Escrever e-mail hoje em dia faz parte da rotina de grande parte dos profissionais que atua no ambiente corporativo. Afinal, o correio eletrônico se tornou quase o meio de comunicação “oficial” nas empresas. Sem dúvida, o e-mail possui muitas vantagens, como velocidade de transmissão, armazenamento das mensagens, conversas em grupo etc. Porém, comunicações desse tipo no contexto de trabalho requerem alguns cuidados tanto no conteúdo quanto na forma, já que o emissor da mensagem só tem o texto como recurso de expressão. Veja, em seguida, seis dicas estratégicas para escrever e-mail de maneira mais eficaz na esfera profissional.
1 – Considere o contexto da mensagem e o perfil do destinatário
Pedir a cópia de um documento para um colega, com quem se conversa todos os dias, é bem diferente de enviar um convite ou uma proposta comercial para alguém desconhecido, concorda? Por isso, na hora de escrever e-mail leve em conta o contexto da mensagem e o perfil do destinatário.
Por exemplo, uma mensagem que serve apenas para pedir a aprovação de uma ideia é distinta de um texto em que se discutem detalhes operacionais de um projeto. Logo, adequação é uma palavra-chave na redação de e-mails no ambiente corporativo. Afinal, nesse caso, nem sempre uma fórmula padronizada pode ser útil em todas as ocasiões.
2 – Seja objetivo quando escrever e-mail
O tempo e a atenção propriamente dita são recursos cada vez mais escassos na vida das pessoas. Dessa forma, a objetividade é um requisito essencial de um e-mail profissional. Para tanto, é recomendável que o emissor de uma mensagem organize as ideias antes de escrever o texto.
Definir o objetivo do contato é importante para estruturar o conteúdo. Por exemplo, numa proposta comercial, pode-se haver uma sequência com a apresentação do emissor, a proposta em si (com uma justificativa), algum pedido (encontro presencial, demonstração, venda etc.) e uma despedida. Seja qual for a situação, a mensagem precisa ter começo, meio e fim. Além disso, lembre-se de que conteúdos longos devem ser enviados nos anexos e não no corpo da mensagem.
3 – Tenha cuidado com a linguagem
Você talvez já tenha visto uma discussão em que o “jeito de falar” fez toda a diferença para a compreensão da mensagem, não é mesmo? Afinal, cara a cara, o tom da voz, o olhar e os gestos se combinam para dar conotação a uma fala. Porém, na hora de escrever e-mail, o emissor só tem as palavras para transmitir o que deseja. Assim, corre o risco de ser mal interpretado.
Por isso, conforme o grau de importância do contato, pode valer a pena você ler o texto em voz alta e até pedir para outra pessoa ler a mensagem, antes do envio. Deve-se ter em mente que formalidade e cordialidade são bem-vindas no ambiente corporativo. Ainda assim, cada caso é único. Por exemplo, em alguns contextos, mensagems muito formais podem se tornar “frias” e, assim, não levar à tomada de decisão ou ao engajamento do interlocutor.
O cuidado com a linguagem deve ser feito tanto no conteúdo quanto na forma. Erros gramaticais devem ser evitados, pois despertam juízo de valor a respeito do emissor e do próprio conteúdo. Além disso, é preciso saber que escrever e-mail com CAIXA ALTA, no contexto das comunicações na internet, significa gritar. Logo, essa prática deve ser evitada, como o uso das abreviações típicas do “internetês”.
4 – Siga as boas práticas do ambiente corporativo
O crescente uso do correio eletrônico como forma de interação entre as pessoas fez com que surgisse a chamada “netiqueta”, que consiste em um conjunto de boas condutas de comunicação na internet. Por exemplo, para se evitar a prática de spam (mensagem não autorizada), é recomendável na hora de escrever e-mail para muitos destinatários (desconhecidos entre si) deixar os endereços em cópia oculta (Cco), para que os e-mails de todos não fiquem à mostra.
No ambiente corporativo, o profissional deve procurar também saber se a organização onde trabalha possui ou não um manual interno de comunicação. Muitas vezes as empresas dispõem de normas próprias no que diz respeito ao que deve ser observado quando se vai escrever e-mail. Por exemplo, um item importante é a assinatura da mensagem, que geralmente é padronizada nas empresas, com nome da pessoa, cargo, contato de telefone, site etc.
As empresas se preocupam cada vez mais com as mensagens que são enviadas de dentro da organização. Afinal, quando um e-mail traz no endereço o domínio do empreendimento ([email protected]), na prática, o leitor ou o destinatário encara o conteúdo como uma mensagem institucional. Por exemplo, algumas empresas proíbem a divulgação de alguns assuntos, por questões de confidencialidade e competitividade. Já outras, por posicionamento e pela cultura organizacional, podem preferir o uso de determinados termos em detrimento de outros, como “colaborador” no lugar de “funcionário”.
5 – Não se esqueça de dar feedback
O ambiente corporativo muitas vezes requer uma comunicação de mão dupla. Por exemplo, é interessante que um gerente de projetos responda uma eventual mensagem de status de uma tarefa com um “ciente” ou com um “OK” para registrar o acompanhamento. Nesse e em outros casos, a resposta demonstra atenção com o interlocutor.
Porém, se for para passar um feedback negativo a respeito de uma atividade, considere ter uma conversa pessoalmente ou mesmo por videoconferência com o destinatário. Afinal, como já mencionamos, alguns conteúdos podem ser mal interpretados quando somente escritos.
6 – Seja criativo para chamar a atenção
Escrever e-mail para quem não se conhece e, mesmo assim, se quer apresentar uma proposta ou se fazer um pedido é umas das atividades mais difíceis de comunicação. Nesse caso, encontrar um meio termo entre ser próximo e não ser invasivo requer preparo do profissional.
Numa situação assim, a personalização da mensagem pode ser uma estratégia de contato eficaz. Por isso, se quer buscar investimento para um projeto, busque conhecer o interlocutor e criar pontos de conexão com ele, logo, evite textos “mecânicos ou robotizados”. Ao contrário, tenha como objetivo a construção de relacionamento a partir do texto.
Por exemplo, se recebeu o contato de alguém por indicação, antes de fazer uma proposta propriamente dita, explique para o destinatário como o conheceu. Com isso, você consegue vencer algumas objeções do interlocutor. Além disso, procure demonstrar valor ou o que o receptor da mensagem ganhará caso venha a aderir à ideia proposta. Nesse sentido, pense num título de e-mail atrativo, sem ser sensacionalista. Busque ao máximo fazer uma combinação estratégica entre conteúdo, forma, contexto, destinatário e objetivo proposto.
Você tem algum método particular para escrever e-mail no ambiente corporativo? Compartilhe suas dicas também aqui nos comentários. Participe!