Conheça mais sobre mapeamento de processos

Abordamos a importância da padronização dos processos algumas vezes em nosso blog, tamanha é a relevância desse instrumento que hoje iremos retomar os aspectos mais importantes sobre ele.

A importância do mapeamento de está diretamente ligada a uma gestão estratégica competente, afinal todos os dias, uma série de processos é executada dentro de pequenas e grandes empresas.

E meio a tantos processos, erros e falhas acontecem, seja por conta do desconhecimento dos gestores dos detalhes subsequentes das tarefas, ou até mesmo pela falta de capacidade de identificar os recursos necessários para a execução.

Por isso, realizar o mapeamento de todos esses processos é fundamental para que os bons resultados apareçam.

Essa ferramenta gerencial de comunicação visa apresentar de forma clara e simples cada passo da operação de determinada unidade, desde entradas, saídas e ações.

Com o mapa, uma sequência de atividades fica mais clara, como identificar as pessoas envolvidas, o fluxo de documentos e as interações com os processos de suporte, o que torna possível ter uma visão mais objetiva sobre o que está acontecendo dentro de uma organização.

Benefícios diretos do mapeamento de processos

Um mapeamento de processos benfeito gera muitas vantagens para a empresa, além do acompanhamento mais claro e preciso de todos os processos que estão ocorrendo na empresa. Vamos listar alguns deles a seguir:

Otimização na gestão do tempo

Administrar o tempo é saber o que priorizar e tomar medidas para aumentar a efetividade das tarefas, reduzindo o tempo e a quantidade de recursos gastos e aumentando a produtividade.

As gestões por processos e do tempo caminham juntas. Ambas contribuem para que os colaboradores mantenham o foco nas atividades principais, eliminando retrabalhos e automatizando tarefas.

Elas possibilitam uma melhor distribuição e organização das tarefas, facilitando o gerenciamento da rotina e até mesmo de projetos mais complexos.

Inclusive, para otimização do tempo e gestão melhor das atividades, é possível utilizar o 5W2H, uma ferramentas que estabelece responsabilidades para as atividades.

Integração entre as áreas

Quando se trabalha na gestão por processos, valoriza-se a integração das áreas, facilitando as relações interpessoais dentro da organização e identificando problemas de vários setores de forma concomitante, unificando a empresa.

Os colaboradores passam a ter uma visão macro da firma, facilitando a sugestão de novas ideias e o entendimento da importância da sua atividade para o cumprimento do objetivo.

É fundamental que todos os colaboradores estejam cientes da necessidade de se ter novos padrões de excelência, para que, dessa forma, possam estabelecer melhorias nos processos, otimizando os resultados.

Rapidez na tomada de decisão

Ao se analisar os dados e mensurar resultados na gestão por processos, é possível obter informações preciosas para tomada de decisões acertadas, auxiliando na escolha de prioridades e norteando os processos em todos os níveis, do estratégico ao operacional.

Utilizando essa técnica, o gestor passa a ter a habilidade de antecipação, respondendo às inquietações do mercado em tempo hábil e potencializando suas oportunidades de negócios.

Realização de mapeamento sistematizado

Mapear processos de forma sistematizada na sua empresa é fundamental para a estrutura organizacional e para uma gestão mais eficiente.

Todo processo tem uma entrada e uma saída, e, muitas vezes, na troca de informações entre os setores, informações se perdem. Isso faz com que rotinas desnecessárias perdurem, tomando bastante tempo do procedimento.

Por essa razão, é importante a construção de fluxos de trabalho para a realização de todas as alterações que forem necessárias, garantindo a melhoria dos processos.

O mapeamento também auxilia a visualizar claramente os pontos fortes e fracos, além de ser uma ótima forma de melhorar a compreensão sobre os processos, podendo otimizar ou até mesmo eliminar os que não agregam valor.

Investimento em tecnologia

Os sistemas tecnológicos são feitos para automatizar as atividades da empresa, simplificando e incrementando a segurança dos processos.

A tecnologia possibilita integrar facilmente todas as áreas, aumentando a velocidade da comunicação entre elas, com validações para garantir que os dados informados estejam corretos e facilitando a gestão por meio da análise de dados, gráficos e indicadores.

Além de melhorar os processos internos, é possível utilizar os sistemas para melhorar o relacionamento com os clientes, criar produtos e serviços para a necessidade dos consumidores e aumentar as vendas.

Qualidade do produto ou serviço

A qualidade do produto ou serviço é alcançada quando a empresa acompanha todo o processo, e não apenas verifica resultados.

A gestão eficiente dos processos faz com que a empresa oferte apenas produtos e serviços que estejam dentro do padrão de qualidade exigido pelos órgãos reguladores e pelas normas internas.

Uma grande empresa ter gestão por processos garantirá que todas as normas necessárias sejam seguidas, assegurando que a obra não seja embargada e, assim, reduzindo custos e tempo de conclusão.

Dessa forma, aumenta-se a satisfação do cliente, melhorando os resultados da empresa, visto que as necessidades estão sendo atendidas, o que agrega valor ao produto ou serviço.

Melhoria contínua e associação da estratégia da empresa

Seu foco principal é na eliminação de desperdício, controle de qualidade, fluxos contínuos, estoques enxutos e entregas rápidas.

Todos os processos devem levar em conta esses fatores, desde os processos gerenciais até os operacionais, e esse conjunto reduz custos e aumenta a competitividade e os lucros.

Como você viu, a gestão por processos permite um maior entendimento das relações de causa e efeito e das dificuldades ao longo da cadeia, além de melhorar a imagem da empresa perante o cliente.

Como estruturar um mapa de processos:

Determinar quem estará envolvido no processo

O primeiro passo é saber quem participará dele. A ideia é envolver todos que trabalharão na execução, como colaboradores, fornecedores, clientes, supervisores e demais funções.

Profissionais operacionais também são essenciais para o desenvolvimento de um mapeamento qualificado. As pessoas que trabalham na organização servirão de elo para encontrar todas as informações necessárias sobre o que será desenvolvido dentro da organização.

Determinar o procedimento e a ferramenta utilizada

Nessa fase, o mais importante é saber o que será mapeado e o porquê disso. Muitas empresas têm dificuldade em determinar os limites de um processo.

Saber onde começa e onde termina, os chamados limites ou fronteiras do processo, assim como quais serão os insumos e os resultados buscados, são determinantes para uma execução certeira do mapeamento.

Após determinar o processo, há a escolha da ferramenta de mapeamento já estruturada e espalhada no mercado, como SIPOC, VSM, BPI e fluxogramas.

Determinar o nível de informações necessárias para a construção do mapa

Depois de entender os limites do processo, assim como o objetivo dele, o passo seguinte é determinar o nível de detalhe do mapa de processos.

Fazer um mapeamento excessivo pode prejudicar o entendimento do processo. O gestor deve sempre filtrar as variações para que problemas e dúvidas possam ser solucionados.

As informações levantadas devem tentar priorizar as respostas dos motivos do mapeamento.

Verificar e validar o mapa de processo

Nessa última etapa, é hora de observar o mapa e verificar se há eventuais erros que possam interferir na comunicação. É importante que essa etapa seja executada algumas vezes para que nenhum problema passe batido.

Em relação à validação, ela é feita para garantir que o mapa represente a realidade do sistema estudado. Essa é a parte mais difícil do mapeamento, pois existe um foco maior no processo.

Nesse momento é preciso imaginar o que vai acontecer, o que realmente acontece e o que deveria acontecer.

Quem constrói o processo deve focar no ponto em que, de fato, vai acontecer na realização do processo, é nessa parte que as melhorias vão surgir. Contudo, para que isso seja feito, é necessário o acompanhamento de todo o fluxo constantemente.

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