precisam ser observados, e este e-book vai trazer para você um passo a passo de como preparar uma boa reunião de passagem de plantão. Acompanhe!

2. A importância de uma reunião de passagem de plantão

A reunião de passagem de plantão é essencial para a rotina diária de um hospital. É nela onde o profissional é atualizado sobre intercorrências, exames e procedimentos que já foram ou que necessitam ser realizados com cada paciente.

Quando ocorre uma troca de plantão, vários profissionais encerram os seus turnos e passam o bastão para aqueles que chegam. Nesse sentido, o ideal é que ocorra uma reunião coletiva entre todos os envolvidos, em vez de orientações individuais. Isso também estimula a visão sistêmica e reforça as interdependências entre os membros da equipe.

Mesmo que a maioria dos pacientes receba atendimento de médio ou longo prazo, é essencial que haja sempre uma atualização de suas situações em cada passagem de plantão. Detalhes que envolvam tudo o que já foi realizado e, principalmente, as pendências para o novo turno devem ser abordadas durante o encontro.

Nas reuniões de passagem de plantão, todos os profissionais devem estar atentos e se envolver ao máximo. Afinal de contas, quem recebe informações no começo do plantão será responsável por repassá-las à equipe do plantão seguinte.

3. Quais são os principais problemas

Infelizmente, nem sempre as reuniões ocorrem como o esperado. E muitos dos principais problemas acontecem justamente pela postura inadequada dos profissionais envolvidos.

Falta de concentração, falhas na comunicação e interrupções desnecessárias são apenas alguns pontos que podem comprometer uma passagem de plantão de modo satisfatório. Saiba mais a seguir:

3.1 Comunicação

Um dos principais problemas que podem atrapalhar o bom andamento de uma reunião é, sem dúvidas, uma comunicação falha. E na passagem de plantão, comunicar-se bem é crucial, afinal, os profissionais que recebem as informações para dar continuidade ao trabalho necessitam do máximo de clareza possível.

Muitas vezes, características pessoais podem interferir para uma boa comunicação em reuniões de grupo, tais como timidez ou oratória ruim. E isso implica na dificuldade de transmitir as informações necessárias aos outros profissionais, o que pode gerar confusão e repetições cansativas.

Para qualquer profissional que trabalha em grupo, é essencial se esforçar para melhorar as habilidades comunicativas. Geralmente, pessoas que possuem uma maior facilidade de dialogar com colegas de trabalho ganham mais destaque e, consequentemente, têm maior probabilidade de sucesso.

Mas se engana quem imagina que apenas a comunicação falada pode ser um problema em reuniões. Muitas vezes, as informações que são passadas em relatórios, prontuários e outras anotações não são realizadas de maneira clara o suficiente.

Em reuniões de passagem de plantão, isso é ainda mais problemático. Como normalmente essas discussões precisam tomar um curto espaço de tempo, nem sempre é possível verbalizar todas as informações de maneira detalhada para o novo corpo profissional que está chegando.

Isso faz com que a maioria dos detalhes sobre pacientes e procedimentos precise ser transmitida de maneira escrita, o que pode, muitas vezes, incorrer em relatórios confusos e mal elaborados. A clareza é necessária não apenas na fala, mas também na escrita.

Por essa razão é extremamente importante ter um processo bem definido para a realização dessas reuniões. Quem precisa das informações que serão compartilhadas? Como elas serão apresentadas e documentadas? Em caso de dúvidas, como solucioná-las? Essas são preocupações que devem ser consideradas no momento de elaboração do procedimento dessas reuniões para evitar surpresas e problemas futuros.

3.2. Tempo e concentração

Outro grande problema das reuniões de passagem de plantão é justamente o tempo. Como esse ambiente de trabalho não aceita a falta de profissionais disponíveis durante intervalos muito grandes, é preciso ser objetivo e claro, tomando o menor tempo possível dos envolvidos.

Combinada com a dificuldade de comunicação, a falta de tempo para reuniões muito prolongadas incorre ainda na debilidade das informações expostas. Alguém que não consegue se comunicar bem em pouco tempo dificilmente conseguirá se expressar de maneira clara e concisa.

Dessa forma, é preciso encontrar uma solução que tome o menor tempo possível para a realização das reuniões de passagem e, ao mesmo tempo, dê o fôlego necessário para que todos possam transmitir as informações de maneira completa. Isso é um grande desafio que requer esforço coletivo de todos os envolvidos.

Novamente remetemos à questão do processo. Definindo claramente a agenda dessa reunião e controlando o tempo dedicado a cada assunto evitará que a reunião se alongue ou que algum assunto deixe de ser abordado.

Além dos problemas de tempo, reuniões de passagem de plantão enfrentam como grande adversário a falta de concentração dos participantes. E essa desconcentração pode ter como causa uma série de fatores, que vão desde ruídos que podem interromper a reunião a até mesmo o cansaço da equipe que está terminando o seu turno.

Em certos horários, nos quais comumente ocorre a troca de plantão, principalmente entre os turnos diurno e vespertino, ocorre um grande acúmulo de pessoas nas unidades hospitalares, devido a visitas médicas e familiares, chegadas de pacientes em pós-operatório e trocas de materiais.

Esse trânsito de pessoas acaba por gerar muito ruído, que frequentemente atrapalha a comunicação e a transmissão de informações entre os plantonistas. Portanto, escolha um local adequado para essa reunião, de modo a diminuir os ruídos e elementos de desconcentração.

De certa maneira, os problemas listados até agora são causa e consequência entre si. Normalmente, reuniões que possuem problemas de comunicação e tempo apresentam também um baixo nível de concentração dos profissionais envolvidos. Dessa maneira, é preciso ter bastante atenção para que um problema não desencadeie uma série de outras complicações e a reunião seja perdida em decorrência disso.

4. Como evitar os problemas nas reuniões

Como falamos anteriormente, reuniões de passagem de plantão podem apresentar uma série de problemas que prejudicam o seu andamento. Felizmente, é possível remediar essas questões a partir de um planejamento correto da reunião. Em alguns passos, é possível tornar qualquer discussão de trabalho eficiente e rápida.

4.1 Organize a reunião como um processo

Quantas reuniões você já participou e nada era definido, parecendo tempo perdido? Para evitar esse problema é útil pensar na reunião como um processo com etapas, entradas e saídas.

Por exemplo, o SIPOC (sigla em inglês para fornecedor, entrada, processo, saída e cliente) é uma ótima maneira de se garantir a produtividade de reuniões.

Inicie definindo qual o cliente dessa reunião. É somente a próxima equipe de enfermagem? Ou também os pacientes e médicos? Ou até mesmo outras pessoas envolvidas no cuidado do paciente?

Conhecendo o cliente fica mais fácil entender quais decisões, ações e informações (saídas) precisam resultar dessa reunião.

Depois, escreva quais informações (entradas) são necessárias para se chegar no objetivo definido. Quais prontuários, prescrições, folhas e controle e outros dados podem ser necessários? Essas informações e dados devem estar disponíveis antes da reunião e os responsáveis (fornecedores) por cada uma delas deve ser avisado com tempo hábil para preparação. Isso também evitará perder tempo na reunião!

Por fim, pense nas etapas desse processo, ou seja, na agenda da reunião. Defina claramente os tópicos e quanto tempo será dedicado a cada um deles para garantir que as decisões necessárias sejam tomadas ao final da reunião.

Garanto que se você participar de uma reunião organizada como um processo por meio do SIPOC, nunca mais você desejará estar em outro tipo de reunião!

4.2 Utilizando a objetividade

Para uma reunião de passagem render conforme o esperado, é preciso ser o mais objetivo possível dentro do curto espaço de tempo disponível. Por isso, definir objetivos e pautas e fazer a separação de equipe é essencial para um bom planejamento.

Se você pretende organizar efetivamente uma boa reunião de passagem, atente-se às seguintes dicas de objetividade:

• faça reuniões separadas para técnicos e enfermeiros. Como a linguagem de cada um é diferenciada, abordar os assuntos específicos de cada área separadamente fará com que a reunião tenha um aproveitamento muito melhor;
• utilize sempre os prontuários dos pacientes durante as reuniões. Ter em mãos informações sobre prescrições médicas e folhas de controle evita interrupções para consultar esses dados (lembra-se das entradas da reunião?);
• discussões sobre escala e pessoal devem ser abordadas apenas no fim da reunião, evitando-se, assim, quaisquer interrupções desnecessárias.

Para que a passagem seja feita da forma mais objetiva possível, é necessário realizar algumas tarefas antes desse momento. O fechamento do plantão, envolvendo tanto técnicos quanto enfermeiros, deve ser realizado previamente à reunião para que todas as informações sejam compiladas.

Além disso, é importante realizar o agrupamento dos prontuários e reunir um mínimo necessário de profissionais do próximo plantão. Na maioria dos casos, pelo menos um enfermeiro e dois técnicos são necessários para a realização da reunião de passagem de plantão.

Além disso, algo essencial para evitar quaisquer interrupções que possam atrapalhar o andamento da passagem de plantão é a necessidade de se definir um profissional de referência para realizar os atendimentos enquanto ocorre a reunião.

Essa pessoa será responsável pelas chamadas que ocorrerem durante a passagem, garantindo um menor número de interrupções e, ao mesmo tempo, o devido atendimento aos pacientes. É preciso deixar claro que algumas situações de emergência podem demandar o encerramento da reunião e, assim, o profissional que estiver a cargo dos atendimentos deverá analisar as situações que demandem o fim da passagem.

4.3 Cuidando com a gestão de tempo

Para fazer uma correta gestão de tempo durante as reuniões de passagem, é recomendável realizar as seguintes ações:

• Horários bem definidos: no planejamento, defina o início e o fim da passagem de plantão. Estabelecer uma meta de 20 minutos por reunião (ocupando 10 minutos de cada plantão) é um bom caminho;
• Organização: meia hora antes do início das reuniões, realizar as tarefas citadas no item 4.1. Ao antecipar toda a organização da reunião de passagem, ganha-se um tempo precioso;
• Ao término da passagem de plantão, imediatamente realizar a distribuição dos pacientes para os respectivos técnicos de enfermagem e iniciar a troca de informações entre técnicos e enfermeiros, abordando os contextos gerais de cada paciente.

Gerenciar o tempo em reuniões que necessariamente precisam ser curtas é uma tarefa que demanda mais organização do que velocidade. Se todo o planejamento for realizado com antecedência e as informações estiverem sempre à mão, a passagem de plantão ocorrerá sem grandes problemas.

Existem algumas outras dicas que fazem com que as reuniões não tomem muito tempo. Ter uma pauta e saber exatamente o que será discutido é uma delas, o que auxilia também na necessidade de ser objetivo na abordagem das informações. Como dito anteriormente, também é importante convocar apenas aqueles profissionais necessários, evitando, assim, interrupções realizadas pela própria equipe.

Apesar de parecer desnecessário falar, cada vez mais é preciso se desconectar antes de entrar em uma reunião. Portanto, oriente os técnicos e enfermeiros que desliguem os aparelhos celulares antes do início da conversa. Assim, apenas interrupções de urgência serão feitas e a passagem acontecerá em menos tempo.

Além de chamar apenas a equipe necessária para participar da reunião, é essencial definir um local onde o grupo tenha privacidade e silêncio. Isso faz com que, novamente, não aconteçam interrupções e, assim, tudo seja discutido no menor tempo possível.

5. Como se preparar para as próximas reuniões

O segredo para uma boa reunião é se planejar com antecedência. Se você já está acostumado a realizar reuniões de passagem de plantão, observe quais são os problemas mais recorrentes no seu ambiente de trabalho e siga as dicas deste e-book para resolvê-los.

Além disso, lembre-se de que a chave para um bom planejamento está na organização. Reuniões de passagem de plantão fazem parte da rotina do ambiente de trabalho de técnicos e enfermeiros. Assim, é normal que apenas o conteúdo repassado aos próximos plantonistas se altere, sendo a estrutura da reunião sempre a mesma.

Ao identificar a maneira que usualmente as reuniões de passagem ocorrem em seu ambiente de trabalho e resolver os possíveis problemas, elabore um roteiro para as próximas. Seguindo os passos para ser o mais objetivo possível, as reuniões ocorrerão com mais fluidez e clareza. Como dito anteriormente, ter as informações sobre cada paciente reunidas é fundamental para o bom entendimento entre os profissionais envolvidos.

E uma boa maneira de compilar todas essas informações e, assim, poupar tempo de discussão é elaborar um relatório, que será passado aos novos plantonistas. Esse documento deverá conter, preferencialmente, informações básicas e diretas sobre cada paciente, de forma que o profissional que será designado tenha em mãos tudo o que ele necessitar saber.

O relatório poderá variar de acordo com o tempo de permanência de cada paciente na unidade hospitalar. Geralmente, pacientes com tempo de internação menor do que 30 dias possuem um relatório mais completo do que aqueles de longa permanência (mais de 30 dias de internação na mesma ala hospitalar).

Para os pacientes do primeiro grupo, é interessante incluir no relatório informações como:

• nome e leito ocupado;
• diagnósticos e motivo da internação;
• evolução clínica e cirúrgica;
• exames já realizados e pendentes;
• contexto social (se necessário).

Já nos casos dos pacientes de longa permanência, sobre os quais já se conhece as informações de diagnóstico e os motivos para a internação, o relatório pode ser um pouco mais simples, incluindo:

• nome e leito ocupado;
• alterações clínicas;
• exames já realizados e pendentes;
• contexto social (se necessário).

Com o relatório, a transmissão de informações específicas sobre cada paciente aos novos plantonistas é facilitada. Se bem usado, o documento fará com que as reuniões de passagem sejam objetivas e demandem o menor tempo possível.

Porém, é importante lembrar que, mesmo com o melhor planejamento e a boa execução de uma reunião de passagem de plantão, a resolução de imprevistos é inerente a quem trabalha com o atendimento em saúde. Pacientes que demandem atenção imediata devem sempre ter prioridade sobre as reuniões, portanto, esteja preparado para também resolver quaisquer urgências que possam vir a interromper a passagem do plantão.

6. Sobre a Escola EDTI

A Escola EDTI, com base em uma longa experiência de trabalho de consultoria em diversas organizações da área da saúde, está plenamente capacitada para treinar e orientar equipes em atividades de melhoria e dar suporte à análise de dados (inteligência analítica) para subsidiar decisões de negócios.

Nós acreditamos que a formação sólida de nossos consultores e professores, aliada à experiência e conhecimento de mercado, são fundamentais para ajudar pessoas e empresas a na exploração de oportunidades de crescimento.

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