O roteiro DMAIC é um exemplo de ferramenta para resolver problemas e detectar falhas em processos, uma tarefa que pode ser bastante desafiadora.
Ele funciona como uma espécie de guia, orientando quanto ao que fazer para atacar um problema pela raiz.
Utilizado em empresas dos mais variados nichos, grandes ou pequenas, ele continua sendo uma ferramenta de valor para ajudar a gestão a encontrar soluções ou melhorar em seus processos.
Neste artigo, vamos ver um exemplo de como o DMAIC funciona na prática e como aplicá-lo em projetos de melhoria.
DMAIC: exemplo do método na prática
DMAIC é o acrônimo em inglês para Define, Measure, Analyze, Improve e Control.
Como método, propõe uma sequência de cinco etapas, nas quais um problema pode ser resolvido ou um objetivo estratégico ser alcançado.
Note que o DMAIC não serve apenas para tirar “do sufoco”.
Se bem implementado, ele pode ajudar a melhorar o que já está bom, por isso, é um framework dos mais empregados em projetos baseados em Kaizen.
Confira na sequência o que se faz em cada uma das suas etapas.
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Definir
Para resolver um problema ou avançar em um projeto, é preciso antes tomar consciência do tipo de desafio a ser superado.
Essa é a proposta do “D” no roteiro DMAIC, no qual a equipe designada para apresentar soluções faz a identificação do objetivo a ser alcançado.
Essa é a etapa em que se assina o contrato de projeto, documento que sela o compromisso entre as partes acordadas.
O contrato define, entre outros pontos importantes, as pessoas que farão parte do projeto, seu cronograma e escopo, além dos KPIs a serem aplicados.
Para ajudar você a compreender melhor como funciona o método DMAIC, vamos usar o exemplo de uma pizzaria que trabalha com entregas.
- Problema: atrasos na entrega de pizzas, levando à insatisfação dos clientes e arranhando a imagem da pizzaria.
- Métricas: tempo médio de entrega, número de reclamações de clientes por atrasos, taxa de cancelamento de pedidos.
Medir
Ninguém pode superar um desafio se não houver pelo menos um parâmetro de onde partir.
Essa é a função da segunda etapa do roteiro DMAIC, em que a equipe responsável coleta os dados e faz as medições necessárias para dimensionar o tamanho do problema.
Entre as muitas ferramentas que podem ser usadas aqui, destacam-se o Diagrama de Ishikawa e a Análise de Causa Raiz.
Exemplo:
- Coletar dados históricos sobre o tempo de entrega de pizzas, incluindo o tempo de preparo, tempo de espera no balcão e tempo de trajeto até o cliente
- Analisar os dados para identificar padrões e tendências
- Mapear o processo de entrega de pizzas para identificar possíveis gargalos.
Analisar
Os dados coletados na segunda fase do DMAIC já deverão apontar um caminho.
De qualquer forma, é necessário ir além, analisando a fundo os resultados obtidos para que com isso se possa obter os primeiros insights.
As análises servem ainda para atestar as causas anteriormente detectadas, por meio de indicadores estatísticos e outros tipos de análise de dados.
Não é por acaso que, nesta fase, sejam utilizadas ferramentas como Testes de Hipóteses e Análise Linear, entre outras soluções e métodos estatísticos avançados.
Voltando ao exemplo da pizzaria, utilizaremos ferramentas estatísticas e diagramas de causa e efeito para identificar as causas dos atrasos na entrega de pizzas.
Para isso, consideramos fatores como:
- Tempo de preparo: ineficiência na cozinha, falta de ingredientes, equipamentos inadequados
- Tempo de espera no balcão: falta de pessoal, sistema de pedidos ineficiente, comunicação precária entre cozinha e balcão
- Tempo de trajeto: rotas de entrega ineficientes, trânsito intenso, condições climáticas adversas.
Melhorar
Passando para a quarta fase do roteiro DMAIC, os profissionais envolvidos já deverão ter material suficiente para propor soluções de melhoria preliminares.
É nela que são definidas as primeiras ações práticas para a solução de um problema ou melhoria de um processo.
Digamos, por exemplo, que uma fábrica de eletrônicos detectou que precisa reduzir a quantidade de tempos e movimentos para agilizar a produção.
A partir do roteiro DMAIC, pode-se definir na etapa da melhoria que é necessário reorganizar o ambiente de trabalho, começando por aplicar a ferramenta 5S.
Na pizzaria, é a fase de desenvolver e implementar soluções para eliminar as causas dos atrasos na entrega.
Por exemplo:
- Melhorar a eficiência na cozinha: implementar novos procedimentos, treinar funcionários, otimizar layout da cozinha
- Reduzir o tempo de espera no balcão: contratar mais funcionários, implementar sistema de pedidos online, melhorar comunicação entre cozinha e balcão
- Otimizar rotas de entrega: utilizar software de roteamento, treinar motoristas, oferecer entregas expressas.
Controlar
O DMAIC é constantemente aplicado em projetos de melhoria por servir como base para uma nova abordagem, na qual o compromisso com o aperfeiçoamento é constante.
Essa é a proposta da etapa do controle, que pode até ser considerada permanente, dependendo do tipo de projeto em que o roteiro seja implementado.
Por isso, as Cartas de Controle e a definição de um Procedimento Operacional Padrão (POP) estão entre as ferramentas mais comumente usadas nesta etapa.
Tendo as soluções implementadas citadas acima na pizzaria, é hora de partir para a última fase do DMAIC, em que:
- Monitoramos o tempo médio de entrega de pizzas após a implementação das soluções
- Fazemos ajustes nas soluções conforme necessário
- Documentamos o processo de melhoria para uso futuro.
Mais exemplos de DMAIC
As possibilidades de uso do DMAIC se estendem quase indefinidamente.
Veja alguns exemplos de tipos de projetos em que ele cai como uma luva:
- Construção civil: para reduzir os índices de acidentes de trabalho ou melhorar a sinalização com vistas à obtenção da chancela ISO
- Saúde: hospitais, clínicas e profissionais de saúde podem se valer do DMAIC para agilizar rotinas e até para aprimorar a gestão como um todo
- Indústria: meio em que o DMAIC mais é aplicado, no segmento industrial o DMAIC é útil tanto para solucionar questões no chão de fábrica quanto nas atividades de back office.
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