Como definir e alterar o orçamento de projetos

Parte do planejamento de um projeto é estabelecer um orçamento. Ao realizar essa parte do planejamento do projeto os custos devem estimados para determinar uma linha de base do orçamento autorizado.

Esta fase possibilita a previsão eficiente do custo total do projeto, o que permite a programação do fluxo de caixa e também auxilia nas negociações com fornecedores.

Gestores devem tratar o planejamento de custos como prioridade para que o projeto seja bem-sucedido. Falaremos mais sobre

Ao planejar os custos de um projeto, é preciso descrever como o investimento será gerenciado e controlado. Falaremos a seguir dos passos para cada uma das fases deste processo:

1ª etapa

Ela se dá por meio de um levantamento quantitativo individual de todos os serviços que serão feitos, seguida pela sua precificação exata. Os preços, por sua vez, se baseiam em conhecimento de mercado, cotações e orçamentos anteriores.

2ª etapa

Depois disso, é preciso criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Nela fica o escopo do projeto, dividido em pacotes de serviço. Junto a isso, é preciso identificar e especificar o trabalho necessário em cada etapa.

3ª etapa

O desenvolvimento do cronograma do projeto vem logo a seguir. Nele, você deverá incluir os prazos para as tarefas de cada pacotes de trabalho — afinal de contas, as datas de início e término são essenciais para o planejamento de desembolso financeiro.

4ª etapa

Outro ponto importante na sequência é a mobilização e alocação da equipe e a identificação dos riscos gerais. Um bom orçamento é aquele que consegue levantar as ameaças de forma que, caso ataquem o desenvolvimento do projeto, elas não onerem os custos, inviabilizando o planejamento.

Existem dois tipos de reserva do orçamento:

• reserva de contingência: utilizada para os riscos identificados durante o levantamento;
• reserva gerencial: utilizada para cobrir os riscos desconhecidos, protegendo o orçamento.

Ainda dentro do plano de custos, não se esqueça de que as aquisições de material, equipamentos e mão de obra merecem uma seleção delicada e estratégica. Você terá, portanto, que escolher os melhores fornecedores de acordo com a realidade disponível.

Nesse processo, o bom profissional que projeta acaba se revelando. É ele que consegue contratar de acordo com a estrutura certa, planejando o uso dos valores mais interessantes e capazes de atender todas as demandas que surgirem durante a realização do projeto.

A análise da demanda

É preciso saber, antes de tudo, do que o cliente precisa. Partindo disso, uma boa análise do projeto consiste na divisão de etapas e na dedução dos esforços que serão empregados nelas.

Em grande parte dos casos, os orçamentos de prestação de serviço são calculados de acordo com as horas gastas na execução do serviço. Assim, o valor da hora é aplicado em cima do total de horas levantadas.

Apesar disso, a lei da oferta e da procura não pode ser negligenciada.

Como diz essa regra de ouro da economia, serviços específicos com pouca concorrência e alta demanda podem ter um preço maximizado. Por outro lado, se a concorrência for muito forte, talvez seja preciso forçar o valor dos serviços para baixo.

Respeitar o custo de desenvolvimento do projeto é essencial nessa tarefa. Afinal, uma redução de custos mal planejada pode interferir diretamente na lucratividade desejada, causando prejuízos.

Como mensurar os resultados de um negócio?

O uso de Indicadores de Desempenho (traduzido de Key Performance Indicator, ou KPI) em projetos é uma grande oportunidade para gestores que precisam mensurar os resultados de um negócio. Basicamente, eles oferecem uma maneira de comparar o orçamento com o que foi e é realizado, possibilitando análises baseadas em dados concretos.

Você pode fazer uso dessa estratégia sempre que sentir a necessidade de trabalhar com informações exatas, para tomar decisões mais eficientes. Entre os KPIs mais conhecidos hoje no universo de projetos estão:

• custo real (conhecido pela sigla AC);
• valor planejado (PV) ou custo do trabalho agendado (BCWS);
• variância de custo (sigla CV) — que mostra se o custo estimado está dentro ou fora da linha de base;
• valor obtido (EV) ou custo do trabalho realizado (BCWP);
• trabalho realizado (conhecido pela sigla ACWP);
• Retorno Sobre Investimento (ROI).

O que pode impactar o orçamento?

De fato, é comum que um projeto em desenvolvimento careça de mudanças. Estas podem estar diretamente ligadas ao orçamento, mas também a outros aspectos, como o cronograma de entrega ou mesmo o escopo de trabalho.

Contudo, depois que o orçamento é concluído e aprovado, ele se torna a linha de base dos custos para o projeto. E essa linha só poderá ser alterada mediante procedimentos formais de controle de mudanças.

Nesse caso, então, o gestor tem o desafio de superar as dificuldades e manter a equipe e a expectativa do cliente sob controle. Novamente segundo o PMBOK, o ideal é que o pedido seja acatado de imediato, sob a premissa de uma análise breve a ser comunicada o quanto antes.

A partir disso, a solicitação deverá ser descrita e documentada em um Pedido de Mudanças (Change Request). Isso significa que o processo não pode ser feito verbalmente, mas de modo de processual.

Junto à sua equipe, você deverá analisar os impactos da mudança no projeto — o que pode se beneficiar muito do uso de KPIs, como vimos —, verificando o quanto de impacto que o orçamento poderá sofrer. Tente refletir se há alguma alternativa capaz de substituir a mudança solicitada.

Haja aprovação, ou não, todos os envolvidos precisarão ser devidamente comunicados. Se a resposta for positiva, então, não se esqueça de atualizar o plano de projeto antes de implementar a mudança.

Enfim, esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender melhor os parâmetros que determinam um bom plano orçamentário, de acordo com diretrizes profissionais e padronizadas.