Dentro do controle da produção e gestão da qualidade, a Folha de Verificação é uma eficiente ferramenta de trabalho.
Se você trabalha com gerenciamento de projetos ou na área industrial, provavelmente já teve algum contato com esse instrumento tão importante.
E mesmo que não conheça de nome, você provavelmente já utilizou uma Folha de Verificação no cotidiano do seu trabalho.
Na prática, a ferramenta nada mais é do que um registro dos resultados percebidos, para que eles sejam comparados com a expectativa da produção.
De uso simples, ela permite a coleta dos dados durante todo o processo, sistematizando o que foi verificado de forma a facilitar a análise dos resultados.
O uso de folhas de verificação permite ainda um acompanhamento dos resultados em tempo real, permitindo a comparação com lotes anteriores e também a criação de parâmetros para lotes futuros.
Seu emprego também ajuda o profissional na hora de apresentar os resultados da produção, já que fornece dados concretos e previamente verificados para construção dos relatórios de desempenho.
Todas essas utilidades explicam um pouco do motivo pelo qual a Folha de Verificação se encontra entre as sete principais ferramentas da qualidade.
De fato, o seu uso tem o objetivo principal em manter o alto nível em todas as entregas feitas pela empresa, criando e seguindo um padrão de qualidade durante toda a produção.
Continue lendo para saber mais sobre a Folha de Verificação, sua origem, as aplicações e as vantagens que ela pode trazer para o seu trabalho.
O que é Folha de Verificação?
A Folha de Verificação é uma ferramenta da qualidade utilizada para medir, monitorar e controlar o andamento dos resultados dentro de uma linha de produção.
Na prática, ela se apresenta como um formulário simples cujas perguntas contribuem para a coleta de dados relevantes para o trabalho.
Esses dados são nada mais do que métricas dos fenômenos observados e que o gestor entende como significativos para o desempenho do trabalho – os famosos indicadores-chave de performance (Key Performance Indicators ou KPI).
A intenção da Folha de Verificação é oferecer uma solução prática para que o controle da qualidade possa verificar os vários itens obrigatórios do processo produtivo de maneira rápida e eficiente.
Não é a toa que a o método está presente na lista das sete principais ferramentas da qualidade – que inclui ainda o Fluxograma, o Histograma, as Cartas de Controle, e os Diagramas de Ishikawa, de Pareto e de Dispersão.
Muito versátil, a Folha de Verificação acaba sendo a primeira e mais utilizada ferramenta de todo o grupo.
O método pode ser utilizado para checar a eficiência de processos, verificar a qualidade das entregas, detectar e analisar defeitos e ainda apontar para possíveis causas de erros e gargalos identificados durante a produção.
Tudo isso contribui para uma gestão com mais segurança e confiabilidade, já que o gestor conta com dados reais para fazer o seu planejamento.
Onde Surgiu a Folha de Verificação?
A origem da Folha de Verificação é bem próxima das demais ferramentas da qualidade, pois foi criada no mesmo contexto das outras que compõe o conjunto principal.
A sistematização da ferramenta aconteceu no Japão, no período pós-Segunda Guerra, época em que a economia local precisava de meios de se recuperar rapidamente.
Devastado por quase uma década de conflito armado, o país asiático buscava soluções capazes de alavancar os resultados de suas indústrias sem que para isso dispendesse de grandes quantidades de recursos – escassos por conta de todo prejuízo global da guerra.
Foi assim que os japoneses passaram a investir fortemente no estudo de métodos e ferramentas que pudessem fazer essa função de aumentar a eficiência, ajudando a preencher um vácuo de profissionais e insumos.
A ideia era ter uma indústria capaz de produzir muito gastando pouco, iniciando assim um dos primeiros processos de enxugamento de desperdícios e gargalos como forma de garantir uma produção mais eficiente.
Não havia tempo a perder e nem materiais que pudessem ser desperdiçados, e o governo japonês logo se deu conta dessa realidade.
No meio desse processo, surgiram então diversas ferramentas e métodos que são utilizados até hoje e pelo mundo todo.
Dentre as novidades que surgiram na época, estão as sete ferramentas da qualidade reunidas e sistematizadas pela primeira vez por Kaoru Ishikawa, engenheiro e professor universitário.
Ishikawa reuniu nesse conjunto as principais ferramentas que já estavam sendo utilizadas no mercado japonês ou que ele julgava serem úteis para os resultados – uma delas, inclusive, é de sua autoria e por isso leva seu nome.
Quais são os tipos de Folha de Verificação?
Algumas coisas mudaram desde a primeira proposta de Kaoru Ishikawa do que seria o “kit básico” de ferramentas para garantir uma produção com qualidade e economia.
Com o passar dos anos, muitas foram as contribuições de profissionais de todos os cantos do mundo no sentido de avançar ainda mais o modelo japonês de produção enxuta.
E conforme o conceito de qualidade e controle da produção foi se espalhando, o método foi ganhando novas cores e especificidades para que pudesse atender com êxito às necessidades de diferentes segmentos.
Existem por aí algumas definições diferentes para os tipos de Folha Verificação utilizados no controle e na prevenção de erros durante a produção.
Para as informações abaixo, usamos como base a definição de Hitoshi Kume em seu Statistical Methods for Quality Improvement – confira:
Folha de Verificação para a Análise da Distribuição de Parâmetros de Controle num Processo Produtivo
Imagine que você precisa descobrir a variação de tamanho de uma peça cujas dimensões variam entre 0,2 e 0,5 centímetros.
O processo de otimização mais tradicional pede um período de coleta de dados que serão posteriormente alimentados em um gráfico ou diagrama para facilitar avaliação.
Acontece que todo esse ciclo pode demorar em trazer resultados e, enquanto isso, a empresa sofre as consequências de uma produção despadronizada.
Para evitar maiores prejuízos para a empresa, você precisa de resultados imediatos sobre o produto que está estudando e a Folha de Verificação para a Análise da Distribuição de Parâmetros surge como uma aliada nesse momento.
A sua construção pede a divisão da amplitude (valor máximo e mínimo) em intervalos na tabela, marcando com um X a característica a qual pertence cada objeto analisado, como no exemplo abaixo.
Folha de Verificação de Defeitos
A Folha de Verificação de Defeitos é uma variação da ferramenta que, como indica o nome, é utilizada para identificar quantos e quais defeitos são mais frequentes em sua produção.
O seu uso na prática é bem parecido com o exemplo anterior: o inspetor responsável percorre a linha de produção marcando um X toda vez que achar um defeito.
No fim do dia de trabalho, é possível ter uma noção imediata sobre a quantidade e os tipos de defeitos mais comuns dentro da empresa.
É claro que simplesmente saber o número de erros não é em si uma atitude transformadora.
Mas, as informações da Folha podem dar pistas importantes sobre qual o caminho mais eficiente para promover melhorias a partir dos erros mais frequentes dentro da empresa – confira no exemplo.
Folha de Verificação para Localização de Defeitos
Toda a produção de mercadorias está sujeita a defeitos físicos como arranhões, manchas e desalinhamento de peças.
Esses defeitos – que podem aparecer durante a fabricação, no transporte ou até mesmo na venda – só serão consertados se houver um relatório detalhado para a fabricante.
Nesse sentido, a Folha de Verificação para Localização de Defeitos é extremamente importante, pois ajuda a comunicar com exatidão qual foi o erro observado.
Em geral, este tipo de registro é um pouco mais detalhado, porque conta com um espaço para que o inspetor faça um desenho do defeito que foi observado.
A partir da introdução desse tipo de Folha, muitas indústrias puderam observar repostas mais rápidas e uma melhora geral na gestão da qualidade.
Folha de Verificação Para Análise das Causas de Defeitos
Por fim, a Folha de Verificação para Análise das Causas de Defeitos entra um pouco mais afundo na questão, buscando compreender o que está por trás dos erros mais comuns dentro de uma produção.
A intenção desse tipo de uso da ferramenta é promover um registro sistemático dos erros e suas causas de modo a tornar clara a análise da relação entre causa e efeito.
Posteriormente, esses dados podem ser rearranjados de modo a estratificar as causas, priorizando aquelas que são mais comuns e danosas.
O uso desse modelo de Folha de Verificação se aproxima bastante do Princípio de Pareto, que define que os principais erros tem origem em aproximadamente 20% das causas – assim, se identificarmos as causas mais prevalentes, podemos promover mudanças mais efetivas para os resultados.
Quais são os Benefícios de uma Folha de Verificação?
Quem pensa em apostar no uso de uma Folha de Verificação para melhorar os resultados pode observar diversos benefícios nas várias etapas da cadeia produtiva.
A primeira vantagem que pode ser observada é uma organização maior para o trabalho, já que a coleta de dados só funciona de maneira sistematizada.
Esse cuidado em reunir as informações relevantes traz maior confiabilidade para os resultados observados.
Com os dados da Folha de Verificação, o gestor consegue identificar com exatidão quais são os problemas que mais assolam a produção, assim como também identificar suas causas e a frequência com que eles aparecem.
Essa análise dos erros e suas causas dá mais assertividade para o plano de ação, já que o gestor tem certeza sobre quais são os erros mais comuns e pode começar a transformação pelos pontos que farão uma maior diferença nos resultados.
Falando em análise, outro benefício da ferramenta é que ela permite um acompanhamento dos resultados quase que em tempo real, pois durante o preenchimento da ficha já é possível obter informações preliminares.
Além de otimizar o tempo de trabalho, a simplicidade da Folha de Verificação faz com que ela seja uma ferramenta extremamente eficiente e altamente adaptável para todos os níveis de governança.
No fim, a empresa consegue se aproximar mais de uma cultura da melhoria contínua, promovendo um diálogo entre ferramentas para extrair o melhor de cada técnica de gestão da qualidade.
Quando Usar uma Folha de Verificação?
A Folha de Verificação é uma ferramenta que permite um controle imediato das condições da produção, assim como uma análise preliminar dos resultados.
O seu uso, portanto, é indicado para momentos em que o gestor precisa saber se as etapas e atividades da cadeia produtiva estão sendo encaminhadas de acordo com o que foi determinado no mapa dos processos.
Além disso, o potencial de análise da ferramenta faz com que ele seja ideal para momentos em que se precisa ter uma noção rápida, ainda que preliminar, dos resultados para entender se o que está sendo feito hoje funciona.
Uma das consequências indiretas de seu uso é que ela força uma sistematização aos processos, sendo útil para empresas que desejam organizar a casa e estabelecer novos e mais eficientes processos em sua produção.
Isso porque a coleta de dados, quando feita de maneira criteriosa, serve também para investigar os erros e as causas mais comuns dentro do fluxo.
São essas informações que permitem iniciar processos de melhoria eficientes, já que se sabe com exatidão quais ações terão resultados mais expressivos.
No fim das contas, o uso da Folha de Verificação é extremamente útil em diversos momentos da produção.
A sua estrutura faz com que ela seja uma ferramenta mista de controle e análise, apresentando os dados em tempo real e permitindo uma interpretação das informações no sentido de implementar melhorias.
Como Fazer uma Folha de Verificação?
Antes de começarmos é preciso que fique claro que não existe uma norma rígida e específica para elaborar uma Folha de Verificação – até porque cada caso pede um tipo diferente e a construção depende das demandas do projeto.
Ainda assim, existem algumas etapas que são básicas e podem ser seguidas por você durante o trabalho – conheça:
Objetivo
Tudo começa pela definição do objetivo que você tem ao utilizar uma Folha de Verificação.
Busque entender qual é o foco principal do trabalho de monitoramento e análise, pois isso vai te ajudar a entender qual variação da ferramenta deve ser utilizada.
Campos de registro
Entendendo o objetivo de aplicar o método e também a variação que será colocada em uso, fica mais claro entender quais serão os campos de registro.
Esse é o momento em que você vai fazer a seleção dos tipos de dados que serão coletados, construindo as linhas de sua Folha de Verificação.
Não se esqueça de incluir um espaço para os nomes dos responsáveis por cada área e uma folha com instruções para o preenchimento além, claro, dos espaços para incluir nomes e códigos dos itens ou produtos que serão avaliados.
Conscientização
Pode parecer óbvio, mas a fase de conscientização é essencial para garantir a confiabilidade dos dados e o sucesso da ferramenta.
Esse processo pode incluir a criação de manuais de instrução, realização de treinamentos em grupo ou até mesmo orientações tête-à-tête.
Pré-teste
O pré-teste é o momento em que a ferramenta que você elaborou será posta em cheque com a promoção de simulações em escala reduzida.
Essa etapa final de preparação da Folha de Verificação é o que garante que o que foi pensado até aqui vai funcionar na prática do dia a dia.
Exemplo de Folha de Verificação
São muitos os exemplos que podemos dar sobre aplicações da Folha de Verificação para otimizar os resultados.
Podemos começar imaginando a situação de uma fábrica que produz peças para celular.
Existe uma variação de tamanho que é aceita pelas montadoras e a fabricante precisa se certificar de que os seus produtos estão dentro dessa variação.
Para isso, pode-se usar a Folha de Verificação para a Análise da Distribuição de Parâmetros.
Ou ainda, se o objetivo geral é mais amplo e busca identificar a frequência com qual erros são cometidos por um departamento específico da empresa.
Nesse caso, a Folha de Verificação de Defeitos surge como uma aliada para manter o controle.
A ferramenta pode ainda ser utilizada para entender as relações de causa e efeito desses erros, garantindo que o planejamento foque nas ações que podem trazer mais resultados.
Mas, pode ser que mesmo com várias devoluções da montadora de celulares para a fabricante, as peças continuem sendo entregues com erros.
Para esse exemplo, o ideal é usar de uma Folha de Verificação para Localização de Defeitos, que pode indicar com precisão onde se encontra o erro.
Conclusão
Uma eficiente ferramenta de controle da qualidade, a Folha de Verificação surgiu no Japão pós-guerra e ganhou o mundo.
Com o tempo, o método foi sendo adaptado para outras áreas e diferentes demandas da produção.
Hoje, ela figura como um importante instrumento de monitoramento e análise dos resultados objetivos.
O seu uso permite tanto entender se as ações planejadas estão surtindo o efeito desejado como também interpretar os dados de modo a permitir um processo de melhoria contínua.
É possível entender quais são os erros mais comuns, suas causas e até mesmo especificar a localização dos defeitos para a fabricante.
Com tantas utilidades, não é de se espantar que a Folha de Verificação esteja entre as sete principais ferramentas da qualidade sistematizadas pelo guru Kaoru Ishikawa.
E agora que você já sabe tudo sobre ela, está pronto para implantar em seu trabalho e aproveitar de todos os benefícios que a técnica oferece.