Conheça o Seis Sigma e o que ele pode fazer

A metodologia Seis Sigma ou metologia Six Sigma (em inglês) é uma abordagem desenvolvida para aumentar a  qualidade e, consequentemente, a rentabilidade das empresas. Muitas vezes você pode encontrar também como metodologia 6 sigma.

Quando se pensa em qualidade, a metodologia Seis Sigma é uma das mais lembradas, devido à eficácia que ela proporciona. Ao longo dos anos, essa técnica se mostrou capaz de resolver problemas em diversos negócios, tanto industriais quanto de serviços.

Não há dúvida de que defeitos e desperdícios são fatores nocivos para a sobrevivência de uma organização. Gargalos desse tipo prejudicam as finanças da empresa e diminuem a satisfação dos clientes. Nesse contexto, aliar produtividade e qualidade é um desafio na gestão empresarial.

O que é Seis Sigma?

O Seis Sigma é uma metodologia que ajuda as empresas a utilizar a análise de dados para tomar melhores decisões. Com a concorrência cada vez maior a análise de dados tem sido um importante fator para o sucesso da organização. Por isso, se uma organização não utiliza dados e gráficos para orientação estratégica, ela será menos competitiva que seus concorrentes.

Com o avanço da tecnologia, cada vez mais é possível mensurar os fatores ligados a determinadas situações. Contudo, não basta só ter dados, é preciso analisá-los para se chegar a conclusões. Assim, a metodologia Seis Sigma se utiliza da Estatística para explicar alguns fenômenos, por exemplo, por meio da relação causa e efeito. Ao saber qual variável mais afeta certa situação, a empresa pode agir de modo pontual, para buscar uma melhoria.

A criação da metodologia Seis Sigma

O desenvolvimento do Seis Sigma aconteceu na gigante de telecomunicações Motorola, na década de 1980, por iniciativa do engenheiro Bill Smith. Nos anos 1990, foi a vez de mais uma grande corporação utilizar a metodologia, a General Electric (GE). Em 1997, quando a GE divulgou o maior faturamento em mais de um século, Jack Welch creditou parte da conquista ao Seis Sigma.

A General Electric havia implantado a metodologia dois anos antes, como uma espécie de programa de qualidade. Além do alto faturamento, a corporação reportou um lucro operacional relevante. O desempenho da GE chamou a atenção para a metodologia, a qual possui uma meta ousada de redução de defeitos.

O seis Sigma na ótica de Jack Welch

Para Jack Welch “O Seis Sigma é uma técnica para reduzir a variabilidade dos processos de sua empresa. A ideia é que os clientes obtenham o que eles querem, quando eles querem e em perfeitas condições na primeira vez. Assim, o Seis Sigma é uma ferramenta na qual você pode treinar o seu pessoal para reduzir variação. A variação é ruim. E assim que você reduz a variação, seus custos são dramaticamente melhorados. Com isso seu ganho de market share é enorme, pois as pessoas recebem o que elas querem, no momento em que elas querem.”

Devido ao êxito da implantação do Seis Sigma, esse conjunto de técnicas se transformou em uma importante inovação nos processos de qualidade e se tornou referência de excelência no mundo. No Brasil, empresas como Consul e Braskem são exemplos de organizações que implementaram o Seis Sigma.

Qual é a meta de redução de defeitos? O que significa o nível Seis Sigma?

Você talvez já saiba que a qualidade está relacionada à adequação do produto ou do serviço a padrões prévios, que satisfaçam o cliente. Logo, as chamadas “não conformidades” podem ser consideradas defeitos. Nesse sentido, o que destoa do padrão constitui a variabilidade, que é prejudicial para os negócios. Gastos com matéria-prima, mão de obra e recursos em geral podem ser grandes, se não há um controle rígido dos resultados.

Com o objetivo de trazer soluções para problemas existentes nas empresas, o Seis Sigma tem uma meta de redução de defeitos. Em tese, para atingir o nível Seis Sigma, a empresa deveria ter 3,4 defeitos a cada um milhão de oportunidades. Por exemplo, em cada 1 milhão de rodas, apenas 3,4 apresentam defeitos. Ou em cada um milhão de ligações, apenas 3,4 apresentam problemas.

Essa métrica foi criada a partir de um estudo que mostrou que as principais empresas referência em qualidade possuíam esse nível de excelência. Também é verdade que a métrica pode ser adaptável conforme o segmento de mercado.

Perseguindo a excelência

Empresas que implementam a metodologia Seis Sigma nos processos produtivos geralmente percorrerem um caminho rumo à excelência. A escala de qualidade serve justamente para a organização mensurar a evolução do negócio. Até se chegar ao menor grau de defeitos, o uso das técnicas da metodologia contribui para a solução de problemas.

Nesse trajeto rumo ao nível Seis Sigma, a empresa deve descobrir as causas que fazem com que ela tenha muita variabilidade nas entregas. Nesse sentido, os projetos de melhoria servem para identificar defeitos e propor soluções. É importante ressaltar que a metodologia possui um viés prático. Logo, as sugestões de melhoria precisam ser testadas, submetidas à análise quantitativa, para só depois serem incorporadas aos processos de rotina.

O padrão Seis Sigma na fórmula 1

Para exemplificarmos a busca pelo padrão Seis Sigma, vamos imaginar o trabalho de um pit stop na Fórmula 1. Você já percebeu como essa tarefa evoluiu ao longo do tempo? No decorrer das competições, as equipes buscaram aprimorar processos, para fazer o pit stop o mais rápido possível. Para tanto, tiveram que analisar cada fator que interferia na operação, para buscar o jeito mais rápido e seguro de se fazer o trabalho.

Por exemplo, o uso das pistolas pneumáticas para apertar os parafusos das rodas e, assim, ganhar tempo. Neste ano de 2016, a equipe Williams conseguiu o recorde da parada mais rápida, no pist stop do brasileiro Felipe Massa, com um tempo de 1s89. O dado foi descoberto graças à telemetria. Como você pode notar, não é à toa que a Fórmula 1 está na vanguarda da tecnologia e serve de base para inovações na indústria automotiva.

Agora imagine esse mesmo exercício de “busca pela perfeição” existente na Fórmula 1 em uma organização. Ao usar o Seis Sigma para encontrar as falhas e buscar solucioná-las, a empresa dá saltos de produtividade e de qualidade.

É importante mencionar que a execução da metodologia segue princípios científicos, de modo a evitar “achismos”. Portanto, é preciso comprovar a eficácia de uma mudança num processo produtivo, para só depois adotá-la como melhoria. Para tanto, são utilizadas ferramentas como os roteiros DMAIC e DMADV, entre outras.

A escala Seis Sigma

Além de promover a qualidade, a produtividade e a satisfação dos clientes, o Seis Sigma também reduz os custos operacionais. Como consequência, a lucratividade do negócio é favorecida. Afinal, os gastos com a “não qualidade” podem pesar bastante nas finanças empresariais. Isso porque as falhas e a falta de eficiência como um todo geram perdas de recursos.

Quais os benefícios do Seis Sigma?

E de onde vem o sucesso dessa metodologia? Por que ela se destaca? O grande resultado é redução de custos. Sem comprovação dos resultados financeiros, um projeto Seis Sigma não é aprovado, o que gera um compromisso por parte dos participantes do projeto em entregar resultados e não somente ideias e diagnósticos.

Pelos nossos dados, a taxa de finalização dos projetos gira em torno de 70% e a média de ganhos líquidos por projeto está na casa dos R$ 90.000,00/ano.

Mas como isso acontece? O empenho para se reduzir a variabilidade dos processos pode ser uma pista para se entender como isso acontece. Como você deve imaginar, a qualidade está relacionada ao alcance de padrões, ligados às normas legais e aos requisitos do consumidor.

Se o resultado de um produto ou serviço varia muito, isso não é bem visto pelo cliente. Além disso, existem custos de desperdícios e retrabalhos para as empresas. Quem nunca ouviu algum comentário sobre a fórmula “secreta” de uma conhecida marca de refrigerante ou do sabor praticamente único do sanduíche de uma rede de fast food em várias partes do mundo?

Uma maneira analítica de melhorar processos

Como já mencionamos, a métrica Seis Sigma, usada como parâmetro de qualidade, é ousada. A proposta da metodologia, para alguns segmentos de mercado, é admitir somente 3,4 casos de não conformidade ou defeitos para cada grupo de um milhão de itens. No trabalho de aperfeiçoamento de processos, para chegar a esse alto nível de excelência, são utilizadas muitas ferramentas da Estatística.

Além disso, a metodologia Seis Sigma passa pelo entendimento de todos os processos que envolvem determinado resultado. Dessa maneira, ao se mapear as atividades, é possível encontrar a melhor forma de se fazer as tarefas. Com a redução de entraves na produção, a empresa ganha em eficiência e reduz custos. Por consequência, produtos ou serviços com alta qualidade aumentam a satisfação dos clientes e promovem a fidelização deles.

Seis Sigma e o roteiro DMAIC

Para ajudar os times de melhoria a organizar um projeto Seis Sigma, existe uma ferramenta de cinco etapas, conhecida como roteiro DMAIC. O objetivo é facilitar e organizar a utilização das técnicas durante o projeto, servindo como um guia para o time. Com o roteiro, a equipe tem um método de trabalho seguro e eficiente para balizar as atividades.

Assim como é útil utilizar um GPS quando estamos em uma cidade que não conhecemos muito bem, é importante utilizarmos o roteiro DMAIC para estruturarmos nosso projeto Seis Sigma. Afinal, seguindo um método temos uma maior chance de sucesso. Você pode conferir em detalhes cada etapa, a seguir:

Define

O escopo do projeto é definido. Nesse momento é importante estabelecer o objetivo, os indicadores, as restrições, os integrantes do projeto, o patrocinador e o processo foco. A principal ferramenta do Define é o contrato do projeto de melhoria. Outra ferramenta importante é o SIPOC.

Measure

Os dados iniciais são levantados e servem como base de comparação do estado atual. Um análise descritiva do indicador é feita com histogramas, boxplots, gráficos de barras, Pareto ou outra ferramentas que for adequada. O objetivo é avaliar a magnitude do problema e a estabilidade do processo, utilizando-se os gráficos de controle. Também é importante validar o sistema de medição.

Analyse

As causas raízes são identificadas. Aqui trabalhamos como um médico que quer diagnosticar o problema para poder prescrever um tratamento. As principais ferramentas são: Correlação, DOE (planejamento de experimentos); regressão linear (estudo de relações entre variáveis) e ferramentas ligadas ao Lean (melhoria de fluxos e redução de desperdícios).

Improve

mudanças são desenvolvidas e testadas com base nas causas raízes levantadas no passo anterior. O foco nesse momento é validar as teorias levantadas no Analyse por meio de testes em pequena escala utilizando o ciclo PDSA.

Control

as mudanças são implementadas e as ações para o controle dos ganhos são elaboradas. Muitas vezes esse é um passo negligenciado, por sua própria natureza mais documental, e com isso muitas oportunidades acabam sendo desperdiçadas.

Qual a função dos Belts no Seis Sigma?

São raras as atividades que não precisam de pessoas, não é mesmo? Até em tarefas automatizadas é preciso de alguém para configurar e ativar um processo. Como a metodologia Seis Sigma é utilizada geralmente em projetos de melhoria, com começo, meio e fim, há a necessidade de um grupo de colaboradores qualificado para concretizar a iniciativa. Os profissionais envolvidos nesses projetos precisam ter algum nível de certificação, conforme o grau de dificuldade das tarefas assumidas.
Os níveis de certificação Six Sigma são divididos em faixas (belts), com cores diferentes, assim como no judô. As certificações existentes são as seguintes: White Belt, Yellow Belt, Green Belt, Black Belt e Master Black Belt.

White, Yellow, Green, Black e Master Black Belts

O profissional White Belt tem noções da linguagem usada na metodologia Six Sigma e possui condições de auxiliar na coleta de dados e informações nos projetos de melhoria. Já o “Yellow Belt”, além dessas habilidade, consegue utilizar algumas ferramentas básicas da metodologia para melhorias pontuais em processos específicos.

O profissional com a certificação Green Belt tem condições de gerenciar um projeto de melhoria em uma organização. Além disso ele aplica técnicas e ferramentas do Seis Sigma, como o roteiro DMAIC. Já um “Black Belt” é responsável por traçar as estratégias de vários projetos de melhoria, ensinar técnicas e ferramentas e, se preciso, aplicar técnicas avançadas de análise de dados. O “Master Black Belt”, por sua vez, é alguém com profundo conhecimento de ferramentas estatísticas e vários casos de sucesso no gerenciamento de equipes de melhoria, conferindo-lhe senioridade na metodologia.

Outra figura importante nos projetos Seis Sigma é o patrocinador, que tem o papel de orientar a equipe de acordo com a estratégia de negócios da organização, além de ajudar na superação das barreiras políticas e disponibilizar os recursos necessários. Geralmente o patrocinador deveria ser alguém da alta liderança e diretamente interessado nos resultados do projeto.

Por onde devo começar o Seis Sigma?

Como em toda nova atividade, o primeiro passo é adquirir o novo conhecimento necessário para a implementação de melhorias. A maneira mais rápida de isso acontecer é participar de um curso para ganhar habilidade na aplicação das ferramentas.
Existem algumas opções de escolas no Brasil, que oferecem cursos de excelência, e você pode conferir como escolher um curso de qualidade. Um dos maiores especialistas no assunto é o prof. Ademir Petenate, sócio da Escola EDTI e coordenador de um dos principais programas de certificação Seis Sigma do Brasil, realizado na UNICAMP há mais de 15 anos.

Outra sugestão para você conhecer melhor a metodologia e uma opção é a certificação 6 Sigma White Belt Gratuita.
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