Aprenda Tudo Sobre Cronograma, seus Tipos, Como Fazer e Exemplos

É difícil imaginar a condução de um projeto sem um cronograma. Ou, ao menos, o sucesso dele sem esse instrumento de suporte.

O cronograma é um item básico de organização de tarefas, com o qual a equipe sabe o que deve ser feito, quando e por quem.

Sem ele, a equipe perde sensivelmente em eficiência e em produtividade. Diante disso, prazos expiram, atividades são atropeladas e outros problemas surgem.

E não estamos falando apenas sobre iniciativas volumosas e que envolvem várias pessoas.

Mesmo um projeto individual, com algum nível de complexidade, já demanda e se beneficia de um cronograma, no qual o profissional planeja antecipadamente quais as subtarefas que precisam ser feitas para chegar ao objetivo.

Nas empresas, seja qual for a área em que se está desenvolvendo um projeto, existem diferentes tipos de cronogramas e maneiras distintas de gerir o tempo e as atividades das pessoas envolvidas.

Cabe aos gestores decidirem previamente qual modelo é mais adequado ao cenário em questão e aplicar as melhores práticas de gestão de projetos para garantir que nada saia dos trilhos.

Neste artigo, vamos falar sobre os tipos de cronograma e apresentar um passo a passo ensinando como montá-lo.

Boa leitura!

Conceito de cronograma

Cronograma é um documento em que são registradas todas as tarefas a serem realizadas para a execução e conclusão de determinado projeto.

O cronograma também mostra as estimativas de prazos, status de cada etapa, interdependência entre tarefas, profissionais responsáveis e recursos necessários, entre outras informações.

Tudo varia de acordo com as particularidades do projeto em questão e dos processos utilizados na empresa.

A etimologia da palavra remete ao grego: cronos significa tempo e o sufixo grama se refere ao que está escrito.

Não basta combinar somente pela conversa, portanto.

O cronograma representa a organização do tempo das etapas de um projeto e seu registro escrito.

O conceito remete também à segmentação de uma grande missão em tarefas pequenas.

Por exemplo, se você precisa construir um site para a sua empresa, trata-se de um projeto grande, que só conseguirá executar dividindo em múltiplas atividades.

Escolher um nome para o domínio, orçar fornecedores para o design e programação, definir quais seções o site vai conter, produzir o conteúdo, e por aí vai.

Cada uma dessas atividades ainda pode ser quebrada em entregas menores.

Mas como dar conta de tudo sem organização?

Não por acaso, esse planejamento é um dos principais segredos para construir um bom cronograma.

O gestor precisa dividir as tarefas de maneira adequada, prever os prazos com correção, atribuir as atividades às pessoas certas e definir qual a melhor ordem para que cada etapa seja executada.

Gestão do tempo em projetos: como fazer

É necessário haver uma gestão de tempo eficiente para que o cronograma seja seguido e o projeto ande conforme o planejado.

O contrário também é verdadeiro: uma boa gestão do tempo necessita de um cronograma para ser seguido.

O primeiro passo é estimar o tempo que a tarefa vai tomar e inserir um prazo como meta no cronograma.

Trata-se de uma definição difícil e bastante sensível.

É preciso encontrar o equilíbrio para definir um prazo que permita aos colaboradores responsáveis executarem o melhor trabalho possível sem uma pressão excessiva e, ao mesmo tempo, garantir a fluidez do projeto.

Por isso, é bom que o gestor não abandone completamente o operacional, dedicando sempre que possível um tempinho para a execução. Assim ele terá uma melhor noção para definir esses prazos.

Uma vez definidos, os modelos de trabalho modernos dão ao próprio colaborador a autonomia para gerir seu tempo.

Isso quer dizer que ninguém ficará monitorando quanto tempo ele passa respondendo e-mails e se distraindo com questões alheias ao trabalho.

No entanto, ele será cobrado pelas entregas.

Como organizará sua rotina para cumpri-las no prazo é escolha sua, mas o gestor pode ensinar alguns caminhos.

Usar um aplicativo de lista de tarefas e o Pomodoro Timer são dois exemplos de ferramentas que ajudam na gestão do tempo e podem ser testadas pelos colaboradores.

Tipos de cronograma

Existem vários tipos de modelos de cronogramas que um gestor de projetos pode utilizar.

A seguir, falamos sobre três deles.

1. Cronograma de Marcos

Também conhecido como milestones, ou marca de milhas em inglês, o cronograma de marcos destaca os principais marcos, ou seja, pontos importantes alcançados no transcorrer dos projetos.

Esses marcos podem ser executivos (status das tarefas operacionais), financeiros (os custos e aportes de recursos do projeto) e marcos-chave (que indicam a conclusão de etapas importantes).

2. Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é, talvez, o modelo de cronograma mais utilizado até hoje.

Ele permite ter uma visão geral das tarefas a serem realizadas, que são representadas como barras.

As barras têm diferentes tamanhos, de acordo com a duração prevista e confirmada.

As barras pretas indicam o que está planejado, enquanto as cinzas apontam o que foi realizado.

Essa marcação torna mais fácil comparar o planejamento com a realidade.

3. Diagrama de rede

Este modelo de cronograma é organizado na forma de cadeia, em que é possível visualizar as relações de precedência entre as atividades.

Cabe ressaltar que é possível utilizar um modelo misto, conforme o gestor achar apropriado, utilizando elementos de tipos diferentes de cronogramas.

Como fazer um cronograma passo a passo

Para criar um cronograma, não recomendamos simplesmente copiar um modelo pronto e modificar as tarefas.

É importante para o gestor conhecer a lógica de organização do documento e, por isso, ele deve aprender a construí-lo do zero.

Mas não se preocupe, pois isso é mais simples do que você imagina.

A seguir, confira um passo a passo.

1. Crie a EAP

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta que serve para transformar os valores totais do projeto em um escopo com entregas menores.

Ou seja, é a tarefa necessária para montar o esqueleto do projeto.

Só com a EAP o gestor vai conseguir visualizar cada pequena tarefa que precisa ser feita e as saídas a serem entregues.

Mas veja bem: a EAP em si não detalha as tarefas, pois isso é função do cronograma.

Ao invés disso, ela contém pacotes de trabalho, que são independentes entre si, não se repetem ao longo do processo e são distribuídos entre os departamentos.

Para montar a Estrutura Analítica do Projeto, comece estabelecendo as fases que definem seu ciclo de vida.

A partir daí, identifique pedaços menores de cada fase.

Essas informações devem ser organizadas por áreas de competência, em pacotes de trabalho.

O propósito de organizar uma EAP é de facilitar a distribuição das responsabilidades de um projeto (falaremos mais sobre isso no terceiro tópico do passo a passo).

Ajuda também a identificar riscos e estabelecer metas e objetivos, por proporcionar ao gestor muito mais clareza sobre o que está em jogo no projeto.

2. Defina as Atividades

A partir da Estrutura Analítica do Projeto, fica mais fácil listar todas as atividades que precisam ser feitas para a conclusão do projeto.

O desafio aqui é encontrar o grau de detalhamento ideal para que o cronograma seja eficiente e, ao mesmo tempo, completo.

Isso porque uma tarefa é como um átomo: sempre pode ser dividida, por menor que seja.

Mas será que é interessante que o cronograma principal do projeto fique sobrecarregado de tópicos que são, na verdade, detalhes operacionais das atividades a serem feitas?

A resposta é não.

Porque último grau de detalhamento é descentralizado e serve para a melhor organização do profissional responsável pela tarefa e de seu gestor.

Na hora de registrar as tarefas, continue agrupando-as de acordo com as áreas e fases do projeto correspondentes.

3. Defina as Equipes e os Profissionais Responsáveis

Depois de fazer a EAP e a lista de atividades que compõem o projeto, o cronograma começa a tomar corpo.

Agora, é hora de definir quem ficará responsável pelas entregas.

Mas lembre-se: empresas e projetos distintos têm diferentes níveis de complexidade.

Nos maiores, o gestor principal delega a outros gestores, de áreas específicas, e estes atribuem as tarefas menores aos profissionais encarregados de realizá-las.

Mesmo que não participe da delegação final, porém, é preciso alinhar com o gestor que está abaixo dele, conferir se ele dispõe de todos os recursos necessários para entregar o que se espera.

Especialmente em empresas que adotam metodologias ágeis, são montadas equipes multidisciplinares para trabalhar juntas, em vez de os colaboradores serem separados de acordo com a área na qual são especializados.

Isso tem uma razão, só que, para que esse modelo dê resultado, toda a organização do projeto precisa estar alinhada com os conceitos das metodologias ágeis.

Mais adiante, no tópico “Diferença de um cronograma de um projeto comum e um projeto ágil”, falaremos mais sobre esse assunto.

4. Defina as interdependências das atividades

Em qualquer projeto, é comum que haja tarefas que dependem da conclusão de outras para serem feitas.

Às vezes, até atividades de uma área distinta dependem do término de uma entrega.

Isso quer dizer que, para vários profissionais, a data do prazo final do projeto pouco importa.

O que é relevante para eles é quando se espera que entreguem os trabalhos que estão sob sua responsabilidade.

Se eles atrasarem, isso quer dizer que as tarefas que dependem dos outputs a serem gerados por eles vão atrasar também.

O que significa que, a não ser que as etapas seguintes durem menos do que se esperava (o que não acontece com frequência), a data final de entrega do projeto será postergada.

Em primeiro lugar, o gestor precisa disseminar entre os colaboradores a consciência sobre esse fato, de que os atrasos geram o tal efeito dominó e, por isso, é preciso fazer o possível para seguir o cronograma.

Mas também é preciso que as interdependências entre as atividades estejam mapeadas e sinalizadas de algum modo na representação gráfica do cronograma.

5. Duração das tarefas

Como já explicamos antes, a estimativa da duração das tarefas do projeto é uma etapa muito importante.

Se o prazo for curto demais, a probabilidade de uma entregas atrasar será alta – o que, conforme acabamos de deixar claro, impactará nas atividades posteriores.

Além disso, é provável que o profissional responsável não apresentará o melhor trabalho possível, tanto pela pressa de entregar a tempo quanto pelo estresse e nervosismo que a situação impõe.

Isso significa que o prazo deve ser o mais largo possível?

Bom, deve haver um limite para que o projeto esteja concluído em um tempo que seja bom para todas as partes interessadas.

A dica aqui é fazer essas estimativas com base em referências.

É uma boa ideia manter registros de quanto tempo tarefas semelhantes demoraram para serem entregues em outros projetos.

E também consultar os profissionais que serão responsáveis pelas atividades.

A partir daí, não deixe de acrescentar um tempo extra para testes, homologações e solução de possíveis problemas e imprevistos.

6. Análise de risco

Depois de mapeados os pacotes de trabalho, as atividades, as equipes responsáveis pelas entregas e a duração esperada das tarefas, o gestor terá uma noção muito melhor sobre os riscos que envolvem o projeto.

É importante que ele tome um tempo para pensar como os possíveis problemas identificados podem impactar o cronograma.

Desse esforço, podem resultar alterações no cronograma, com a adição de processos que visam minimizar esses riscos ou a previsão de mais etapas de testes e homologações – para evitar dar chance ao azar.

Aproveite para construir uma matriz de risco, na qual os setores envolvidos listam e classificam (entre baixo, moderado ou alto) os possíveis riscos e propõem pelo menos um Procedimento Operacional Padrão (POP) para cada um deles.

7. Iteração e ajustes

Especialmente no caso de projetos de softwares, há uma fase de iteração, que é um período em que é executada uma versão estável da entrega final.

Isso serve para que as partes interessadas possam enxergar o progresso e dar feedbacks úteis.

Seja qual for a área e as particularidades do projeto em questão, o cronograma precisa prever os ajustes.

Até porque é muito raro que não haja nada para ser corrigido ou alterado, segundo a preferência do cliente.

Diferença de um cronograma de um projeto comum e um projeto ágil

No passo a passo que você acabou de ver, mencionamos as metodologias ágeis, que se popularizaram na indústria de softwares, expandiram-se para a área de tecnologia em geral e hoje são queridinhas em todos os setores da economia.

Mais do que uma metodologia, estamos falando de uma filosofia, a qual se baseia em entregas menores e rápidas, muitos testes, equipes multidisciplinares e autogestão dos colaboradores.

A grande diferença a ser observada entre os cronogramas dos dois modelos, no entanto, não é o tamanho dos blocos de tarefas e prazos das etapas de entrega.

É justamente o fato de haver mais períodos de testes e homologações no meio do cronograma, não apenas no final.

O motivo disso é que, assim, as entregas são alinhadas à expectativa do cliente no decorrer do projeto, evitando o retrabalho.

Caso ele dê seu feedback apenas em níveis avançados do trabalho, na hora de fazer os ajustes, é bastante provável que etapas de fases anteriores, que já estavam teoricamente concluídas, tenham que ser refeitas.

Nesse cenário, a entrega final, 100% ajustada, tomará muito mais tempo e consumirá mais recursos.

Você concorda que não é um modelo eficiente?

Nas metodologias ágeis, por outro lado, profissionais de diferentes áreas trabalham juntos para que seja possível apresentar versões prévias da entrega final em fases intermediárias do projeto.

Desse modo, os ajustes podem ser feitos antes da conclusão daquela etapa, e o projeto avança com maior segurança de que não haverá retrabalho.

Para entender melhor, confira nosso artigo sobre a metodologia Scrum e este sobre a ferramenta Kanban, ambas muito usadas por entusiastas das metodologias ágeis.

Exemplos de como representar um cronograma graficamente

Quer se inspirar para criar um cronograma para seu projeto? A seguir, apresentamos alguns exemplos.

O primeiro é de um cronograma de marcos.

Ele pode ter vários formatos, desde que os marcos estejam bem visíveis, no gráfico.

A seguir, um exemplo de cronograma em forma de triângulo, com as datas, a linha do tempo de relatórios e uma legenda informando quais são os marcos.

Agora, veja a representação de um gráfico de Gantt, com as barras mais longas, indicando tarefas que tomam maior tempo.

Lembre-se de que podem ser usadas barras de outras cores para diferenciar o tempo previsto do tempo confirmado.

Por fim, um exemplo de diagrama de rede.

É um modelo organizado em formato de cadeia, no qual fica mais fácil visualizar a interdependência entre as tarefas.

Conclusão

Você já tentou executar um projeto sem um cronograma? Não precisa nem ser na empresa. Pense na reforma de uma casa, por exemplo.

É tanta coisa para organizar que, sem um documento que lista as tarefas e expectativas de prazo, vira tudo uma grande bagunça.

Se é assim na vida pessoal, no mundo corporativo, fica bem pior.

Afinal, estamos falando de um ambiente de intensa competição.

Se um player não está bem organizado, a concorrência toma conta.

Pense que, se você não seguir as melhores práticas na concepção do cronograma, está perdendo a oportunidade de trabalhar de forma mais ágil, com menos riscos e maiores chances de satisfazer plenamente as expectativas do cliente.

Para saber mais sobre metodologias gestão de projetos, navegue pelo blog da Escola EDTI.

Ficou com dúvidas ou tem alguma sugestão sobre o assunto? Deixe um comentário abaixo.