A aplicação da metodologia Lean na saúde dá resultados — e exemplos disso não faltam para comprovar.
Um deles vem do Ceará, onde o Hospital Regional do Cariri (HRC) conseguiu reduzir a permanência de pacientes no setor de emergência de 19 para 10 horas graças às soluções Lean.
Se até um setor crítico como a emergência pode ser melhorado com técnicas enxutas, imagine então o que elas não podem fazer por outras unidades e setores hospitalares.
Os impactos positivos da metodologia Lean já são conhecidos há bastante tempo na indústria, podendo ser igualmente obtidos na saúde.
Prossiga na leitura para saber como a filosofia Lean pode ajudar a melhorar indicadores nesse setor da mais alta relevância e como ser um profissional de sucesso na área.
O que é Lean na saúde?
Lean na saúde é a aplicação no setor da metodologia de combate ao desperdício e aumento da eficiência baseada no método Lean Six Sigma.
Ela é particularmente indicada para identificar, reduzir ou eliminar os desperdícios, com foco na produtividade e na geração de valor para os estabelecimentos e pacientes.
Para que isso aconteça, é preciso pensar na filosofia Lean não apenas como uma prática de redução de custos, mas também como uma forma de pensar da própria organização, levando em conta a cultura da empresa (lembrando que um estabelecimento de saúde é também um negócio).
Afinal, é preciso que todos os funcionários estejam comprometidos com a mudança, já que toda a rotina pode ser alterada se o diagnóstico apontar desperdícios.
Esse conceito é capaz de apresentar resultados tão eficazes que, hoje, não funciona somente em fábricas, para onde foi originalmente pensado.
É aí que entram os estabelecimentos de saúde, que também passam a se beneficiar do método.
Quais os princípios da filosofia Lean?
O livro “O Pensamento Lean”, publicado por Womack e Dan Jones, relata como funciona o processo enxuto, que pode ser resumido nos 3 Ps:
- Propósito: é sobre como a empresa poderá solucionar o problema ou as necessidades do cliente, levando em consideração os próprios lucros
- Processos: diz respeito à avaliação da própria empresa sobre os fluxos na cadeia de valor para atestar se são realmente eficazes e apropriados para alcançar os objetivos estratégicos
- Pessoas: cada processo deve ter um funcionário responsável e engajado em avaliar se a cadeia de valor está seguindo a filosofia Lean e as metas da empresa da forma apropriada.
É importante estudar todas essas etapas antes de aplicá-las para realmente entender a nova cultura organizacional que está sendo criada.
Isso faz parte da mudança de cultura da empresa para o modo de produção enxuto.
Para sustentar esses princípios, a metodologia Lean traz conceitos e ferramentas como:
- Just in Time (JIT): balancear quantidade, local e tempo na medida certa para evitar produzir mais do que a demanda requer
- Jidoka: estabelecer o que é o trabalho do ser humano e o que pode ser automatizado pelas máquinas.
É preciso ter vontade e disponibilidade para participar da série de mudanças que vai atingir a hierarquia tradicional, os trabalhos que já estão sendo feitos e os hábitos que podem ser prejudiciais.
Para você perceber o quanto a cultura empresarial é envolvida com esse pensamento, o termo “Lean” acompanha em alguns casos a própria marca, em empresas que utilizam o modelo, mostrando que a metodologia já faz parte do seu DNA.
Quais os 8 desperdícios da metodologia Lean?
Para colocar tudo isso em prática, o Lean Manufacturing lista 8 desperdícios que podem ser eliminados em um processo.
Veja quais são eles:
- Espera: o tempo gasto esperando por pessoas, equipamentos ou qualquer elemento que seja essencial para a produção
- Defeito: alguma falha no produto, que demandará o reparo ou o reinício do processo, o que poderá causar prejuízos
- Transporte: todo deslocamento de local que é desnecessário ou que retarda a produção
- Movimentação: o fluxo de pessoas em torno de informações ou ferramentas que não são verdadeiramente úteis
- Inventário: uma quantidade exagerada de produtos em estoque pode indicar problema de qualidade, por exemplo
- Excesso de produto acabado: quando a produção vai além do que foi pedido pelo cliente, isso pode acarretar em prejuízo
- Processamento excessivo ou em falta: qualquer etapa de processamento do produto final que não faça diferença para as necessidades do cliente
- Conhecimento dos colaboradores: recentemente adicionado, tem a ver com o baixo aproveitamento do conhecimento dos funcionários.
Como funciona o Lean na saúde?
A adaptação das ferramentas da metodologia original é chamada de Lean Healthcare, que foca no bem-estar do paciente.
É importante ressaltar esse ponto porque podem existir várias soluções que, embora tenham seu valor, podem não ser tão eficazes.
Por exemplo, se uma ideia foca a economia de recursos em longo prazo para um hospital, mas interfere negativamente na percepção de valor do paciente, ela deve ser descartada.
Assim, tendo o paciente em foco, é possível fazer um mapeamento do fluxo de valor, adaptando a observação dos desperdícios percebidos em uma indústria.
Confira o que pode ser eliminado para otimizar a produtividade:
- Superprodução: tudo que está sendo produzido em uma proporção maior do que a demanda
- Transporte: o deslocamento de profissionais, pacientes e materiais que seja mais demorado do que o essencial e que pode ser otimizado com ajustes
- Movimentação: o fluxo de profissionais à procura de medicamentos ou pacientes, o que pode ser reorganizado
- Tempo: a quantidade de tempo perdida na espera por atendimentos, resultados, autorizações, dentre outros, dificultados por alguma burocracia
- Defeitos: procedimentos equivocados, informações erradas ou outros exemplos que podem colocar em risco a saúde do paciente
- Processamento: duplicação desnecessária de procedimentos ou informações que podem comprometer a fluidez do processo
- Inventário: qualquer prejuízo relacionado aos materiais, medicamentos, produtos, dentre outros.
Provavelmente, algum desses desperdícios já foi observado por quem já foi paciente em hospitais, clínicas ou em outras instituições de saúde.
Alguns dos procedimentos burocráticos podem ser notados pelos próprios profissionais de saúde, mas muitas dessas falhas são notadas diretamente pelo paciente.
Em uma área que trata de situações delicadas, enxugar esse tipo de desperdício é fundamental, mesmo que alguns pareçam inofensivos.
Ao colocá-los em um esquema geral da organização, será possível perceber que todas as falhas se acumulam na percepção de quem está enfermo, o que influencia diretamente os cuidados com a saúde.
Como consequência da metodologia Lean, a produtividade tende a aumentar, assim como o retrabalho acaba por ser eliminado, resultando em melhoria no atendimento e funcionários mais aptos a lidar com os desafios.
Todo mundo sai ganhando, principalmente os pacientes, que passam a receber um tratamento mais humanizado e com mais eficiência em todos os sentidos.
Vantagens de usar a metodologia Lean na saúde
O setor de saúde pode se beneficiar das técnicas e ferramentas enxutas tanto quanto as empresas do segmento industrial.
Veja na sequência algumas das vantagens em aplicar a metodologia Lean em hospitais e unidades de saúde.
Melhora nos indicadores de atendimento
A aplicação do modelo Lean Healthcare de gestão hospitalar pode trazer resultados bastante positivos até mesmo em setores de emergência, como explicamos na abertura deste texto.
Entre os muitos indicadores que podem melhorar, estão o tempo de atendimento, sempre sujeito a atrasos em razão de problemas na recepção e triagem de pacientes.
Agilização nos serviços médicos
Quando se trata de serviços médicos de urgência, o fator tempo é decisivo, fazendo a diferença entre a vida e a morte.
Com a gestão Lean na saúde, esse fator crítico pode ser melhor gerido, agilizando o atendimento onde mais precisa, na hora em que mais precisa para quem mais necessita.
Redução dos riscos de contaminação
A metodologia Lean trata da redução do desperdício, o que tem tudo a ver com o uso mais racional e consciente dos insumos e materiais disponíveis.
Uma de suas ferramentas é o 5S, usado pela indústria para organizar os ambientes de trabalho por meio da limpeza e da organização.
Nas fábricas, o resultado é o aumento da eficiência junto à redução dos acidentes de trabalho.
Já nos hospitais Lean, além da redução do desperdício, tempos por tabela a diminuição dos riscos de contaminação, tanto por profissionais quanto por pacientes.
Diminuição de gastos com materiais e insumos
O uso mais racional dos recursos disponíveis leva a um aproveitamento maior dos materiais em geral.
Lembrando que uma das condições para o sucesso da metodologia Lean na saúde é o engajamento e o comprometimento dos profissionais em todos os níveis.
Com pessoas mais engajadas, cria-se uma espécie de senso de responsabilidade, em que todos passam a dar importância para o uso consciente dos materiais, reduzindo assim os custos com compras e reposição.
Como colocar em prática o Lean na área da saúde?
O cenário atual também afeta o setor de saúde.
A chegada de novas tecnologias e as modernizações na área podem fazer maravilhas por todos ou desestabilizar um sistema que já nem sempre é desorganizado.
Por isso, adotar a filosofia Lean se torna uma necessidade cada vez maior, preparando a empresa da área de saúde para as mudanças que ainda vão chegar em um futuro próximo.
O Lean não é um programa, mas uma mudança na cultura da empresa, um compromisso assumido por todos os colaboradores.
Sendo assim, o Lean Healthcare é como um processo de aperfeiçoamento contínuo.
Não é fácil, mas também não é impossível.
A grande vantagem é que os resultados vão fazer todo o esforço valer a pena.
Confira as dicas a seguir para começar a aplicá-lo na área da saúde:
1. Delegue responsabilidades
Delegar é passar a responsabilidade da solução de problemas para o funcionário que está mais próximo da questão, não importando sua posição ou qualificação.
À medida que os colaboradores se sentem mais confiantes para executar mudanças para resolver problemas, o envolvimento deles com a empresa cresce.
É essencial que todos compartilhem dessa filosofia para que o aperfeiçoamento, como dissemos anteriormente, possa ser constante.
Quando os funcionários podem finalmente aplicar a sua percepção na resolução de problemas no setor, o nível da organização só aumenta.
2. Identifique onde está o valor para o paciente
Para entender a motivação de seguir a filosofia Lean, é preciso levar em consideração a percepção de valor pelo paciente como principal objetivo.
Nem sempre isso está atrelado aos custos financeiros.
Afinal, o paciente também precisa se sentir satisfeito com o atendimento realizado, a pontualidade dos procedimentos e o trato da equipe em geral.
Ao mapear o fluxo de valor, os colaboradores precisam visualizar cada etapa buscando se colocar no lugar do paciente para apresentar melhorias.
Esse mapeamento é diferente dos outros abordados no Lean Healthcare porque vai focar também o ser humano.
Com a equipe inteira se esforçando para montá-lo, o conhecimento sobre a própria gestão vai se tornando mais aprofundada e a conexão com o paciente fica mais próxima.
3. Tenha um propósito claro para todos
Um dos maiores problemas de empresas da área da saúde é identificar as prioridades no meio de sistemas que nem sempre agregam valor.
Quando aplicada corretamente, a filosofia Lean foca o que deve ser mais importante.
Para isso, é preciso que existam conversas documentadas entre todos os setores para tentar estabelecer metas e um plano para alcançá-las.
Um exemplo para colocar em prática esse plano é elaborar um quadro com o paciente inserido em um triângulo, com as metas nas pontas.
Isso serve para lembrar que a intenção é gerar valor para o paciente.
Por isso, as métricas utilizadas para medir o sucesso expressam a evolução dos novos processos necessários para atingir as metas estipuladas.
4. Estimule o respeito por toda a equipe
Um sistema de hierarquia dificulta a aplicação da filosofia Lean, porque é preciso que os gestores aceitem que a nova metodologia pode inverter algumas situações, como, por exemplo, de algum funcionário da frente operacional apresentar mudanças de um setor e receber apoio do seu gerente.
Para que o Lean Healthcare funcione, é preciso que exista espaço para a inovação de todos os lados, não apenas de quem cuida do nível estratégico.
Além disso, é preciso cuidar do colaborador.
Se uma das mudanças apontadas consistir em eliminar o cargo de alguém, é preciso que a gestão consiga realocar esse funcionário.
5. Promova a representação visual do processo
Para que todos possam ter uma visão geral da implementação da filosofia Lean, é preciso que ela seja de fato assimilada.
Por isso, é indicado investir em comunicação, afixando as informações, desafios e melhorias em pontos estratégicos nos lugares que os funcionários frequentam.
Recursos como canetas coloridas e post-its ajudam a chamar a atenção.
À medida que as propostas vão mudando, a representação também muda.
Essa medida é importante porque, normalmente, os quadros de avisos são trocados com tão pouca frequência que ninguém mais presta atenção neles, quase como se fossem invisíveis.
O objetivo de estar sempre mudando a representação visual do Lean Healthcare é conferir dinamicidade ao processo.
6. Garanta a flexibilidade das soluções
E se as medidas tomadas por meio da implementação da Filosofia Lean não apresentarem os resultados esperados?
É hora, então, de determinar o que está causando as dificuldades para que o desempenho possa ser melhorado.
Isso requer um regimento flexível, comprometido com o objetivo de se aprimorar continuamente.
Também vale para procedimentos que funcionaram, mas que precisam ser atualizados, ou soluções que podem estancar os maiores problemas, mas vão precisar passar por alguma reformulação para chegarem ao melhor nível possível.
O processo está sempre passando por mudanças e é bom ter em mente que sempre existem formas de aperfeiçoar ainda mais.
Qual a maior dificuldade na implantação do Lean na saúde?
A metodologia Lean foca na geração de valor, o que requer um corpo de profissionais comprometidos com o sucesso em sua implementação.
Portanto, a falta de engajamento é muito provavelmente um dos maiores obstáculos à implementação do Lean na saúde.
Pesam também negativamente os elevados índices de turnover verificados em algumas empresas da área da saúde, bem como a falta de lideranças preparadas.
Que metodologias podem complementar a filosofia Lean aplicada à saúde?
Para aprimorar cada vez mais, é preciso estudar os métodos que podem fazer a diferença nos resultados.
Embora a mudança que uma nova metodologia representa possa em um primeiro momento causar rejeição ou estranheza, é fato que, cedo ou tarde, os conceitos Lean trazem resultados.
Veja então quais das metodologias podem ser aplicadas para melhorar o atendimento hospitalar, em clínicas ou ambulatórios.
Lean e Seis Sigma
Seis Sigma diz respeito a apresentar soluções ao eliminar a variação de processos para que a empresa possa ter uma produção estável e de mais qualidade.
Para isso, a metodologia coleta dados para que possa analisá-los e descobrir o que causa a variação.
Assim como a filosofia Lean, Seis Sigma é uma mudança na cultura da empresa, já que requer que gestores e funcionários da linha de frente trabalhem juntos na solução do que está atrapalhando o desempenho.
Isso funciona em empresas dos mais variados segmentos.
A diferença consiste no fato dessa metodologia tornar o processo mais eficaz e, para isso, toma medidas para reduzir as falhas e a variabilidade encontradas.
Já a filosofia Lean visa aumentar a rapidez da produção ao eliminar os desperdícios.
Como se pode perceber, ambas são complementares e apresentam bons resultados no curto e longo prazo.
Você pode treinar os colaboradores na metodologia Seis Sigma com a criação de um pequeno projeto a ser aplicado na empresa, utilizando jogos interativos, por exemplo, ou recorrendo aos treinamentos in company.
Kaizen
Outro tópico que suscita dúvidas entre as pessoas, o Kaizen também pode ser complementado com a filosofia Lean, vindo a ser um dos seus pilares.
O termo é definido como melhoria contínua, o que, assim como o Lean e o Seis Sigma, requer o envolvimento de todos os colaboradores.
As chamadas “melhorias Kaizen” são sutis e focadas na produtividade da empresa de forma constante, com resultados de longo prazo.
O que difere o conceito Kaizen da filosofia Lean é que o primeiro é a implementação de avanços e o segundo é a redução de desperdícios na produção.
Contudo, as melhorias Kaizen funcionam perfeitamente como complemento do Seis Sigma e do Lean, já que todos partilham também a necessidade de fazer parte da cultura da empresa.
Como saber mais sobre o Lean na saúde?
Você pode se tornar o profissional especialista na solução de problemas nas empresas que operam no setor da saúde.
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Conclusão
A partir do momento em que o pensamento Lean é assimilado na cultura da sua empresa, torna-se mais fácil manter o aprimoramento constante e a colaboração de todos os funcionários.
Isso será especialmente útil em momentos de crise ou de intensas mudanças tecnológicas, que, como tais, estão sempre nos surpreendendo.
É preciso saber implementar mudanças para sobreviver no presente e continuar tendo relevância no futuro, o que faz do gestor em Lean uma figura de grande importância.
Por isso, buscar mais conhecimento na temática é fundamental para começar a ver resultados.
A Escola EDTI está ao seu lado na missão de formar profissionais de excelência nos setores de saúde, industrial e de serviços.
Assim, se você quer aplicar o que aprendeu diretamente na área da saúde, é bom saber apresentar a sua ideia e mostrar a sua capacidade para executá-la, por meio de uma certificação Lean Healthcare Green Belt.