A Estrutura Analítica de Projetos, mais conhecida como EAP, é a ferramenta de representação visual para orientar gestores e equipes em projetos dos mais variados tipos.
Sua função é antecipar todas as atividades necessárias para o sucesso de um projeto, facilitando o controle nas suas etapas críticas.
A equipe que aposta na utilização de uma Estrutura Analítica, antes e durante a jornada, ganha muito mais controle sobre os prazos, além de evitar a sobrecarga pela distribuição mais equilibrada de tarefas.
Neste artigo, você poderá conhecer mais a fundo o conceito de EAP, seus objetivos, benefícios e alguns exemplos práticos de aplicação.
Ao final, preparamos também uma lista de softwares que podem ser empregados para desenvolver sua própria EAP.
Avance na leitura até o final!
O que é a EAP (Estrutura Analítica de Projetos) ou EAP?
A EAP nada mais é do que a subdivisão das tarefas necessárias para a entrega de um projeto, de modo a seguir uma hierarquia pela criação de partes menores, mais fáceis de serem gerenciadas.
Em inglês, o termo é conhecido como Work Breakdown Structure (WBS).
Com a Estrutura Analítica, o gestor ou gerente de projeto garante um controle maior da situação, podendo visualizar rapidamente gastos e prazos, ajustando-os conforme necessário.
À primeira vista, o uso da EAP pode parecer complexo, mas à medida que o profissional trabalha com a ferramenta, vai percebendo que ela é bastante simples.
Na verdade, a EAP é a base de todas as ações do gerenciamento de projetos, servindo como uma espécie de bússola.
Qual o objetivo da EAP?
O objetivo principal da Estrutura Analítica de Projetos é gerar uma visualização rápida e exata do projeto, do planejamento à sua conclusão.
No início, ajuda a delimitar e explicitar o escopo, ou seja, aquilo que ficou estabelecido como meta final do projeto, onde se almeja chegar.
Com a EAP, o gestor deverá destrinchar todas as atividades envolvidas e analisar a urgência e a importância de cada uma delas.
Assim, fica mais fácil identificar em qual fase o projeto se encontra para prover a equipe com os recursos e ferramentas necessários para superar desafios específicos.
A EAP permite ainda orientar o time sobre as especificidades de cada etapa, criando uma descrição detalhada do que se espera em cada entrega.
Quais os benefícios da EAP?
A EAP é base do trabalho da gestão e gerência de projetos e, se bem desenhada, traz uma série de facilidades.
Confira na sequência alguns dos seus benefícios.
Overview sobre o projeto
A Estrutura Analítica permite visualizar em uma linha do tempo as atividades necessárias para a entrega final, facilitando o entendimento para todos os membros da equipe, mesmo aqueles que não têm experiência com ferramentas de gerenciamento.
Controle dos prazos
Antes e durante o planejamento do trabalho, a EAP ajuda a definir estimativas quanto ao esforço destinado, à duração e o custo das tarefas do projeto.
Assim, fica mais fácil identificar possíveis riscos e falhas que possam comprometer a entrega, garantindo que ela saia conforme está no escopo, de modo que se possa agir preventivamente para evitar ocorrências.
Identificação e priorização de tarefas
Ela pode ser usada para identificar e priorizar tarefas com base em sua importância e urgência, de maneira que as tarefas mais importantes sejam concluídas primeiro.
Estimativa de recursos
Também pode ser usada para estimar os recursos necessários para o projeto, incluindo tempo, dinheiro e pessoas, evitando atrasos ou custos inesperados.
Rastreamento do progresso
A EAP pode ser usada para rastrear o progresso do projeto e identificar problemas potenciais.
Assim, a gestão pode tomar medidas corretivas antes que os problemas se agravem.
Com tantos benefícios, fica clara a polivalência da EAP.
Ela beneficia o gerente do projeto, sua equipe, os clientes, os fornecedores e todos os stakeholders de um modo geral.
Aplicações da EAP
A Estrutura Analítica pode ser aplicada a uma variedade de projetos, desde os pequenos e simples até projetos grandes e complexos.
Confira a seguir alguns exemplos de aplicação.
- Projetos de construção: subdividindo um projeto de construção em tarefas menores, como a construção das fundações, da estrutura e do acabamento
- Projetos de desenvolvimento de software: destrinchando um projeto de desenvolvimento de software em etapas como o design, o desenvolvimento e o teste
- Projetos de marketing: a EAP pode ser usada para desmembrar um projeto de marketing em partes como o desenvolvimento de uma campanha publicitária, a criação de um site e a organização de um evento
- Projetos de treinamento: dividindo um projeto de treinamento em tarefas menores, como o desenvolvimento do conteúdo do treinamento, a seleção dos instrutores e a organização do evento de treinamento
- Projetos de pesquisa: algumas das subdivisões possíveis nesse caso seriam a coleta de dados, sua estratificação e análise, além da redação do relatório de pesquisa.
Como fazer uma EAP?
De certa forma, a EAP pode ser considerada uma ferramenta de gestão, com o qual se pode conduzir projetos nas mais variadas áreas e com diferentes escopos.
É preciso, então, seguir um encadeamento lógico em suas etapas, o que pode ser feito conforme os passos descritos a seguir.
- Definir o escopo do projeto: o primeiro passo é definir o escopo do projeto, ou seja, o que o projeto inclui e o que ele não inclui
- Identificar os entregáveis do projeto: os entregáveis são os produtos ou serviços que serão produzidos pelo projeto
- Dividir os entregáveis em tarefas: as tarefas são as atividades que precisam ser realizadas para produzir os entregáveis
- Organizar as tarefas em uma hierarquia: as tarefas devem ser organizadas em uma hierarquia, com os entregáveis no topo e as tarefas mais detalhadas na base.
Vale destacar que a EAP pode ser representada por um diagrama, ferramenta que pode ser especialmente útil para visualizar a estrutura do projeto.
Como a EAP interage na gestão do escopo e no cronograma?
Até aqui, você já percebeu como a EAP é uma ferramenta valiosa para lidar com a gestão do escopo e o cronograma de um projeto.
No escopo, estão descritas todas as atividades e micro entregas necessárias para que a conclusão do projeto atenda às especificações técnicas, simbólicas e de qualidade que foram pré-definidas na fase de criação e planejamento.
O cronograma é onde devem ser documentados os prazos do projeto para que a gerência consiga avaliar possíveis atrasos e estimar as datas das entregas.
A EAP é a ferramenta capaz de sintetizar visualmente todas essas informações, traduzindo-as em um diagrama que pode ser apresentado para equipe, fornecedores e stakeholders.
Dessa forma, ela permite a antecipação de gargalos que possam levar a atrasos ou falhas, servindo assim como ferramenta de análise preditiva.
Dicas para uma EAP bem feita, segundo o PMBOK
Segundo o Project Management Institute (PMI), uma EAP bem feita é essencial para o sucesso do gerenciamento de qualquer projeto.
A PMI é uma organização internacional, sem fins lucrativos, com mais de 50 anos de experiência no suporte ao trabalho do profissional do gerenciamento de projetos.
Além de fornecer certificações na área, o Instituto edita desde 1996 o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
Ele continua sendo até hoje uma referência para profissionais da área e organizações associadas ao PMI e a principal publicação mundial em gestão de projetos.
Veja a seguir o que essa verdadeira “bíblia” diz sobre o EAP.
Regra dos 100%
Um dos princípios estabelecidos pelo PMBOK para o desenvolvimento de uma EAP satisfatória, a Regra dos 100% fala sobre a importância de reunir todas as informações de um projeto em um só lugar.
Assim, ele estabelece que a Estrutura Analítica precisa descrever 100% do trabalho que foi definido no escopo do projeto.
Por outro lado, é importante também que a EAP não inclua atividades que não foram mencionadas como parte do escopo.
O que é um pacote de trabalho?
Dentro da Estrutura Analítica, as atividades precisam ser organizadas para facilitar a gestão, agrupando-as em pacotes de trabalho.
Essas tarefas devem ser classificadas de acordo com sua afinidade, agrupando as que seguem um mesmo fluxo em direção a uma entrega ou resultado específico.
Na hora de definir os pacotes de trabalho da EAP, porém, é importante seguir o princípio 8-80, que define que cada grupo deve conter no mínimo 8 horas de duração e no máximo 80.
Quantos Níveis Minha EAP deve Ter?
A Estrutura Analítica deve ser desenvolvida na forma de um fluxograma, que é dividido em níveis hierárquicos de acordo com a relevância de cada tarefa – sempre respeitando o cronograma previamente estabelecido.
De acordo com o PMBOK, a EAP deve apresentar 6 níveis:
- Nível 1: Programa
- Nível 2: Projeto
- Nível 3: Tarefa
- Nível 4: Subtarefa
- Nível 5: Produto de trabalho
- Nível 6: Esforço.
O que não pode ter?
Até aqui, aprendemos como uma EAP ideal precisa ser, quais são suas características e definições.
Por outro lado, existem algumas práticas a serem evitadas, já que podem comprometer todo o resultado do trabalho dedicado ao desenvolvimento da Estrutura Analítica.
Veja na sequência.
Termos vagos ou ambíguos
As tarefas devem ser descritas de forma clara e concisa, para que seja fácil entender o que precisa ser feito.
Por exemplo, uma tarefa chamada “desenvolver o software” é muito vaga.
É melhor dividir essa tarefa em tarefas menores e mais específicas, como “projetar a interface do usuário”, “implementar a lógica de negócios” e “testar o software”.
Sobreposição
Também deve ser evitada a sobreposição de atividades para não confundir e atrasar.
Então, se uma tarefa é chamada de “criar o design do produto” e outra tarefa é chamada de “desenvolver o protótipo do produto”, essas duas tarefas podem se sobrepor.
Seria indicado então combinar essas duas tarefas em uma única tarefa chamada “desenvolver o design e o protótipo do produto”.
Falta de detalhes
O objetivo da EAP é dar mais clareza para a realização de projetos.
Dessa forma, as tarefas precisam ser descritas com o nível de detalhe apropriado para o projeto em questão, até porque tarefas complexas podem exigir mais detalhes do que tarefas simples.
Nesse caso, uma tarefa chamada “desenvolver o marketing” seria muito geral.
Para facilitar, a equipe pode dividir essa tarefa em tarefas menores e mais específicas, como “desenvolver o plano de marketing”, “criar os materiais de marketing” e “executar a campanha de marketing”.
Estimativas de tempo e recursos irrealistas
Seguindo os bons princípios de gestão e o que recomenda a matriz SMART, as estimativas de tempo e recursos devem ser realistas, para evitar atrasos e estouros de orçamento.
Uma tarefa estimada para uma semana, mas que na verdade leva duas, representa um claro atraso no projeto, em função de uma projeção imprecisa.
Dessa forma, é fundamental estimar o tempo e os recursos com cuidado, levando em consideração a complexidade da tarefa e os recursos disponíveis.
Falta de aprovação
Cabe ressaltar que a EAP deve ser aprovada por todas as partes interessadas.
Isso ajudará a garantir que a EAP atenda às necessidades do projeto e seja implementada com sucesso.
Uma EAP que não for aprovada pelos stakeholders, por exemplo, pode gerar resistência e eles podem não estar dispostos a fornecer os recursos necessários.
Quando termina a EAP e começa o diagrama PERT e o cronograma?
O conceito da Estrutura Analítica não é exatamente novo, tendo origem na Program Evaluation and Review Technique (ou, simplesmente PERT), desenvolvida em 1958, pela Marinha dos Estados Unidos.
Também conhecido no Brasil como Diagrama ou Rede de Precedências, o Diagrama PERT foi concebido para ser uma ferramenta de representação e análise das tarefas necessárias para se completar um projeto.
Foi uma das primeiras abordagens a possibilitar a representação gráfica do sequenciamento das atividades, indicando ao mesmo tempo as suas relações, seus vínculos e troca de informações.
Porém, antes de avançar para a etapa onde as tarefas serão relacionadas e organizadas, é preciso decompor o projeto.
O PERT ajuda a dividir e representar, com precisão, as micro entregas necessárias para o sucesso da entrega final – que é o objetivo e marca a conclusão do projeto.
É justamente essa a fronteira entre o que é função da EAP e o que é parte do PERT e do cronograma.
Durante o desenvolvimento da Estrutura Analítica, o gerente do projeto estará promovendo uma análise preliminar e conceitual do projeto, buscando decompor as tarefas essenciais para facilitar a gestão da produção.
Somente depois de superada essa etapa será possível partir para o sequenciamento das atividades, divisão dos grupos e pacotes de trabalho que, por sua vez, permitem estimativas mais fiéis no cronograma.
Exemplos de Estrutura Analítica do Projeto
A Estrutura Analítica se propõe a organizar um projeto de maneira geral, permitindo uma visão macro das atividades e do cronograma que vão levar até os resultados almejados.
Por isso, é uma ferramenta bastante versátil e que tem sido aplicada com sucesso em diversas áreas, útil para planejar e controlar o andamento de projetos com objetivos variados.
Confira a seguir alguns exemplos de uso da EAP em diferentes indústrias e segmentos.
Exemplo de uma EAP de construção de casa
Dentro da construção civil, é essencial contar com mecanismos de controle da qualidade, já que a ocorrência de uma falha pode ser fatal.
Além disso, cálculos equivocados no uso dos materiais ou na formulação do cronograma do projeto podem custar caro.
Usar a EAP ajuda a subdividir as tarefas necessárias para a conclusão da obra, de modo a facilitar o controle dos gastos e dos prazos, permitindo uma avaliação do progresso de forma geral.
O projeto pode ser dividido em etapas, como, por exemplo: projeto básico, projeto detalhado, construção e entrega ao cliente.
Exemplo de EAP de desenvolvimento de software
Quem é da área de desenvolvimento de softwares e sistemas já está mais do que acostumado a empregar fluxogramas em seu trabalho.
Afinal de contas, eles são a base de toda linguagem de programação.
Com a EAP, o gerente do projeto pode simplificar iniciativas altamente complexas, usando a ferramenta para acelerar a conclusão e facilitar o controle do progresso.
Nesse caso, os projetos de desenvolvimento de softwares são subdivididos nos níveis de especificação, homologação e implantação.
Exemplo de EAP de um projeto Green-Belt
A Estrutura Analítica pode ainda ser aplicada como uma ferramenta de gerenciamento em projetos desenvolvidos por gestores com certificação Green Belt.
A titulação Green Belt capacita o profissional para liderar grandes projetos de acordo com princípios da metodologia Lean Six Sigma.
Essa, por sua vez, é uma metodologia que visa otimizar a produção e reduzir o desperdício, aliando ferramentas da Gestão de Projetos e de Processos.
O intuito é promover uma melhoria nos processos, reduzir as perdas e qualificar as condições de trabalho para melhor atender às necessidades conforme demandas específicas.
Ferramentas para criação da EAP
A EAP é desenvolvida como uma representação gráfica, um fluxograma que parte do momento da compra ou encomenda até chegar à entrega para o consumidor final.
Sua principal característica é ser uma ferramenta visual, que permite uma análise rápida dos dados de planejamento do seu projeto e o progresso das atividades.
O melhor disso é que você não precisa ser um expert em desenho industrial para utilizá-la.
Separamos abaixo algumas ferramentas úteis para a criação da sua EAP.
EAP Chart Pro
Um dos grandes desafios enfrentados por gerentes de projetos é garantir uma boa organização dos seus dados, de modo a permitir uma tomada de decisões rápida e assertiva.
O software EAP Chart Pro pode ajudar nesse sentido, já que garante a elaboração de Estruturas Analíticas de maneira ágil, com a visualização dos dados em gráficos ou árvores.
A ferramenta pode ser baixada gratuitamente no site da Critical Tools.
Excel
Quem não pode ou não deseja instalar um software novo em seu computador, pode utilizar o Microsoft Excel no desenvolvimento de sua EAP.
Nativo nos computadores com sistema operacional Windows, o programa não é dos caminhos mais práticos para criar uma EAP, embora dê conta do recado.
Para construir a sua EAP utilizando o Excel, você vai precisar dominar a função SmartArt.
Se preferir, pode encontrar na internet templates e tutoriais que podem facilitar a tarefa.
Visio
Outra opção para quem deseja ficar dentro do catálogo oficial da Microsoft, o Visio é um software especializado para a construção de diagramas e fluxogramas.
Diferente do Excel, que tem como função principal a criação de tabelas, ele é focado na diagramação de representações gráficas como plantas baixas, organogramas e projetos de engenharia.
O Visio não é nativo aos computadores Windows.
Para utilizá-lo, você precisará escolher no site da Microsoft um dos planos mensais da ferramenta.
Lucidchart
Se o Excel não dá conta das suas necessidades e mesmo assim você está relutante em fazer o download de uma nova ferramenta, o Lucidchart é para você.
Baseada na nuvem, a plataforma facilita a criação e compartilhamento de diagramas profissionais sem precisar da instalação de nenhum software em sua máquina.
Quem quiser conhecer mais sobre a ferramenta, pode se cadastrar para um teste gratuito antes de se comprometer com a versão paga, mais robusta e com funcionalidades extras.
Bizagi Modeler
Uma das ferramentas mais conhecidas entre os analistas de processos, a Bizagi Modeler pode ser baixada gratuitamente no site da desenvolvedora.
Apesar de ter tradução para o português brasileiro, os termos empregados pelo aplicativo podem variar de uma versão para outra.
Os fluxos de processo e diagramas são salvos em um formato próprio da ferramenta, mas podem também ser exportados em diversos arquivos, como PNG, BMP, PDF e DOC.
MindManager
Na gestão empresarial, é comum que o conceito de fluxogramas apareça em diversos momentos da criação, além do gerenciamento de projetos.
Assim, as ferramentas de mind mapping (ou mapa mental) são uma forma de organizar as ideias e traçar um plano de ação assertivo para alcançar os objetivos.
Com 30 dias de teste grátis, o MindManager é o aplicativo “padrão” da categoria EAP.
Ele permite criar fluxos de trabalho, desenhar conexões e expressar as diversas relações entre as diferentes etapas de um projeto.
Quer aprender mais sobre gestão de projetos?
Estar à frente de um projeto é uma responsabilidade e tanto.
O gestor nessa área lida o tempo todo com prazos, recursos, pessoas e entregas.
Para se destacar, é preciso ser muito bem qualificado e ter a melhor formação.
A Escola EDTI é a sua melhor escolha para se tornar um verdadeiro líder de projetos.
Conheça nossos cursos EAD e presenciais, nos quais formamos há mais de dez anos gestores Green Belt e Black Belt em Lean Six Sigma.
Conclusão
A Estrutura Analítica de Projetos é uma ferramenta de planejamento e controle que é utilizada para garantir os padrões de entrega nas mais diversas áreas.
Sua abordagem facilita o gerenciamento de projetos complexos, já que permite o desmembramento das tarefas necessárias para a entrega final.
Além disso, a EAP permite uma visualização completa do projeto ainda na fase de planejamento e também durante a execução, possibilitando um acompanhamento do status de cada tarefa, seus prazos e gastos.
O gestor que usa Estrutura Analítica em seus projetos fica mais tranquilo quanto aos resultados, pois pode monitorar o progresso em tempo real e, se verificar a ocorrência de algum erro, podendo agir em tempo hábil.
Continue aprendendo com os posts do blog da EDTI.