Você seguiria um plano em que não estivessem detalhadas as etapas de um projeto de execução?
No meio corporativo e empresarial, todo projeto precisa ter início, meio e fim, o que significa que ele deve ser organizado por etapas para ser bem sucedido.
Se assim não fosse, ficaria difícil mensurar os resultados, controlar o andamento e extrair dados.
Um projeto bem formatado, com etapas bem definidas e coordenadas representa um plus para as empresas e para os profissionais envolvidos.
É disso que vamos falar neste artigo que você está começando a ler agora.
Por que planejar as etapas em um projeto?
De acordo com o guia PMBOK, a “bíblia” dos projetos, todo projeto é formado por processos inter-relacionados que não devem ser vistos como isolados, mas como um ciclo contínuo realizados sucessivamente em diferentes momentos.
A palavra chave, nesse caso, é “sequência”, afinal, todo projeto consiste no sequenciamento de ações previamente definidas.
O meio para isso é antecipar já na fase do planejamento as etapas pelas quais o projeto deverá passar até a sua conclusão.
Quais são as etapas de um projeto?
Mais uma vez, recorremos ao guia PMBOK para listar as etapas principais comuns à maioria dos projetos.
Note que essas etapas são de certa forma “genéricas”, portanto, elas podem e devem ser adaptadas conforme as exigências de cada projeto. Confira a seguir.
1. Iniciação
Como já vimos aqui no blog da EDTI, projeto é uma atividade temporária para alcançar uma finalidade específica e preestabelecida.
O pontapé inicial é dado quando os líderes definem com as equipes o objetivo do projeto.
É aqui que devem ser definidos os stakeholders, isto é, as partes interessadas que vão apoiar do início ao fim.
Outra medida importante é a elaboração da Carta do Projeto (Project Charter), que formaliza a existência do projeto e dá autorização ao gerente de projeto para usar recursos.
2. Planejamento
Com o aval da alta gestão, a equipe pode prosseguir, dando início ao planejamento operacional do projeto.
Devem ser desenvolvidos aqui o plano de gerenciamento do projeto, que inclui todos os aspectos do planejamento, como cronograma, orçamento, riscos e qualidade, entre outros pontos.
Também devem ser definidos e elaborados todos os planos subsidiários, como a gestão de recursos, comunicação e de riscos.
A partir disso, faz-se o planejamento detalhado de atividades, incluindo a previsão de recursos, prazos e orçamento.
3. Execução
Na implementação do plano de projeto é desenhada a coordenação de pessoas e recursos para que as entregas do projeto sejam desenvolvidas conforme o planejado.
Não menos importante, deve-se cuidar do gerenciamento da comunicação e da interação entre as partes interessadas.
4. Monitoramento e Controle
Projetos são organizados em etapas para que se tenha mais controle sobre o que está sendo feito.
Por isso, ao longo de cada uma de suas fases deverá ser feito o acompanhamento do progresso do projeto para garantir que esteja em conformidade com o plano.
São monitoradas as variações, com a consequente tomada de ações corretivas, quando necessário.
Também se faz o controle de mudanças no projeto e as respectivas atualizações do status de desempenho.
5. Encerramento
Com a conclusão formal das atividades do projeto, são entregues os resultados finais ao cliente ou patrocinador.
A gestão cuida também da documentação do projeto, na qual podem constar as lições aprendidas, seguida da formalização do fechamento do projeto.
Quais as melhores ferramentas de gestão de projetos?
Projetos são instrumentos de gestão que contam com suas próprias ferramentas para atingirem o seu propósito.
Elas servem fundamentalmente para gerir aspectos como tempo, recursos, pessoas e materiais.
A lista de soluções nesse sentido é bastante extensa, por isso, listamos a seguir apenas algumas das ferramentas mais utilizadas para a gestão de projetos.
Diagrama de Gantt
O tempo é o recurso mais valioso porque não se recupera depois de perdido, afinal, não se pode voltar ao passado.
A ferramenta visual indicada para planejar e monitorar o cronograma do projeto, nesse caso, é o Diagrama de Gantt, no qual são exibidas as tarefas e suas durações ao longo do tempo.
Matriz de Riscos
Por mais planejado que seja, um projeto nunca está imune a riscos.
A Matriz de Riscos pode ser utilizada então para identificar, avaliar e priorizar os riscos do projeto, de modo que a gestão possa se antecipar a possíveis problemas.
Análise SWOT
Projetos estão sempre sujeitos às ameaças, assim como podem ser potencializados por eventuais oportunidades que venham de fora.
Também podem ser mais ou menos bem sucedidos, conforme os pontos fortes e fracos que a empresa venha a apresentar.
Sendo assim, a Análise SWOT é a ferramenta usada para identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que podem impactar o sucesso do projeto.
Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Partindo do princípio de que todo projeto é dividido em etapas, pressupõe-se que essas etapas possam ser ainda mais detalhadas.
É aqui que pode ser utilizada a EAP, técnica que divide o projeto em partes menores e mais gerenciáveis, facilitando o planejamento e controle.
Conclusão
As etapas de um projeto, quando bem coordenadas e planejadas, são um fator a mais para levar ao sucesso.
Para um projeto evoluir, contudo, ainda são necessários, além de recursos materiais e ferramentas de gestão, especialistas capacitados para conduzir o processo do começo ao encerramento.
As empresas estão o tempo todo de olho nos profissionais capazes de gerir projetos de acordo com as principais metodologias de gestão, com destaque para a Lean Six Sigma.
Capacite-se para isso nos cursos EAD, Yellow Belt, Green Belt e Black Belt da EDTI.