Dentre as inúmeras fases de execução dos projetos, será muito provável que se façam necessárias apresentações para seus líderes, seja para acompanhamento de etapas ou então para mostrar quais os resultados obtidos.
Portanto, apresentações bem executadas são de um peso significativo para sua credibilidade e também para o bom andamento do projeto em si.
Existem algumas dicas que valem ser relembradas e podem ser seguidas para facilitar esse processo. Falaremos delas a seguir.
eBook: SIPOC – Ferramenta para Melhoria
O SIPOC é uma ferramenta que ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo e com isso é possível ganhar um maior conhecimento sobre determinada atividade e identificar oportunidades de melhoria.
Criar um bom roteiro é fundamental para criação de uma apresentação de sucesso. A maioria das pessoas abrem o PowerPoint e começam a colocar slides sem fazer um planejamento prévio.
A realidade é que as melhores apresentações que assistimos, assim como os melhores filmes, têm como base um bom roteiro.
Diagnóstico
Antes de começar a planejar sua apresentação, pergunte a si mesmo:
Eu conheço o público que vai assistir minha palestra?
Que recursos terei disponível no local?
Quanto tempo terei disponível?
Uma dica essencial para o tempo: Sempre esteja preparado para fazer sua apresentação em metade do tempo planejado. Precisa explicar as razões?
Etapas para um bom roteiro
1. Mensagem principal
Faça as pessoas pensarem “Por que devo prestar atenção?”
Que problema será resolvido?
2. Mensagens secundárias
Pense em 3 argumentos para a pergunta “Como?”
Por exemplo “Como a ideia será executada?”
3 argumentos são sempre suficientes e as pessoas memorizam com facilidade. Por exemplo, eu poderia dar 3 dicas para uma boa apresentação.
3. Estrutura do raciocínio
Utilize mapa mental ou outra forma de tornar o seu roteiro visual
4. Insira o conteúdo
Apenas nesta etapa você deveria começar a inserir conteúdo na apresentação, independente do software que esteja usando, seja PowerPoint, Prezi, Emaze, Keynote ou outros.
5. Adequação da linguagem
Ajuste a linguagem e a forma de falar para o seu público alvo.
6. Crie uma boa história
O ser humano aprende através de histórias e, em um mundo saturado de informações, saber contar boas histórias pode ter tornar uma pessoa inesquecível.
Nenhuma histórias fica completa sem um vilão. Em uma apresentação não é diferente e sem um vilão na sua apresentação, você corre o risco de se tornar o vilão.
Imagine que você é diretor de uma empresa e vai apresentar uma ideia para usar soluções de “Cloud Computing” (Computação nas Nuvens) para a área de tecnologia da empresa. As pessoas poderiam te ver como uma ameaça para seus empregos.
Porém, se você contextualizar que no mercado mundial as empresas mais lucrativas e eficientes estão migrando para soluções de Cloud Computing, enquanto empresas que não investem nesta tecnologia estão enfrentando dificuldades. Você deixa de ser o vilão!
No lançamento do iPhone em 2007, Steve Jobs dá uma verdadeira aula sobre como fazer uma grande apresentação. Vale a pena destacar o trecho onde ele explicar que o vilão é o teclado.
Dicas extras:
Use mapas mentais para planejar
Planeje antes de ir para o computador e use mapas mentais. Esta é uma das técnicas mais eficazes para estudar e planejar.
Objetivo da apresentação
O que você espera que aconteça no final da apresentação?
- Que o cliente aprove a proposta?
- O agendamento de uma nova reunião?
- Que as pessoas sejam inspiradas?
- Visitas ao site da empresa?
- Aprendam a utilizar uma nova tecnologia?
Muitos apresentadores apresentam os produtos, serviços e a história da empresa e esquecem de definir um objetivo claro.
A falta de um objetivo claro faz as pessoas criarem apresentações longas e desnecessárias. Ser conciso e objetivo é fundamental para focar no essencial.
Colocar claramente no início da apresentação qual o objetivo do projeto realizado, ou seja, qual o incômodo a ser resolvido. Desta forma, todos os ouvintes conhecerão o motivo para o qual o projeto foi desenvolvido.
A segunda dica é colocar qual a situação em que o processo se encontrava. Utilize um indicador e um gráfico para mostrar a situação no início do projeto.
Objeto do projeto de melhoria
O processo, objeto do projeto de melhoria, precisa ser claramente compreendido pelo público. Nossa terceira dica é mostrar o processo mapeado de acordo com a ferramenta utilizada no projeto. Mas só parta para o terceiro ponto, após ficar claro que o primeiro e o segundo foram alcançados.
Nossa quarta dica é colocar na apresentação todas as possíveis causas do problema e as possíveis soluções que foram encontradas. Mostre no slide qual solução vai ser testada e explique brevemente porque as outras foram descartadas.
Os teste que foram executados também devem ser colocados na apresentação, nossa quinta dica. Lembre-se de explicar os teste que também deram errado como forma de aprendizado aos ouvintes.
Nossa sexta e última dica é mostrar os resultados obtidos com os mesmos indicadores e gráficos utilizados para mostrar o desempenho do processo anteriormente. Lembre-se de, nesta parte, mostrar o gráfico de forma que mostre a situação do processo antes do projeto e depois de implementada as mudanças para facilitar a visualização dos resultados.
Estas dicas nada mais são que montar a apresentação de acordo com o roteiro DMAIC, ou seja, de acordo com a ordem cronológica do projeto, porém colocando apenas as informações relevantes para o público ouvinte.
Construção das questões
Sempre que um investigador elabora e administra um inquérito por questionário, e não esquecendo a interação indireta que existe entre ele e os inquiridos, verifica-se que a linguagem e o tom das questões que constituem esse mesmo questionário, são de elevada importância.
Assim, é necessário ser cuidadoso na forma como se formula as questões, bem como na apresentação do questionário.
Na elaboração de um questionário é importante, antes de mais, ter em conta as habilitações do público-alvo a quem ele vai ser administrado. É de salientar que o conjunto de questões deve ser muito bem organizado e conter uma forma lógica para quem a ele responde, evitando-as irrelevantes, insensíveis, intrusivas, desinteressantes, com uma estrutura (ou formato) demasiado confusos e complexos, ou ainda questões demasiado longas.
Deve, o investigador, ter o cuidado de não utilizar questões ambíguas que possam, por isso, ter mais do que um significado, que por sua vez, levem a ter diferentes interpretações. Não deve incluir duas questões numa só (double-barrelled questions), pois pode levar a respostas induzidas ou nem sempre relevantes, além de não ser possível determinar qual das “questões” foi respondida, aquando o tratamento da informação.
O investigador deve ainda evitar questões baseadas em pressuposições, pois parte-se do princípio que o inquirido encaixa numa determinada categoria e procura informação baseada nesse pressuposto.
É também necessário redobrar a atenção ao formular questões de natureza pessoal, ou que abordem assuntos delicados ou incômodos para o inquirido.
As questões devem ser reduzidas e adequadas à pesquisa em questão. Assim, elas devem ser desenvolvidas tendo em conta três princípios básico: o Princípio da clareza (devem ser claras, concisas e unívocas), Princípio da Coerência (devem corresponder à intenção da própria pergunta) e Princípio da neutralidade (não devem induzir uma dada resposta mas sim libertar o inquirido do referencial de juízos de valor ou do preconceito do próprio autor).
Tipos de questões
Existem dois tipos de questões: as questões de resposta aberta e as de resposta fechada. As questões de resposta aberta permitem ao inquirido construir a resposta com as suas próprias palavras, permitindo deste modo a liberdade de expressão.
As questões de resposta fechada são aquelas nas quais o inquirido apenas seleciona a opção (de entre as apresentadas), que mais se adequá à sua opinião. Também é usual aparecerem questões dos dois tipos no mesmo questionário, sendo este considerado misto.
Ao administrar o questionário, o investigador seleciona o tipo de questão a apresentar de acordo com o fim para o qual a informação é usada, as características da população em estudo e o método escolhido para divulgar os resultados, tendo em conta as vantagens e desvantagens de cada tipo de respostas.