O gerenciamento pelas diretrizes pode ser aquele “algo mais” que falta para que os colaboradores vejam sentido naquilo que fazem.
Não por acaso, 85% das pessoas entrevistadas em uma pesquisa da Gartner entendem que, ao contratar, é importante a empresa observar o ser humano antes do profissional.
O gerenciamento por diretrizes pode ajudar nisso, especialmente quando se trabalha com metas ousadas e a pressão é grande.
Nesses casos, contar com um bom direcionamento pode fazer a diferença entre um time 100% engajado e uma equipe à beira do “quiet quitting”, ou seja, quando os profissionais estão desmotivados e fazem o mínimo possível.
Acompanhe a leitura até o final.
O que é gerenciamento pelas diretrizes (GPD)?
Gerenciamento pelas diretrizes (GPD) é uma metodologia de gestão aplicada principalmente nas empresas ou equipes que trabalham orientadas por metas.
Ela surge em decorrência da expansão do modelo de Gestão da Qualidade Total (GQT), que se desenvolveu inicialmente nos Estados Unidos, graças ao mestre William E. Deming.
No Brasil, o consultor Vicente Falconi é a principal referência no assunto, por adaptar à realidade brasileira os conceitos de gestão de qualidade americanos e japoneses.
De modo geral, o que se busca ao implementar o GPD é envolver todas as pessoas em uma empresa ou setor em torno de uma meta.
É como se os objetivos estratégicos mais amplos da organização fossem desmembrados, de maneira que faça mais sentido para as pessoas menos graduadas e os líderes intermediários.
Qual o objetivo do gerenciamento pelas diretrizes?
Embora não seja recente, uma pesquisa publicada na revista Época mostra um dado preocupante e atual: 65% das pessoas não se consideram engajadas em suas atividades profissionais nas empresas.
Nesse contexto, o GPD pode ser uma saída para aumentar o comprometimento no trabalho, ao deixar claro para cada um o seu papel dentro da empresa.
Tanto que o primeiro pilar dessa metodologia é exatamente a convicção de que os resultados são fruto da ação das pessoas e da sua dedicação.
Por isso, o gerenciamento pelas diretrizes pode ser considerado um método motivacional, ainda que isso seja pelo caminho da racionalidade e do planejamento.
Porém, seu objetivo principal é garantir que as metas estabelecidas pela alta gestão da empresa sejam atingidas, contando, para isso, com o envolvimento de todos os colaboradores.
Quais as vantagens do gerenciamento pelas diretrizes?
Uma pesquisa publicada no site da consultoria Robert Half revela que o Brasil é o líder mundial de rotatividade nas empresas, com 56% de aumento entre 2020 e 2021.
Em um cenário como esse, as empresas precisam encontrar respostas rápidas, ou terão que arcar com os custos elevados da rotatividade.
Metodologias como o GPD podem ser uma boa solução, considerando que o seu foco é o planejamento de médio e curto prazo.
Embora ela requeira todo um plano de ação minucioso, sua abrangência até o nível operacional mais simples pode trazer boas respostas em relativamente pouco tempo.
Por outro lado, pode servir também como uma referência, funcionando no longo prazo como uma “bússola” para orientar as pessoas quanto às suas funções.
Como funciona o gerenciamento pelas diretrizes?
Enquanto método, o GPD funciona mais ou menos como a metodologia Lean Six Sigma.
Ele estabelece um sistema de graduação para as empresas, que passam a se diferenciar conforme sua maturidade em termos de gestão.
Nesse aspecto, ela estabelece três faixas empresariais:
- Branca: empresas que já têm estabelecido um GPD e as pessoas já operam segundo essa metodologia e sistema
- Marrom: nessa faixa, estão as que implementaram o GPD há mais tempo, e que por isso estão em um nível mais aprofundado, com maior capacidade de atingir metas
- Preta: na graduação mais alta, estão as que já contam com pessoas altamente capacitadas para dar respostas rápidas e certeiras para alcançar seus objetivos estratégicos.
Etapas do gerenciamento pelas diretrizes
Como vimos, o GPD foca nos desafios que se estabelecem quando se pretende atingir uma ou mais metas.
No universo corporativo, em que as lideranças não raramente se colocam em um contexto quase inacessível para os empregados menos graduados, essas metas podem parecer muito longe da realidade.
Imagine uma montadora que tem como meta entregar 100 mil novos veículos em seis meses.
Para quem está no topo do processo, a visão dessa meta será muito diferente da que tem um trabalhador no chão de fábrica.
O gerenciamento pelas diretrizes ajuda a diminuir essas discrepâncias, aproximando a visão dos altos escalões dos colaboradores dos setores operacionais.
Para isso, ela deve ser implementada por etapas, dentro da estrutura clássica de planejamento, como veremos a seguir.
Planejamento estratégico
Por ser um método usado para atingir metas, o GPD começa junto com o planejamento estratégico.
Nessa fase, a empresa define o que quer, em quanto tempo quer e a que custo isso será obtido.
Ainda não se entra em maiores detalhes, já que o planejamento estratégico funciona mais como uma orientação no sentido mais amplo.
O que se busca, na verdade, é identificar oportunidades e a melhor forma de aproveitá-las, por meio de um plano de ação baseado em uma ou mais estratégias.
Por isso, uma das ferramentas mais usadas nessa etapa é a análise SWOT, em que a gestão identifica forças e fraquezas internas, assim como ameaças e oportunidades externas.
Planejamento tático
Toda empresa é composta de setores, que cuidam não só do core business, como das atividades de back office.
A partir disso, é necessário ir mais fundo no planejamento estratégico, que, como vimos, trata da empresa como um todo.
Chega então o momento em que esse plano precisa ser desmembrado, de modo que os diferentes setores da empresa possam colaborar.
O planejamento tático, nesse caso, serve para traduzir as metas da empresa em metas por setor ou departamento.
É onde são definidas questões como alocação de recursos, pessoas, meios e insumos, sempre dentro da ótica setorial.
Planejamento operacional
Uma vez que cada setor e departamento esteja inserido no plano maior, cabe a cada um de seus líderes materializar esse plano em suas operações.
É onde entra o planejamento operacional, em que gerentes e supervisores trabalham para garantir que as metas de seus respectivos setores sejam alcançadas.
Para isso, deverão planejar o que precisam fazer, bem como os meios indispensáveis para atingir os objetivos que vão contribuir para que a empresa alcance suas metas.
Como aplicar o gerenciamento pelas diretrizes em uma empresa?
O GPD tem uma relação direta com o planejamento estratégico e, assim, um depende do outro para ser bem executado.
Logo, não faz sentido pensar em gerenciamento pelas diretrizes quando a empresa não dispõe de um planejamento para alcançar suas metas.
Lembre-se que o GPD estabelece um sistema de graduação, no qual a faixa branca é a mais baixa, mas onde já existe um planejamento estratégico.
Veja na sequência como ele pode ser aplicado junto com o planejamento.
1. Prepare as pessoas
O “alvo” do GPD são as pessoas.
Além disso, é uma metodologia que vai provocar algum tipo de mudança, tanto no nível operacional quanto na própria cultura da empresa.
Por essa razão, é necessário primeiro contar com pessoas capazes não apenas de implementá-lo, mas de garantir que os focos de resistência sejam superados.
2. Trace metas
Da mesma forma que não há GPD sem planejamento, não existe gerenciamento onde não há metas.
A principal referência, nesse caso, é a matriz SMART, segundo a qual as metas devem ser:
- S (Específica)
- M (Mensurável)
- A (Atingível)
- R (Relevante)
- T (Temporal).
Sempre lembrando que a meta principal estabelecida no planejamento estratégico deve ser fracionada por meio dos planejamentos tático e operacional.
Essa é uma forma de garantir que os macro objetivos sejam atingidos de maneira controlada, de modo que eventuais desvios e erros possam ser evitados ou corrigidos.
3. Estabeleça padrões
Falando em erros, um dos motivos para que eles aconteçam é a falta de um padrão de qualidade.
Voltando ao exemplo da montadora, poderíamos indagar que tipo de veículo ela pretende produzir nesse tempo.
Se forem carros básicos, então o padrão a ser seguido será um, totalmente diferente do que seria caso a produção fosse de carros de luxo.
Isso para não falar do próprio controle de qualidade, que, como também vimos, é parte integrante do GPD.
4. Monitore e aperfeiçoe
Métodos como o de gerenciamento pelas diretrizes bebem direto na fonte do Lean Manufacturing.
Não surpreende, portanto, que a sua aplicação dependa também de um controle constante, no qual o aperfeiçoamento é por si só um objetivo.
A principal referência aqui é a filosofia Kaizen, usada nas indústrias como um princípio norteador para a busca incessante pela melhoria.
Conclusão
O gerenciamento pelas diretrizes demanda pessoas altamente preparadas para ser efetivamente aplicado.
Essa qualificação você pode obter nos cursos presenciais da Escola EDTI, que há mais de uma década prepara líderes Black Belt e Green Belt.
Outra forma de se qualificar é por meio de nossos cursos EAD, nos quais você se capacita em módulos, com certificado reconhecido pela The Council for Six Sigma Certification (CSSC).