O Gráfico de Gantt é útil a toda empresa que enfrenta dificuldades em implementar soluções, melhorias ou simplesmente precisa de resultados, mas não sabe por onde começar.
Essa ferramenta pode ajudar a trazer as respostas que o gestor procura, já que vem sendo utilizada com sucesso desde a Primeira Guerra Mundial.
Naquele período, há mais de 100 anos, o Exército Norte-Americano precisava se ajustar rapidamente às demandas geradas pelo conflito armado.
Para piorar, os métodos de treinamento eram defasados e os militares já não tinham mais preparo para combates reais. Também a cadeia logística se mostrava precária.
Foi, então, que o Gráfico de Gantt foi utilizado em um grande projeto pela primeira vez na história, embora ele tivesse sido criado anos antes, em 1903, pelo engenheiro americano Henry Gantt.
Foi o responsável por aperfeiçoar o modelo chamado “harmonograma”, criado por volta de 1890 por outro engenheiro, o polonês Karol Adamiecki.
E se essa ferramenta ajudou um Exército a vencer uma guerra, imagine o que ela não faria pelo seu negócio?
Avance na leitura e conheça tudo sobre o Gráfico de Gantt a partir de agora.
O que é o Gráfico de Gantt?
Quando se trata de projetos visando a resultados concretos, é necessário contar com ferramentas de gestão que permitam o controle das atividades.
Não se pode esperar que os processos e suas tarefas sejam geridos com simples anotações, lembretes em um bloco, ou, ainda pior, contando com a memória.
Nesse caso, o gestor vai precisar de recursos mais visuais e que permitam controlar prazos, orçamentos, tarefas e pessoas de forma harmônica.
Em outras palavras: é preciso ter à disposição uma ferramenta adequada para coordenar múltiplas atividades ao mesmo tempo.
Basicamente, é isso que significa o Gráfico de Gantt.
Ele é um utilitário pelo qual empresas e pessoas conseguem gerir melhor projetos de diversos tipos, em especial aqueles em que mais de duas pessoas estão envolvidas.
Vamos descobrir, então, para que ele serve de forma mais específica?
Pra que serve o Gráfico de Gantt
Imagine que você lidera uma equipe em uma indústria de transformação.
Nessa empresa, está em curso um projeto de reestruturação, no qual será testada a fabricação de um novo produto.
Você tem as pessoas, os recursos e um prazo de 30 dias para apresentar à diretoria o primeiro relatório contendo resultados.
Com tão pouco tempo de cronograma, será preciso “espremer” o máximo da sua capacidade produtiva.
Todo minuto é valioso e, se ele for perdido, pode gerar atrasos irrecuperáveis.
Nesse exemplo, o Gráfico de Gantt seria uma boa maneira de otimizar o uso dos recursos materiais e humanos disponíveis.
Ele serve, por exemplo, para determinar quem faz o quê, quando cada tarefa dentro do projeto deve ser entregue e, ainda, de que forma os recursos serão alocados.
Como construir um Gráfico de Gantt
Ok, parece muito bom, mas o Gráfico de Gantt parece sofisticado demais?
Se foi nisso que você pensou enquanto lia o tópico anterior, temos uma boa notícia: uma das grandes virtudes dessa ferramenta é a sua simplicidade.
Isso, claro, caso você já saiba pelo menos usar as planilhas do Excel em um nível básico.
De qualquer forma, mesmo usuários sem muita prática conseguem construir um Gráfico de Gantt sem maiores problemas.
Confira, na sequência, um rápido passo a passo e aprenda a montá-lo rapidamente.
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Defina os pontos-chave do projeto
Antes de mais nada, é preciso conhecer os pontos-chave do projeto a ser desenvolvido.
Sendo assim, você precisará saber primeiro:
- Qual o prazo
- Que recursos deverão ser utilizados
- Quem são os colaboradores envolvidos
- Quais as matérias-primas e insumos indispensáveis
- Qual o resultado a ser alcançado.
Isso porque uma das funções do Gráfico de Gantt é justamente medir e racionalizar o uso do tempo, da mão de obra e dos recursos.
Perceba, nesse caso, que é possível que você dimensione todos esses elementos para mais ou para menos, já que o projeto ainda não começou.
Com o gráfico, você terá uma visão mais ampla, o que vai permitir que pessoas, orçamento e o tempo sejam usados na medida certa.
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Crie uma tabela no Excel
Tendo os números disponíveis, é hora de abrir o seu Excel ou outra planilha de sua preferência (pode ser a do Google Sheets).
Aqui, mostraremos como criar um Gráfico de Gantt em seu formato mais simples.
Se precisar trabalhar com mais dados, vale conhecer, ainda neste artigo, alguns dos softwares para fazer gráficos mais completos.
Voltando à nossa tabela, faça primeiro três colunas:
- Tarefa: você deve incluir cada tarefa necessária para a realização do projeto
- Dias decorridos: nessa coluna, serão visualizados os dias que cada uma delas já consumiu
- Dias restantes: os dias que ainda restam para a tarefa ser concluída.
Preencha os dados em cada uma das tarefas, considerando o possível encadeamento entre elas ou não.
Afinal, haverá tarefas cujo início depende do fim de uma atividade, enquanto outras devem ser independentes.
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Crie um gráfico de barras
A partir da disposição dos números, você já terá o que precisa para criar o gráfico que tornará mais fácil controlar os prazos.
Para isso, primeiro, selecione todas as células que contenham dados numéricos inseridos.
No menu superior, clique em “Inserir” → “Inserir Gráfico de Coluna/Barras” → “Barras Empilhadas”.
Feito isso, você vai perceber que, para cada tarefa, haverá duas barras dispostas em sequência, cada uma de uma cor.
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Faça a formatação do gráfico
Embora o gráfico em si já esteja pronto, será necessário fazer alguns ajustes para que ele cumpra a sua função.
A primeira delas é mudar a forma de visualização das barras, já que, ao clicar em uma delas, por padrão, você vai selecionar todas ao mesmo tempo.
Para mudar isso, no menu superior, clique em “Formatar” → “Preenchimento da Forma” → “Sem Preenchimento”.
Dessa forma, as primeiras barras tornam-se invisíveis.
Esse ajuste é necessário porque o que queremos apenas é ver o intervalo dos dados dispostos.
Então, a segunda barra é que será usada, efetivamente, para acompanhar o progresso das tarefas.
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Ordene as tarefas
Outra formatação padrão a ser modificada é o ordenamento das tarefas.
O Excel normalmente as ordena começando da última, terminando na primeira.
Para resolver esse pequeno ajuste, clique com o botão direito no gráfico e, no eixo em que está o nome das tarefas, escolha “Formatar Eixo”.
Depois, basta marcar a caixa de seleção “Categorias” na ordem contrária.
Está pronto o seu Gráfico de Gantt, funcional e muito fácil de entender.
Quais softwares podem ser utilizados?
Por outro lado, você não precisa fazer o gráfico manualmente se não quiser.
Existem softwares que fornecem gráficos de Gantt já formatados e prontos para usar.
A principal vantagem é que eles contam com mais recursos visuais, permitindo assim que você gerencie prazos e tarefas ainda mais de perto.
Como a maioria das soluções desse tipo, existem as opções pagas e as gratuitas, além das versões de teste.
A diferença entre elas está na quantidade de recursos disponíveis.
Logo, as versões pagas são mais completas e indicadas para empresas com demandas mais complexas.
Mas, se o seu negócio não tem tantos colaboradores ou o projeto a ser tocado é mais simples (ou mesmo individual), então, as soluções gratuitas devem bastar.
Conheça todas elas nos próximos tópicos.
Softwares pagos
Sua empresa é uma startup em expansão ou nela os projetos são realizados com frequência?
Talvez seja até uma grande empresa familiar e que, por isso, possa ter dificuldades em encontrar respostas a problemas recorrentes de gestão.
Seja qual for o caso, projetos em que equipes de pessoas trabalham em regime de interdependência pedem soluções mais robustas.
Nesse sentido, os softwares de gestão de tarefas com base no Gráfico de Gantt podem dar boas respostas na hora de coordenar atividades, especialmente se elas forem multidisciplinares.
Afinal, quanto mais profissionais estiverem envolvidos, mais desafiador será o encadeamento das suas tarefas.
Como coordenar, por exemplo, o trabalho de um operário de chão de fábrica e o de um engenheiro mecânico?
Alguns dos softwares que usam o Gráfico de Gantt têm as respostas.
Microsoft Project
O Microsoft Project é comercializado em três versões. Todas elas são equipadas com o Gráfico de Gantt, chamado também de modo de exibição em linha do tempo.
A versão mais básica pode ser comprada por R$ 43,30 mensais. A intermediária custa R$ 130,00, enquanto o software top de linha sai a R$ 238,30.
Outro aspecto interessante é que as três versões vêm com o Microsoft Teams, ferramenta bastante útil para coordenar tarefas interdependentes em equipe.
Mas, se o seu interesse é apenas no Gráfico de Gantt, então, poderá aderir ao software mais barato.
Atenção porque o valor de R$ 43,30 é pago mensalmente ao longo de um ano. Sendo assim, você vai desembolsar, no total, R$ 519,60 pelo software.
ProjectLibre
Muito utilizado por instituições de ensino superior e cursos de pós-graduação, o ProjectLibre vem a ser a alternativa para os que não quiserem aderir ao Microsoft Project.
Embora seja um software pago, ele pode ser testado por 14 dias sem custos, desde que você tenha um endereço de email corporativo.
Sendo uma versão alternativa a outros softwares de gestão de projetos, ele permite importar arquivos do Microsoft Project.
A grande aceitação do ProjectLibre mundo afora já é, por si só, um indicador de sua versatilidade.
Segundo informações no site, são mais de 200 países nos quais essa ferramenta de código aberto vem sendo utilizada, com traduções para dezenas de idiomas.
GanttPRO
Você pode dividir sua campanha em tarefas, estágios e marcos iniciais e finais, além de programá-los em um Gráfico de Gantt com a ajuda desse planejador de projetos.
Com o GanttPRO, você pode criar quantas tarefas precisar em uma linha do tempo do Gráfico de Gantt com interface amigável.
Defina prazos para suas tarefas, vincule-as a outras que sejam dependentes e acompanhe o progresso.
Tal como o ProjectLibre e outros softwares pagos, ele também abre uma versão gratuita de testes.
Os preços são em dólar americano e ficam mais baratos quanto maior a quantidade de usuários cadastrados, começando em US$ 15,00 e terminando em US$ 5,90.
Softwares/ferramentas grátis
Ainda que as soluções pagas sejam mais completas, isso não significa que os softwares gratuitos não tenham também seus atributos.
Além do custo zero, boa parte deles permite trabalhar com o Gráfico de Gantt, agregando recursos tão profissionais quanto os melhores programas pagos.
Então, se o seu objetivo número 1 é economizar, não deixe de considerar as ferramentas de gestão de projetos gratuitas.
Você pode se surpreender positivamente com os resultados alcançados.
Lucidchart
O Lucidchart também tem uma versão paga, mas isso não tira o mérito da solução 0800, disponível para usuários individuais.
Uma característica interessante dele é ser uma ferramenta baseada na nuvem.
Isso significa que você não terá que instalar um software para gerar gráficos de Gantt. Basta fazer um cadastro online para começar a trabalhar.
Se você não quiser preencher o cadastro, pode usar sua conta Google ou Microsoft para simplificar o login.
Uma vez cadastrado, pode começar um novo projeto ou importar um já existente.
A plataforma suporta documentos Visio, Gliffy, Draw.io, Omnigraffle ou Arquitetura AWS.
OpenProject
Dentre as soluções gratuitas, o OpenProject é uma das que melhor substituem softwares pagos como o Microsoft Project.
Assim como o ProjectLibre, ele tem código aberto, sendo compatível com diversos sistemas operacionais e formatos de arquivo.
Na verdade, ele tem um extenso leque de possibilidades que não deixam nada a desejar, se comparado com o software da Microsoft.
Tudo isso sem o custo mensal e as sempre potencialmente problemáticas atualizações.
Além do Gráfico de Gantt, é possível trabalhar com outros frameworks como WBS, RBS, PERT, Earned Value Management e gestão de recursos.
Da mesma forma que outros softwares, ele permite exportar arquivos para os formatos PDF e XML, o que facilita bastante caso seja necessário migrar para outro software ou plataforma.
Gantt Project
Já o Gantt Project se caracteriza pela extrema simplicidade em usar. Também é um software de código aberto, cuja finalidade é permitir o gerenciamento de projetos diversos.
Com o tempo, tornou-se a solução preferida dos profissionais de Engenharia Civil, sendo muito utilizado para a gestão de obras.
Nele, é possível desmembrar o projeto em uma árvore de atividades e tarefas, atribuindo custos e recursos para cada uma delas, como nos melhores softwares de projeto.
Também dá para criar ligações entre cada uma delas, tornando o começo de uma dependente do término de outra.
Vantagens da utilização do Gráfico de Gantt
O Gráfico de Gantt é uma poderosa ferramenta de gestão de projetos porque, com ele, o controle passa a ser feito por meio de um único recurso.
Ou seja: é o fim da confusão na hora de gerir equipes.
É o que acontece, por exemplo, nas empresas nas quais fluxos de comunicação e de trabalho acontecem por e-mail, WhatsApp e outras plataformas dispersas.
Por isso, a primeira grande vantagem do Gráfico de Gantt é condensar uma série de atribuições em apenas um software/plataforma.
Dessa forma, uma outra vantagem é agregada, que é a melhor distribuição de funções e atividades.
Esse é um benefício muito bem-vindo para gestores que trabalham remotamente com muitas pessoas e que, por isso, precisam controlar de perto prazos e performances.
Por último, mas não menos importante: com o Gráfico de Gantt, o ativo mais valioso de todos, o tempo, passa a ser gerido com muito mais inteligência.
Gráfico de Gantt na gestão de projetos de melhoria
O que vimos no tópico anteriores são motivos que fazem desta uma ótima solução em empresas que estão buscando implementar melhorias em processos, produtos ou serviços.
Afinal, quando se quer melhorar, nem sempre fica claro por onde começar e quando terminar.
Com o Gráfico de Gantt, tudo muda.
O grande desafio em projetos de melhoria (dentre tantos) é coordenar atividades de naturezas distintas, algumas delas nunca antes relacionadas.
Ao estabelecer ligações entre tarefas, fica mais fácil saber quem depende de quem para começar e com quem se comunicar quando necessário.
Exemplos de utilização
Uma obra é um ótimo exemplo de aplicação prática do Gráfico de Gantt.
Afinal, a concretagem não pode começar sem que o setor de compras tenha garantida a aquisição de materiais como cimento, pás, enxadas e outras ferramentas e insumos.
Sendo assim, a gestão de uma obra tem no gráfico uma excelente ferramenta para assegurar que as diversas etapas terão início dentro do cronograma estipulado.
Atrasos em obras são fatais, já que comprometem a credibilidade da empresa que realiza a empreitada e gera prejuízos para construtoras e incorporadoras.
Outro setor em que o Gráfico de Gantt é bastante utilizado é o de TI.
Isso porque desenvolver um software é um processo em que múltiplas funções e atividades se coordenam.
Designers, engenheiros de sistemas, redatores e outros especialistas precisam trabalhar em sinergia para garantir a entrega de um produto dentro do prazo.
Tudo isso fica mais fácil de gerir e controlar quando se utiliza o Gráfico de Gantt como instrumento de gestão de projetos.
Conclusão
O Gráfico de Gantt é uma solução bastante versátil e aplicável aos mais variados contextos e projetos.
Empresas ou profissionais com dificuldades em organizar seus prazos e orçamentos terão boa parte dos seus problemas solucionados ao aplicar essa ferramenta.
Esperamos que, a partir desta leitura, seus projetos se realizem com muito mais segurança e previsibilidade.
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