Equipes que sabem como usar o Trello em seus projetos com certeza se organizam muito melhor.
Organização é base de toda atividade, portanto, o bom uso de ferramentas eficientes nesse sentido só colabora para uma melhora na performance geral.
Poucos instrumentos de trabalho são tão bem equipados como o Trello, que vamos abordar em detalhes no texto abaixo.
Acompanhe atentamente e saiba como agregá-lo às suas rotinas!
Como usar o Trello: passo a passo
A expansão da computação na nuvem com os Softwares as a Service (SaaS) trouxe às empresas ferramentas de trabalho incríveis para controlar as rotinas diárias.
Plataformas como Microsoft Teams e Google Drive são exemplos de SaaS que ajudam a gerir equipes e coordenar atividades individuais.
Fora das gigantes da internet, também há material muito relevante.
O Trello, por exemplo, dá um verdadeiro show de praticidade e conveniência para quem precisa de mais organização.
Tudo começa pela sua interface de usuário, com comandos bastante simples e fáceis de interpretar, sem contar o design leve e de fácil assimilação.
Por trás de toda esta simplicidade, existe uma poderosa ferramenta de trabalho.
Para explorá-la mais a fundo, vale conhecer em detalhes as funções mais interessantes para os que trabalham em equipe.
Confira a seguir!
Crie uma conta
A facilidade do Trello já começa pelo processo de abertura de conta.
Você pode seguir o roteiro tradicional, criando uma conta do zero a partir de um email de sua preferência.
Ou, se não quiser mais uma conta com login e senha para memorizar, pode fazer um cadastro automático, usando uma conta já existente do Google, Microsoft, Slack ou Apple.
Convide pessoas
Embora possa ser usado individualmente, a razão de ser do Trello é a gestão do trabalho em equipes, com ênfase nas que trabalham à distância.
Para começar, encontre o botão “Compartilhar” e, ao abrir a nova janela, digite o e-mail do novo membro.
Repare que, se você estiver conectado com uma conta Google ou de outro provedor de email, os contatos serão mostrados automaticamente conforme o endereço é digitado.
Caso a pessoa ainda não use o Trello, ao digitar o novo email, você verá um aviso, dizendo que ela ainda não é membro.
Ao inserir o endereço, não deixe de selecionar o status do colaborador, que pode ser apenas “Membro” ou “Administrador”.
Monte um quadro de tarefas
Os quadros de tarefas são onde tudo acontece.
Eles são a base da gestão de atividades pelo Trello, que se baseia no tradicional sistema Kanban, do qual já falamos por aqui.
Para resumir, nele as rotinas são geridas por meio de painéis dispostos em colunas.
As tarefas na barra da esquerda estão “em aberto”, as do meio estão “em andamento”, e as da direita já foram “concluídas”.
A partir desse esquema simples, o Trello permite outras configurações.
Você pode criar quadros de tarefas para todo tipo de rotina, tanto em grupo quanto individuais.
Para criar um quadro, clique no botão “Criar” na parte central superior da tela.
Selecione o design, dê um título e defina para quem ele será visível.
Gere listas
Seu quadro estará em branco até que você crie as primeiras rotinas.
Elas podem ser criadas por meio das listas de atividades, clicando no botão “Adicionar uma lista” na parte superior à esquerda da tela.
Nomeie a lista com um título e vá adicionando mais detalhes e informações em “Adicionar cartão”.
Ao clicar em um cartão já criado, você verá um painel completo da lista, na qual podem ser definidos uma série de parâmetros e instrumentos de controle, como veremos a seguir.
Edite seus cartões
Cada elemento de uma lista no Trello é chamado de “cartão”.
No momento em que você clica nele, a lista é expandida, permitindo adicionar os elementos necessários para a gestão das tarefas.
Os principais são:
- Membros: no qual você gerencia as atividades de cada membro adicionado
- Etiquetas: controle a prioridade das listas classificando-as com etiquetas coloridas
- Checklist: lista de checagem personalizada, da qual falaremos mais à frente
- Datas: defina os prazos das tarefas listadas
- Anexos: anexe documentos, imagens e arquivos direto do computador, do Trello, Google Drive, Dropbox ou OneDrive.
- Local: se quiser, pode adicionar o local onde as atividades se concentram
- Capa: personalize sua lista com uma capa que faça referência às atividades relacionadas.
Para que usar o Trello?
Versatilidade é uma das palavras que melhor definem o Trello.
Ele pode ser utilizado em qualquer tipo de atividade, individual ou em equipe, e que demande algum tipo de controle.
Como vimos, ele é inspirado no sistema Kanban, uma das bases do sucesso da indústria japonesa, difundido por incontáveis empresas mundo afora.
Da organização pessoal às rotinas de projetos em áreas como TI, industrial ou comercial, não há atividade que não possa ser gerida por essa ferramenta simples de usar.
Confira algumas possibilidades logo abaixo.
Como usar o Trello na Gestão de projetos
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos por excelência.
Com ele, você pode controlar todas as etapas definidas em seu planejamento.
Aliás, o próprio planejamento pode ser feito com auxílio das listas e cartões.
Como vimos, cada lista pode ser gerida conforme certos parâmetros, entre os quais estão os membros, prazos e arquivos que compõem um projeto.
Digamos, por exemplo, que você esteja implementando um novo equipamento em uma linha de montagem e queira documentar o processo.
Com o Trello, você pode fazer isso com segurança, registrando diariamente todas as etapas do projeto, seus eventuais imprevistos e as etapas por cumprir.
Some ao seu conhecimento este e-book em que mostramos como fazer a gestão de projetos Lean!
Organização de tarefas
Para o dia a dia, o Trello é uma grande “mão na roda”.
Entre as empresas que mais o utilizam, estão agências de marketing, publicidade e startups de viés tecnológico.
Nelas, o fluxo de tarefas é constante e, em geral, existe uma relação de interdependência entre as diferentes atividades.
Nesse aspecto, o Trello ajuda cada membro a gerir suas tarefas, acompanhando o progresso de outros membros por meio dos cartões.
Trabalho em equipe
O Trello foi desenvolvido justamente para ajudar a organizar o trabalho em equipe.
Para a gestão do trabalho remoto, poucas ferramentas são tão completas e fáceis de assimilar e usar.
Como veremos mais à frente, ele conta com poderosos recursos de automação para personalizar ainda mais o controle do fluxo de atividades.
Ele também permite adicionar os chamados “Power Ups”, que são uma espécie de complementos de SaaS externos, como Jira e GitHub, entre outros.
Você pode, por exemplo, adicionar as Planilhas Google para equipar seu dashboard com esta ferramenta de cálculo, entre muitas outras funcionalidades externas.
Controle de cronograma
Tamanha variedade de recursos fazem do Trello uma excelente ferramenta para a gestão do tempo.
No mesmo botão usado para adicionar uma lista, você encontra, ao clicar na seta à direita, a opção “Cronograma”.
Ao definir datas de entrega para as tarefas, elas poderão ser visualizadas em um calendário, facilitando ainda mais o controle dos prazos.
Por padrão, o Trello utiliza cores que sinalizam para a proximidade dos deadlines.
Assim, o amarelo indica que ele está próximo de terminar e vermelho quer dizer que a tarefa está em atraso.
Bônus: 5 dicas de como usar o Trello de forma eficiente
Outra palavra que define o Trello é praticidade.
Ele conta com uma enorme variedade de comandos e funções que o tornam imbatível no quesito organização de tarefas e projetos.
São incontáveis opções em termos de customização, como veremos ao abordar os recursos de automação, que estão entre os mais incríveis do Trello.
Mesmo assim, usuários sem muita experiência também podem aproveitar suas funções, por meio de templates disponíveis gratuitamente na comunidade do Trello.
Ou seja, para todos que precisam se organizar ou controlar as rotinas de uma equipe, o Trello certamente tem uma solução.
Confira na sequência algumas possibilidades.
1. Sem ideias? Use modelos
Apesar de o Trello ser simples de utilizar, é normal que usuários com pouca experiência não se sintam muito à vontade nos primeiros passos.
Pensando nisso, o sistema fornece diversos modelos de cartões formatados para diferentes usos.
Basta clicar no botão “Modelos” na parte de cima da tela.
A janela aberta mostrará os mais utilizados, mas, se nenhum deles servir, você pode recorrer ao botão “Explorar templates” logo abaixo.
Ao abri-lo, você verá uma extensa biblioteca de modelos, organizados nas seguintes categorias:
- Negócios
- Design
- Educação
- Engenharia
- Marketing
- RH e Operações
- Pessoal
- Produtividade
- Gestão de produtos
- Gerenciamento de projetos
- Trabalho remoto
- Vendas
- Suporte
- Gestão de times.
2. Recorra aos atalhos e checklists
Outro recurso que faz o Trello ainda mais prático são os atalhos de teclado com comandos exclusivos.
Para visualizá-los, basta apenas digitar o símbolo de interrogação (?) e, instantaneamente, aparecerão na tela todos os atalhos configurados.
Confira abaixo alguns comandos:
- Selecionar cartões adjacentes em um quadro: pressione as teclas de seta
- Navegar pelos versos de cartões: pressione as teclas de seta para a esquerda e para a direita para abrir cartões adjacentes em uma lista. Pressione “J” ou a seta para a direita para abrir o cartão abaixo do atual. Pressione “K” ou a seta para a esquerda para abrir o cartão acima do atual
- Abrir/fechar barra lateral: pressione “[“ para abrir e fechar o menu da barra lateral de navegação de quadros
- Alternar Menu do Quadro: pressione “W” ou “]” para recolher ou expandir o menu do quadro, a barra lateral à direita
- Abrir Menu Quadros de Cabeçalho: pressione “B” para pesquisar quadros rapidamente. Navegue pelos resultados da pesquisa com as setas para cima e para baixo. Pressione Enter com um quadro selecionado para abri-lo
- Focalizar Caixa de Pesquisa: pressione “/” para posicionar o cursor na caixa de pesquisa, no cabeçalho
- Arquivar Cartão: pressione “C” para arquivar um cartão.
3. Consulte quadros recentes
Para quem utiliza muitas listas com muitos quadros, é possível se perder ao tentar localizar um cartão em específico.
Uma forma de encurtar o caminho é clicar na barra de pesquisa ou usar o atalho “/” no teclado.
Com o cursor dentro da barra, automaticamente se abre uma pequena lista com os quadros mais recentes, ajudando assim a localizar uma atividade.
Na barra de pesquisa, você também pode encontrar cartões atribuídos a um membro, bastando para isso digitar o nome dele precedido de “@”.
4. Use a automação
Aqui na EDTI, somos apaixonados pelas funções de automação do Trello.
Elas são agrupadas em três categorias:
- Regras: com a qual você pode criar regras em resposta a determinados “gatilhos” (triggers)
- Botões: sente falta de um comando? No Trello, você pode criar os seus próprios botões dentro dos cartões
- Relatórios: outra função incrível, que permite criar quatro tipos de relatórios das atividades enviados por email.
5. Integre com o Google Drive
Arquivos e ferramentas do Google Drive podem ser incorporadas de duas formas.
Uma, com o compartilhamento de arquivos diretamente pelos cartões, bastando apenas clicar em “Anexo” e selecionar a partir do Drive.
Outra, por meio dos diversos “Power Ups”, que permitem fundir até mesmo as suas planilhas a uma lista de atividades.
Trello gratuito ou pago?
Embora tenha uma série de funcionalidades gratuitas, o Trello em versão completa é um serviço pago que pode ser testado por 14 dias.
A escolha da melhor solução vai depender de certos fatores, principalmente a quantidade de membros que vão utilizar a plataforma.
Afinal, no Trello gratuito, a quantidade máxima é de até 10 quadros por área de trabalho.
De qualquer forma, a versão gratuita conta com bastantes recursos, o que faz das versões pagas mais indicadas para equipes de médio ou grande porte.
Conclusão
Saber como usar o Trello é realmente um trunfo para os profissionais que tenham prática com os seus muitos comandos e funções.
Outro diferencial na carreira é conhecer a fundo a metodologia Lean Six Sigma, uma das mais requisitadas pelas empresas ao recrutar líderes e gestores.
Na Escola EDTI, você se capacita a implementá-la com os nossos cursos green belt e black belt, presenciais ou EAD.