Gestão do Tempo: Produtividade e Agilidade

A gestão do tempo é uma estratégia que se volta a um dos recursos mais valiosos no ambiente corporativo.

Tal valor aparece na rotina de profissionais e empresas que produzem em ritmo muito diferente, ainda que executem a mesma atividade e tenham uma jornada diária com a mesma duração.

Como organizam as horas de trabalho e como encaixam as tarefas nela faz parte desse gerenciamento tão importante.

Tentar dar conta de várias tarefas de modo simultâneo é uma situação familiar para você e sua equipe, que chega ao final do dia sem terminar o que precisava?

Esses são alguns sinais de que precisa se inteirar sobre a ferramenta chamada gestão do tempo, um instrumento de produtividade, agilidade e eficiência que pode transformar os resultados alcançados.

O cansaço mental de uma rotina desorganizada e desnecessariamente sobrecarregada não é nada animador, de fato.

Mas o agravante é que pode levar a uma situação ainda pior, que é postergar o cumprimento de afazeres, sofrer com os atrasos, desperdiçar horas valiosas e impactar negativamente o alcance de metas.

A boa notícia, porém, é que é possível mudar esse cenário e entender como otimizar seu tempo no dia a dia.

É sobre isso que vamos falar a partir de agora, ao longo deste artigo.

Vamos avançar no conceito de gestão do tempo, falar de suas contribuições nas esferas pessoal, profissional e corporativa, além de trazer dicas para implantar a ferramenta na sua realidade.

O que é a gestão do tempo?

Gestão do tempo é uma ferramenta empregada para otimizar a realização de tarefas, de maneira organizada e sem comprometer as horas disponíveis para elas.

Também pode ser conhecida como gerenciamento do tempo ou administração do tempo .

Seu objetivo é que as atividades possam ser realizadas sem prejuízos à qualidade dentro do menor tempo possível.

Em outras palavras, é um conceito relacionado a desenvolver o melhor trabalho possível em menos tempo.

Com essa definição, fica claro que se trata de algo que quase todo profissional ou empresa deseja hoje em dia.

Vale especialmente diante de um mercado altamente competitivo, no qual a produtividade faz muita diferença para o alcance de metas, sejam elas pessoais ou corporativas.

No dia a dia, nem sempre ter uma agenda cheia de compromissos é sinônimo de produtividade e agilidade.

Ser produtivo requer um correto gerenciamento do tempo, organizando e planejando melhor o tempo exigido por cada tarefa e o impacto de todas elas dentro da jornada.

Por que a gestão do tempo é importante?

Considerando o total de tarefas da rotina, além das cobranças por resultados e das responsabilidades envolvidas, há uma exigência interna e externa por mais produtividade e agilidade.

Há uma constante pressão para dar conta de tudo.

Mas não apenas isso, como atender aos compromissos diários sem prejuízo à qualidade naquilo que se faz.

No âmbito pessoal, se um colaborador não gerencia bem seu tempo, pode viver sob a permanente sensação de sobrecarga. Sem falar no receio de ser substituído por um profissional mais ágil e produtivo.

Já no âmbito corporativo, temos um mercado que costuma devorar empresas que ficam para trás, como é o caso de fornecedores que não cumprem prazos e de estabelecimentos que acumulam reclamações, mas não dão vazão a elas.

Nos dois cenários, muitas vezes, a rotina é feita de apagar incêndios, reagindo a demandas que poderiam ser melhor executadas quando planejadas.

E é aí que entra a grande contribuição de uma ferramenta como a gestão do tempo.

Quando se aprende quanto tempo é despendido para realizar cada tarefa, quais as prioridades e obrigações, toda a organização da rotina é facilitada.

Em uma definição simplificada, podemos dizer que você passa a controlar o seu tempo em vez de ser controlado por ele.

Assim, o correto gerenciamento da carga horária é importante para realizar todas as atividades atribuídas a um profissional ou equipe, sem perda de qualidade e no menor tempo possível.

Para que serve o gerenciamento de tempo

No tópico anterior, destacamos a importância da gestão do tempo e seus objetivos.

Mas para que não reste nenhuma dúvida sobre isso, vale tomar um exemplo comum à rotina de tantos profissionais atualmente.

Você já pensou sobre a carga de ansiedade e estresse que acumularia se não estivesse comprometido em organizar melhor suas prioridades para ter mais produtividade e aproveitar melhor o seu dia?

Aprender sobre gerenciamento de tempo impacta diretamente na sua vida. Isto é, afeta positivamente a forma com a qual você vai vivê-la daqui para frente e se comportar no ambiente de trabalho e ao longo da carreira.

Com um melhor aproveitamento do tempo disponível para cada atividade, os retrabalhos, as surpresas e até mesmo os conflitos decorrentes de tarefas atrasadas são reduzidos.

Perde-se menos tempo e ganha-se satisfação e autoconfiança em relação às próprias capacidades e habilidades que dispõe.

É como fazer as pazes com a sua agenda, com o relógio e com as pessoas que dependem do seu trabalho, para que também tenham produtividade e gerenciem melhor o tempo na vida delas.

Quais são as habilidades para fazer uma boa gestão de tempo

Depois de entender para que serve o gerenciamento de tempo, é hora de conhecer as habilidades que você precisa ter para colocá-lo em prática.

São competências especialmente comportamentais e que se revelam úteis tanto na condução individual de suas ações quanto para fins de liderança, na gestão de pessoas.

Quer ser mais produtivo e espera o mesmo de suas equipes? Então, invista no seu desenvolvimento e saiba que características deve aprimorar.

1. Capacidade de definir objetivos

Entenda que você não vai modificar o tempo, mas gerenciar a forma como o utiliza.

E a melhor maneira de fazer isso é organizar tudo o que tem para realizar em ordem de importância e urgência.

Daí a necessidade de definir objetivos e prioridades.

Ao pensar sobre eles, fica mais fácil entender quais ações vão ajudar você a chegar mais perto dos resultados desejados.

Quem não desenvolve a capacidade de estabelecer objetivos não raro perde o foco.

E sem foco, falta motivação, as distrações dão as caras e levam a produtividade embora.

2. Saber priorizar as tarefas mais importantes

Na mesma linha do que acabamos de destacar, a boa gestão do tempo exige saber separar as atividades entre as mais e menos importantes.

Geralmente, temos tendência em priorizar tarefas inesperadas, como “incêndios” de última hora.

Mas como uma bola de neve, essa prática só gera mais desgaste, desorganização e sobrecarga de trabalho. Afinal, as pendências ficam acumuladas.

Por isso, priorizar é habilidade fundamental para gerenciar sua rotina.

Isso permite perder menos tempo com tarefas que pouco valor agregam e direcionar mais esforços para aquelas que são essenciais para a estratégia.

Uma ferramenta útil nesse processo é a Matriz GUT, que permite dividir as tarefas conforme a gravidade, urgência e tendência.

Em um processo industrial, por exemplo, ela ajuda a determinar o quão grave um cenário é, a urgência daquela ação e a tendência de piorar se nada for feito.

3. Ter autoconhecimento

Todo processo de mudança exige, primeiro, entender o que é preciso mudar.

E você não consegue controlar melhor o tempo se não identificar onde vem falhando nessa tarefa.

É disso que se trata a habilidade do autoconhecimento, de identificar seus pontos fortes e fracos para alcançar um objetivo – o qual, neste caso, é o de fazer a correta gestão do tempo.

Ao realizar essa autoavaliação, você pode observar que é um procrastinador de carteirinha e que isso sempre o leva a atrasar tarefas e viver no limite.

A partir do diagnóstico, pode estabelecer as ações necessárias para corrigir o comportamento e, ao final, alcançar uma rotina mais produtiva e não sobrecarregada.

Perceba, então, como essa é mais uma habilidade fundamental para aprender a gerenciar o tempo.

4. Planejamento

Na rotina de empresas organizadas, uma tarefa dá sequência a outra, que não é iniciada até que a primeira seja concluída.

Parece algo básico, mas faz toda a diferença para que a produtividade esperada se confirme.

Vale para a equipe e também para a rotina individual do profissional.

Dando sequência aos passos anteriores, ao definir objetivos e estabelecer prioridades, planejar de que forma elas serão realizadas é uma evolução natural do processo.

Essa é uma maneira de prever as tarefas e ter um cronograma ajustado, aproveitando melhor o tempo disponível.

Ter uma agenda para visualizar os compromissos do dia, da semana e do mês pode facilitar muito na organização das tarefas e do prazo que têm para concluí-las.

Caso prefira usar alguma ferramenta digital de gestão do tempo, não deixe de experimentar o Google Agenda, que pode ser sincronizado com o celular.

5. Foco

A importância do foco já apareceu antes, quando falamos da necessidade de definir objetivos.

Mas talvez seja surpresa para você que essa é também uma habilidade que pode ser desenvolvida – e sendo exigida para qualificar a gestão do tempo.

O principal desafio, aqui, não é alcançar, mas manter o foco.

Para tanto, todas as distrações precisam ser eliminadas, reconhecendo aquelas que mais roubam a sua atenção e concentração das tarefas.

Exercite novamente o autoconhecimento e você será capaz de identificar onde o seu foco vem se perdendo.

Em resposta, estabeleça ações para corrigir o problema e, como resultado, encontrará uma rotina muito mais organizada, com controle sobre o tempo disponível.

Gestão do tempo e produtividade no trabalho

Um dos melhores caminhos para fazer com que a gestão do tempo e produtividade no trabalho caminhem juntas é identificar como aproveitar melhor a carga horária disponível.

Vale perceber desde os horários do dia em que produz mais até fatores que acabam causando distração ou procrastinação.

E o mesmo vale se ocupa ou pretende ocupar uma posição de gestão.

Com o avanço da tecnologia, existem hoje diferentes softwares de gestão que ajudam a elevar a eficiência do fluxo de trabalho e a identificar falhas e desperdícios em tempo real.

O que também impacta na gestão da qualidade da indústria, ao evitar erros e gargalos na produção.

O resultado dessa aplicação da gestão do tempo é mais produtividade, rentabilidade e competitividade para o negócio.

Quais os principais benefícios de um bom gerenciamento de tempo?

Ao chegarmos aqui, não resta dúvidas de que adotar a gestão do tempo pode ajudar você a alcançar seus objetivos de forma mais organizada.

Mas há muitos outros benefícios para você se dedicar a essa ferramenta e mudar a forma como encara os desafios do dia a dia.

Confira a lista:

A reputação melhora, pois mais pessoas passam a perceber seu nível de responsabilidade e comprometimento ao fazer o que precisa ser feito dentro do prazo estipulado

Aumenta a produtividade para que possa prosseguir com a execução de outras tarefas dentro do mesmo dia

Diminui problemas e retrabalhos como aqueles causados por atividades realizadas às pressas, na corrida contra o relógio

Evita surpresas como a não realização de uma tarefa prevista devido ao surgimento de um evento urgente de última hora

Novas oportunidades podem se abrir

O tempo é melhor aproveitado

Reduz os níveis de ansiedade, estresse e até mesmo frustração por não conseguir dar conta de tudo o que deve ser feito

Tem mais tempo livre para desempenhar outras tarefas

Você ganha tempo para se dedicar mais ao que realmente importa, inclusive, fora do trabalho.

Gestão do tempo e procrastinação

“Deixar para amanhã o que se pode fazer hoje” é uma das mais conhecidas definições do conceito de procrastinação.

Agora, falamos do ato de adiar ou prolongar a resolução de uma tarefa, problema ou situação.

Um problema suscetível a qualquer profissional ou organização que ainda não conheceu os benefícios da gestão do tempo no trabalho e na vida.

Só quem já deixou para concluir uma tarefa na última hora e teve dificuldade para finalizá-la sabe do quanto é importante trabalhar para combater o problema.

Adiar o que temos para fazer pode parecer tentador, mas a verdade é que, dentro de um determinado período de tempo, a tarefa vai se tornar uma urgência e demandas vão acumular.

Assim, precisará ser feita fora do prazo previsto, sob maior pressão e com a qualidade prejudicada.

Como se pode notar, por mais comum que possa parecer, a procrastinação é uma vilã para a produtividade.

Pode parecer uma solução imediata para simplesmente deixar para depois uma atividade demorada, difícil ou enfadonha, mas, na realidade, só traz prejuízos.

Procrastinar é dar abertura para a ocorrência de problemas, como atrasos e preocupações que poderiam ser evitadas e até mesmo o comprometimento da qualidade da tarefa realizada.

Por outro lado, quanto mais eficiente for a gestão do tempo, menores os riscos de haver procrastinação.

Tendo isso em mente, que tal começar?

Um bom ponto de partida pode ser desenvolver as habilidades que listamos antes.

E um próximo passo pode estar em outro nível de conhecimento, como iremos explicar na sequência.

Gestão do tempo e curso Lean

No cenário empresarial, a gestão do tempo é costumeiramente empregada para aumentar a produtividade, otimizar processos e reduzir custos.

Com os mesmos objetivos, existem metodologias voltadas a processos mais eficientes, eliminando desperdícios, inclusive de tempo.

Esse é o caso da filosofia Lean de produção enxuta, também conhecida como Sistema Toyota de Produção.

O foco é eliminar do processo tudo aquilo que não gera valor para a entrega ao cliente,  como o desperdício de tempo, de recursos financeiros, materiais e humanos.

De acordo com o Lean Manufacturing, existem oito desperdícios que podem reduzir os resultados das organizações. São eles:

Superprodução

Transporte desnecessário

Estoque

Tempo de espera

Processamento extra

Reparos

Movimentação indevida

Esforço intelectual mal direcionado.

Observe como a metodologia acaba contribuindo com a gestão do tempo no ambiente corporativo.

É o que ensina, também, um curso de Lean, onde o aluno aprende a identificar e gerenciar todos os desperdícios listados, além de melhorar a organização das tarefas.

Veja mais alguns dos aspectos abordados nessa formação:

Evitar falhas e erros de processos e produção

Reduzir o tempo de parada da produção para que o maquinário seja ajustado

Reduzir ao máximo os estoques

Reduzir a movimentação na empresa

Eliminar a perda de material e desperdício de insumos

Diminuir o tempo entre o momento do pedido do cliente e chegada do produto.

Interessado na filosofia Lean para implantar a gestão do tempo na sua empresa? A Escola EDTI tem cursos presenciais e EAD para todas as suas necessidades e objetivos.

Conclusão

Mais do que um requisito essencial para organizar melhor o dia a dia, a gestão do tempo também pode ser vista como uma importante estratégia empresarial.

Não é por menos, pois se trata do primeiro passo para que a organização possa alcançar seus objetivos.

Com o correto gerenciamento do tempo, você tem o que precisa para maximizar a produtividade e viabilizar cada uma de suas metas.

A ferramenta também funciona como uma importante aliada para combater e prevenir a procrastinação e a desorganização, vilões do desperdício no ambiente corporativo.

Esperamos que este artigo seja útil para aquilo que necessita.

Na sua jornada rumo à melhoria contínua, conte com a Escola EDTI.

Visite o site, conheça nossos cursos e invista no seu aperfeiçoamento.