A gestão de informações corresponde ao conjunto de práticas e políticas organizacionais que guiam o gerenciamento dos dados gerados por uma empresa.
Toda companhia gera dados, sejam eles informações financeiras, comerciais, do marketing ou questões referentes à cultura da organização.
Saber cuidar bem desse material, administrá-lo de maneira a garantir o sucesso dos negócios é o grande pulo do gato aqui.
Para saber mais sobre a gestão de informações e as etapas que organizam seu desenvolvimento é só continuar a leitura desse artigo.
O que é a gestão de informações?
A gestão de informações engloba uma série de práticas para a administração adequada das informações geradas por um negócio.
O conceito pode parecer uma novidade, mas, na verdade descreve um processo que é fundamental para qualquer organização moderna.
Isso porque vivemos hoje na era da informação.
Dentro desse novo contexto, os dados gerados por empresas e indivíduos ganharam grande importância pois podem entregar estratégias executivas por completo ou até mesmo ajudar a prever os próximos passos de um agente no mercado.
Por isso, é importante desenvolver uma gestão capaz de armazenar todas essas informações com segurança e analisar os dados para ajudar no desenvolvimento de uma estratégia matadora.
Quais as etapas da gestão de informações?
A gestão de informações é geralmente dividida em fases que facilitam seu desenvolvimento no cotidiano de uma organização.
O nome e a quantidade de fases varia de acordo com a abordagem – consideramos aqui a proposta do autor estadunidense Thomas Davenport em seu livro Information Ecology, de 1997.
Davenport dividiu a gestão de informações em quatro etapas: determinação dos requisitos ou necessidades de informação; captura; distribuição; e uso das informações.
Em um primeiro momento, na determinação de requisitos são levantadas as necessidades da organização com o trabalho de gerenciamento.
Depois, a captura descreve a coleta dessas informações em si e o armazenamento delas de maneira segura e organizada.
Na distribuição serão construídos os caminhos de comunicação que vão ajudar a informação a circular até quem de fato precisa dela para desempenhar suas atividades.
Na etapa final da gestão é quando serão configurados os usos de todos os dados coletados, com o estabelecimento de contexto e definição dos indicadores-chave de desempenho.
Gestão da informação em empresas
Desde a emissão e armazenamento de notas fiscais até o histórico de compra da clientela, são muitas as áreas que dependem de uma boa gestão de informações dentro de uma empresa.
Os dados armazenados por uma empresa fazem a diferença não só no desenvolvimento das tarefas cotidianas como também ajudam o líder a tomar suas decisões com fundamentação.
Quando falamos em tecnologia, essa atuação se expande ainda mais se levarmos em conta os usos de Big Data e Inteligências Artificiais (IAs) para coletar e analisar informações do público.
Com isso, é possível aumentar significativamente a produtividade pois as ações tornam-se mais assertivas e eficientes para gerar resultados.
Lean Seis Sigma e Gestão de Informações
Como metodologia voltada para a otimização dos processos e melhoria contínua da qualidade, o Lean Seis Sigma com certeza tem muito a contribuir com sua gestão de informações.
O método ajuda o gestor a simplificar seus fluxos, o que muitas vezes passa por garantir uma comunicação mais eficiente entre setores.
Essa transformação afeta diretamente na eficiência já que, mais alinhada, a equipe passa a produzir mais e melhor.
No fim, a intenção é pensar em cada etapa do projeto de maneira isolada mas também dentro do todo para garantir que a informação estará acessível para todos que precisarem dela.
Como utilizar métodos de organização para realizar gestão de informações?
A cada ano que passa, é maior a quantidade de informações com as quais as empresas precisam lidar em seu dia a dia.
Hoje, o sucesso dos negócios depende muito da capacidade de uma organização em armazenar e analisar as informações geradas.
Por isso, a gestão de informações tem muito a ganhar com o uso de ferramentas da qualidade.
Conheça abaixo dois métodos de organização bastante úteis nesse sentido.
5S
A sigla 5S reúne termos em japonês para delimitar as cinco etapas consecutivas para organização das informações dentro de um ambiente de trabalho.
As fases do método são denominadas Seiri (senso de utilização e descarte), Seiton (senso de ordenação e organização), Seiso (senso de limpeza), Seiketsu (senso de normatização) e Shitsuke (senso de autodisciplina).
Kanban
O Kanban é outra ferramenta que pode ser bastante útil para controlar o cotidiano da gestão de informações.
Com ele, os dados podem ser organizados para uma visualização rápida e prática do andamento de cada atividade dentro do fluxo de produção.
Conclusão
A era da informação é uma realidade que ninguém mais pode negar.
Hoje, empresas e indivíduos produzem diariamente uma quantidade imensa de dados que são reveladores sobre suas práticas e planos para o futuro.
Por isso, tornou-se extremamente importante investir em uma gestão de informações para lidar com todo esse montante.
Nesse contexto, as empresas que focam no gerenciamento adequado dos dados saem na frente e garantem sua vantagem competitiva.
Para saber mais sobre outros temas importantes para sua gestão, continue acompanhando o blog!