Você já usa um dashboard? Há boas razões para isso.
Essa é uma ferramenta que ajuda a descomplicar o acompanhamento de métricas e indicadores importantes no dia a dia da administração de uma empresa.
Se você leu outros artigos de nosso blog, provavelmente já entende o impacto que o big data causa na gestão de negócios.
Com tanta informação disponível para gestores e profissionais de todos os níveis hierárquicos, quem abre mão dos insights trazidos por esses dados pode acabar ficando para trás.
Temos certeza de que esse não é o seu caso.
Para que essa grande quantidade de dados faça sentido e seja útil para a empresa, porém, precisa haver uma organização prévia.
As informações mais relevantes devem ser facilmente acessadas e, de preferência, atualizadas automaticamente.
É o que permite a economia de tempo no resgate e análise dos dados, de modo que o profissional possa se concentrar melhor na estratégia da tomada de decisão.
E onde entra o dashboard?
Ele ajuda justamente a simplificar esse processo, agregando os indicadores mais relevantes em determinadas áreas em uma tela única de um software ou sistema.
Ao longo deste artigo, você vai entender melhor o que é e qual a utilidade desse recurso.
Também vai conhecer os tipos de dashboard e as principais ferramentas para criar o seu.
Se o tema interessa, acompanhe até o final. Boa leitura!
O que é Dashboard
Dashboard é um painel que reúne métricas e indicadores no mesmo lugar, exibindo-os em forma de gráficos e outros recursos visuais que facilitam a compreensão da dimensão das informações.
E quais são essas métricas e indicadores? Vai depender do contexto, pois o dashboard não é um elemento fixo, e sim personalizável.
Uma microempresa pode centralizar os dados mais importantes em um único dashboard, enquanto companhias maiores têm painéis distintos para cada diretoria, departamento, gerência, equipe e por aí vai.
Também é comum que certos profissionais tenham seus próprios dashboards personalizados, reunindo os dados que são mais relevantes para sua função específica.
Para dar um exemplo, o painel de uma equipe de vendas de uma loja pode exibir qual o ticket médio (a receita total obtida com as vendas dividida pelo número de vendas realizadas) dos últimos 30 dias.
Ainda é possível criar um recurso visual para comparar o resultado atual do indicador com as metas estabelecidas pela gerência.
No caso de uma equipe de atendimento ao cliente, o dado do ticket médio não é tão relevante, e o dashboard pode conter, no lugar dele, um gráfico com os percentuais de avaliações positivas, neutras e negativas do atendimento prestado.
Já uma equipe de marketing digital vê maior relevância em dados como o número de seguidores, curtidas e interações nas redes sociais da marca e de acessos ao site.
É claro que os painéis da equipe de vendas, de atendimento e de marketing digital terão outros dados além desses, mas esses exemplos ajudam a entender o potencial da ferramenta.
Para que serve um Dashboard
A tela de um dashboard deve reunir vários blocos de informações, com outras métricas e indicadores que convém acompanhar com regularidade.
Assim, ele serve para facilitar o acompanhamento desses dados e democratizar o acesso a eles.
Afinal, acostumar colaboradores de diversos níveis hierárquicos a consultar e interpretar indicadores só traz benefícios para a empresa.
É preciso ter em mente que o dashboard é um recurso estratégico.
Então, em vez de empilhar dados aleatoriamente no painel, o ideal é pensar com cuidado em quais informações são mais relevantes em cada caso.
Planeje bem, portanto, quais serão os indicadores-chave de desempenho, ou KPIs, a serem reunidos nos dashboards.
Tipos de Dashboard
Como destacamos no tópico anterior, os dashboards são inteiramente personalizáveis, de modo que cada empresa ou equipe possui um painel completamente único.
Mesmo assim, podemos considerar que há três tipos principais de dashboard, de acordo com o tipo de indicadores que eles reúnem.
Estamos falando dos dashboards do tipo estratégico, tático e operacional.
Eles são considerados de categorias diferentes porque analisam diferentes dimensões dos processos de uma empresa.
Dependendo da complexidade do negócio e do tamanho da organização, é comum que certas áreas tenham os três tipos de dashboard.
Entenda a seguir as diferenças entre eles.
Dashboard Estratégico
O dashboard estratégico é consultado pelos profissionais de maior nível hierárquico da área em questão.
Na comparação com os outros tipos de painéis, ele é atualizado e consultado com menos frequência.
Até porque os indicadores que reúne costumam estar relacionados com objetivos estratégicos que a empresa tem em um prazo mais longo.
O dashboard estratégico tem, portanto, informações macro, cuja transformação depende de muitas variáveis e da mobilização de diversos recursos, tanto humanos quanto materiais.
Quando algum desses indicadores não vai bem, então, nunca é atribuída a responsabilidade a um colaborador de baixa hierarquia.
É comum que os dados apresentados nesse tipo de painel estejam relacionados com os indicadores de exercícios anteriores, para que se possa ter uma noção da evolução do negócio ao longo dos anos.
Dashboard Tático
Enquanto o dashboard estratégico é utilizado para exibir indicadores relacionados a objetivos a longo prazo, o dashboard tático mira aqueles estabelecidos para o médio prazo.
A responsabilidade por esses indicadores é atribuída a profissionais de níveis hierárquicos inferiores aos que acabamos de explicar no tópico acima.
O grau de detalhamento dos dados exibidos no dashboard tático é maior, pois as informações têm uma relação mais próxima com as ações práticas dos processos da organização.
Na comparação com o painel estratégico, podemos dizer que, quando resultados ruins são percebidos no painel tático, é mais fácil identificar as causas do problema.
Os números do dashboard tático são atualizados e consultados com maior frequência do que o tipo anterior, e podem conter informações de outros setores que impactam nos processos relevantes da área em questão.
Dashboard Operacional
O terceiro tipo de dashboard é o operacional, cujos dados que reúne têm um impacto muito mais direto na execução das tarefas diárias da empresa.
Se compararmos com os dashboards das categorias anteriores, no operacional, é muito mais fácil identificar quais ações devem ser tomadas para transformar suas métricas e indicadores.
Essa transformação ocorre em um prazo curto, pois, muitas vezes, as ações necessárias são correções de erros e falhas identificados nos dados exibidos no painel.
A atualização dessas informações deve ocorrer automaticamente e em tempo real, ou muito próximo disso.
Em qualquer empresa, há mais dashboards operacionais do que táticos e estratégicos, pois eles trazem um grau de detalhamento muito maior, já que tratam de tarefas mais específicas em vez de diretrizes, estratégias e objetivos gerais da companhia.
Como Montar um Dashboard
Agora que você já sabe o que é um dashboard e como ele pode ajudar a qualificar as tomadas de decisão em uma empresa, que tal conhecer o passo a passo para construir um?
Confira!
-
Estude as opções
É possível montar um dashboard no Excel, o mais popular programa de planilhas do mundo.
Mas, atualmente, existem outras opções de softwares desenvolvidos para o armazenamento e visualização inteligente de dados.
Procure conhecer as opções (no tópico “Ferramentas para Criar Dashboards Fantásticos”, falaremos sobre algumas delas) e escolha a ideal para o seu caso.
Empresas com um forte setor de tecnologia da informação (TI) podem optar por desenvolver sua própria ferramenta de visualização de dados em dashboards.
Seja qual for a escolha, o importante é prezar pela facilidade no uso e possibilidades de integração com as bases de dados relevantes para o negócio.
-
Defina os indicadores e métricas a serem exibidos
Lembre-se que o dashboard é uma ferramenta estratégica que ajuda os profissionais a alinhar o trabalho do dia a dia com os objetivos da companhia.
A partir dessa premissa, cada dashboard deve ser bem planejado.
Quais são as informações prioritárias em cada situação?
Entre todas as métricas e indicadores disponíveis, procure evidenciar os dados mais relevantes em cada contexto para não sobrecarregar o painel com dados irrelevantes.
-
Escolha os melhores recursos visuais
A maneira como determinada informação vai aparecer no dashboard importa mais do que você imagina.
Em certos casos, a simples exibição dos números brutos é o suficiente. Em outros, não quer dizer nada.
Pense em gráficos que ajudem a compreender a real dimensão das informações apresentadas e cruze métricas atuais com antigas ou com as metas para que o usuário tenha uma referência.
-
Teste
Agora que você escolheu o software ideal, definiu quais indicadores exibir e quais modelos de visualização funcionam melhor, chegou a hora de usar o dashboard no dia a dia.
Os dados apresentados conferem com a realidade? Estão sendo atualizados corretamente?
Economizam tempo de trabalho, geram os insights que você imaginava e ajudam na tomada de decisão?
-
Ajuste o dashboard se necessário
A partir das respostas para as perguntas que mencionamos acima, faça ajustes e correções no modelo do seu painel.
O dashboard não precisa ser fixo e engessado.
Ele pode ser continuamente aperfeiçoado para gerar os melhores resultados possíveis.
-
Crie uma cultura de trabalho orientado por dados
Se você ocupa um cargo de liderança, trabalhe para cultivar na empresa uma cultura organizacional que valorize os dados e as práticas de business intelligence.
Assim, a análise de dados estará no centro do planejamento estratégico e também dos processos operacionais, diminuindo os riscos inerentes ao empreendimento.
Administradores devem considerar o investimento em cursos que capacitem seus colaboradores em noções de ciência de dados e tecnologias de big data.
Sem nunca esquecer a importância de estimular também o pensamento estratégico em profissionais de todos os níveis hierárquicos, para que eles sejam capazes de interpretar as informações de seus dashboards com lucidez.
Diferença Entre Dashboard e Relatório
Ainda há pessoas que se referem a dashboards e relatórios como sendo sinônimos, mas esse é um equívoco.
A semelhança entre os dois recursos é que ambos são produzidos a partir de fontes de dados e têm o objetivo de facilitar a visualização das informações.
Só que o relatório reúne determinados dados, cuidadosamente selecionados para expressar determinado aspecto do negócio.
Essas informações são formatadas e organizadas em um documento que outras pessoas lerão para se informar sobre o assunto em questão.
O relatório é, portanto, um formato de visualização “fechado”, enquanto o dashboard é uma ferramenta dinâmica atualizada automaticamente a partir das bases de dado da companhia.
Lembre-se daquela frase comum que os empregados escutam de alguns chefes: “Eu preciso de tal relatório até as X horas”.
Produzir um relatório, portanto, é uma atividade, enquanto o dashboard já está lá, montado para exibir dados predeterminados.
Cada relatório tem um foco específico, procura apresentar dados que ajudam a esclarecer determinada situação.
Por exemplo, pode ser marcada uma reunião para a apresentação de um relatório que detalha a satisfação dos clientes com uma linha de produtos no segundo trimestre de 2019.
Aqui, temos um recorte temporal, a definição de um grupo de mercadorias a ser analisado e o tipo de informação que interessa avaliar no momento.
Esse relatório hipotético traz dados bastante específicos, selecionados a dedo, enquanto o dashboard apresenta os principais KPIs da empresa sempre com o mesmo recorte.
Ferramentas para Criar Dashboards Fantásticos
Como prometido, agora, apresentamos alguns softwares e serviços que você pode utilizar para criar seus dashboards.
-
Microsoft Excel
Uma das ferramentas com as quais é possível criar dashboards é o conhecido Excel. No entanto, o forte do programa não é esse.
Se você é um empreendedor individual e já usa planilhas do Excel para gerenciar seu trabalho, porém, complementá-las com um dashboard pode ser útil e suficiente.
-
Microsoft Power BI
O Power BI é uma ferramenta desenvolvida especialmente para coletar dados e formatá-los em modelos de visualização inteligente.
É um software intuitivo, que pode ser integrado com várias bases de dados e permite a criação de dashboards personalizados com muita facilidade.
-
IBM Watson
O Watson é uma ferramenta de computação em nuvem da IBM que permite a visualização inteligente de dados.
Seu grande diferencial é a inteligência artificial, que automatiza várias funções e produz análises preditivas para o negócio.
-
Cyfe
Um dos melhores serviços de dashboards do mercado, pode ser integrado com plataformas de vendas, financeiro, gestão de relacionamento, marketing e redes sociais, entre outras.
-
Tableau
O diferencial do Tableau é a sua interface intuitiva e o grande leque de opções de modelos visuais para exibir os dados.
Ideal para quem procura causar impacto com uma ferramenta rápida e simples de usar.
-
Minitab
É um software estatístico que facilita a construção de gráficos, otimizando o tempo gasto.
Também possui diversas análises especificas, o que aumenta o seu poder de identificar oportunidades.
Existem cursos de Minitab disponíveis para você dominar essa ferramenta.
-
Google Data Studio
O serviço integra fontes de dados da própria Google, como o Google Ads, Google Analytics, Google Sheets (Planilhas) e outros.
Exemplos de Dashboard
Para entender ainda melhor como montar um bom dashboard, nada como conferir alguns exemplos de painéis para se inspirar.
Abaixo, apresentamos modelos criados pela Microsoft utilizando o Power BI.
Quem possui o programa pode fazer o download dos exemplos em diversos formatos nos links que indicamos em cada um.
Dashboard de rentabilidade do cliente
Esse painel foi criado utilizando dados reais de uma empresa que fabrica materiais de marketing.
São exibidas as métricas dos cinco gerentes de unidades de negócio e dados que mostram quais fatores estão impactando na lucratividade.
Dashboard de análise de gastos de TI
Esse painel confronta os custos planejados com os custos reais do departamento de TI de uma empresa.
Assim, é possível observar com facilidade qual o tamanho do desvio em relação ao planejamento anual para a área.
Dashboard de recursos humanos
Esse painel apresenta dados sobre novas contratações, funcionários ativos e funcionários que deixaram a empresa. O permite obter insights sobre a estratégia de contratações.
Dashboard de análise de qualidade do fornecedor
O painel exibe métricas relacionadas aos defeitos e inatividade de fornecedores do varejo.
Com os dados, é possível entender quais os melhores e piores fornecedores.
Dashboard de vendas e marketing
Nesse painel, o profissional monitora qual a participação da empresa no mercado em que está inserida, o volume de produto, vendas e sensibilidade.
A visualização dessas informações em gráficos ajuda a descobrir oportunidades de crescimento e variações na participação no mercado.
Conclusão
Você sabe quais são as métricas e indicadores que impactam na sua atividade profissional?
E quais ajudam a entender se os resultados do trabalho estão dentro do esperado, abaixo da meta ou se estão superando as expectativas?
Se consegue identificar quais os dados que respondem a essas questões, já tem meio caminho andado para criar dashboards que vão facilitar a sua vida.
Os dashboards são painéis que reúnem informações relevantes para uma unidade de negócio, um setor ou determinado cargo dentro de uma empresa.
Essas informações são traduzidas em elementos visuais que tornam mais fácil gerar insights e tomar decisões orientadas por dados.
Desse modo, os dashboards elevam o profissionalismo dentro de uma organização, possibilitando aos profissionais utilizarem práticas de business intelligence.
Quem ainda não utiliza um serviço de dashboard está perdendo uma grande oportunidade de melhorar a estratégia da empresa e economizar tempo com análises de dados.
Então, ficou com alguma dúvida ou tem uma sugestão sobre o assunto? Deixe um comentário abaixo ou entre em contato conosco.